Videokonferenzsysteme optimal nutzen: Worauf es ankommt

Digitales Business

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Datum 08.08.2019
Lesezeit 7 Min.

Videokonferenzsysteme optimal nutzen: Worauf es ankommt

Damit Meetings produktiv ablaufen, müssen längst nicht mehr alle Mitarbeiter physisch in einem Raum zusammenkommen. Sogenannte Videokonferenzsysteme ermöglichen Besprechungen auch über weite Entfernungen hinweg. Wichtig ist dabei, dass Sie die richtige Technik einsetzen und sich gewissenhaft vorbereiten.

Videokonferenzen gehören mittlerweile in vielen Firmen zum Business-Alltag und erleichtern die Zusammenarbeit an verschiedenen Standorten – LTE und Breitband-Internetanschluss sei Dank. Doch längst nicht alle Entscheidungsträger wissen, welches professionelle Videokonferenzsystem die richtige Wahl ist. Wir klären auf.

 


Eine Videokonferenz abhalten: Diese Hardware benötigen Sie

Ein hochprofessionelles und somit teures Videokonferenzsystem ist für die gelegentliche Nutzung überdimensioniert. Insbesondere in kleineren Unternehmen mit möglicherweise begrenzten finanziellen Mitteln ist eine solche Anschaffung daher sorgfältig abzuwägen.  Wenn Sie einen Laptop mit eingebauter Webcam nutzen, dürfte dies für Konferenzen mit wenigen Teilnehmern in vielen Fällen ausreichend sein. Denn wichtig ist für eine Videokonferenz grundsätzlich nur das Vorhandensein von Mikrofon, Kamera und eines Lautsprechers sowie eines Bildschirms. 

Geht es jedoch nicht nur um firmeninterne Kurzbesprechungen zwischen Standorten, sondern zum Beispiel um wichtige Meetings mit Kunden, dann sollten Sie über professionelle Lösungen nachdenken. Diese bieten unter anderem den Vorteil, dass Bild- und Tonqualität wesentlich hochwertiger sind. Schließlich wird dabei mit externen Mikrofonen und einer eigens für diese Zwecke konzipierten Hardware gearbeitet. Zudem ermöglichen professionelle Videokonferenzsysteme die Verbindung mit einer größeren Anzahl von Teilnehmern.

Eine sogenannte Telefonspinne oder ein Tischmikrofon sorgt hierbei dafür, dass alle Teilnehmer im Raum gut hörbar sind. Gleichzeitig bietet der eingebaute oder separate Lautsprecher eine hervorragende Sprachqualität, damit Sie auch verstehen, was am anderen Ende gesprochen wird und es dennoch keine unschönen Rückkopplungen oder Echo-Effekte gibt. 

Eine Kamera mit entsprechend hoher Auflösung, die Sie oberhalb des möglichst großen Konferenzbildschirms platzieren, sorgt darüber hinaus für einen optimalen Blick auf die Teilnehmer.

Hersteller wie Cisco, Polycom und Logitech haben hier eine ganze Reihe von Konferenzsystemen, Webcams und Komponenten im Angebot, die Sie je nach Bedarf auch individuell kombinieren können.

 

Die wichtigsten Online-Anbieter für Besprechungen

Nachdem die Hardware eingerichtet wurde, geht es an die eigentliche Konferenz. Einige Anbieter ermöglichen inzwischen kostenfreie oder zumindest günstige virtuelle Meetings mit bis zu zehn Teilnehmern:

  • Skype for Business (beziehungsweise „Teams”): Mit Skype für Endkunden hat Skype for Business, das demnächst als Microsoft Teams vertrieben wird, außer dem Namen nicht viel gemein. Bis zu 250 Teilnehmer lassen sich miteinander verbinden, was für die meisten Anwendungsfälle ausreichend sein dürfte.
  • Google Meet: Wenn Sie bereits die Google Suite-Lösung im Einsatz haben, kann Google Meet eine wertvolle Ergänzung sein. Erstellen Sie einfach im Rahmen der Terminplanung mit dem Google-Kalender ein Google Meets-Hangout und laden Sie bis zu 100 Teilnehmer ein.
  • Cisco WebEx: Der US-amerikanische Kommunikationsriese Cisco bietet ebenfalls eine eigene Besprechungslösung an. Bis zu 200 Teilnehmer lassen sich zu einer Konferenz einladen, die auf Wunsch auch Mobiltelefone mit einbezieht.
  • GoToMeeting: Bei GoToMeeting gibt es verschiedene Abo-Modelle, die sich nach dem individuellen Unternehmensbedarf richten. Eine Besonderheit ist die Möglichkeit, je nach Tarifmodell bis zu 25 HD-Webcams in die Konferenz einzubeziehen.

Ein wesentlicher Vorteil von Skype for Business beziehungsweise Microsoft Teams ist, dass Sie dieses System beinahe nahtlos in Ihre vorhandene Office-365-Infrastruktur integrieren können. 

Doch auch die anderen Anbieter haben ihre jeweils eigenen Stärken: So scheint die Bedienung von Google Meet besonders unkompliziert, während WebEx besonders gut mit Cisco-Hardware zusammenarbeit. Ähnlich wie Google Meet kommt auch GoToMeeting ohne Installationen auf dem lokalen Rechner aus.

 

Video: YouTube / Microsoft Teams

 

Eine Videokonferenz vorbereiten: Darauf kommt es an

Bevor Sie Ihre Videokonferenz starten, sollten Sie sich vorbereiten. Hierzu haben wir für Sie nachstehende Checkliste erstellt:

1. Prüfen Sie vorab die Konferenztechnik

Meetings sind für Unternehmen vor allem eins: teuer, denn sie kosten Arbeitszeit. Immerhin sitzen eine Reihe von Mitarbeitern zu einem festen Termin beisammen und warten darauf, dass es los geht. 

Streikt nun die Technik, steigt nicht nur die Frustration bei den Anwesenden – auch die Produktivität liegt in diesem Moment bei nahe Null. Prüfen Sie als Organisator also stets, ob sämtliche Hardware einwandfrei funktioniert. Dazu gehört beispielsweise die Platzierung der Mikrofone: Alle Teilnehmer sollten gut und ohne Rückkopplung zu verstehen sein. Auch sollte der beteiligte Rechner nicht just in dem Moment, in dem die Konferenz starten soll, ein Software-Update beginnen.

2. Sorgen Sie für eine störungsfreie Umgebung

Achten Sie darauf, dass der Konferenzraum gut ausgeleuchtet ist und mögliche Störquellen wie klingelnde Handys oder Straßenlärm von vornherein ausgeschaltet werden. 

Im Bezug auf die Teilnehmerzahl gilt: Weniger ist mehr. Denn je kompakter die Runde ist, desto zielführender wird die Kommunikation sein – und umso besser sind alle zu verstehen.

3. Legen Sie eine Sitzordnung fest

Sämtliche Tische und Stühle sollten so ausgerichtet sein, dass alle Teilnehmer gut zu sehen sind. Außerdem müssen sämtliche Beteiligten einen freien Blick auf alle Bildschirme und Kamera haben. Das ist vor allem wichtig, wenn im Gespräch Präsentationen oder andere Dokumente gezeigt werden.

Die Telefonspinne oder das Mikrofon sowie der notwendige Lautsprecher sollten stets in der Tischmitte platziert werden, damit niemand während der Besprechung zu laut oder zu leise klingt.

4. Sorgen Sie für geeignete Beleuchtung

Das richtige Licht hat großen Einfluss auf die Qualität einer Videokonferenz und darüber, wie die Gesprächspartner im Bild wirken. Dabei ist die Lichtsetzung die Königsdisziplin: Zur optimalen Ausleuchtung sollte die Hauptlichtquelle aus derselben Richtung wirken, aus der die Kamera aufzeichnet. Gleichzeitig soll natürlich niemand geblendet werden. Am besten testen Sie den richtigen Lichteinfall vorher in einem Testanruf und halten fest, wie die Beleuchtung im Konferenzraum idealerweise eingestellt sein soll. 

5. Vermeiden Sie mögliche Störeinflüsse bereits im Vorfeld

Entfernen Sie möglichst alle nicht benötigten Gegenstände aus dem Blickfeld der Kamera, damit die Teilnehmer nicht vom Konferenz-Geschehen abgelenkt werden. Dazu zählen insbesondere eingeschaltete Bildschirme anderer Kollegen, aber auch der Büroflur nebenan. Ein Schild an der Tür mit „Bitte nicht stören” kann vor unliebsamen Unterbrechungen schützen. 

Im Hintergrund muss jedoch nicht zwingend eine einfarbige Wand zu sehen sein. Ihr Unternehmenslogo oder ein ausgesuchtes Bild können hier sympathische Abwechslung schaffen.

6. Benennen Sie einen Moderator

Legen Sie möglichst einen Moderator fest, der durch das Meeting führt. Dies kann, muss aber nicht der Organisator sein. Kommunizieren Sie gleich zu Beginn die für den Austausch zur Verfügung stehende Zeit und starten Sie pünktlich. 

Achten Sie als Moderator insbesondere darauf, dass die Diskussion nicht in Nebenschauplätze abdriftet und dass genügend Zeit bleibt, um die Agenda vollständig abzuhandeln. 

7. Verzichten Sie im Meeting auf ausladende Mimik und Gestik

Vergessen Sie nicht: Ihr Gegenüber kann Sie sehen. Anders als bei einem physischen Meeting gerät das in einer Videokonferenz bei dem einen oder anderen Teilnehmer zwischendurch gerne ins Vergessen. 

Versuchen Sie also, auf allzu ausladende Gesten zu verzichten. Sie könnten im Videobild missverstanden werden. Bedenken Sie auch, dass ihre Mimik und Gestik bei der Reaktion auf Gehörtes zu Missverständnissen führen könnte.

Außerdem wichtig: Vermeiden Sie es, allzu laut oder leise zu reden oder sich zu nah an das Mikrofon zu beugen. Sprechen Sie möglichst genau so „in den Raum hinein”, wie Sie dies tun würden, wenn die übrigen Teilnehmer tatsächlich anwesend wären. Und achten Sie darauf, keine Unterlagen über oder nahe an das Mikrofon zu schieben: Geräusche auf dem Tisch und in der Nähe des Mikrofons können das Gespräch stören. 

 

Video: YouTube / CaptainEtu

 

Professionellen Videokonferenz-Systemen gehört die Zukunft

Mit „virtuellen” Konferenzen mit und ohne Videoübertragung lassen sich nicht nur Reisekosten sparen, sondern auch zeitliche Ressourcen. Moderne Technik macht es möglich, dass Meetings mittlerweile in hervorragender Qualität auch zwischen internationalen Standorten abgehalten werden können. Die Grenze zwischen physischer Anwesenheit und virtueller Präsenz verschwimmt hierbei immer mehr. 

Wie in vielen anderen Bereichen gilt jedoch auch hier: Nach oben hin sind der Professionalität (und somit den Kosten), was die verwendete Hardware angeht, kaum Grenzen gesetzt. Oft und gerade für spontane Besprechungen zwischen Abteilungen und Standorten tut es häufig jedoch ein halbwegs aktueller Laptop, eventuell mit angeschlossenem, großem Bildschirm.

Wie die Videokonferenz der Zukunft ablaufen könnte, erfahren Sie von uns an anderer Stelle in diesem Blog.

 

Nutzen Sie bereits Videokonferenzen in Ihrem Unternehmen? Welche Hardware nutzen Sie und wo sehen Sie die Fallstricke in der Durchführung? Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungsberichte in den Kommentaren.

 

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