Web- und Videokonferenzen: So gelingen effiziente Meetings

Digitales Business

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Datum 18.05.2020
Lesezeit 4 Min.

Web- und Videokonferenzen: So gelingen effiziente Meetings

Der klassische Büroalltag von Wissensarbeitern ist schon länger überholt. Mitarbeiter arbeiten über Standorte und Landesgrenzen hinweg, und auf Grund der Corona-Pandemie vermehrt im Home Office statt im Büro. Video- und Webkonferenzen konnten schon in der Vergangenheit so manches Meeting ersetzen, heute gehören sie überall zur neuen Normalität. Doch um auch dezentral effizient zu arbeiten, sollten Unternehmen die richtigen Voraussetzungen für die virtuelle Zusammenarbeit schaffen.


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Inzwischen sind Video- und Webkonferenzen zu einem festen Bestandteil im Business-Alltag geworden. Voraussetzung für effektive Meetings ist eine ausgereifte Technik, die schnellen Datenaustausch auch mobil über LTE ermöglicht. So lassen sich beispielsweise Außendienstmitarbeiter in hoher Qualität per Video hinzuschalten.

 


 

Art der Konferenz beeinflusst die Effektivität des Teams

Aber nicht nur eine leistungsfähige Technik ist ausschlaggebend. Die Qualität der Arbeitsergebnisse steht dabei in direktem Zusammenhang mit der Art der Konferenz: 2013 verglich das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) klassische Telefonkonferenzen und modernere Videokonferenzen – jeweils in Kombination mit einer Collaboration-Software. Im Rahmen der Studie mussten zwei Teams jeweils gleiche Aufgaben per Telefonkonferenz und per Videokonferenz lösen, wobei die Probanden gleichzeitig ein Dokument bearbeiteten.

Das Ergebnis: „Die Teilnehmer waren unter dem Druck, zu einem Kompromiss zu kommen“, berichtet Studienleiterin Dr. Josephine Hofmann. „Per Telefon findet man notgedrungen sehr schnell einen Kompromiss und diskutiert danach in den jeweiligen Teilgruppen, wie die Arbeitsschritte durchgeführt werden.“ In der Videokonferenz habe dagegen das komplette Team länger und ausführlicher diskutiert. „Die Teammitglieder fühlen sich viel besser eingebunden in die Entscheidung. Damit hat die Diskussion einen viel höheren Wert“, so die Studienleiterin. Im Gegensatz dazu klagten 81 Prozent der Studienteilnehmer in der anschließenden Befragung, dass die Aufgabe in der Telefonkonferenz nicht zufriedenstellend gelöst worden sei.

Vodafone-Podcast: Interview mit dem Körpersprache-Experten Stefan Verra über gelungene Videokonferenzen

In Videokonferenzen ist es wichtig, die anderen Teammitglieder zu sehen. Es fördert Motivation und Engagement, so die Auffassung von 70 Prozent der Studien-Teilnehmer aus 2013. Gewohnheiten verändern sich zwar, und Videokonferenzen gehören heute nicht nur zum Alltag vieler Berufstätiger: Auch im privaten Bereich halten immer mehr Menschen auf diese Art Kontakt zu Freunden und Familie. Doch bei allen Innovationen ändert sich nicht die Bedeutung von Gestik und Mimik. Sie bleiben wesentliche Komponenten, mit denen das Gegenüber „gelesen“ wird.

Im aktuellen Vodafone-Podcast aus der Reihe „Digitale Vorreiter“ spricht Gastgeber Christoph Burseg mit dem Körpersprache-Experten Stefan Verra. Im Interview geht es unter anderem um das richtige Set-up für eine gelungene Videokonferenz und um die eigene Wirkung vor der Kamera. Die anderen Teilnehmer sollen schließlich möglichst viele Informationen aus Mimik, Gestik und Tonfall wahrnehmen können. Dazu reicht es nicht, sich einfach irgendwie vor die Webcam zu setzen.

Im Vodafone-Podcast „Digitale Vorreiter“ spricht Christoph Burseg mit Stefan Verra über die persönliche Wirkung in Videokonferenzen: Der Experte für Körpersprache lebt normalerweise von direkten Begegnungen, doch richtig eingesetzt funktionieren Mimik und Gestik auch per Video.

Diese Tools eignen sich optimal für Online-Konferenzen

Eine wesentliche Frage beim Thema Videokonferenzen ist die nach dem geeigneten Tool. In diesem Magazin haben wir die gängigsten Vertreter des Genres bereits näher unter die Lupe genommen. Jedes von ihnen hat seine ganz eigenen Stärken – je nachdem, wie viele Teilnehmer Sie haben und wie stark eine Verzahnung mit anderen Büro-Systemen gewünscht ist:

  1. Microsoft Teams: Über Microsoft Teams können Sie chatten, Videoanrufe und Besprechungen mit und ohne Audio durchführen. Das Tools ist weitgehend mit Office 365 verwoben und bietet für die meisten Bürosituationen eine ideale Lösung dar.
  2. Skype for Business: Mit dem bekannten Skype für Endkunden hat Skype for Business (ehemals Lync) nicht viel gemein. Lediglich optisch ähneln sich beide Tools und natürlich lassen sich mit beiden Webkonferenzen durchführen. Jedoch verfügt Skype for Business über eine Vielzahl an Features, die gerade für Geschäftskunden interessant sein dürften.
  3. Google Meet (ehemals Google Hangouts): Ein wesentlicher Vorteil von Google Meet ist die Möglichkeit, aus einem Google-Kalender heraus bei entsprechendem Google Business-Konto einfach ein Hangouts-Meet hinzuzufügen. Die Bild- und Tonqualität ist ebenfalls gut.
  4. Zoom: Auch Zoom machte im Test einen sehr brauchbaren Eindruck. Allerdings ist die kostenlose Version dieses Tools auf eine Dauer von 40 Minuten pro Videoanruf beschränkt – weitere Optionen lassen sich kostenpflichtig hinzubuchen.

Welche dieser Webconferencing-Lösungen für Sie dauerhaft in Frage kommt, sollten Sie am besten in der Praxis testen und sich dann für eine Lösung entscheiden. Übrigens: Im Office 365 Enterprise E3-Paket von Vodafone ist Teams bereits enthalten.

 

Wie gestalten Sie Ihre Video- und Webkonferenzen im geschäftlichen Alltag? Können Sie die Tools, die Ihre Firma anbietet, auch im Home-Office nutzen? Wir sind gespannt auf Ihren Kommentar.

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