Web- und Videokonferenzen optimal durchführen: Darauf sollten Sie achten

Digitales Business

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Datum 18.09.2020
Lesezeit 7 Min.

Web- und Videokonferenzen optimal durchführen: Darauf sollten Sie achten

Damit Meetings produktiv ablaufen, müssen längst nicht mehr alle Mitarbeiter physisch in einem Raum zusammenkommen. Eine Videokonferenz ermöglicht Online-Besprechungen auch über weite Entfernungen hinweg. Häufig werden dabei physisch vorhandene Besprechungsräume, aber auch Mitarbeiter im Außendienst oder im Homeoffice in die Online-Konferenz mit einbezogen. Wichtig ist hierbei, dass Sie die richtige Technik und die richtige Software einsetzen und sich als Organisator, aber auch als Teilnehmer gewissenhaft auf das Meeting vorbereiten. Was dazu wichtig ist, erfahren Sie hier.


Der klassische Büroalltag ist in vielen Branchen nicht erst seit dem Jahr 2020 überholt. Mitarbeiter arbeiten über Standorte und Landesgrenzen hinweg und inzwischen auch vermehrt im Home Office statt im Büro. Video- und Webkonferenzen ersetzen schon jetzt so manches Meeting und gehören inzwischen zur „neuen Normalität”. Doch um auch dezentral effizient zu arbeiten, sollten Unternehmen die richtigen Voraussetzungen für die virtuelle Zusammenarbeit schaffen.

Videokonferenzsysteme in der Praxis: Diese Hardware benötigen Sie

Der Außendienst benötigt vor allem schnelles (mobiles) Internet und moderne Hardware

Inzwischen sind Video- und Webkonferenzen zu einem festen Bestandteil im Business-Alltag auch, aber nicht nur bei Außendienstmitarbeitern geworden. Schnell noch ein Telefonat mit der Zentrale – mit Bildunterstützung und Screensharing vom Laptop aus ist das häufig effizienter als ein reines Telefongespräch. Voraussetzung für effektive Meetings solcher Art ist jedoch ausgereifte Technik, die schnellen Datenaustausch im Zweifel auch mobil über LTE und 5G ermöglicht. Ein modernes Smartphone oder Tablet sollte dabei natürlich trotzdem nicht fehlen.

Im Konferenzraum kommt es auf die Zahl der Teilnehmer an

Ein hochprofessionelles und teures, stationäres Videokonferenzsystem ist für die Nutzung unterwegs oder für nur gelegentlichen Einsatz natürlich meist überdimensioniert. Insbesondere in kleineren Unternehmen und Startups wird eine solche Anschaffung daher meist sorgfältig abgewogen. Wenn Sie einen Laptop mit eingebauter Webcam nutzen, dürfte dies für Konferenzen mit wenigen Teilnehmern in vielen Fällen ausreichend sein. Denn wichtig ist für eine Videokonferenz grundsätzlich nur das Vorhandensein von Mikrofon, Kamera und eines Lautsprechers sowie eines Bildschirms. 

Geht es jedoch nicht nur um firmeninterne Kurzbesprechungen zwischen Standorten, sondern zum Beispiel um wichtige Meetings mit Kunden, dann sollten Sie über professionelle Lösungen nachdenken. Diese bieten unter anderem den Vorteil, dass Bild- und Tonqualität wesentlich höher sind. Schließlich wird dabei mit externen Mikrofonen und einer eigens für diese Zwecke konzipierten Hardware gearbeitet. Zudem ermöglichen professionelle Videokonferenzsysteme die Verbindung mit einer größeren Anzahl von Teilnehmern.

Beziehen Sie in größeren Räumen professionelle VoIP- und Kamera-Hardware mit ein

Eine sogenannte Telefonspinne oder ein Tischmikrofon sorgt hierbei dafür, dass alle Teilnehmer im Raum gut hörbar sind. Gleichzeitig bietet der eingebaute oder separate Lautsprecher eine hervorragende Sprachqualität, damit Sie auch verstehen, was am anderen Ende gesprochen wird und es dennoch keine unschönen Rückkopplungen oder Echo-Effekte gibt. 

Eine Kamera mit entsprechend hoher Auflösung, die Sie oberhalb des möglichst großen Konferenzbildschirms platzieren, sorgt darüber hinaus für einen optimalen Blick auf die Teilnehmer. Hersteller wie Cisco, Polycom und Logitech haben hier eine ganze Reihe von Konferenzsystemen, Webcams und Komponenten im Angebot, die Sie je nach Bedarf auch individuell kombinieren können.

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Die wichtigsten Software-Anbieter für professionelle Online-Besprechungen

Nachdem die Hardware eingerichtet wurde, geht es an die eigentliche Konferenz. Einige Anbieter ermöglichen inzwischen kostenfreie virtuelle Meetings mit virtuellen Teilnehmern, erfordern für professionelle Funktionen jedoch ein kostenpflichtiges Abonnement oder haben Schwächen beim Thema Stabilität. Einige Anbieter wiederum sind speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen ausgerichtet:

  • Cisco WebEx: Der US-amerikanische Kommunikationsriese Cisco bietet ebenfalls eine eigene Besprechungslösung an. Mehrere hundert Teilnehmer lassen sich zu einer Konferenz einladen, die auf Wunsch auch Mobiltelefone mit einbezieht.
  • Microsoft Teams (beziehungsweise „Skype for Business”): Mit Skype für Endkunden hat Skype for Business, das inzwischen als Teil von Microsoft Teams vertrieben wird, außer dem Namen nicht viel gemein. Bis zu 250 Teilnehmer lassen sich miteinander verbinden, was für die meisten Anwendungsfälle ausreichend sein dürfte. Ein wesentlicher Vorteil von Skype for Business beziehungsweise Teams ist, dass Sie dieses System beinahe nahtlos in Ihre vorhandene Microsoft-365-Infrastruktur integrieren können.
  • Google Meet: Wenn Sie bereits die Google Suite-Lösung im Einsatz haben, kann Google Meet eine wertvolle Ergänzung sein. Erstellen Sie einfach im Rahmen der Terminplanung mit dem Google-Kalender ein Google Meets-Hangout und laden Sie bis zu 100 oder sogar mehr Teilnehmer ein.
  • GoToMeeting: Bei GoToMeeting gibt es verschiedene Abo-Modelle, die sich nach dem individuellen Unternehmensbedarf richten. Eine Besonderheit ist die Möglichkeit, je nach Tarifmodell bis zu 25 HD-Webcams in die Konferenz einzubeziehen.

Doch auch die genannten Anbieter haben ihre jeweils eigenen Stärken: So scheint die Bedienung von Google Meet besonders unkompliziert, während WebEx besonders gut mit Cisco-Hardware zusammenarbeit. Ähnlich wie Google Meet kommt auch GoToMeeting ohne Installationen auf dem lokalen Rechner aus. Einen ausführlichen Beitrag zum Thema Videokonferenz-Software-Alternativen finden Sie auch an anderer Stelle hier auf featured Business.

 

Video: YouTube / Microsoft Teams

Welche Webconferencing-Lösung für Sie dauerhaft in Frage kommt, sollten Sie am besten in der Praxis testen und sich dann für eine Lösung entscheiden. Übrigens: Im Microsoft 365 Enterprise E3-Paket von Vodafone ist Teams bereits enthalten.

Wer noch keinen mobilen Arbeitsplatz hat, den unterstützt Vodafone gern unkompliziert mit einem GigaCube Business zum sofortigen Lossurfen, einem Highspeed-Kabel-Anschluss oder einem Red Business Prime-Vertrag, dem optimalen Mobilfunk-Vertrag für Geschäftskunden. Und für die passende Büro-Software daheim sorgen wir auch: Mit Microsoft 365 für Unternehmen inklusive Word, Excel, PowerPoint und Teams für die Online-Zusammenarbeit. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer New-Work-Essentials-Seite. #WeKeepYouGoing

 

Eine Videokonferenz vorbereiten: Darauf kommt es an

Doch nicht nur eine leistungsfähige Technik und die zugehörige Software sind für eine erfolgreiche Online-Konferenzschaltung ausschlaggebend. Die Qualität der Arbeitsergebnisse steht dabei in direktem Zusammenhang mit der Art der Zusammenkunft: 2013 verglich das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) klassische Telefonkonferenzen und modernere Videokonferenzen – jeweils in Kombination mit einer Collaboration-Software. Im Rahmen der Studie mussten zwei Teams jeweils gleiche Aufgaben per Telefonkonferenz und per Videokonferenz lösen, wobei die Probanden gleichzeitig ein Dokument bearbeiteten.

Das Ergebnis: „Die Teilnehmer waren unter dem Druck, zu einem Kompromiss zu kommen“, berichtet Studienleiterin Dr. Josephine Hofmann. „Per Telefon findet man notgedrungen sehr schnell einen Kompromiss und diskutiert danach in den jeweiligen Teilgruppen, wie die Arbeitsschritte durchgeführt werden.“ In der Videokonferenz habe dagegen das komplette Team länger und ausführlicher diskutiert. „Die Teammitglieder fühlen sich viel besser eingebunden in die Entscheidung. Damit hat die Diskussion einen viel höheren Wert“, so die Studienleiterin. Im Gegensatz dazu klagten 81 Prozent der Studienteilnehmer in der anschließenden Befragung, dass die Aufgabe in der Telefonkonferenz nicht zufriedenstellend gelöst worden sei.

Bevor Sie Ihre Videokonferenz starten, sollten Sie sich also gründlich vorbereiten. Hierzu haben wir für Sie nachstehende Checkliste erstellt:

1. Prüfen Sie vorab die Konferenztechnik


Meetings sind für Unternehmen vor allem eins: teuer, denn sie kosten Arbeitszeit. Immerhin sitzen eine Reihe von Mitarbeitern zu einem festen Termin beisammen und warten darauf, dass es los geht. 

Streikt nun die Technik, steigt nicht nur die Frustration bei den Anwesenden – auch die Produktivität liegt in diesem Moment bei nahe Null. Prüfen Sie als Organisator also stets, ob sämtliche Hardware einwandfrei funktioniert. Dazu gehört beispielsweise die Platzierung der Mikrofone: Alle Teilnehmer sollten gut und ohne Rückkopplung zu verstehen sein. Auch sollte der beteiligte Rechner nicht just in dem Moment, in dem die Konferenz starten soll, ein Software-Update beginnen.

2. Sorgen Sie für eine störungsfreie Umgebung

Achten Sie darauf, dass der Konferenzraum gut ausgeleuchtet ist und mögliche Störquellen wie klingelnde Handys oder Straßenlärm von vornherein ausgeschaltet werden. 

Im Bezug auf die Teilnehmerzahl gilt: Weniger ist mehr. Denn je kompakter die Runde ist, desto zielführender wird die Kommunikation sein – und umso besser sind alle zu verstehen.

3. Legen Sie eine Sitzordnung fest

Sämtliche Tische und Stühle sollten so ausgerichtet sein, dass alle Teilnehmer gut zu sehen sind. Außerdem müssen sämtliche Beteiligten einen freien Blick auf alle Bildschirme und Kamera haben. Das ist vor allem wichtig, wenn im Gespräch Präsentationen oder andere Dokumente gezeigt werden.

Die Telefonspinne oder das Mikrofon sowie der notwendige Lautsprecher sollten stets in der Tischmitte platziert werden, damit niemand während der Besprechung zu laut oder zu leise klingt.

4. Sorgen Sie für geeignete Beleuchtung

Das richtige Licht hat großen Einfluss auf die Qualität einer Videokonferenz und darüber, wie die Gesprächspartner im Bild wirken. Dabei ist die Lichtsetzung die Königsdisziplin: Zur optimalen Ausleuchtung sollte die Hauptlichtquelle aus derselben Richtung wirken, aus der die Kamera aufzeichnet. Gleichzeitig soll natürlich niemand geblendet werden. Am besten testen Sie den richtigen Lichteinfall vorher in einem Testanruf und halten fest, wie die Beleuchtung im Konferenzraum idealerweise eingestellt sein soll. 

5. Vermeiden Sie mögliche Störeinflüsse bereits im Vorfeld

Entfernen Sie möglichst alle nicht benötigten Gegenstände aus dem Blickfeld der Kamera, damit die Teilnehmer nicht vom Konferenz-Geschehen abgelenkt werden. Dazu zählen insbesondere eingeschaltete Bildschirme anderer Kollegen, aber auch der Büroflur nebenan. Ein Schild an der Tür mit „Bitte nicht stören” kann vor unliebsamen Unterbrechungen schützen. 

Im Hintergrund muss jedoch nicht zwingend eine einfarbige Wand zu sehen sein. Ihr Unternehmenslogo oder ein ausgesuchtes Bild können hier sympathische Abwechslung schaffen.

6. Benennen Sie einen Moderator

Legen Sie möglichst einen Moderator fest, der durch das Meeting führt. Dies kann, muss aber nicht der Organisator sein. Kommunizieren Sie gleich zu Beginn die für den Austausch zur Verfügung stehende Zeit und starten Sie pünktlich. 

Achten Sie als Moderator insbesondere darauf, dass die Diskussion nicht in Nebenschauplätze abdriftet und dass genügend Zeit bleibt, um die Agenda vollständig abzuhandeln. 

7. Verzichten Sie im Meeting auf ausladende Mimik und Gestik

Vergessen Sie nicht: Ihr Gegenüber kann Sie sehen. Anders als bei einem physischen Meeting gerät das in einer Videokonferenz bei dem einen oder anderen Teilnehmer zwischendurch gerne ins Vergessen. 

Versuchen Sie also, auf allzu ausladende Gesten zu verzichten. Sie könnten im Videobild missverstanden werden. Bedenken Sie auch, dass ihre Mimik und Gestik bei der Reaktion auf Gehörtes zu Missverständnissen führen könnte.

Außerdem wichtig: Vermeiden Sie es, allzu laut oder leise zu reden oder sich zu nah an das Mikrofon zu beugen. Sprechen Sie möglichst genau so „in den Raum hinein”, wie Sie dies tun würden, wenn die übrigen Teilnehmer tatsächlich anwesend wären. Und achten Sie darauf, keine Unterlagen über oder nahe an das Mikrofon zu schieben: Geräusche auf dem Tisch und in der Nähe des Mikrofons können das Gespräch stören. 

 

Video: YouTube / CaptainEtu

 

Vodafone-Podcast: Interview mit dem Körpersprache-Experten Stefan Verra über gelungene Videokonferenzen

In Videokonferenzen ist es wichtig, die anderen Teammitglieder zu sehen. Es fördert Motivation und Engagement, so die Auffassung von 70 Prozent der Studien-Teilnehmer aus 2013. Gewohnheiten verändern sich zwar, und Videokonferenzen gehören heute nicht nur zum Alltag vieler Berufstätiger: Auch im privaten Bereich halten immer mehr Menschen auf diese Art Kontakt zu Freunden und Familie. Doch bei allen Innovationen ändert sich nicht die Bedeutung von Gestik und Mimik. Sie bleiben wesentliche Komponenten, mit denen das Gegenüber „gelesen“ wird.

Im 33. Vodafone-Podcast aus der Reihe „Digitale Vorreiter“ spricht Gastgeber Christoph Burseg mit dem Körpersprache-Experten Stefan Verra. Im Interview geht es unter anderem um das richtige Set-up für eine gelungene Videokonferenz und um die eigene Wirkung vor der Kamera. Die anderen Teilnehmer sollen schließlich möglichst viele Informationen aus Mimik, Gestik und Tonfall wahrnehmen können. Dazu reicht es nicht, sich einfach irgendwie vor die Webcam zu setzen.

Im Vodafone-Podcast „Digitale Vorreiter“ spricht Christoph Burseg mit Stefan Verra über die persönliche Wirkung in Videokonferenzen: Der Experte für Körpersprache lebt normalerweise von direkten Begegnungen, doch richtig eingesetzt funktionieren Mimik und Gestik auch per Video.

 

Wie gestalten Sie Ihre Video- und Webkonferenzen im geschäftlichen Alltag? Können Sie die Tools, die Ihre Firma anbietet, auch im Home-Office nutzen? Wir sind gespannt auf Ihren Kommentar.

 


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