Smart Office: Moderne Technologie im Büro 4.0

• Höhere Produktivität: Das intelligente Büro automatisiert Routineaufgaben. Dadurch werden die Mitarbeitenden nicht abgelenkt und können sich voll auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Dies kann zu einer höheren Produktivität und Effizienz führen (beispielsweise bei der Licht- und Temperaturregelung).
• Höherer Komfort und mehr Wohlbefinden: Ein Smart Office kann unterschiedlichste Faktoren individuell an einzelne Mitarbeiter:innen anpassen, um eine optimale und angenehme Arbeitsumgebung zu schaffen. Auf diese Weise können das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz gesteigert werden.
• Bessere Zusammenarbeit: Intelligente Bürotechnologie mit Tools wie Videokonferenzsystemen erleichtern im Smart Office die Zusammenarbeit der Mitarbeiter:innen, auch wenn sie sich an verschiedenen Orten befinden. Dies kann sich auch positiv auf die gemeinsame Kreativität auswirken.
• Optimierte Energieeffizienz: Ein Smart Office kann die Energienutzung automatisch überwachen und optimieren, was zu einem geringeren Energieverbrauch und niedrigeren Stromrechnungen führt.
• Erhöhte Sicherheit: Smarte Bürotechnologien verbessern die Sicherheit, indem sie den Zugang zum Gebäude und zu sensiblen Bereichen konstant überwachen und das Sicherheitspersonal bei verdächtigen Aktivitäten eigenständig alarmieren.
• Verbesserte Datenanalyse: Ein intelligentes Büro kann Daten zu verschiedenen Aspekten des Arbeitsplatzes sammeln und analysieren, z. B. zu Belegungsmustern, Energieverbrauch und Ressourcenzuweisung.

Morgens:

• Wenn Sie beim Arbeitsplatz ankommen, weist Ihnen ein intelligentes Parksystem den Weg zu einem freien Platz. Dadurch brauchen Sie weniger Zeit und Aufwand für die Parkplatzsuche und kommen auf diese Weise gleich zu Beginn entspannter am Arbeitsplatz an.
• Ein intelligentes Einlasskontrollsystem (Smart Access Control System) erkennt Ihr Gesicht oder Ihren Ausweis und gewährt Ihnen Zugang zum Gebäude und zu Ihrem persönlichen Arbeitsplatz.
• Das intelligente Beleuchtungssystem passt Helligkeit und Farbtemperatur Ihres Arbeitsplatzes automatisch an die Tageszeit sowie an Ihre Vorlieben an. Das trägt dazu bei, dass die richtige Stimmung und das optimale Ambiente für die Arbeit entstehen.
• Das Temperatursteuerungssystem stellt die Temperatur auf das von Ihnen bevorzugte Niveau ein und sorgt so für eine angenehme Arbeitsumgebung.

Tagsüber:

• Ihnen steht eine Vielzahl an Collaboration-Tools zur Verfügung, um mit Kollegen und Kunden in Kontakt zu bleiben, darunter Videokonferenzen und Instant-Messaging-Systeme. Diese ermöglichen eine effektivere Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Ein smartes Terminplanungssystem kann Besprechungen auf der Grundlage Ihrer Verfügbarkeit und Präferenzen automatisch anberaumen und verschieben, wodurch sich Ihr Zeit- und Arbeitsaufwand für die Verwaltung Ihres Terminplans verringert.
• Intelligente Desktop- und Sitzsensoren können Ihre Körperhaltung und Ihr Aktivitätsniveau überwachen und Sie daran erinnern, Pausen einzulegen oder sich bei Bedarf mal zu dehnen, was zu einem gesünderen Arbeitstag verhilft.
• Die intelligente Kaffeemaschine kann auf Knopfdruck Ihren persönlichen Lieblingskaffee zubereiten, der Sie aufmuntert und dazu beiträgt, dass Sie sich wach und konzentriert fühlen.

Abends:

• Wenn Sie das Büro verlassen, schaltet sich das intelligente Beleuchtungssystem automatisch aus und ein intelligentes Security-System sorgt dafür, dass das Bürogebäude geschützt ist.
• Nun weist das intelligente Parksystem Ihnen den Weg zu Ihrem Auto, damit Sie es leicht finden und weniger Zeit und Mühe aufwenden müssen, um den Arbeitsplatz am Abend zu verlassen. Sie kommen entspannter zuhause an und können schneller regenerieren.

1. Legen Sie Ihre Ziele und Prioritäten fest: Bevor Sie das intelligente „Büro 4.0“ einführen sollten Sie festlegen, was genau Sie mit einem Smart Office erreichen wollen. Dann sollten Sie spezifizieren, was die wichtigsten Faktoren für Ihr Unternehmen und Ihre Belegschaft sind. Wollen Sie zum Beispiel die Produktivität steigern, Ihren Energieverbrauch senken, das Wohlbefinden oder die Kooperation der Beschäftigten verbessern oder alles zusammen?
2. Bewerten Sie die aktuelle Infrastruktur: Es ist wichtig, Ihre bestehende Infrastruktur, einschließlich Ihres Netzwerks und Ihrer Stromversorgung, zu bewerten, um sicherzustellen, dass diese die Bürotechnologie unterstützt, die Sie einführen möchten. Möglicherweise müssen Sie Ihr Netzwerk oder Ihre elektrischen Systeme aufrüsten, um die höheren Anforderungen an Konnektivität und Stromversorgung eines Smart-Office zu erfüllen.
3. Identifizieren Sie die richtige Technologie: Sobald Sie Ihre Ziele definiert und Ihre Infrastruktur bewertet haben, können Sie damit beginnen, die Smart-Office-Technologie so auszuwählen, dass Sie Ihren Anforderungen entspricht. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit.
4. Planen Sie die Integration und Interoperabilität: Bei der Implementierung intelligenter Bürotechnologie ist es wichtig, die Integration und Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Geräten im Voraus genau zu planen. Überprüfen Sie, ob die von Ihnen gewählte Technologie mit anderen Systemen und Geräten kommunizieren und Daten austauschen kann und dass sie sich problemlos in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe und Prozesse integrieren lässt. Hierfür sollten Sie vorab einen Zeitplan festlegen.
5. Berücksichtigen Sie die Schulung und Akzeptanz der Belegschaft: Um zu gewährleisten, dass Ihre Smart-Office-Technologie effektiv genutzt wird, ist es von Bedeutung, die Angestellten zu schulen und zu unterstützen, damit sie verstehen, wie sie die Technologie nutzen sollen und wie diese ihre Arbeit verbessern kann. Sie können auch in Betracht ziehen, Mitarbeiter:innen in den Auswahl- und Implementierungsprozess einzubeziehen, um sicherzustellen, dass die Technologie ihren Bedürfnissen und Vorlieben entspricht.