Meetings richtig vorbereiten und durchführen: Die Checkliste für mehr Effizienz

Digitales Business

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Datum 28.11.2019
Lesezeit 7 Min.

Meetings richtig vorbereiten und durchführen: Die Checkliste für mehr Effizienz

Kaum jemand hat sich in seinem Berufsleben noch nicht über Meetings geärgert. Zu viele, zu lange und ohne Ergebnis: Die Gründe sind vielfältig. Das kann für Frust unter den Mitarbeitern sorgen. Zudem gelten Besprechungen nicht nur als Zeitfresser, sie sind auch teuer. Die Arbeitszeit der beteiligten Mitarbeiter muss schließlich berücksichtigt werden. Wir haben einige Tipps und sinnvolle Regeln zusammengestellt, wie Sie Ihre Meetings effizienter gestalten können.

Für effizientere Meetings gibt es keine Geheimrezepte. Sie können jedoch für Ihr Unternehmen eine verbindliche Meeting-Kultur vorgeben. Führen Sie passende Tools ein, nutzen Sie moderne Technik und definieren Sie Regeln, an die sich alle halten sollten – und gehen Sie immer mit gutem Beispiel voran, indem Sie selbst die Regeln befolgen.

Eine große Umfrage von LM Research & Marketing Consultancy zeichnet, was geschäftliche Meetings angeht, kein sehr vorteilhaftes Bild. 50 % der befragten Führungskräfte sind genervt von Meetings. 48 % der Meeting-Teilnehmer geben an, nach den besagten Treffen so schlau wie zuvor zu sein. 47 % schweifen während der Besprechungen gedanklich ab. Sie checken Nachrichten auf dem Smartphone oder nutzen die Zeit sogar für privates Online-Shopping. Erschreckende 88 % aller Meetings enden ohne konkrete Vereinbarungen. Der Tenor der Untersuchung: Meetings finden zu oft statt, sind zu lang und zu unstrukturiert. Doch schon wenige Regeln für Besprechungen machen aus gefürchteten Treffen ohne konkrete Resultate effiziente Zusammenkünfte. Sie sind nicht nur zielführend, sondern stärken den Zusammenhalt im Team und verbessern das Arbeitsklima.

 


So bereiten Sie Ihr Meeting optimal vor: Die W-Fragen

Bei der Vorbereitung stellen Sie bereits die Weichen für ein erfolgreiches und effizientes Meeting. Die Person, die zur Besprechung einladen will, sollte daher einige Fragen vorab klären:

  • Warum ist die Besprechungsform „Meeting” nötig?
    Manche Themen lassen sich genauso schnell oder gar schneller via persönlicher Nachricht oder Vier-Augen-Gespräch klären. Nicht immer ist ein Meeting mit vielen Personen sinnvoll.
  • Was ist die Veranlassung für das Meeting?
    Beispiele: Information zum Projektverlauf, ein Kick-off-Meeting, Krisentreffen oder Abstimmung mit verschiedenen Abteilungen/Gewerken/Auftragnehmern. Dieser Aspekt muss klar sein, bevor eingeladen wird.
  • Was ist das Ziel des Meetings?
    Beispiele: Beschluss von Meilensteinen im Projektplan, Verteilung von Veranwortlichkeiten, Maßnahmen zur Abwendung einer Krise, Verabschiedung eines gemeinsamen Zeitplans.
  • Wer wird für das Meeting gebraucht?
    Beispiele: Verantwortliche Personen und Projektbeteiligte, möglicherweise Spezialisten oder Experten aus Fachabteilungen, Geschäftspartner aus anderen Unternehmen, externe Berater.
  • Welche Form soll das Meeting haben?
    Ist ein physisches Treffen notwendig, oder reicht eine Telefon- oder Videokonferenz?

Sind diese Fragen beantwortet, schauen Sie – wenn Sie für das Meeting verantwortlich sind – noch einmal genau auf Ihre Liste. Prüfen Sie, ob wirklich alle dabei sein müssen und ob das Ziel klar umrissen ist. Schätzen Sie ab, welche Dauer für die Zusammenkunft realistisch ist. Wird es eher eine halbe Stunde oder einen halben Tag dauern, um Ihre Themen abzuhandeln und zu einem Ergebnis zu kommen? Diese Überlegungen sind wichtig für die Terminfindung im nächsten Schritt.

 

Video: YouTube / Martin Wehrle: Coaching- und Karrieretipps

 

Wer kann eigentlich wann? Den richtigen Zeitpunkt finden

Sofern Sie Zugriff auf die Kalender der Beteiligten haben, achten Sie bereits bei der Einladung darauf, dass die notwendigen Teilnehmer an Ihrem Wunschtermin noch nicht verplant sind. Wählen Sie einen realistischen Zeitpunkt für das Meeting und auch für den Versand der Einladung: Wenn vorab noch viel ausgearbeitet werden muss, ist eine Einladung für den nächsten Morgen um 8 Uhr sinnlos.

Das gleiche gilt, wenn Teilnehmer anreisen müssen. Setzen Sie das Treffen gegebenenfalls so an, dass genug Vorlauf für die Reiseplanung bleibt. Bei externen Teilnehmern, die ihre Reisekosten selbst tragen, ist es ein Zeichen von Rücksichtnahme, wenn Sie diese für die Terminfindung zunächst konsultieren. Das Meeting sollte sich möglichst an den Ankunftszeiten von anreisenden Teilnehmern orientieren.

Auch sollten Sie darauf verzichten, wichtige Termine Freitag Nachmittag um 17 Uhr anzusetzen. Selbst engagierte Mitarbeiter sind dann gedanklich meist schon im Wochenende.

 

Den richtigen Raum finden: Passen Sie den Meeting-Ort der Zielsetzung an

Ganz klar: Ein Zwei- oder Drei-Augen-Gespräch über einfache Themen kann spontan auch auf dem Flur stattfinden. Sobald jedoch mehr Teilnehmer aufeinander treffen, gilt es, den richtigen Raum oder die richtige Örtlichkeit zu finden. Achten Sie hierbei vor allem auf diese Kriterien:

  • Raumgröße: Der Raum muss groß genug sein, sodass alle sitzen können (Ausnahme: Meetings im Stehen, siehe unten). Außerdem sollten Sie ein bis zwei zusätzliche Plätze vorhalten, falls es spontane Nachzügler gibt, die ebenfalls teilnehmen wollen (oder gar müssen). Anders herum gilt jedoch: Wählen Sie den Meetingraum nicht zu groß. Sonst besteht die Gefahr, dass alle sich aus Höflichkeit anfangs sehr weit weg voneinander hinsetzen. In der Folge leidet die Kommunikation unter den Teilnehmern.
  • Ort der Besprechung: Ist der Besprechungsort von allen Teilnehmern problemlos erreichbar? Sind deren Termine vor und nach Ihrer Besprechung so gelegt, dass die notwendigen Wegstrecken ohne Hektik zurückgelegt werden können?
  • Kommunikationsmittel: Welche Ausstattung muss der Raum haben? Prüfen Sie dies vorher sorgfältig. Kaum etwas ist ärgerlicher, als wenn jemand eine PowerPoint-Präsentation vorbereitet hat, im gebuchten Raum aber weder Beamer noch Fernseher verfügbar sind. Gleiches gilt für fehlende Telefonspinnen oder fehlendes Internet ausgerechnet in diesem Teil des Gebäudes.
  • Belüftung und Raumklima: Besitzt der Raum Fenster, die zwischendurch geöffnet werden können? Ist er gegebenenfalls klimatisierbar? Gerade im Sommer leidet die Produktivität stark, wenn es den Beteiligten zu warm ist oder wenn die Raumluft irgendwann verbraucht ist. Gleiches gilt natürlich, wenn der Raum nicht oder nur schlecht beheizbar ist, sollte es draussen kalt sein.
  • Speisen und Getränke: Wollen Sie den Meeting-Teilnehmern Verpflegung anbieten? Der Raum sollte dies hergeben, beispielsweise, indem dort Gläser aufgestellt sind oder es Kühlschrank beziehungsweise eine Kaffeemaschine gibt. Anderenfalls müssen Sie vorab für entsprechendes Catering sorgen.

 

Transparenz ist alles: Sorgen Sie für klare und vollständige Kommunikation im Vorfeld

Bei der Einladung zum Meeting sollten Sie den Teilnehmern nicht nur das Wann und Wo mitteilen. Damit Ihre Kollegen oder Geschäftspartner gut vorbereitet sind, sollten Sie Ihnen selbstverständlich den Grund für die Besprechung nennen und sich an den oben genannten W-Fragen orientieren:

  • Wie lautet das Oberthema des Meetings?
  • Wann und wo findet das Meeting statt?
  • Wer muss zwingend teilnehmen, wessen Teilnahme ist optional?
  • Was ist die Zielsetzung des Meetings?
  • Wie lange soll das Meeting dauern?
  • Was sollen die Teilnehmer mitbringen/vorbereiten?
  • Bei virtuellen Konferenzen: Wie lauten die Telefonnummer oder der Link, mit der/dem die Teilnahme möglich ist?

Je nachdem, was der Grund für Ihr Meeting ist, sollte der letzte Punkt unter Umständen individuell kommuniziert werden. Wenn etwa ein Mitarbeiter aufgefordert ist, aus seinem Fachgebiet zu berichten, sollten Sie ihm das mitteilen, bevor er es aus der Einladung zum Meeting erfährt. Ebenso gilt das für externe Geschäftspartner: Wenn etwa Ihr Architekt oder Bauleiter einen aktuellen Projektstatus vorstellen soll, teilen Sie ihm Ihren Wunsch besser gesondert und persönlich mit.

Zur Vorbereitung eines Meetings kann auch gehören, sich mit einem bestimmten Thema auseinanderzusetzen oder Ideen mitzubringen. Dann versenden Sie Informationsmaterial oder Stichworte zur Aufgabenstellung am Besten vorab. Der Amazon-Gründer Jeff Bezos übrigens hält es in seinem Managementteam ganz anders: Wenn er zum Meeting einlädt, beginnt dieses immer mit gemeinsamer Lektüre. Er will so sicherstellen, dass alle auf demselben Stand sind.

Tipp: Meetings, die über mehrere Stunden dauern, werden üblicherweise mit einer Agenda angekündigt: Ein Plan, wie der Ablauf aussehen soll. Dabei sollten Sie Pausen und möglicherweise auch Verpflegung einplanen.

 

Am Tag des Meetings: So gelingt die effiziente Durchführung

Checken Sie rechtzeitig, ob alles bereit ist

Für das Meeting selbst gelten weitere Regeln. Prüfen Sie vor Beginn, ob der Konferenzraum in Ordnung ist. Funktioniert eventuell benötigte Technik, ist das Flipchart oder Moderationsboard inklusive Zubehör bereit, gibt es Getränke und genügend Stühle? Falls es sich um ein langes Meeting handelt, fragen Sie nach, ob eventuell bestelltes Essen rechtzeitig kommt. Stellen Sie die Agenda gegebenenfalls als Handouts bereit – auch wenn es „old-school” ist, mögen viele Leute noch eine gedruckte Tagesordnung. Darauf lässt sich abhaken, was bereits besprochen wurde, und es gibt Platz für persönliche Notizen und Stichworte.

Kommunizieren Sie vorab freundlich, aber bestimmt nochmal die Regeln

Bevor es losgeht, klären Sie nochmals die Regeln für das Meeting: Smartphones sollten möglichst ausgeschaltet sein, um Ablenkungen und Störungen zu verhindern. Laptop oder Tablet sollte auch nur derjenige nutzen, der es zum Präsentieren benötigt.

Stellen Sie sicher, dass es ein Protokoll gibt

Bestimmen Sie vor Beginn auch, wer gegebenenfalls ein Ergebnis-Protokoll verfasst. Nach dem Meeting sollte jeder Teilnehmer eine Zusammenfassung des Besprochenen bekommen – idealerweise weiß dann auch jeder, welche Aufgaben aus dem Treffen für ihn oder sie hervorgegangen sind – und welcher Zeitplan hierfür möglicherweise vereinbart wurde. Das Protokoll sollte in diesem Zusammenhang immer so lang wie nötig, aber so kurz wie möglich ausfallen. Außerdem sollte es spätestens am Tag nach dem Meeting an alle Teilnehmer und weitere, relevante Personen kommuniziert werden.

Bestimmen Sie einen Moderator

Es sollte insbesondere bei Meetings mit einer größeren Teilnehmerzahl immer einen Moderator geben. Seine oder ihre Aufgabe: Die Zeit im Auge behalten, lange Monologe unterbrechen und Zwischenergebnisse zusammenfassen sowie nach Konsens fragen – so kann leichter Protokoll geführt werden und die Zeit rennt nicht so schnell davon.

Beginnen Sie pünktlich und behalten Sie die Uhr im Blick

Immer wieder kommt es vor, dass Meeting-Teilnehmer in anderen Besprechungen feststecken, das Meeting schlicht vergessen haben oder im Stau stehen. Solange hier nicht der Vortragende selbst betroffen ist, fangen Sie pünktlich an, auch wenn Teilnehmer fehlen. Sonst fehlt Ihnen die Zeit am Ende.

Allzu schnell passiert es außerdem, dass bestimmte Punkte erheblichen Diskussionsbedarf auslösen. Die Gefahr besteht nun, dass das Meeting zeitlich „aus dem Ruder läuft”. Haken Sie hier rechtzeitig ein und vertagen Sie bestimmte Diskussionen auf ein weiteres Meeting oder bestimmen Sie Personen, die den Sachverhalt im Nachgang unter sich klären. Geht zu viel Zeit für die ersten Agenda-Punkte drauf, besteht die Gefahr, dass wichtige Punkte am Ende des Ablaufplans nicht besprochen werden – oder das Meeting deutlich länger dauert als geplant.

 

Experimentieren Sie mit neuen Methoden: Disney und die 6 Hüte

Nicht jedes Meeting muss auf dieselbe Art stattfinden. Je nach Thema, Zielsetzung der Anzahl der Teilnehmer bieten sich verschiedene, innovative Meeting-Konzepte für ein Experiment an:

  • Das Steh-Meeting: Speziell kürzere Meetings können durchaus einmal im Stehen abgehalten werden. Im Sitzen entsteht schnell eine gewisse Trägheit, die im Stehen selten einsetzt. So wird Ihr Meeting kürzer und effizienter.
  • Die sechs Hüte/De-Bono-Verfahren: Jeder Teilnehmer übernimmt eine bestimmte Rolle oder Perspektive, z.B. Objektivität, Kreativität, die emotionale, die optimistische und die pessimistische Perspektive. Die Vielfalt der Sichtweisen bringt eine Vielfalt an Ideen hervor. Gerade bei kontroversen Themen kann diese Methode spannende Ergebnisse bringen.
  • Die Disney-Methode: Ähnlich funktioniert die Disney-Methode. Entwickeln Sie neue Ideen, indem Sie zunächst in der Rolle des Träumers Visionen und Ziele entwickeln. Im nächsten Schritt ermittelt der Realist, welche dieser Ideen umsetzbar sind. Im letzten Schritt nimmt der Kritiker die Ergebnisse unter die Lupe, kann so Schwächen ausmachen und das Konzept weiter verbessern.

Ganz gleich, welche Methode Sie bevorzugen: Sorgen Sie stets für eine konstruktive Atmosphäre. Legen Sie den Fokus nicht auf das Problem, sondern auf die Lösung. So wird jedes Meeting zu einem zielorientierten Treffen von Experten und nicht zum unproduktiven Zeitfresser.

 

Nutzen Sie moderne Technik: Mehr Produktivität im Team mit den richtigen Tools

Viele persönliche Meetings werden überflüssig, wenn Sie die entsprechenden Tools und moderne Technik nutzen. Die virtuelle Zusammenarbeit erleichtern beispielsweise Enterprise Social Networks und Messenger-Dienste. Diese Tools erleichtern das tägliche Miteinander, so dass viele Meetings gar nicht unbedingt notwendig sind. Eine weitere Alternative findet sich mit Microsoft Teams im Office 365-Paket. Darin findet sich auch Skype for Business, mit dem sich Videocalls und -konferenzen im großen Stil abhalten lassen.

 

Mit welchen Methoden gestalten Sie Ihre Meetings besonders effizient? Haben Sie schon bestimmte Regeln für Besprechungen eingeführt? Wir sind gespannt auf Ihre Kommentare. 

 


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