Effiziente Meetings: Regeln und Tipps für bessere Besprechungen

Digitales Business

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Datum 28.11.2019
Lesezeit 5 Min.

Effiziente Meetings: Regeln und Tipps für bessere Besprechungen

Kaum jemand hat sich in seinem Berufsleben noch nicht über Meetings geärgert. Zu viele, zu lange und ohne Ergebnis: Die Gründe sind vielfältig. Das kann für Frust unter den Mitarbeitern sorgen. Zudem gelten Besprechungen nicht nur als Zeitfresser, sie sind auch teuer. Die Arbeitszeit der beteiligten Mitarbeiter muss schließlich berücksichtigt werden. Wir haben einige Tipps und sinnvolle Regeln zusammengestellt, wie Sie Ihre Meetings effizienter gestalten können. 

Für effizientere Meetings gibt es keine Geheimrezepte. Sie können jedoch für Ihr Unternehmen eine verbindliche Meeting-Kultur vorgeben. Führen Sie passende Tools ein, nutzen Sie moderne Technik und definieren Sie Regeln, an die sich alle halten sollten – und gehen Sie immer mit gutem Beispiel voran, indem Sie selbst die Regeln befolgen.

 

Gute Vorbereitung ist essentiell

Bei der Vorbereitung stellen Sie bereits die Weichen für ein erfolgreiches und effizientes Meeting. Die Person, die zur Besprechung einladen will, sollte daher einige Fragen vorab klären:

  • Was ist die Veranlassung für das Meeting?
    Beispiele: Information zum Projektverlauf, ein Kick-off-Meeting, Krisentreffen oder Abstimmung mit verschiedenen Abteilungen/Gewerken/Auftragnehmern.
  • Was ist das Ziel?
    Beispiele: Beschluss von Meilensteinen im Projektplan, Verteilung von Veranwortlichkeiten, Maßnahmen zur Abwendung einer Krise, Verabschiedung eines gemeinsamen Zeitplans.
  • Wer wird für das Meeting gebraucht?
    Beispiele: Verantwortliche Personen und Projektbeteiligte, möglicherweise Spezialisten oder Experten aus Fachabteilungen, Geschäftspartner aus anderen Unternehmen, externe Berater.
  • Welche Form soll das Meeting haben?
    Ist ein physisches Treffen notwendig, oder reicht eine Telefon- oder Videokonferenz?

Sind diese Fragen beantwortet, schauen Sie – wenn Sie für das Meeting verantwortlich sind – noch einmal genau auf Ihre Liste. Prüfen Sie, ob wirklich alle dabei sein müssen und ob das Ziel klar umrissen ist. Schätzen Sie ab, welche Dauer für die Zusammenkunft realistisch ist. Wird es eher eine halbe Stunde oder einen halben Tag dauern, um Ihre Themen abzuhandeln und zu einem Ergebnis zu kommen? Diese Überlegungen sind wichtig für die Terminfindung im nächsten Schritt.

 

Video: YouTube / Martin Wehrle: Coaching- und Karrieretipps

 

Der richtige Zeitpunkt ist wichtig

Sofern Sie Zugriff auf die Kalender der Beteiligten haben, achten Sie bereits bei der Einladung darauf, dass die notwendigen Teilnehmer an Ihrem Wunschtermin noch nicht verplant sind. Wählen Sie einen realistischen Zeitpunkt für das Meeting und auch für den Versand der Einladung: Wenn vorab noch viel ausgearbeitet werden muss, ist eine Einladung für den nächsten Morgen um 8 Uhr sinnlos.


Das gleiche gilt, wenn Teilnehmer anreisen müssen. Setzen Sie das Treffen gegebenenfalls so an, dass genug Vorlauf für die Reiseplanung bleibt. Bei externen Teilnehmern, die ihre Reisekosten selbst tragen, ist es ein Zeichen von Rücksichtnahme, wenn Sie diese für die Terminfindung zunächst konsultieren. Das Meeting sollte sich möglichst an den Ankunftszeiten von anreisenden Teilnehmern orientieren.

Auch sollten Sie darauf verzichten, wichtige Termine Freitagnachmittag um 17 Uhr anzusetzen. Selbst engagierte Mitarbeiter sind dann gedanklich schon im Wochenende.

 

Klare Kommunikation gehört zur Vorbereitung

Bei der Einladung zum Meeting sollten Sie den Teilnehmern nicht nur das Wann und Wo mitteilen. Damit Ihre Kollegen oder Geschäftspartner gut vorbereitet sind, sollten Sie Ihnen selbstverständlich den Grund für die Besprechung nennen:

  • Wann und Wo
  • Wer nimmt teil
  • Was ist die Zielsetzung
  • Wie lange soll das Meeting dauern
  • Was sollen die Teilnehmer mitbringen/vorbereiten
  • Bei virtuellen Konferenzen: Telefonnummer oder Link, mit der die Teilnahme möglich ist

Je nachdem, was der Grund für Ihr Meeting ist, sollte der letzte Punkt unter Umständen individuell kommuniziert werden. Wenn etwa ein Mitarbeiter aufgefordert ist, aus seinem Fachgebiet zu berichten, sollten Sie ihm das mitteilen, bevor er es aus der Einladung zum Meeting erfährt. Ebenso gilt das für externe Geschäftspartner: Wenn etwa Ihr Architekt oder Bauleiter einen aktuellen Projektstatus vorstellen soll, teilen Sie ihm Ihren Wunsch besser gesondert und persönlich mit.

Zur Vorbereitung eines Meetings kann auch gehören, sich mit einem bestimmten Thema auseinanderzusetzen oder Ideen mitzubringen. Dann versenden Sie Informationsmaterial oder Stichworte zur Aufgabenstellung am Besten vorab. Der Amazon-Gründer Jeff Bezos übrigens hält es in seinem Managementteam ganz anders: Wenn er zum Meeting einlädt, beginnt dieses immer mit gemeinsamer Lektüre. Er will so sicherstellen, dass alle auf demselben Stand sind.

Tipp: Meetings, die über mehrere Stunden dauern, werden üblicherweise mit einer Agenda angekündigt: Ein Plan, wie der Ablauf aussehen soll. Dabei sollten Sie Pausen und möglicherweise auch Verpflegung einplanen.

 

Am Tag des Meetings

Für das Meeting selbst gelten weitere Regeln. Prüfen Sie vor Beginn, ob der Konferenzraum in Ordnung ist. Funktioniert eventuell benötigte Technik, ist das Flipchart oder Moderationsboard inklusive Zubehör bereit, gibt es Getränke und genügend Stühle? Tipp: Für kurze Meetings empfiehlt sich als alternative Methode ein Zusammentreffen im Stehen, das sorgt für mehr Dynamik.


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Falls es sich um ein langes Meeting handelt, fragen Sie nach, ob eventuell bestelltes Essen rechtzeitig kommt. Sie die Agenda bereit – auch wenn es „old-school” ist, mögen viele Leute noch eine gedruckte Tagesordnung. Darauf lässt sich abhaken, was bereits besprochen wurde, und es gibt Platz für persönliche Notizen und Stichworte.

Bevor es losgeht, klären Sie die Regeln für das Meeting: Smartphones sollten möglichst ausgeschaltet sein, um Ablenkungen und Störungen zu verhindern. Laptop oder Tablet sollte auch nur derjenige nutzen, der es zum Präsentieren benötigt.

Bestimmen Sie vor Beginn auch, wer gegebenenfalls ein Ergebnis-Protokoll verfasst. Es sollte insbesondere bei Meetings mit einer größeren Teilnehmerzahl einen Moderator geben. Seine oder ihre Aufgabe: Die Zeit im Auge behalten, lange Monologe unterbrechen und Zwischenergebnisse zusammenfassen und nach Konsens fragen – so kann leichter Protokoll geführt werden. Nach dem Meeting sollte jeder Teilnehmer das Ergebnisprotokoll bekommen – idealerweise weiß dann auch jeder, welche Aufgaben aus dem Treffen für ihn oder sie hervorgegangen sind.

 

Mehr Produktivität im Team mit den richtigen Tools

Viele persönliche Meetings werden überflüssig, wenn Sie die entsprechenden Tools und moderne Technik nutzen. Die virtuelle Zusammenarbeit erleichtern beispielsweise Enterprise Social Networks und Messenger-Dienste. Diese Tools erleichtern das tägliche Miteinander, so dass viele Meetings gar nicht unbedingt notwendig sind. Eine weitere Alternative findet sich mit Microsoft Teams im Office 365-Paket. Darin findet sich auch Skype for Business, mit dem sich Videocalls und -konferenzen im großen Stil abhalten lassen.

 

Mit welchen Methoden gestalten Sie Ihre Meetings besonders effizient? Haben Sie schon bestimmte Regeln für Besprechungen eingeführt? Wir sind gespannt auf Ihre Kommentare. 

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