Telefonkonferenzen kostenlos abhalten: Die besten Praxis-Tipps

Digitales Business

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Datum 18.03.2021
Lesezeit 7 Min.

Telefonkonferenzen kostenlos abhalten: Die besten Praxis-Tipps

Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und Remote Work – die Arbeitswelt wandelt sich. Und mit ihr die Art, wie wir mit Kollegen, Kunden und Lieferanten kommunizieren. Dort, wo nicht alle Beteiligten an einem gemeinsamen Ort aufeinandertreffen, können sie sich beispielsweise per Telefonkonferenz austauschen. Das ist nicht nur am klassischen Festnetztelefon, sondern auch via iPhone oder Android-Gerät möglich.

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Gerade in der heutigen Zeit sitzt nicht jeder den ganzen Tag am Arbeitsplatz-Telefon mit Komfortmerkmalen wie spontaner Telefonkonferenz. Doch was ist, wenn plötzlich mehrere Teilnehmer zu einem gemeinsamen Gespräch zusammenkommen sollen? Das Smartphone hat jeder fast immer dabei. Wie gut, dass Telefonkonferenzen auch ohne die üblichen Videokonferenzsysteme und obendrein abhörsicher und in „privaterer” Atmosphäre über Mobilfunk möglich sind. Ganz egal, ob als spontane Dreierkonferenz am Handy oder mit bis zu fünf Teilnehmern – das Smartphone macht es möglich.

Doch auch beim Thema Internet-Telefonkonferenzen (Stichwort: WLAN-Telefonie und Vorausplanung beispielsweise via Outlook) hat sich einiges getan: Inzwischen bieten viele Dienste via Internet kostenlose Telefonkonferenzen an. Die Funktionsweise ist bei allen nahezu identisch: Sie geben eine E-Mail-Adresse an und bekommen die Zugangsdaten wie Einwahlnummer und Teilnahme-PIN zugesendet. Diese geben Sie einfach an die gewünschten Teilnehmer weiter.

Allerdings haben kostenlose Telefonkonferenzen einen eingeschränkten Funktionsumfang. So sind die Einwahlnummern in der Regel nur für einen bestimmten Zeitraum verfügbar – beim Anbieter freeTelco beispielsweise nur eine Woche. Dafür müssen Sie sich weder irgendwo anmelden noch eine App herunterladen. Beim Anbieter Deutsche Telefonkonferenz wiederum müssen Sie sich vor der Teilnahme einen kurzen Werbespot anhören. Im Profi-Segment wiederum gibt es Lösungen für jeden Bedarf beispielsweise von Webex oder im Rahmen des Vodafone Conferencing-Angebots.

Wie Sie ganz einfach eine Telefonkonferenz via iOS- oder Android-Smartphone starten und welche Möglichkeiten andere Lösungen bieten, erfahren Sie hier.

 

So starten Sie eine Telefonkonferenz auf Ihrem Android-Gerät

Wenn Sie schnell und einfach eine kostenlose Telefonkonferenz mit wenigen Teilnehmern starten möchten, können Sie das auch ganz einfach mit Ihrem Smartphone. Bei Vodafone können Sie auf diesem Weg eine kostenlose Telefonkonferenz mit bis zu fünf Personen führen.

Um eine Telefonkonferenz zu starten, rufen Sie einfach den ersten Gesprächspartner an. Hat der das Gespräch angenommen, setzen Sie ihn über die entsprechende Anruffunktion auf „Halten“. Nun rufen Sie den nächsten Teilnehmer an und nehmen den einfach in das Gespräch hinzu. Nutzen Sie einen Smartphone-Tarif mit Telefon-Flatrate in sämtliche Netze, ist die gesamte Telefonkonferenz in der Regel kostenlos.

 

Video: YouTube / Vodafone Deutschland

 

So starten Sie eine Telefonkonferenz auf dem iPhone (oder iPad)

Auch unter iOS sind Telefonkonferenzen spontan möglich. Das Vorgehen ist hierbei ähnlich wie bei anderen Geräten auch:

  • Rufen Sie zunächst den ersten Gesprächspartner an.
  • Sobald dieser abgenommen hat, tippen Sie auf dem iPhone-Screen auf „Anruf hinzufügen”.
  • Wählen Sie nun die Rufnummer der nächsten Person oder wählen diese aus der Kontaktliste aus.
  • Warten Sie, bis diese den Anruf annimmt und tippen Sie auf „Konferenz”.
  • Diesen Vorgang können Sie solange wiederholen, bis sich insgesamt fünf Teilnehmer in der gemeinsamen Unterhaltung befinden.

 

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Übrigens: Mit dem Vodafone Smart Business Digital Tarif erreichen Sie Ihre Kunden jetzt noch besser: Zeigen Sie diesen einfach Ihre Festnetz-Rufnummer an, auch wenn Sie sie mobil anrufen. Profitieren Sie außerdem sowohl von Highspeed-Internet, als auch einer Sprach- und SMS-Flatrate inklusive EU-Roaming. Nur online buchbar.

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Diese Anbieter bieten „klassische” Telefonkonferenzen an

Die besten Anbieter für eine kostenlose Telefonkonferenz sind derzeit: Deutsche TelefonkonferenzfreeTelcokonferenzen.euteltarif.deFreeConferenceCall.com und meebl.de – oder Vodafone Conferencing. Welcher der genannten Anbieter für ein solche Konferenz der passende ist, hängt von mehreren Faktoren ab:

Planen Sie eine Telefonkonferenz mit einer Handvoll Teilnehmern oder wird es ein Audio-Event, bei dem sich mehrere Hundert Menschen einwählen? Achten Sie darauf, ob bei der von Ihnen gewählten kostenlosen Telefonkonferenz das Teilnehmerlimit zu Ihrem Vorhaben passt. Gerade bei größeren Konferenzen empfehlen wir Ihnen professionelle Lösungen wie Cisco Webex Meetings & Webex Teams. Hier können Sie bei Bedarf sowohl Teilnehmer am Desktop-Gerät, als auch via Smartphone mit einbinden. Außerdem lassen sich mit einem solchen System Anwendungen wie Microsoft 365 oder die Google Suite nahtlos einbinden. Das Teilnehmer-Limit liegt derzeit bei 1.000 Personen.

Wählen sich in Ihre kostenlose Telefonkonferenz auch Teilnehmer aus dem Ausland ein? Natürlich können sich Ihre Gäste auch aus dem Ausland über die jeweils bereitgestellte deutsche Einwahlnummer in Ihre Telefonkonferenz einwählen. Doch das kann für den Teilnehmer teuer werden. Einige Anbieter wie das oben genannte Webex stellen für internationale Telefonkonferenzen lokale Einwahlnummern aus den betreffenden Ländern bereit. Alternativ ist hier eine Teilnahme via Internet möglich.

Soll Ihre Telefonkonferenz nur für Sie kostenlos bleiben oder auch für Ihre Teilnehmer? Dabei gibt es nämlich erheblich Unterschiede. Viele Angebote beinhalten kostenlose 0800-Servicerufnummern, über die sich die Teilnehmer einwählen können – die dann aber eventuell für Sie kostenpflichtig sind.

Reicht bei Ihrer Telefonkonferenz die einfache Telefonie aus oder benötigen Sie Zusatzfunktionen? Mitunter ist es sehr praktisch, wenn Sie Ihre Telefonkonferenz aufzeichnen können. Bei vielen Teilnehmern und in manchen Fällen erweist sich auch eine Stummschaltung aller (anderen) Teilnehmer als sehr hilfreich. Melden sich einzelne Teilnehmer per virtuellem Handzeichen, können Sie als Moderator die Stummschaltung für einzelne Redner vorübergehend deaktivieren.

Unser Fazit: Für bestimmte Anwendungen gibt es im Web durchaus brauchbare Telefonkonferenz-Anbieter. Einfache Spontankonferenzen können Sie jedoch auch via Smartphone einberufen. Darf es etwas mehr sein, sollten Sie über eine dauerhafte Profi-Lösung nachdenken.

 

So wird Ihre Telefonkonferenz ein Erfolg

Für den Erfolg einer Telefonkonferenz ist nicht allein die passende Technik entscheidend. Ein wesentlicher Faktor ist zudem die richtige Vorbereitung. Mit einer gründlichen Organisation gelingt Ihre kostenlose Telefonkonferenz besser.

Der wichtigste Schritt: Legen Sie den Inhalt der Telefonkonferenz, den Teilnehmerkreis, Datum und Uhrzeit sowie und die Dauer fest. Dann können Sie sich an die Einladungen machen.

Neben den wichtigen Daten wie Datum und Uhrzeit, Einwahlnummer (bei internationalen Teilnehmern die jeweilige Landeseinwahlnummer) und der Login-PIN sollte Ihre Einladung eine detaillierte, aber übersichtliche Agenda aufweisen.

Sie können die Einwahlnummer und die PIN auch erst mit der Teilnahmebestätigung versenden. So gewährleisten Sie, dass sich potenzielle Teilnehmer wirklich anmelden und haben eine realistische Teilnehmeranzahl zur Hand.

Gerade bei großen Telefonkonferenzen sollten Sie in der Einladung möglichst Ihre Referenten nennen. Das wertet Ihre Besprechung auf und bietet den Teilnehmern die Möglichkeit, sich auf das Gespräch besser vorzubereiten. Außerdem sollten Sie Ihre Teilnehmer darauf hinweisen, dass es sich um eine Telefon- und nicht um eine Videokonferenz handelt.

Erklären Sie Ihren Teilnehmern in der Einladung die wichtigsten Steuerungsfunktionen während der Konferenz. Manche Telefonkonferenzen bieten beispielsweise Abstimmungsfunktionen. Legen Sie bei internationalen Telefonkonferenzen eine einheitliche Sprache fest.

Es ist inzwischen üblich, Einladungen per E-Mail oder sogar via Messenger zu versenden. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Teilnehmer mit deren Namen und Titel ansprechen. Unpersönliche Masseneinladungen sollten Sie vermeiden.

 

Video: YouTube / system worx

 

So moderieren Sie Ihre Telefonkonferenz

Ob Ihre Telefonkonferenz ein Erfolg wird, hängt auch von Ihnen als Moderator ab. Schließlich möchten Sie, dass Ihre Teilnehmer sich wohlfühlen und die vermittelten Inhalte leicht aufnehmen. Gerade bei Telefonkonferenzen, in denen die Teilnehmer einander nicht sehen können, ist es wichtig, eine passende Atmosphäre zu schaffen. Und die stellt sich schon bei der Begrüßung ein:

Kurze Vorstellung bei Bedarf: Je nach Teilnehmeranzahl stellen Sie Personen mit deren Funktion und Position vor, soweit diese den anderen Teilnehmern nicht bereits bekannt sind. Starten Sie Ihre kostenlose Telefonkonferenz erst dann, wenn alle Teilnehmer sich eingewählt haben. Nutzen Sie die Zeit bis dahin und sorgen Sie mit Small Talk für eine entspannte Stimmung. Der Beginn Ihrer Konferenz prägt meist deren gesamten weiteren Verlauf.

Die Agenda steht am Anfang: Nennen Sie die Agenda zu Beginn der Telefonkonferenz. Fragen Sie Ihre Teilnehmer nach Unklarheiten zu Inhalt und Ablauf. Weisen Sie auf die für Sie wichtigsten Konferenzregeln hin (siehe unten).

Achten Sie auf die Zeit: Behalten Sie während Ihrer kostenlosen Telefonkonferenz immer die Uhr im Blick. Achten Sie darauf, dass alle genannten Agendapunkte den ihnen zugedachten Zeitraum erhalten. Wichtig: Bremsen Sie überaktive Redner höflich, aber bestimmt ein. Zurückhaltende Redner können Sie durch Zwischenfragen ermuntern.

Zwischenfragen unterbinden: Andersherum ermöglichen Sie Rückfragen aus dem Teilnehmerkreis nach Möglichkeit erst nach Beitragsende. So vermeiden Sie eventuelle Endlos-Diskussionen. Nutzen Sie dafür gegebenenfalls die Stummschaltefunktion Ihres Telefonkonferenzanbieters.

Fassen Sie zusammen: Als Moderator können Sie die einzelnen Redebeiträge nach deren Abschluss kurz zusammenfassen und die Teilnehmer zu Unklarheiten befragen.

Legen Sie Aufgaben fest: Am Ende Ihrer kostenlosen Telefonkonferenz sollten Sie die wichtigsten Ergebnisse und eine eventuelle Aufgabenverteilung wiedergeben. Ergeben sich Folgetermine, können Sie diese jetzt absprechen und festlegen.

Der Schluss haftet: Bedanken Sie sich freundlich bei Ihren Referenten und Teilnehmer und verabschieden Sie sich. Wichtig: Vergewissern Sie sich, dass Sie den Hörer aufgelegt und die Telefonkonferenz verlassen haben, bevor sie mit Personen in ihrem Raum über die Konferenz sprechen.

 

Auch für Telefonkonferenzen gibt es Benimmregeln

Ob für Organisator, Moderator, Referent oder einfacher Teilnehmer – wie bei jedem anderen Gespräch gibt es auch in einer kostenlosen Telefonkonferenz gewisse Benimmregeln.

Vorbereitet sein: Halten Sie die erforderlichen Unterlagen bereit. Vergewissern Sie sich, dass Sie Einwahlnummer und PIN zu Hand haben und diese gegebenenfalls Last-Minute an andere Teilnehmer via Messenger oder ein spontane E-Mail weitergeben können.

Pünktlich sein: Gehen Sie auf Nummer sicher und wählen sich ruhig ein paar Minuten vorher in die kostenlose Telefonkonferenz ein.

Für störungsfreie Umgebung sorgen: Vermeiden Sie unbedingt unnötige Geräusche. Stellen Sie andere Telefone auf lautlos, hängen Sie ein „Bitte nicht stören“-Schild an Ihre Bürotür. Zum Mitschreiben nutzen Sie Papier und Stift, um Geräusche mit der Tastatur zu vermeiden. Tragen Sie Ihre kostenlose Telefonkonferenz in Ihren öffentlichen digitalen Kalender ein, damit Ihre Kollegen Sie nicht stören. Schalten Sie Ihr eigenes Mikrofon stumm, solange Sie nicht sprechen.

Den Anweisungen des Moderators folgen: Fallen Sie nicht durch unnötige Zwischenrufe auf, bringen Sie Moderator und Referenten nicht aus deren Redekonzepten.

Höflich sein: Wie in jedem anderen Gespräch auch lassen Sie andere Teilnehmer ausreden. Aggressive Sprache oder gar persönliche Anschuldigungen sollten Sie unbedingt vermeiden und bei anderen konsequent unterbinden.

Geduldig sein: Sprechen Sie als Teilnehmer nur, wenn Ihnen das Wort erteilt wird und Ihr Beitrag einen Mehrwert für die anderen Teilnehmer bietet.

Vorstellen: Gerade in einer Telefonkonferenz mit vielen eher unbekannten Teilnehmern sollten Sie sich vor dem eigentlichen Redebeitrag kurz vorstellen. In der Regel reichen Vorname und Name.

Deutlich sein: Sprechen Sie mit angemessener Lautstärke, aber schreien Sie nicht. Sprechen Sie langsam, aber nicht einschläfernd. Benutzen Sie lieber kurze, einprägsame Sätze. Machen Sie Sprechpausen – besonders, wenn Zwischenfragen erlaubt sind.

Auf Wiederholungen verzichten: Sie müssen nicht alles wiederholen, was Ihre Vorredner schon erklärt haben. Wenn Sie dem Gesagten zustimmen, reicht ein Einfaches „Ich stimme meinen Vorrednern zu“. Wenn Sie anderer Meinung sind, begründen Sie Ihre Auffassung sachlich und mit wenigen Worten.

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Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen kostenlose Telefonkonferenzen? Auf welche Funktionen legen Sie Wert? Wir freuen uns über Ihren Kommentar.

 


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