Telefonkonferenzen kostenlos abhalten: Die besten Praxis-Tipps

Digitales Business

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Datum 19.10.2022
Lesezeit 7 Min.

Telefonkonferenzen kostenlos abhalten: Die besten Praxis-Tipps

Es muss nicht immer die Videokonferenz sein: Auch Telefonkonferenzen ohne Bild gehören nach wie vor zum Alltag vieler Unternehmen. Ob für kleinere Besprechungen oder Konferenzen – die Zusammenkunft mehrerer Personen per Telefon ist heute auf einfache Weise per Festnetztelefon und Mobilgerät möglich. Auch in Zeiten flexibler Arbeitsmodelle, von Home-Office und Remote Work hat die klassische Telefonkonferenz längst nicht ausgedient.

Kommunikation und Koordination sind im modernen Arbeitsalltag so wichtig wie nie zuvor – sei es als länger geplante Zusammenkunft oder spontane Abstimmung im Team. Häufig sind die beteiligten Personen zwar nicht (mehr) physisch anwesend, doch hybride Arbeitsformen und die Vernetzung mit externen Partner:innen sind kein Hindernis für produktive und effiziente Gespräche. Telefonkonferenzen zwischen mehreren Festnetz- und Mobilgeräten sind dafür eine gute Möglichkeit – wenn Sie einige Dinge beachten.

Wie genau eine Telefonkonferenz abläuft, was Sie bei einer Telefonkonferenz via Festnetz, iPhone oder Android-Smartphone beachten sollten und welche kostenlosen Anbieter es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.

 

Was ist eine Telefonkonferenz?

Telefonkonferenzen sind Verbindungen zwischen Telefoniegeräten mit insgesamt mindestens drei Teilnehmer:innen (Quelle: Wikipedia). Sie beschränken sich auf die reine Audioübertragung – bei einer Zusammenkunft mit audiovisuellen Inhalten spricht man hingegen von einer Webkonferenz. Letztere kann allerdings auch nur per Audioverbindung stattfinden (zum Beispiel bei einem Sprachanruf innerhalb einer Groupware-Suite wie Slack oder vergleichbaren Programmen).

Die Übertragung der klassischen Telefonkonferenz erfolgt gewöhnlich über das Telefon- oder das Mobilfunknetz – Hybridformen über das Internet mit Voice-over-IP-Anlagen sind aber ebenfalls üblich. Theoretisch ist bei einer Telefonkonferenz eine Zahl von bis zu mehreren hundert Teilnehmer:innen möglich. Meist nehmen jedoch nur drei bis zehn Personen daran teil, um eine sinnvolle, aktive Beteiligung aller zu garantieren.

 

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Arten von Telefonkonferenzen

Zu Zeiten der analogen Telefonie lief die Kommunikation per Telefon und auf dem Computer üblicherweise getrennt voneinander ab. Seit der Einführung der TAPI-Schnittstelle sind diese beiden Welten aber miteinander verschmolzen. TAPI steht für „Telephony Application Programming Interface”, auf Deutsch also in etwa „Programmierschnittstelle für Telefonieanwendungen”.

Seitdem können Telefoniefunktionen wie Konferenzen mit mehreren Teilnehmer:innen über einen Rechner gesteuert werden, was die Administration und Durchführung deutlich vereinfacht. An die Stelle des Telefonhörers ist zudem das Headset mit Mikrofon getreten.

Bei Telefonkonferenzen unterscheidet man allgemein folgende Arten der Organisation und Einwahl:

  • Dial-out conference: Einladung durch einen Host, der die Teilnehmer:innen anruft
  • Dial-in conference: selbstständige Einwahl durch die einzelnen Teilnehmer:innen
  • Preset conference: automatische Einberufung von Teilnehmer:innen auf Basis einer Telefonliste
  • Add-on conference: zusätzliche Einberufung von Teilnehmer:innen zu einer bereits bestehenden Konferenzrunde durch den Host

Aus Sicherheitsgründen erhalten die Teilnehmer:innen vor der Telefonkonferenz üblicherweise eine Einwahl-PIN, die häufig nach der ersten Einwahl gültig bleibt. Dadurch müssen sie die PIN nicht bei jeder Einwahl erneut angeben.

 

Kriterien für die Anbieterauswahl

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Telefonkonferenzen zu organisieren und durchzuführen. Aus diesem Grund sollten Sie vor der Auswahl eines konkreten Anbieters darüber nachdenken, welche Kriterien für Ihr Unternehmen eine wichtige Rolle spielen.

  • Wie häufig nutzen Sie Telefonkonferenzen in Ihrem Unternehmen? Konferieren Sie nur gelegentlich – beispielsweise mit einem wichtigen Kunden – oder halten Sie wöchentliche Telefonkonferenzen als integralen Bestandteil Ihres Geschäftsprozesses ab?
  • In welchem Umfeld halten Sie Telefonkonferenzen ab? Dienen diese lediglich der internen Absprache oder gibt es externe Teilnehmer:innen?
  • Für wie viele Personen sollte die Telefonkonferenz ausgelegt sein? Von einer Handvoll Beteiligter bis hin zu großen Audio-Events mit mehreren hundert Teilnehmer:innen gibt es eine große Bandbreite.
  • Möchten Sie internationale Teilnehmer:innen integrieren? Diesen sollten keine zusätzlichen Kosten aufgrund einer für sie ausländischen Einwahlnummer entstehen.
  • Benötigen Sie Zusatzfunktionen? Oft reicht die einfache Telefonie für eine Telefonkonferenz nicht aus. Besonders bei größeren Konferenzen empfehlen sich Funktionen wie zum Beispiel Stummschaltung und Gesprächsaufzeichnung,
  • Welche Sicherheitskriterien sollten bei der Einwahl beachtet werden? Wie sensibel ist das Besprochene? Reicht eine wiederverwendbare PIN als Sicherheitsschranke aus?
  • Welche Kosten und Vertragsbindungen kommen auf Ihr Unternehmen zu? Soll die Telefonkonferenz sowohl für Ihr Unternehmen als auch für die Teilnehmer:innen kostenlos sein? Die Modelle variieren in dieser Hinsicht stark.
  • Bieten kostenlose Konferenzlösungen für Ihre Ansprüche die erforderliche Professionalität? Bedenken Sie, dass Funktionsumfang und Verbindungsqualität begrenzt und somit nicht für Ihre Zwecke geeignet sein könnten.

 

Ausschnitt eines modernen Festnetztelefons in einem Büro. Eine weibliche Hand bedient eine Taste. Davon ausgehend erscheinen im Vordergrund virtuelle Symbole für Telefonkonferenzen und andere Funktionen.

Moderne Festnetztelefone erleichtern die Durchführung von professionellen Telefonkonferenzen in Unternehmen erheblich.

 

Vergleich kostenloser Telefonkonferenzanbieter

Nach wie vor gibt es auf dem Markt etliche Anbieter für „klassische“ Telefonkonferenzen. Sie können aktuell unter folgenden Anbietern wählen, die zumindest keine Vertragsbindung oder Grundgebühr verlangen (Stand: Herbst 2022):

  • Deutsche Telefonkonferenz
    • Einwahlnummer: 0211 / 49 111 11 (deutsches Festnetz)
    • Anzahl der Teilnehmer:innen: unbegrenzt
    • Zusatzfunktionen: Individuelle PINs, Konferenz-Recording, Bildschirm teilen
  • de
    • Einwahlnummer: deutsche Festnetznummer
    • Anzahl der Teilnehmer:innen: unbegrenzt
    • Zusatzfunktionen: Stummschaltung
  • Globafy
    • Einwahlnummer: 50 lokale Zugangsnummern
    • Anzahl der Teilnehmer:innen: maximal 100
    • Zusatzfunktionen: keine bekannt
  • MyTelco Free
    • Einwahlnummer: 0 6151 / 275 1111 (sowie internationale Ortsnetznummern)
    • Anzahl der Teilnehmer:innen: 4
    • Zusatzfunktionen: keine bekannt
  • Phonesty
    • Einwahlnummer: Festnetznummer (Deutschland und USA)
    • Anzahl der Teilnehmer:innen: unbegrenzt
    • Zusatzfunktionen: keine bekannt
  • eu
    • Einwahlnummer: Festnetznummer (Deutschland)
    • Anzahl der Teilnehmer:innen: maximal 5
    • Zusatzfunktionen: keine bekannt
  • com
    • Einwahlnummer: Festnetznummern (über 80 Länder)
    • Anzahl der Teilnehmer:innen: maximal 1000
    • Zusatzfunktionen: Nebenräume
  • freeTelco
    • Einwahlnummer: Festnetznummern (Deutschland)
    • Anzahl der Teilnehmer:innen: unbegrenzt
    • Zusatzfunktionen: keine bekannt

 

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Telefonkonferenz via Skype oder WhatsApp

Für eine schnelle Telefonkonferenz, beispielsweise mit Ihrem Projektteam, können Sie auch auf die Konferenzfunktionen des Instant-Messaging-Dienstes WhatsApp zurückgreifen. Dessen Betreiber Meta (vormals Facebook) hat die Gruppenanruffunktion mittlerweile von vier auf acht Teilnehmer:innen erweitert.

Durch die große Verbreitung und einfache Handhabung eignet sich WhatsApp vor allem für informelle Besprechungen. Aus Datenschutzgründen kann es hingegen für vertrauliche Konferenzen sinnvoll sein, auf eine kommerzielle Lösung zu setzen. Immerhin ist WhatsApp zumeist auf Privatgeräten und nicht auf Diensthandys installiert.

Auch Skype von Microsoft ist als App für alle gängigen Kommunikationsgeräte verfügbar und bietet Telefonkonferenzen ohne Video. Genau genommen handelt es sich bei Telefonkonferenzen via WhatsApp und Skype jedoch um Webkonferenzen, die sich lediglich auf die Audiokomponente beschränken.

 

Kostengünstige Telefonkonferenzanbieter

Gerade größere Konferenzen in einem professionellen Umfeld benötigen häufig umfangreiche Funktionen, die in kostenlosen Angeboten nicht enthalten sind. Das bedeutet allerdings nicht zwangsläufig, dass Sie große Summen für einen Telefonkonferenzanbieter investieren müssen. In vielen Fällen ist beispielsweise in professionelle Business-Suiten bereits eine Telefon-/Webkonferenz-Funktion integriert.

Wenn Sie allerdings auf die klassische Telefonkonferenz über das Telefonnetz zurückgreifen möchten, stehen viele Anbieter zur Auswahl, die geringe monatliche Grundgebühren oder überschaubare Minutenpreise verlangen. Die Kosten bewegen sich hier gewöhnlich im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat – je nach dem, für welches Modell Sie sich entscheiden.

Im Unterschied zu kostenlosen Angeboten sind mehr Teilnehmer:innen möglich. Außerdem gibt es meist eine Reihe an Zusatzfunktionen, zum Beispiel Gesprächsaufzeichnung, eine verbesserte Online-Administration der Einwahlen und Teilnehmer:innen sowie verschiedene parallele Konferenzräume.

Vodafone Conferencing beispielsweise kombiniert professionelle Telefon- und Webkonferenzen miteinander, erlaubt Präsentationen sowie Filesharing und ist plattformunabhängig nutzbar.

 

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So starten Sie eine Telefonkonferenz ohne separaten Anbieter

Die Dreierkonferenz auf dem Festnetz

Im geschäftlichen Alltag kann eine spontane Besprechung nötig sein, wenn beispielsweise Mitarbeiter:innen nicht physisch anwesend sind. Anstatt einer „richtigen“ Telefonkonferenz können Sie alternativ ein Telefonat mit drei Teilnehmer:innen führen – die so genannte „Dreierkonferenz“.

Bei der Dreierkonferenz handelt es sich genau genommen um keine Telefonkonferenz, da hierfür keine Konferenzschaltung durch einen Anbieter eingerichtet werden muss. Sie können Dreierkonferenzen mit jedem modernen Telefon durchführen. Dies funktioniert auf sehr einfache Weise:

  • Sie rufen die erste Person an, die an der Dreierkonferenz teilnehmen soll.
  • Ist die Verbindung etabliert, drücken oder tippen Sie die Konferenztaste Ihres Telefons. Je nach Modell heißt sie auch „Anruf hinzufügen“, „Makeln“ oder „Rückfrage“. Manche Geräte haben dazu lediglich ein „Plus“-Symbol.
  • Anschließend rufen Sie die dritte Person an.
  • Steht auch diese Verbindung, drücken Sie die Konferenztaste erneut. Damit ist die Dreierkonferenz etabliert.

In Mobilfunknetzen können Sie hingegen je nach Anbieter noch mehr Teilnehmer:innen in das Gespräch einbeziehen, ohne einen separaten Anbieter für Telefonkonferenzen zu bemühen.

Telefonkonferenz mit Android

Mit einem Android-Smartphone können Sie schnell und einfach eine kostenlose Telefonkonferenz starten. Bei Vodafone können Sie auf diesem Weg zum Beispiel eine kostenlose Telefonkonferenz mit bis zu fünf Personen führen. Um eine Telefonkonferenz zu beginnen, rufen Sie einfach jemanden an. Wurde das Gespräch angenommen, setzen Sie die Person über die entsprechende Anruffunktion auf „Halten“. Nun rufen Sie eine weitere Person an und fügen sie dem Gespräch hinzu.

Nutzen Sie einen Smartphone-Tarif mit Telefon-Flatrate in sämtliche Netze, ist in der Regel die gesamte Telefonkonferenz kostenlos.

Telefonkonferenz mit dem iPhone

Telefonkonferenzen sind auch auf dem iPhone spontan möglich. Das Vorgehen ist hierbei ebenfalls sehr einfach:

  • Rufen Sie zunächst eine Person an.
  • Sobald diese abgenommen hat, tippen Sie auf dem iPhone-Screen auf „Anruf hinzufügen”.
  • Wählen Sie nun die Rufnummer der nächsten Person oder wählen diese aus Ihrer Kontaktliste aus.
  • Warten Sie, bis diese den Anruf annimmt und tippen Sie auf „Konferenz”.
  • Diesen Vorgang können Sie solange wiederholen, bis sich insgesamt fünf Teilnehmer:innen in der gemeinsamen Unterhaltung befinden.

 

Video: YouTube / Vodafone Deutschland

 

Wie führt man eine Telefonkonferenz?

Für den Erfolg einer Telefonkonferenz ist nicht allein die passende Technik entscheidend. Ein wesentlicher Faktor ist zudem die richtige Vorbereitung. Mit einer gründlichen Organisation gelingt Ihre Telefonkonferenz besser.

 

Die Einladung

Der wichtigste Schritt: Legen Sie den Inhalt der Telefonkonferenz, den Teilnehmerkreis, das Datum, die Uhrzeit sowie die Dauer vorab fest. Dann können Sie Einladungen versenden. Neben den wichtigen Daten (Datum und Uhrzeit, Einwahlnummer, Login-PIN) sollte Ihre Einladung eine detaillierte, aber übersichtliche Agenda aufweisen.

Sie können Einwahlnummer und PIN auch erst mit der Teilnahmebestätigung versenden. So gewährleisten Sie, dass sich potenzielle Teilnehmer:innen tatsächlich anmelden; und Sie besitzen den Überblick über deren Anzahl. Bei großen Telefonkonferenzen sollten Sie in der Einladung möglichst Ihre Referent:innen nennen. Das wertet die Besprechung auf und bietet den Beteiligten die Möglichkeit, sich besser auf das Gespräch vorzubereiten.

Daneben sollten Sie Ihre Teilnehmer:innen darauf hinweisen, dass es sich um eine Telefon- und nicht um eine Videokonferenz handelt. Erklären Sie in der Einladung zudem die wichtigsten Steuerungsfunktionen während der Konferenz. Manche Telefonkonferenzen bieten beispielsweise Abstimmungsfunktionen. Legen Sie bei internationalen Telefonkonferenzen eine einheitliche Sprache fest.

Achten Sie außerdem darauf, dass Sie Ihre Teilnehmer:innen mit Namen und Titel ansprechen. Unpersönliche Masseneinladungen sollten Sie vermeiden.

 

Die Moderation

Ob Ihre Telefonkonferenz ein Erfolg wird, hängt auch von Ihnen als Moderator:in ab. Generell sollte Ihr Ziel sein, dass die Teilnehmer:innen sich wohlfühlen und die Inhalte leicht aufnehmen. Die passende Atmosphäre stellt sich schon bei der Begrüßung ein, da die Teilnehmer:innen sich nicht sehen können.

Folgende Punkte sollten Sie bei der Moderation einer Telefonkonferenz beachten:

  • Stellen Sie die Teilnehmer:innen sowie deren Funktion und Position kurz vor.
  • Führen Sie freundlichen Smalltalk, bis sich alle eingewählt haben.
  • Nennen Sie zu Beginn die Agenda der Telefonkonferenz.
  • Fragen Sie nach Unklarheiten in Bezug auf Inhalt und Ablauf der Konferenz.
  • Weisen Sie in diesem Zusammenhang auf die wichtigsten Konferenzregeln hin.
  • Behalten Sie während der Abhandlung der einzelnen Agendapunkte stets die Zeit im Blick.
  • Bremsen Sie überaktive Redner:innen höflich, animieren Sie dagegen zurückhaltende Personen durch Zwischenfragen zu Antworten.
  • Ermöglichen Sie Zwischenfragen erst nach Beitragsende, um nicht-zielführende Diskussionen zu vermeiden.
  • Fassen Sie gegen Ende die Beiträge zusammen, um Unklarheiten auszuschließen.
  • Stellen Sie am Schluss der Telefonkonferenz die Ergebnisse dar und legen Sie daraus resultierende Aufgaben fest.
  • Vereinbaren Sie eventuelle Folgetermine.
  • Bedanken Sie sich freundlich und verabschieden Sie die Teilnehmer:innen, bevor Sie die Konferenz offiziell beenden.

 

 

Als Moderator:in einer Telefonkonferenz kann freundliches und professionelles Auftreten zu deren Gelingen beitragen.

Die Benimmregeln

Egal, ob Organisator:in, Moderator:in, Referent:in oder einfache Teilnehmer:in – wie bei jedem anderen Gespräch gibt es auch in einer Telefonkonferenz gewisse Benimmregeln. Darunter fallen:

  • Vorbereitung: Halten Sie Einwahlnummer, PIN und eventuelle erforderliche Unterlagen bereit.
  • Pünktlichkeit: Wählen Sie sich rechtzeitig in die Telefonkonferenz ein – zur Sicherheit einige Minuten früher.
  • Störungsfreie Umgebung: Vermeiden Sie unnötige Geräusche, indem Sie zum Beispiel andere Telefone auf lautlos stellen und ein „Bitte nicht stören“-Schild an Ihre Bürotür hängen. Nutzen Sie Papier und Stift für Notizen, um Geräusche mit der Tastatur zu vermeiden. Schalten Sie das eigene Mikrofon stumm, solange Sie nicht sprechen.
  • Anweisungen folgen: Halten Sie sich an Gesprächsregeln und fallen Sie nicht durch unnötige Zwischenrufe auf. Bringen Sie andere Personen nicht aus deren Redekonzepten.
  • Höflichkeit: Lassen Sie andere Teilnehmer: innen ausreden. Vermeiden Sie unbedingt eine aggressive Sprache oder gar persönliche Anschuldigungen und unterbinden Sie diese bei anderen konsequent.
  • Geduld: Sprechen Sie als Teilnehmer:in nur, wenn Ihnen das Wort erteilt wird oder eine längere Gesprächspause entsteht (je nach Vereinbarung); und nur dann, wenn Ihr Beitrag einen Mehrwert für die anderen Teilnehmer:innen bietet.
  • Vorstellung: Gerade in einer Telefonkonferenz mit vielen unbekannten Teilnehmer:innen sollten Sie sich vor dem eigentlichen Redebeitrag kurz vorstellen.
  • Ausdrucksweise: Sprechen Sie mit angemessener Lautstärke, langsam, aber nicht einschläfernd. Benutzen Sie kurze, einprägsame Sätze. Machen Sie Sprechpausen – besonders, wenn Zwischenfragen erlaubt sind. Verzichten Sie zudem auf Wiederholungen, sondern begründen Sie Ihre Auffassung stattdessen sachlich und mit wenigen Worten.

 

Telefonkonferenzen: Das Wichtigste in Kürze

  • Eine Telefonkonferenz ist ein Gespräch über das Telefonnetz oder das Internet mit mindestens drei Teilnehmer:innen und ohne Bildanteil.
  • Anbieter von kostenlosen Telefonkonferenzen bieten mitunter unbegrenzte Teilnehmerzahlen, über das Konferenzgespräch hinaus aber selten weitere Funktionen.
  • Angebote für kostenpflichtige Telefonkonferenzen beinhalten eine Reihe an Zusatzfunktionen wie Audiomitschnitt und separate Konferenzräume (zum Beispiel bei Vodafone Conferencing).
  • Auf dem iPhone und auf Android-Smartphones können Sie auf einfache Weise und ohne separaten Anbieter Telefonkonferenzen mit bis zu fünf Teilnehmer:innen durchführen.
  • Wie bei Konferenzen mit physischer Anwesenheit sollten Sie auch bei einer geschäftlichen Telefonkonferenz auf professionelles Verhalten und die Einhaltung von Benimmregeln achten.

 

Führen Sie in Ihrem Unternehmen noch klassische Telefonkonferenzen? Wie organisieren Sie diese? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.

 


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