Eine Frau bei der Planung eines Projekts
Digitalisierung

Podio: Projektmanagement und Workflows automatisieren leicht gemacht

Podio ist ein Projektmanagement-Tool, das als virtuelles Großraumbüro dient. Es bietet eine Plattform für Teams in Unternehmen, um an sämtlichen Prozessen gemeinsam zu arbeiten – von der grundlegenden Planung eines Projekts bis hin zur Zusammenarbeit in Detailbereichen. Podio zeichnet sich dabei durch individuelle Anpassbarkeit und breite Anwendungsmöglichkeiten aus. Dies ermöglicht zeitsparendes und damit kostengünstiges Projektmanagement.

Podio wird nach Angaben des Herstellers Citrix Systems von mehr als 500.000 Unternehmen weltweit genutzt. Die Plattform liefert eine integrierte Büroumgebung, die Projekttätigkeiten in einem einzigen Programm anstatt in unterschiedlichen Anwendungen bündelt. Damit ist es für Mitarbeiter:innen nicht mehr notwendig, sich zu Beginn ihrer Tätigkeit bei verschiedenen Systemen einzuloggen, um an Projekten zu arbeiten, Dateien auszutauschen oder mit dem Team zu kommunizieren. Der Zugriff auf Podio ist von verschiedenen Plattformen aus möglich – egal, ob stationär oder mobil.

Inhaltsverzeichnis

Podio: Übersicht durch Workspaces

Die Arbeitsoberfläche von Podio (italienisch für „Podium”) bietet auf den ersten Blick größtmögliche Übersicht und Informationsbreite hinsichtlich eines Projekts. Zu diesem Zweck bündelt sie alle Aufgaben, die bei der Zusammenarbeit eines Teams in einem Unternehmen anfallen. Der Status von Aufgaben und bestimmten Teambereichen ist dabei durch farbliche Fortschrittsanzeigen bereits auf der Startseite gut zu erkennen.
Die Startoberfläche von Podio führt daneben die beteiligten Teammitglieder auf. Für die Arbeit innerhalb der Suite werden diesen sogenannte „Workspaces” zugewiesen. Sie verbinden alle Personen, deren gemeinsame Arbeit durch die in der Podio-Suite enthaltenen Apps organisiert werden soll. Workspaces sind nicht ausschließlich an ein Unternehmen gebunden: Auch externe Mitarbeiter:innen oder Kund:innen können in die Projektarbeit mit einbezogen werden.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Podio unterscheidet drei Kategorien von Workspaces:
  1. Open Workspaces: Alle Mitarbeiter:innen eines Unternehmens können nach Bedarf darin eingebunden werden. Derartige Workspaces sind nicht öffentlich zugänglich, erlauben aber innerhalb des Unternehmens große Sichtbarkeit aller Beteiligten.
  2. Private Workspaces: Diese nicht innerhalb des Gesamtunternehmens sichtbaren Workspaces erlauben lediglich eine Mitgliedschaft auf Einladung durch die jeweilige Projektleitung.
  3. Employee Workspaces: Im Unterschied zu projektbezogenen Workspaces können hier alle Mitarbeiter:innen eines Unternehmens auf Basis ihrer Email-Adresse aufgenommen werden.
Ein Mann denkt über Aufgaben und Projekte nach.
Durch das Projektmanagement-Tool Podio lassen sich Apps, Prozesse und Personen innerhalb Ihres Projekts übersichtlich verwalten.

Anpassbare Apps für besseren Workflow

Podio integriert eine Vielzahl von Apps in seine Projektmanagement-Suite. Diese Apps können von Teams frei ausgewählt und mittels voreingestellter Module individuell auf ihre Bedürfnisse angepasst werden.
Auch die Module sind frei konfigurierbar. Mit wenig Aufwand ist es auf diese Weise zu Beginn eines Projekts möglich, eine passgenaue Oberfläche für die speziellen Anforderungen des eigenen Teams oder Projekts zu erstellen. Auf diese Weise sind nach Angaben von Citrix bereits mehr als eine Million modifizierter Apps entstanden.
Die Apps können dabei so eingerichtet werden, dass ein vorgegebener und effektiver Workflow etabliert wird. In diesem erscheinen bestimmte Module oder Aufgaben automatisiert, wenn Dinge abgearbeitet wurden oder Bedingungen erfüllt sind. Auch einzelne Elemente der Projekte können unabhängig von Podio extern geteilt werden, beispielsweise, um Kund:innen auf den neuesten Stand zu bringen oder Feedback zu erfragen.
Podio bietet folgende Module an, die auf einfache Weise per Drag&Drop innerhalb einer App platziert werden können:
  • Text: Informationen von kurzen Notizen bis hin zu kompletten Projektbriefings
  • Kategorie: Projektstatus zur Kategorisierung, Sortierung und Filterung
  • Datum: Deadlines und Termine für Meetings
  • Beziehungen: Verknüpfung von unterschiedlichen Datensätzen
  • Kontakt: Aufgabenzuweisung für Teammitglieder, Verzeichnis externer Kontakte
  • Nummer: Aufzeichnung und Kalkulation numerischer Daten
  • Link: Linkfunktion mit ausführlicher Inhaltsvorschau und eingebetteten Medien von YouTube und Vimeo
  • Bild: Bilddatenbank zum Teilen von Designs, Fotos, Screenshots usw.
  • Geld: Budgetverwaltung und -kalkulation
  • Fortschritt: Projektfortschritt durch einen prozentualen Indikator
  • Kalkulation: automatisierte Kalkulationen und grundlegende JavaScript-Funktionen
  • Map: Lokalisierungsfunktionen durch Einbindung von Google Maps
  • Dauer: Aufzeichnung von Zeitintervallen zur Zeit- und Budgetkalkulation

Kommunikation und Meetings

Durch Mailverkehr und andere fragmentierte Kommunikation über verschiedene Kanäle kann bei Projekten viel Zeit und Übersicht verlorengehen. Podio löst dieses Problem durch „Social Activity Streams”: Jeder Workspace beinhaltet einen derartigen Kommunikationsstream, der die ausgetauschten Informationen an dem Ort bündelt, an dem sie tatsächlich benötigt werden. Die letzten Updates und Aktivitäten innerhalb der Workspace-Apps werden dort transparent und gut sichtbar dargestellt.
Die Kommunikation innerhalb des Teams beschränkt sich dabei nicht auf eine (Video-)Chatfunktion, sondern beinhaltet Features, die den meisten Anwender:innen von Social-Media-Plattformen bekannt sein dürften. Darunter fallen zum Beispiel Status-Posts (inkl. Dateianhängen), eine Kommentar- und Like-Funktion sowie Instant-Messaging zum direkten Austausch von Daten zwischen einzelnen Teammitglieder:innen.
Für größere Teammeetings integriert Podio die App GoTo Meeting des Entwicklers LogMeIn. Innerhalb der Podio-Suite können damit auf einfache und sichere Weise Videokonferenzen organisiert, strukturiert und ortsungebunden durchgeführt werden.
Ein Mann erläutert etwas in einer Videokonferenz.
Durch die Integration von GoTo Meeting lassen sich auch größere Videokonferenzen innerhalb der Podio-Suite durchführen

Integration zusätzlicher Funktionen

Besonders interessant wird das Projektmanagement-Tool Podio durch die enorme Erweiterbarkeit mit Funktionen und Modulen führender Software-Hersteller. Die Teams in Ihrem Unternehmen sind somit nicht ausschließlich auf die in der Grundkonfiguration von Podio angebotenen Apps angewiesen.
Alleine für das File-Sharing stehen Integrationen von Dropbox, Onedrive, ShareFile oder Google Drive zur Verfügung. Auch Office-Anwendungen wie Microsoft Excel können problemlos in Module und Präsentationen eingefügt werden. Daneben ist die Synchronisation mit weiteren Google-Diensten wie Calendar oder Docs sowie Automatisierungsprozessen wie zum Beispiel Zapier möglich.

Externe Erweiterungen für Podio

Darüber hinaus lässt sich Podio durch eigens für die Suite entwickelte Anwendungen (meist kostenpflichtig) erweitern. Diese werden von Entwickler:innen außerhalb von Citrix für die Suite angeboten. Die Tools richten sich an bestimmte Anforderungen und spezielle Anwendungsbereiche von Unternehmen, die von den Podio-Apps unter Umständen nicht komplett abgedeckt werden.
Dafür stellt Citrix eine offene Programmierschnittstelle (API) zur Verfügung. Damit soll es Entwickler:innen einfach gemacht werden, entsprechend auf bestimmte Erweiterungen zugeschnittene Tools zu entwickeln. Unterstützt werden dabei Anwendungen auf Grundlage der Programmiersprachen PHP, .NET, Ruby, Java und Python. Des Weiteren stellt Citrix ein Software Development Kit (SDK) zur Entwicklung von mobilen Apps für iOS und Android zur Verfügung, um Podio plattformübergreifend weiterzuentwickeln.
Repräsentative Beispiele für Erweiterungen von Podio sind:
  • Power Tools for Podio: gebündelte Update-Funktion von Modulen und bessere Verknüpfung mit Google-Anwendungen
  • Clinq: Business-Telefonie direkt aus Podio heraus
  • Advanced Printing Templates (APT): benutzerdefinierte Druckvorlagen
  • TMetric: Arbeitszeitberechnung und -kalkulation
  • WebMerge: Einfache Umwandlung von Podio-Daten in verschiedene Dateiformate wie PDF oder Office
  • Portal: Webportal zur öffentlichen Präsentation von Podio-Informationen und -Workflow für Nicht-Podio-Nutzer:innen
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