Eine junge Frau sitzt im Homeoffice und nimmt an einer Videokonferenz teil
Unified Communication

GoToMeeting: So nutzen Sie das Videokonferenz-Tool

Besprechungen mit Kund:innen und Mitarbeiter:innen können Sie ganz bequem per Videokonferenz abhalten. Die Software GoTo Meeting gehört zu den bekanntesten Tools, über die Sie Webinare und Besprechungen organisieren können. Welche Features GoTo Meeting bietet und wie das Tool funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Inhaltsverzeichnis

Ist GoTo Meeting kostenlos?

Um es kurz zu machen: Nein, für Unternehmen ist GoTo nicht kostenlos. Zumindest nicht, wenn Sie für Ihre Kund:innen oder Mitarbeiter:innen professionell wirkende Meetings organisieren wollen. Im Folgenden stellen wir Ihnen zusammenfassend die drei GoTo-Lizenzmodelle für Unternehmen vor.
Für eine GoTo-Meeting-Konferenz benötigen Sie nur als Organisator:in ein kostenpflichtiges Abo und den GoTo Meeting-Launcher. Möchten Sie nur an einer Audio- oder Videokonferenz teilnehmen, benötigen Sie eine Internetverbindung und einen Browser – oder die entsprechende App auf dem Smartphone (Android, iOS) beziehungsweise für Windows, Mac oder Linux.

GoTo Meeting Professional: Für bis zu 150 Personen

Dies ist der "kleinste" Tarif von GoTo Meeting und richtet sich an Unternehmen, die Meetings mit bis zu 150 Mitarbeiter:innen organisieren. Videoübertragungen in HD-Qualität sind ebenso möglich wie Bildschirmübertragung, VoIP-Audio, eine unbegrenzte Anzahl von Sitzungen und Business-Messaging. Sie können die Funktionen von GoTo Meeting in die Software anderer Anbieter implementieren. Zum Beispiel können Sie GoTo-Sitzungen aus Programmen wie Microsoft 365, Slack, Google Kalender und Salesforce heraus starten. In der Cloud aufgezeichnete Meetings stehen nur im Business- oder Enterprise-Tarif zur Verfügung.

GoTo Meeting Business und Enterprise: Bis zu 250 Personen und noch mehr professionelle Features

Beide Tarife richten sich an große Unternehmen, die bis zu 250 Teilnehmer:innen in Meetings einbinden wollen. Diese Tarife unterscheiden sich abgesehen von verschiedenen Bezahlmodellen in nur wenigen Punkten voneinander. So müssen Abonnent:innen des Business-Tarifs etwa auf den erweiterten Kundensupport verzichten. Organisierte Onboardings und Schulungen bietet der Hersteller nur Enterprise-Kunden an.
Videokonferenz auf einem Notebook

Video- und Webkonferenzen mit Vodafone

Sie wollen die Kommunikation in Ihrem Unternehmen effizienter gestalten und gleichzeitig ortsunabhängig arbeiten? Dann entscheiden Sie sich für die Video- und Webkonferenzlösungen von Vodafone.

  • Microsoft Teams: Ihr Allrounder
  • Videokonferenzen für bis zu 1.000 Teilnehmer
  • Video und Audio, Chat, Screen- & File-Sharing

GoTo Meeting-Funktionen: Das kann die Webinar-Software

Für eine gelungene Webkonferenz oder ein Webinar benötigen Sie unter Umständen eine Reihe Tools, die das Kommunizieren mit weit über hunderten Teilnehmer:innen reibungslos und komfortabel ermöglichen. Dafür hält GoTo Meeting eine Reihe nützlicher Funktionen für Sie bereit. Die wichtigsten stellen wir Ihnen im folgenden Abschnitt vor:
Business-Messaging: Die integrierte Chatfunktion ermöglicht Ihnen direkte Ansprache innerhalb einer laufenden GoTo Meeting-Sitzung. Außerdem können Sie innerhalb einer Chat-Unterhaltung mit einem Klick ein größeres Meeting starten, um eventuell Unklarheiten im Team direkt schnell klären zu können.
Online-Meetingraum: Sie können einen individuellen Link zu einem gesonderten virtuellen Meeting-Zimmer erstellen, einer Art Vorab-Lounge zum eigentlichen Meeting. Dort können Sie dann alle Personen herausfiltern und weiterleiten, die an dem eigentlichen Meeting teilnehmen sollen.
Call-Me-Ruferinnerung: Diese automatische Anruferinnerung ist sehr praktisch, denn sie ruft Ihre Mitarbeiter:innen kurz vor dem Meeting an, um sie an die bevorstehende Besprechung (oder das Webinar) zu erinnern.
Teilnahme per Telefon: Ihre Mitarbeiter:innen können vom Telefon aus am Meeting teilnehmen. In über 50 Ländern sind diese Anrufe gebührenfrei.
 Meeting-Transkriptionen: Sie können die automatischen Transkriptionen Ihrer Meetings für alle Teilnehmer:innen freigeben. Außerdem können Sie die Aufzeichnung nach bestimmten Begriffen durchsuchen.
Cloud-Aufzeichnungen: Aufzeichnungen Ihrer Meetings sind online in der Cloud verfügbar.
Smart Meeting Assistant: Vollgeschriebene Notizzettel gehören dank dieser Funktion der Vergangenheit an. Ein Algorithmus durchsucht bereits während des laufenden Meetings etwa Chatverläufe und in Vorträgen verwendete Schautafeln nach bestimmten Schlüsselbegriffen. Offene Fragen von Teilnehmer:innen können Sie somit nicht mehr vergessen und eventuell zu einem späteren Zeitpunkt des Meetings darauf eingehen. Dies kann die Zufriedenheit Ihrer Zuhörer:innen steigern.
Integrierbar in verschiedene Apps: Sie können Meetings direkt aus einer Vielzahl gängiger Enterprise-Apps und SaaS-Lösungen heraus mit einem Klick starten.

GoTo Meeting: Erste Schritte

GoTo Meeting: Einfach anmelden und starten

Um eine GoTo Meeting-Videokonferenz zu starten, benötigen Sie ein kostenpflichtiges Mitgliedskonto und eine gültige E-Mailadresse. Um den Dienst ausprobieren zu können, bietet GoTo Meeting eine 14-tägige Probezeit. Auch dazu müssen Sie sich mit einer E-Mail-Adresse registrieren. Für das (reine) Probe-Abo ist keine Kreditkarte erforderlich.
Nach dem Bestätigen Ihrer E-Mail-Adresse können Sie direkt im Browser Ihre persönliche Meeting-Zentrale betreten, den Meeting-Hub. Hier können Sie neue Meetings planen und Videoaufzeichnungen vergangener Meetings in der sogenannten Chronik aufrufen und ansehen. Darüber hinaus können Sie 14 Tage kostenlos die GoTo Meeting-Desktop-App testen.

GoTo Meeting-Videokonferenz erstellen

Ebenso einfach wie der Anmeldeprozess ist das Erstellen eines Meetings. Sie klicken einfach auf den Button "Erstellen" und vergeben einen Namen für Ihr Meeting. Entscheiden Sie sich, ob Ihr geplantes Meeting einmalig stattfinden soll, oder ob Sie einen permanent verfügbaren Online-Meeting-Raum eröffnen möchten. Dieser Online-Meeting-Raum steht Ihnen dauerhaft zur Verfügung, beispielsweise für kurzfristig anberaumte Meetings.
Wählen Sie ein einmaliges Meeting, müssen Sie noch Datum, Startzeit und Dauer festlegen. Unter "Audio |  persönliche Einstellungen | mehr" können Sie diverse Einstellungen vornehmen. Hier können Sie Ihr Meeting mit einem Passwort versehen, eine:n Co-Organisator:in hinzufügen oder Ihr Meeting personalisieren. Zum Abschluss klicken Sie auf "Speichern".
Bildschirm zeigt Screenshot der Anwendung GoToMeeting mit Fenster zum Erstellen eines Meetings
Organisatoren können in GoToMeeting einen permanenten Meetingraum und einzelne Meetings anlegen.

An GoTo Meeting teilnehmen

Um ein bereits geplantes Meeting zu starten, klicken Sie im entsprechenden Termin auf "Starten". Bei der ersten Nutzung führt Sie das Tool durch die Installation des GoTo Meeting-Launchers. Ist der Launcher bereits installiert, öffnet Ihr Browser ein Fenster und fragt, ob er den "GoToOpener" öffnen darf.
Nach Ihrer Bestätigung startet ein Vorschaufenster, in dem Sie Ihre Kamera- und Audioeinstellungen überprüfen sowie Ihren angezeigten Namen ändern können. Mit einem Klick auf "Sitzung beginnen" starten Sie Ihr Meeting.
Nun öffnet sich das Meeting-Fenster. Hier können Sie diverse Einstellungen vornehmen. Unter anderem können Sie weitere Teilnehmer:innen einladen, Teilnehmer:innen stummschalten, Ihr Mikro und Ihre Kamera deaktivieren, Sprecher:innen anzeigen, das Meeting aufzeichnen oder Ihren Bildschirm teilen.
Bildschirm zeigt Screenshot der Anwendung GoToMeeting mit Option zum Umschalten zwischen Video- und Telefonteilnahme
Im Meeting-Fenster von GoToMeeting können Sie einfach zwischen Computer- und Telefonteilnahme umschalten.

Während des Meetings

Den Bildschirm bei GoTo Meeting teilen

Sie wollen während der Videokonferenz beispielsweise eine Präsentation auf Ihrem Bildschirm mit den anderen Teilnehmer:innen teilen?  Dann klicken Sie als Organisator:in unten in Ihrem Meeting-Fenster auf den Bildschirm-Button.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Über die "Fernsteuerung" können Sie nun die Steuerung Ihrer Präsentation an eine beliebige Person im Teilnehmerkreis mitsamt Maus- und Tastaturzugriff übertragen.
Ebenso praktisch sind die Funktionen "Online-Whiteboard" und "Zeichenwerkzeuge". Mit letzterer erlauben Sie anderen Teilnehmer:innen der Videokonferenz, auf Ihrem Bildschirm zu zeichnen. In dieser Leiste können Sie mithilfe der "Optionen" auch einer anderen Person die Moderation übertragen, die Bildschirmpräsentation pausieren oder sie stoppen.

GoTo Meeting-Hintergrund ändern

Gerade im Homeoffice gibt es immer wieder Situationen, in denen Sie nicht Ihr persönliches Umfeld preisgeben möchten. Über die Software ChromaCam (enthalten in allen kostenpflichtigen GoTo Meeting-Abos) können Sie Ihren Kamera-Hintergrund ändern. ChromaCam ist die Software eines Drittanbieters, die GoTo Meeting-Nutzer:innen kostenfrei herunterladen können.
Sollten die von ChromaCam zur Verfügung gestellten Bilder nicht ausreichen, können Sie eigene Motive hinzufügen. Außerdem können Sie mit ChromaCam den Hintergrund bis zur absoluten Unkenntlichkeit unscharf machen.
Nachdem Sie ChromaCam heruntergeladen und installiert haben, müssen Sie sich dort mit Ihrem GoTo Meeting-Accountdaten anmelden. Bei der Verwendung von GoTo Meeting steht Ihnen ChromaCam als Webcam zur Verfügung. Dort können Sie den gewünschten Hintergrund für Ihr persönliches Kamerabild einstellen.

Datenschutz-Richtlinien bei GoTo Meeting

Was Sie im Auge behalten sollten: GoTo Meeting speichert Daten der Teilnehmer:innen. Dazu gehören unter anderem IP- und E-Mail-Adressen und Namen.
Die Software hat außerdem vollen Zugriff auf die Inhalte der geführten Gespräche. Der Umfang der Datenerfassung durch GoTo Meeting hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab.
Welche Daten das Tool genau erfasst, hängt davon ab, wie Unternehmen GoTo Meeting verwenden. Bei einem großen Teil der Daten handelt es sich jedoch um personenbezogene Daten.
GoTo Meeting sendet zwar alle gesammelten Daten an Server in den USA, doch sind Nutzer:innen innerhalb der EU geschützt: Der Anbieter ist in den USA auf der sogenannten EU-US-Privacy-Shield-Liste registriert. Die Daten unterliegen daher einem ähnlichen Datenschutz, wie ihn Anwender:innen innerhalb der EU durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) genießen.
Werden Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage des Privacy Shield an ein zertifiziertes US-Unternehmen übermittelt, stehen Ihnen gegenüber dem US-Unternehmen unter anderem folgende Rechte zu:
  • Recht auf Information
  • a. ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten
  • Recht auf Daten-Auskunft
  • Recht auf Datenberichtigung und unter Umständen der Löschung Ihrer Daten
  • Recht auf Inanspruchnahmen eines Beschwerdeverfahrens
  • Recht auf Anrufung der sogenannten Ombudsperson

Datenschutz: Was für Ihr Unternehmen wichtig ist

Wenn Sie GoTo Meeting gemäß der DSGVO verwenden wollen, schließt Ihr Unternehmen einen Vertrag mit GoTo Meeting ab (nach Artikel 28 DSGVO). Darin muss klar geregelt sein, welche Daten von GoTo Meeting erfasst und gespeichert werden und warum dies geschieht.
Unternehmen, die GoTo Meeting verwenden und über die Software mit Kund:innen in Kontakt treten, müssen Besucher:innen ihrer Webseite in ihrer Datenschutzerklärung darüber aufklären, welche Besucherdaten die Webseite erfasst und eventuell weiterleitet. Darüber hinaus müssen Sie auf Ihrer Webseite aufklären, wie lange diese Daten gespeichert werden. Dies muss aus dem Vertrag mit dem Softwarehersteller (in diesem Fall mit GoTo) hervorgehen.

GoTo Meeting: das Wichtigste in Kürze

  • Die Webinar- und Meeting-Software GoTo Meeting ermöglicht Ihnen das Organisieren und Abhalten von Webinaren und Video-Konferenzen.
  • Je nach gebuchtem Abo-Modell können Sie bis zu 250 Teilnehmer:innen gleichzeitig in Ihre Besprechungen einbinden.
  • Die Preise für die Nutzung von GoTo Meeting richten sich nach dem gebuchten Abo-Modell.
  • GoTo Meeting bietet Ihnen nützliche Tools, darunter Business-Messaging, Online-Meetingräume oder Transkriptionen Ihrer Meetings für eine spätere Bezugnahme.
  • Wenn Sie über GoTo Meeting mit Kund:innen kommunizieren wollen, müssen Sie Ihre Kund:innen gemäß der DSGVO aufklären, was laut Hersteller mit den gesammelten Daten geschieht.
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