In einem ersten Schritt sollten Sie klären, wie Ihr eigenes Unternehmen technisch aufgestellt ist. Digitalisierungsexpert:innen ordnen Firmen hierfür in einem sechsstufigen Schema ein.
Stufe 0: Unternehmen mit ausschließlich manueller Arbeit
Ein Unternehmen der Stufe 0 nutzt keinerlei digitale Prozesse. Alle Abteilungen arbeiten rein manuell und ohne Computerunterstützung. Alle Produkte werden per Hand gefertigt und benötigte Arbeitsmaschinen von Hand betätigt. Die Buchführung erfolgt in einem klassischen Buch und die Firma nutzt Brief und Telefon für Kundenkontakt und Akquise. Inzwischen ist diese Digitalisierungsstufe in Deutschland kaum noch anzutreffen. Zwar hat das Bundesarbeitsgericht zuletzt 2022 höchstrichterlich bestätigt, dass die verpflichtende Zeiterfassung in Unternehmen auch weiterhin per Stechuhr erfolgen darf. Doch spätestens bei der Steuererklärung führt kaum noch ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Denn selbst Kleinunternehmen erhalten von den Finanzbehörden nur noch selten eine Befreiung von der Pflicht zur digitalen Steuererklärung.
Stufe 1: Computergestützte Prozesse
In der ersten digitalen Entwicklungsstufe nutzen ein Unternehmen oder einzelne Abteilungen lediglich Computer mit standardisierter Software. Entsprechend werden diese Geräte nur für einfache Schreibaufgaben genutzt. Es gibt im Unternehmen auch keinerlei Vernetzung. Daten werden dort lediglich digital verwaltet. Sie werden aber anschließend nicht weiterverarbeitet oder in anderen Abteilungen ausgewertet. Die Mehrzahl der Geschäftsprozesse läuft papiergestützt ab, beispielsweise über Umlaufmappen oder Auftragszettel.
Stufe 2: Einsatz von Informationssystemen
Die eingesetzten Informationssysteme kommen nun auch für komplexere Aufgaben zum Einsatz, beispielsweise für Buchhaltungsprogramme oder für die digitale Kundenkartei. Einzelne Produktionsmaschinen sind möglicherweise computergestützt, beispielsweise CNC-Maschinen mit PC-Steuerung. Für die Kommunikation werden zunehmend digitale Kanäle genutzt. Daneben gibt es aber weiterhin eine papierbasierte Kommunikation. Einzelne Daten werden innerhalb des Unternehmens elektronisch weitergeleitet und von anderen Abteilungen ausgewertet. Die Personalbuchhaltung erfasst und speichert beispielsweise Arbeitszeiten und erstellt hierüber einen elektronischen Monatsbericht für die Geschäftsleitung.
Stufe 3: Einsatz komplexer Internet-Technologie
Es gibt im Unternehmen zahlreiche Computerarbeitsplätze. Die einzelnen Bereiche kommunizieren untereinander und mit anderen Abteilungen hauptsächlich digital, beispielsweise per E-Mail. Jede Abteilung nutzt die passende IT-Software für ihre Arbeit und trifft Entscheidungen zunehmend datengestützt. Wichtige Kernprozesse sind digitalisiert. So verwendet das Marketing digitale Planungstools für Kampagnen. Über ein Customer-Relationship-Management (CRM) verwaltet das Unternehmen alle seine Kundendaten. Weiterhin werden viele Informationen ausgedruckt und in Papierform weitergegeben oder archiviert. Die Produktion nutzt IT-Systeme als Steuerungs- und Überwachungsinstrument. Es gibt eine eigene IT-Abteilung oder einen externen Dienstleister, der diese Aufgabe übernimmt. Neue Software und neue Updates werden per Remote-Funktion (Fernwartung) auf allen vernetzten Geräten ausgespielt. Es gibt eine IT-Strategie im Unternehmen.
Stufe 4: Erste Automatisierungsschritte in einzelnen Abteilungen
In einzelnen Abteilungen laufen Prozesse digital und teilweise automatisiert ab. Eine Software steuert und überwacht diese Prozesse. Die IT-Systeme sind abteilungsübergreifend vernetzt, so dass Daten auch automatisiert ausgetauscht werden. Cloudbasierte Datensilos speichern große Mengen an geschäftsrelevanten Informationen, die allen Abteilungen zur Verfügung stehen. Der Kontakt zu Lieferant:innen und Kund:innen erfolgt primär digital. Das Unternehmen nutzt moderne Vermarktungskanäle wie Social-Media und Chatbots. Angebote werden über automatisierte Prozesse personalisiert und ausgespielt. Auch die interne Kommunikation erfolgt überwiegend digital. Das Unternehmen trifft viele Entscheidungen, darunter auch solche, die die Unternehmensstrategie betreffen, datenbasiert. Dabei setzt es eine konsequente Digitalisierungsstrategie um, um weiteres Potenzial für die Automatisierung von Prozessen zu identifizieren.
Stufe 5: Das digitale Unternehmen
In der höchsten Entwicklungsstufe laufen alle Unternehmensprozesse automatisiert und datengetrieben ab. Künstliche Intelligenz (KI) wertet Daten auf Basis erlernter Muster aus und trifft bestimmte Entscheidungen autonom. Die Jahresplanung kalkuliert beispielsweise eine intelligente Software, wobei sie automatisiert Zielvorgaben sowie ökonomische Rahmenbedingungen, jahreszeitliche Schwankungen oder aktuelle Markttrends berücksichtigt. Produktion und Wertschöpfung sind vollständig automatisiert. Per Internet-of-Things (IoT) vernetzte Roboter arbeiten selbständig. Die Kommunikation mit den Kund:innen erfolgt fast ausschließlich über Chatbots. Viele Arbeitsgruppen im Unternehmen sind als virtuelle Teams an unterschiedlichen Standorten organisiert. Entsprechend sind Meetings in der Regel virtuell. Mittels „Unified Communications & Collaboration“ (UCC) kommunizieren die Teams miteinander. Unternehmen dieser Entwicklungsstufe heben sich durch schnellere Anpassungsfähigkeit, Kreativität und Innovationskraft von ihrem Wettbewerb ab. Kostensparende digitale Prozesse senken Stückkosten und entlasten Mitarbeiter:innen von zeitraubenden Routineaufgaben. So haben diese mehr Zeit für ihre höherwertige Aufgaben. Das Unternehmen analysiert auch weiterhin alle seine Geschäftsprozesse auf zusätzliches Digitalisierungspotenzial.