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Ein Telefon mit Headset und darüber eine Wolke als Symbol für Cloud-Telefonie
Unified Communication

Was ist Cloud-Telefonie und wie gelingt der einfache Umstieg?

Portrait von Dr. Lorenz SteinkeLorenz Steinke
23.07.2023
17 Min.

    Mit Cloud-Lösungen für die Unternehmens-IT senken Sie Ihre Hardwarekosten. Aber auch die Hardware Ihrer Telefonanlage können Sie in die Cloud auslagern und so Geld sparen. Daneben bietet die Cloud-Telefonie noch viele weitere Vorteile. Der Umstieg ist gar nicht schwer.

    Über eine Telefonanlage (oder kurz: TK-Anlage) verbinden Firmenkunden in Deutschland ihr internes Telefonnetz mit dem öffentlichen Netz. Je nach Unternehmensgröße und Alter der Anlage kommen hierfür sehr unterschiedliche Technologien zum Einsatz. Viele Großunternehmen setzen inzwischen auf digitale Systeme für die VoIP- und SIP-Telefonie. Aber auch ältere ISDN-und Analog-Technik ist an modernen Telefonanlagen vereinzelt noch anzutreffen. Die Telefonanlagen simulieren dann speziell für diese Endgeräte das ehemalige ISDN- oder Analognetz, damit die Geräte weiter funktionieren.

    Dabei gibt es wie bei der IT-Hardware auch für die Telefonie längst schlanke Cloud-Lösungen. Damit ersetzen Sie Ihre bestehende TK-Anlage durch eine komfortable und günstige Software, deren Wartung Sie dann bequem auslagern. Doch was genau ist Cloud-Telefonie und worin unterscheidet sie sich von anderen Telefoniestandards?

    Inhaltsverzeichnis

    Was ist Cloud-Telefonie?Wie funktioniert Cloud-Telefonie?Voraussetzungen zur Nutzung von Cloud-TelefonieMit welchen Geräten ist Cloud-Telefonie möglich?

    Was ist Cloud-Telefonie?

    Traditionell besteht das Telefonnetz in Deutschland aus einem öffentlichen Teil sowie den damit verbundenen Telefonanlagen von Firmenkunden. Für eine derartige Telefonanlage wird auch die Abkürzung „PBX“ verwendet. Das Kürzel steht für „Private Branch Exchange“, also Private Nebenstellenanlage.
    Das öffentliche Netz wird im Unterschied hierzu als „PSTN“ (Public Switched Telephone Network) bezeichnet, also „öffentlich vermitteltes Fernsprechnetz“. Alternativ ist in Deutschland auch die Abkürzung POTS für „Plain Old Telephony System“ gebräuchlich.
    Über eine oder mehrere physische Leitungen, die veraltet auch als „Amtsleitungen“ bezeichnet werden, ist Ihre Telefonanlage mit dem öffentlichen Telefonnetz verbunden. Über sogenannte Standleitungen können Sie außerdem mehrere Ihrer Unternehmensniederlassungen und deren TK-Anlagen dauerhaft miteinander verbinden.
    Im Zeitalter des Internets bestehen somit in vielen Firmen zwei Netze: ein Telefonnetz und ein sogenanntes IP-Netz für den internen Datenverkehr und den Internetzugang Ihrer Arbeitsplatz-Computer.
    Junge Geschäftsfrau telefoniert am Schreibtisch

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    Die Cloud-Telefonie fasst beide Netze zusammen und nutzt Ihr IP-Netz auch zum Telefonieren, wodurch das zusätzliche Telefonnetz und eine physische Telefonanlage nicht mehr benötigt werden. Ähnliches kennen Sie möglicherweise schon von der TAPI-Schnittstelle, über die Sie auf Windows-Betriebssystemen mit Headset am Computer telefonieren können.
    An die Stelle Ihrer bisherigen Telefonanlage tritt bei der Cloud-Telefonie eine Telefonie-Software, die wiederum in Ihrer Cloud installiert ist. Die Verwaltung der Software, also beispielsweise das Schalten neuer Anschlüsse, übernimmt hierbei Ihr Dienstleister für Sie.
    Was ist der Unterschied zwischen Cloud-Telefonie, VoIP-Telefonie und SIP?
    Die Abkürzung VoIP steht für das englische „Voice over IP“, also für Sprachtelefonie („Voice“), die digital über IP-Netze transportiert wird. Auch das öffentliche Telefonnetz ist inzwischen größtenteils digitalisiert und verwendet das IP-Protokoll. Dabei werden Internetdaten, Sprache und andere Dienste nebeneinander im selben IP-Netz übertragen, weswegen es auch „All-IP-Netz“ genannt wird.
    Somit sind die meisten Telefonate inzwischen ohnehin IP-Telefonate. Auf Kundenseite gibt es hierfür eine Telefonanlage, die VoIP unterstützt. Der VoIP-Anbieter stellt dann die Verbindung in das öffentliche Netz her. Kleinere Unternehmen und Privatkund:innen verwenden anstelle einer eigenständigen Telefonanlage meist einen Internet-Router mit integrierter IP-Telefonanlage.
    Auch die Cloud-Telefonie ist eine Form der VoIP-Telefonie. Sie verzichtet jedoch auf die physische Telefonanlage und lagert deren Funktionalität vollständig in eine Telefon-Software in der Cloud aus.
    SIP ist die Abkürzung für das „Session Initiation Protocol“. Das ist ein Datenprotokoll, das unter anderem für den Auf- und Abbau und für die Steuerung von Telefonverbindungen genutzt wird, beispielsweise in der VoIP-Telefonie.
    Über einen sogenannten SIP-Trunk können Sie auch Ihre VoIP-Telefonanlage mit dem öffentlichen Netz verbinden. Der SIP-Trunk verwaltet dabei Ihre Firmen-Einwahlnummer („Stammnummer“) und die dahinter liegenden Durchwahlen und leitet Anrufe entsprechend weiter. Neben dem sehr verbreiteten SIP gibt es auch andere Verbindungsprotokolle für VoIP wie das inzwischen nur noch selten anzutreffende H.323 oder Jingle. Somit ist nicht jede VoIP-Anlage zwingend eine SIP-Anlage.
    Eine Besonderheit des SIP-Protokolls sind alphanumerische SIP-Adressen, die ähnlich wie E-Mail-Adressen aussehen und anstelle oder zusätzlich zu einer Telefonnummer vergeben werden. Diese Adressen werden auch SIP URI („Uniform Resource Identifier“) genannt. Eine solche SIP-Adresse für einen Nebenstelle könnte beispielsweise lauten: sip:anschluss123@musterfirma123.net.
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    Wie funktioniert Cloud-Telefonie?

    Herzstück der Cloud-Telefonie ist die Telefon-Software, die in einer Cloud installiert wird und die über das Internet und das IP-Netz Ihrer Firma mit Ihren Endgeräten verbunden ist. Für IP-Telefone benötigen Sie keine separaten Telefonleitungen auf dem Firmengelände mehr. Sie schließen die Geräte über entsprechende Netzwerkstecker direkt an Ihr IP-Firmennetz an.
    Ein Endgerät kann auch ein virtuelles Telefon („Softphone“) sein, etwa eine Telefonie-Software, die Sie auf Ihrem Arbeitsplatz-PC installieren. Auch andere Maschinen und Geräte können Sie in Ihrer Cloud-Telefonanlage als eigenes Endgerät einrichten, beispielsweise eine Einbruchmeldeanlage mit Telefonalarmierung.
    Der Verbindungsaufbau erfolgt über das vorgewählte Verbindungsprotokoll, beispielsweise SIP. Beim Telefonieren wandeln Ihre Endgeräte die gesprochene Sprache in digitale Datenpakete um. Diese Pakete werden über die IP-Netze transportiert und bei dem/der Empfänger:in wieder in Sprache umgewandelt. Dabei ist es unerheblich, ob Ihr:e externe:r Gesprächspartner:in im öffentlichen Telefonnetz auch ein IP-Telefon verwendet oder noch analoge Technik nutzt. Das öffentliche Telefonnetz stellt in jedem Fall eine Verbindung her.
    In der Regel administrieren Sie Ihre virtuelle Cloud-Telefonanlage über ein Web-Interface. Damit richten Sie beispielsweise neue Endgeräte ein oder löschen nicht mehr benötigte Telefonanschlüsse. Um Updates und den sicheren Betrieb der Telefonanlage kümmert sich Ihr Anbieter („Hoster“). Deshalb werden Cloud-Telefonanlagen auch als Hosted-Anlagen bezeichnet.
    Je nach Größe Ihres Unternehmens sowie der Anzahl der anfallenden internen und externen Gespräche kann es sinnvoll sein, die Cloud, in der Ihre virtuelle Telefonanlage läuft, ganz oder teilweise auf eigenen Servern zu hosten.
    Dies bietet sich auch dann an, wenn Sie beispielsweise bestehende ISDN-Endgeräte weiter benutzen und über zwischengeschaltete Vermittlungstechnik mit Ihrer Cloud verbinden möchten. Eine solche gemischte Anlage aus Soft- und Hardware wird als Hybrid-Anlage bezeichnet.
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    Voraussetzungen zur Nutzung von Cloud-Telefonie

    Wichtigste Voraussetzung für die Nutzung der Cloud-Telefonie ist ein Internetanschluss mit entsprechender Bandbreite. Für jedes zeitgleich geführte Telefonat sollten Sie etwa 100 Kilobit pro Sekunde (kbit/s) einplanen. Das ist  deutlich weniger, als Sie beispielsweise für Videotelefonie oder viele andere Internetdienste rechnen müssen.
    Möchten Sie Ihre Cloud-Telefonanlage ganz oder teilweise auf Ihrem Unternehmensgelände betreiben, brauchen Sie ferner entsprechende Server. Diese können auch als lokale Private Cloud organisiert sein, in der Ihre Telefon-Software installiert wird.
    Ihre Endgeräte binden Sie über das bestehende IP-Netz an. Dabei können Sie Telefone auch via WLAN und WLAN-Router verbinden, beispielsweise dann, wenn Sie ein Softphone auf Ihrem Laptop nutzen. Im Handel gibt es auch zahlreiche VoIP-Funktelefone für Ihr WLAN. Achtung: Nicht jedes WLAN-Telefon ist auch ein VoIP-Gerät, das sich direkt mit Ihrer Anlage verbinden kann.
    Sie wollen außerdem vorhandene Analog-, DECT- oder ISDN-Telefone weiter nutzen? Dann brauchen Sie entsprechende Technik, die diese Geräte mit Ihrem IP-Firmennetz oder dem Internet verbindet.
    Durch die Integration Ihrer sprachbasierten Kommunikation in das IP-Netz ist Cloud-Telefonie somit ein wichtiger Baustein auf Ihrem Weg zu Unified Communications, also dem Zusammenführen aller Ihrer relevanten Kommunikationsdienste auf einer einzigen Plattform.
    Junge Frau telefoniert und schaut dabei auf ihren Computermonitor

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    Mit welchen Geräten ist Cloud-Telefonie möglich?

    IP-Telefone

    Vorhandene IP-Telefone können Sie in der Regel problemlos mit einer Cloud-Anlage weiterverwenden. Hierfür müssen Sie die Telefone lediglich an Ihrer virtuellen Telefonanlage anmelden. Außerdem müssen Sie gegebenenfalls im Gerät die SIP-Daten hinterlegen, die Sie von Ihrem Telefonanbieter für den jeweiligen Anschluss erhalten haben. Es kann aber auch sein, dass die Anmeldung bereits automatisch über Ihre Anlagensoftware erfolgt.
    Achtung: Es gibt auf dem Markt vereinzelt IP-Telefone, die kein SIP unterstützen und deshalb nur mit bestimmten Telefonanlagen einzelner Hersteller funktionieren. In diesen Fällen sollten Sie auf andere IP-Telefone umsteigen. Es gibt zwar auch hierfür technische Lösungen, die SIP nachträglich implementieren. Doch in der Praxis ist der Wechsel der Endgeräte günstiger und zukunftssicherer.

    Analoge Telefone, ISDN- und DECT-Geräte

    Analoge Telefone oder Faxgeräte können Sie nicht direkt mit einem IP-Netz verbinden. Dasselbe gilt auch für ISDN-Endgeräte und DECT-Telefone. Im Fachhandel gibt es aber entsprechende Adapter für die unterschiedlichen Gerätestandards, die auch als Gateways oder Konverter bezeichnet werden.
    Achtung Sie beim Kauf darauf, dass die Stecker und Buchsen zueinander passen. Neben den zwei in Deutschland verbreiteten Steckern vom Typ TAE (Telekommunikations-Anschluss-Einheit) für analoge Telefone sowie Faxgeräten und Anrufbeantwortern (F- oder N-Bauform) gibt es auch noch die international verbreiteten RJ11-Stecker.
    Bei vielen Telefonen können Sie an der Unterseite auch die Kabel wechseln und statt eines Kabels mit TAE-Stecker eines mit RJ11 anschließen oder umgekehrt. RJ11-Stecker sehen Netzwerkanschlüssen (RJ45) zwar ähnlich, sind aber schmaler und haben nur sechs Kontakte. Die Stecker von ISDN-Geräten wiederum sehen zwar aus wie RJ45-Netzwerkanschlüsse und passen auch in Netzwerk-Buchsen, haben aber nur vier Kontakte.

    PC/Smartphone/Laptop

    Die meisten Telefonie-Programme für PC, Smartphone und Laptop können Sie als sogenannte Softphone-Anwendungen problemlos mit Ihrer Cloud-Anlage verbinden. Auch hierfür sollten Sie Ihre SIP-Daten zur Hand haben, damit Sie den Anschluss vollständig einrichten können.
    Eine Hand tippt auf die Tastatur eines stationären Telefons

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    Wie sicher ist Cloud-Telefonie?

    Anders als die ISDN-Telefonie bietet die IP-Telefonie viele zeitgemäße Verschlüsselungsverfahren, die Sie je nach Anlagen-Software zuschalten können. Hierfür gibt es beispielsweise das “Secure Real-Time Transport Protocol” (SRTP) und die “Session Initiation Protocol Security” (SIPS).
    Mit echter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei durchgängigen VoIP-Verbindungen sichern Sie Ihr gesprochenes Wort vom eigenen Endgerät bis zum Hörer Ihrer Gesprächspartner:in. Auch die prinzipbedingte Aufteilung der Sprechübertragung in viele kleine Datenpakete innerhalb des IP-Netzes erschwert das Abhören von VoIP-Verbindungen zusätzlich. Lassen Sie sich außerdem vom Anbieter Ihrer Telefonie-Software nachweisen, welche internationalen Sicherheitsstandards er erfüllt.
    Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik gibt Ihnen hierfür in der „Technischen Leitlinie für organisationsinterne Telekommunikationssysteme mit erhöhtem Schutzbedarf“ (Sichere TK-Anlagen BSI TL-02103) Empfehlungen für Betrieb und Konfiguration besonders sicherer Telefonanlagen.

    Vorteile von Cloud-Telefonie

    Cloud-Telefonie bietet einfache Einrichtung

    Die allgemeine Einrichtung von Telefonie-Software und SIP-Trunk übernimmt üblicherweise Ihr Anbieter für Sie. In der Regel können Sie bereits nach kurzer Einarbeitung in die Weboberfläche Endgeräte selbst administrieren, was Arbeitsstunden für Techniker:innen vor Ort spart.
    VoIP-Telefone müssen nicht mehr in einer zentralen Telefonanlage vor Ort eingerichtet und dann mit einem festen Anschluss in einem bestimmten Büroraum gekoppelt werden. Anlage und Endgerät erkennen sich gegenseitig per Software flexibel über Ihr IP-Netz. Auch dadurch sparen Sie Ressourcen und können beispielsweise auch einfacher onboarden: Neue Mitarbeiter:innen haben bereits am ersten Arbeitstag ihr eigenes Telefon im Büro, das zusammen mit dem Diensthandy über dieselbe Durchwahl oder SIP-Adresse erreichbar ist.

    Zahlreiche Komfortfunktionen dank VoIP

    Moderne VoIP-Telefone bieten Ihnen viele Komfortfunktionen, die bisher nur sehr hochwertigen Anlagen vorbehalten oder gar nicht verfügbar waren:
    • Ihr Endgerät verfügt über einen fast unbegrenzten Nachrichten- und Rufnummernspeicher.
    • Sie können Ihren Anrufbeantworter mit nur einem Tastendruck von allen Ihren Endgeräten aus abhören, auch aus dem Homeoffice.
    • In virtuellen Konferenzräumen können Sie sich mit beliebig vielen internen und externen Teilnehmer:innen zusammenschalten und dabei auf Wunsch die gesamte Konferenz oder Teile daraus per Sprachrecorder aufzeichnen. Diese Aufzeichnung können Sie dann per E-Mail-Programm an Teilnehmer:innen versenden, die bei der Konferenz verhindert waren.
    • Sie können einkommende Anrufe abhängig von Uhrzeit und Quellrufnummer an andere Anschlüsse oder Ihren Anrufbeantworter weiterleiten.
    • Per Click-to-Dial können Sie Rufnummern direkt aus Ihrem Webbrowser anwählen.
    • Sogenannte Besetztlampenfelder zeigen an, ob Kolleg:innen aus Ihrem Team gerade selbst im Gespräch sind oder ob Sie Ihnen beispielsweise externe Kundenanrufe direkt weiterleiten können.
    • Laufende Gespräche können Sie vom Festnetztelefon an Ihr Handy übergeben, wenn Sie beispielsweise während des Gesprächs Ihr Büro verlassen möchten.
    • Bei vielen VoIP-Geräten erreichen Sie bequem über ein großes Touchdisplay oder eine Weboberfläche am Computer alle Telefonfunktionen, ohne sich dafür erst durch viele Untermenüs durchklicken zu müssen.

    Cloud-Telefonie ist kostengünstig

    Gegenüber der klassischen analogen Sprachübertragung kommt die digitale Telefonie mit deutlich weniger Leitungskapazität aus. Sie benutzen hier pro Gespräch keine kompletten Amts- oder Standleitungen mehr, die Sie monatlich anmieten müssen. Stattdessen führen Sie sehr viele Telefonate zeitgleich über dieselbe Internetverbindung. Bei Mehrbedarf können Sie weitere Kapazitäten bequem über Ihren Anbieter hinzubuchen.
    Außerdem entfallen die Kosten für Kauf, Betrieb und Wartung einer physischen Telefonanlage sowie für Telefondosen in allen Büroräumen. Sie müssen also nicht mehr ein Daten- und ein separates Telefonnetz auf Ihrem gesamten Firmengelände vorhalten, sondern führen alle Geräte in einem einzigen IP-Netz zusammen.

    Cloud-Telefonie ist ortsunabhängig

    Die Cloud-Telefonie ist auf Wunsch sehr mobil. Da es keine feste Infrastruktur mit internem Firmennetz und öffentlichem Fernsprechnetz gibt, können Sie Ihr virtuelles Firmennetz ganz neu organisieren. Auch externe Dienstleister für die Outbound-Telefonie können Sie in Ihr Netz integrieren und ihnen interne Rufnummerngassen zuweisen.
    Sie können außerdem einzelne Diensthandys ebenso wie ganze Standorte sehr leicht in Ihr Netz aufnehmen und ihnen interne Rufnummern zuweisen. Das funktioniert auch mit Softphones, die Sie beispielsweise Ihren Mitarbeiter:innen für die Arbeit im Homeoffice auf ihren Laptops einrichten.

    Nachteile von Cloud-Telefonie

    Eine stabile Internetverbindung ist Voraussetzung

    Für störungsfreie VoIP-Telefone brauchen Sie natürlich auch eine störungsfreie Internetverbindung. Neben der Bandbreite ist auch die sogenannte Latenz (Datenlaufzeit) Ihrer Verbindung wichtig. Für VoIP sollte diese unterhalb von 100 Millisekunden liegen. Das ist bei den allermeisten Internetanschlüssen auch gegeben, da viele andere IP-Dienste deutlich sensibler auf schlechte Latenzwerte reagieren.

    Geeignete Maßnahmen gegen Stromausfall treffen

    Nutzer:innen älterer Analogtelefone sind oft der Ansicht, dass ihre Anlage gegen lokale Stromausfälle besonders gut abgesichert sei, weil Analogtelefone ihre Stromversorgung direkt aus dem 48-Volt-Telefonnetz beziehen. Daher funktionieren diese grundsätzlich auch nach einem lokalen Stromausfall weiter, weil sie fremdgespeist werden.
    Das galt allerdings nur für analoge Telefone, die direkt und ohne zwischengeschaltete Telefonanlage am TAE-Anschluss der Telefongesellschaft angeschlossen waren. Ähnlich verhielt es sich bei ISDN-Telefonen: Der Mehrgeräte-Anschluss der Telefongesellschaft konnte bis zu acht ISDN-Endgeräte mit Strom versorgen. Darüber hinaus gehende Installationen mussten mit eigenem Strom versorgt werden und fielen daher ebenfalls aus, wenn in der Firma der Strom unterbrochen war. Mit der Umstellung der letzten ISDN- und Analog-Anschlüsse auf All-IP und andere Technologien ist diese Notstromversorgung über das Telefonnetz aber ohnehin hinfällig. Der beste Schutz gegen Anlagenausfälle und Störungen ist daher Redundanz, also das Vorhandensein von alternativen Anschlüssen und Weiterleitungen. Eine solche Redundanz können Sie in modernen VoIP- und Cloud-Anlagen besonders einfach herstellen.
    Der beste Schutz gegen Anlagenausfälle und Störungen ist daher Redundanz, also das Vorhandensein von alternativen Anschlüssen und Weiterleitungen. Eine solche Redundanz können Sie in modernen VoIP- und Cloud-Anlagen besonders einfach herstellen.
    Klären Sie hierfür mit Ihrem Cloud-Telefonie-Anbieter, wohin im Falle einer Störung Anrufe umgeleitet werden sollen. Hierfür bieten sich beispielsweise Ihre Diensthandys an. Wenn Sie Ihre Anlagen-Software auf Ihrem eigenen Firmengelände hosten, sollten Sie außerdem eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) für Ihre Cloud-Server vorhalten.
    Bei einer externen Cloud können Sie mit Ihrem Cloud-Anbieter entsprechende Schutzmechanismen vereinbaren. Dazu gehört beispielsweise das sofortige Umschalten bei einem Stromausfall, sodass Ihre Cloud in ein anderes Rechenzentrum gespiegelt wird.
    Eine Frau telefoniert mit einem Festnetztelefon im Büro per Cloud-Telefonie
    Per Cloud-Telefonie ersetzen Sie Ihre bestehende Telefonanlage durch eine praktische Cloud-Lösung.

    Einführung von Cloud-Telefonie in Unternehmen

    Bedürfnisse ermitteln und Kapazitäten berechnen

    Vor einer Umstellung auf Cloud-Telefonie sollten Sie verschiedene Dinge prüfen: welche Anforderungen Sie an Ihr Telefonnetz haben, wie Ihre einzelnen Unternehmensstandorte bisher verbunden sind und welches Gesprächsvolumen zwischen Ihren Standorten sowie zwischen Ihren Standorten und dem öffentlichen Telefonnetz anfällt.
    Hieraus können mögliche Anbieter errechnen, welche Bandbreite Sie zukünftig auf welchen Verbindungen benötigen und ob Sie die Cloud-Telefonie besser im Unternehmen oder extern einrichten.
    Erfassen Sie außerdem auf Hardware-Seite, wie viele Endgeräte Sie aktuell im Einsatz haben und wie viele davon Sie zukünftig durch Softphones ersetzen können.

    Bisherige Anlage erneuern oder weiternutzen?

    Auch wenn Sie Ihre eigentliche Telefonanlage durch eine Software ersetzen, können Sie wahrscheinlich trotzdem einige Endgeräte weiter benutzen.
    Welche das im Einzelnen sind, hängt von der jeweiligen Gerätetechnik ab und davon, mit welchem Aufwand Sie die Geräte in Ihr zukünftiges virtuelles Netz einbinden können und welche Funktionen dann auf den Geräten zur Verfügung stehen.
    In der VoIP-Telefonie können Sie beispielsweise über die Weboberfläche der Telefonsoftware gemeinsame Telefonverzeichnisse einrichten. Möglicherweise sind diese Telefonverzeichnisse an alten Analog- oder ISDN-Telefonen nicht verfügbar, die Sie per Gateway ins System aufnehmen.  Dann ist es wahrscheinlich besser, diese Geräte durch neue Technik zu ersetzen.
    Bedenken Sie auch: Je einheitlicher Ihr Gerätebestand ist, desto weniger Schulungsaufwand haben Sie und desto leichter finden sich Mitarbeiter:innen an anderen Arbeitsplätzen zurecht. Wollen Sie beispielsweise Desk-Sharing  einführen, also die Möglichkeit, Arbeitsplätze im Büro täglich frei zu wählen, ist es wichtig, dass alle Arbeitsplätze möglichst identisch ausgestattet sind.

    Den passenden Cloud-Telefonie-Anbieter finden

    Prüfen Sie mit einem Lastenheft, in dem Sie alle Anforderungen an Ihre neue virtuelle Telefonanlage und deren Endgeräte zusammengefasst haben, die einzelnen Anbieter für Cloud-Telefonie. Gelten in Ihrer Branche besondere Regeln bei Compliance (Stichwort: Datenstandorte), Abhörsicherheit oder Erreichbarkeit, so sollten Sie auch dies den Anbietern vor der Angebotserstellung mitteilen.
    Interne Notrufsysteme in Krankenhäusern und Pflegeheimen müssen beispielsweise die DIN-VDE-Norm 0834 erfüllen und unter anderem besonders gegen Ausfälle geschützt sein.
    Soll Ihre Anlage nur Sprache übertragen oder beispielsweise auch Alarmierungen von Einbruchmeldeanlagen oder Notrufe aus Aufzügen? Dann muss die Anlage der Norm DIN EN 50136-1 entsprechen, um eine konforme Alarmierung zu gewährleisten.
    Idealerweise gehen Sie mit Ihrem potenziellen Anlagenanbieter alle Anschlusstypen und Szenarien durch. So gehen Sie sicher, dass alle gängigen Standards und Normen eingehalten und alle Eventualitäten berücksichtigt werden.

    Rufnummern organisieren

    Besprechen Sie mit Ihrem Telefonie-Dienstleister, wie Sie die Nebenstellen-Rufnummer und deren SIP-Adressen zukünftig organisieren möchten. Möglicherweise ist der Umstieg auf eine neue Telefon-Anlage eine gute Gelegenheit für ein wachsendes mittelständisches Unternehmen, um von zweistelligen Durchwahlnummern auf dreistellige umzustellen.

    Schulungen durchführen

    Mit internen Schulungen machen Sie Ihre Belegschaft mit der neuen Anlage und deren Möglichkeiten vertraut. Richtig genutzt, verbessern diese Funktionen Bedienkomfort und Ergonomie und tragen damit auch zur Produktivität im Unternehmen bei. Das gilt besonders in Bereichen und Abteilungen, in denen sehr viel mit dem Telefon gearbeitet wird, etwa im Kundenservice oder im Vertrieb.
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    Telefonieren über die Cloud: Beispiel Consileon Business Consultancy

    Die 2001 gegründete Consileon Business Consultancy aus Karlsruhe ist eine international tätige Management- und IT-Beratung. Sie bietet Strategie- und Prozessberatung sowie organisatorische und technische Umsetzung aus einer Hand.
    Die Gesellschaft beschäftigt an ihren sechs deutschen Standorten und bei Tochtergesellschaften in Österreich, der Schweiz, Polen und der Ukraine rund 500 Mitarbeiter:innen.
    Mit dem Auslaufen der ISDN-Technologie und der bundesweiten Umstellung auf All-IP-Anschlüsse suchte Consileon nach einer neue Telefonielösung. Vorhandene Telefonanlagen an ISDN-Primärmultiplexanschlüssen sollten an den sechs deutschen Standorten durch eine moderne und einheitliche Lösung ersetzt werden.
    Das Unternehmen entschied sich für eine cloudbasierte TK-Anlage One Net Business von Vodafone. Diese Lösung erfüllte alle von Consileon definierten Anforderungen. Über die Basisfunktionen hinaus bietet sie Features wie Unterstützung von Softphones auf Computern und Tablets, eine Chatfunktion und Präsenzanzeigen über den integrierten UCC-Client für Windows, MacOS, Android und iOS.
    Für Consileon war außerdem wichtig, dass One Net Business den Mitarbeitern von Consileon mehr Flexibilität verschafft und so beispielsweise das Arbeiten im Homeoffice und mobiles Arbeiten erleichtert. Consileon-IT-Leiter Dominik Rath betont, dass diese Flexibilität dem Unternehmen auch beim Wettbewerb um Talente und kompetente Fachkräfte im Beratungsmarkt klare Vorteile verschafft.
    Denn gerade jüngere Mitarbeiter:innen sowie Mitarbeiter:innen mit Familie bevorzugen mit wachsender Verbreitung von New Work Arbeitgeber, die flexible Arbeitsmodelle bieten.

    Das Wichtigste zur Cloud-Telefonie in Kürze

    • Mit der Cloud-Telefonie ersetzen Sie die Hardware Ihrer Telefonanlage durch eine Software.
    • Cloud-Telefonie ist eine weitere Evolutionsstufe der VoIP-Technologie, mit der Sie Ihr internes Telefonnetz in das IP-Netz verlagern.
    • Durch den Ersatz der Anlagentechnik und den Verzicht auf ein separates Telefonnetz sparen Sie Kosten. Sie müssen Sie nur noch ein gemeinsames Datennetz im Unternehmen betreiben.
    • Je nach gewähltem Vertragsmodell übernehmen Sie selbst Teile der Administration Ihrer virtuellen Telefonanlage oder lagern diese komplett an Ihren Telefondienstleister aus.
    • In Ihrem virtuellen Telefonnetz können Sie Ihre Unternehmensstandorte zusammenführen oder beispielsweise externen Dienstleistern interne Rufnummern zuweisen.
    • Zahlreiche Komfortfunktionen der VoIP-Technologie verbessern die Ergonomie Ihrer Endgeräte und steigern so auch die Produktivität beim Telefonieren.
    • Die Verknüpfung einer Cloud-Telefonanlage mit viel genutzten Büroanwendungen erleichtert das geräteübergreifende Weiterleiten und Archivieren von Office-Dokumenten, Text- und Sprachnachrichten sowie Kontaktdaten. Insbesondere Mitarbeiter:innen, die viel unterwegs sind oder im Homeoffice arbeiten, schätzen diese Möglichkeiten.
    • Zahlreiche Komfortfunktionen der VoIP-Technologie, etwa die einfache Integration eines Softphones oder des eigenen Smartphones in die Telefonanlage erhöhen die Ergonomie und steigern so auch die Produktivität beim Telefonieren.
    Portrait von Dr. Lorenz SteinkeLorenz Steinke
    23.07.2023
      # Tags:UCCBusiness BasicsDigitalTippsOffice
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