Stackfield: DSGVO-konformes Unternehmens-Messaging aus Deutschland

• Stackfield – der Kommunikations-Allrounder
• Projektmanagement mit Stackfield
• Sicherheit nach der DSGVO
• Stackfield als Alternative zu Microsoft Teams
• Stackfield als Alternative zu Slack

Stackfield ist eine in Deutschland entwickelte, cloudbasierte Kommunikations- und Projektmanagement-Plattform für Unternehmen. Sie beinhaltet alle wichtigen Funktionen, die für die effektive Zusammenarbeit in Gruppen benötigt werden. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Kommunikation, sowie auf Projekt- und Wissensmanagement. Im Unterschied zu anderen ähnlichen Programmen erfüllt Stackfield die höchsten Anforderungen an den Datenschutz hinsichtlich der DSGVO-Norm.

Stackfield ist als Desktop-App für Windows und MacOS sowie als Mobile-App für Android und iOS verfügbar. Nach Angaben des Entwicklers nutzen das Tool bereits mehr als 10.000 Einrichtungen aus allen Wirtschafts- und Gesellschaftsbereichen. Darunter fallen nicht nur Firmen und Banken, sondern auch Behörden, Kanzleien und Forschungsinstitute. Bei vielen dieser Einrichtungen steht die Sicherheit der dort verarbeiteten Daten besonders im Vordergrund, weshalb sie auf Stackfield anstatt auf vergleichbare internationale Anbieter setzen.

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Faruk Tuncer ist Co-Founder und CEO bei Polyteia, einem Unternehmen, das sich die schnellere Digitalisierung des öffentlichen Sektors zum Thema gemacht hat. Er blickt auf eine eigene politische Laufbahn zurück und profitiert bei seinen Lösungsansätzen unter anderem von der Erfahrung aus seiner Arbeit als Referent für Angela Merkel.

Im aktuellen Podcast „Digitale Vorreiter:innen” mit Moderator Christoph Burseg erklärt Faruk, warum die Digitalisierung in Deutschland gefühlt bis heute kaum voranschreitet. Außerdem stellt er spannende Ansätze vor, mit denen Behörden es schaffen können, sich endlich von Stift, Papier und Faxgeräten zu verabschieden und uns Bürger:innen die Wartezeiten zu verkürzen:

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Stackfield – der Kommunikations-Allrounder

Stackfield versteht sich als „All-In-One Collaboration Tool“. Alle Aufgaben, die bei der Projektarbeit in Unternehmen oder anderen Einrichtungen anfallen, sollen von einer einzigen Anwendung erfüllt werden. Ziel ist es dabei, die teaminterne Kommunikation mit spezifischen Tasks und Ressourcen zu verbinden, um Synergieeffekte zu erzielen und den Workflow zu optimieren.

Dazu gehört vor allem eine reibungslose und transparente Kommunikation, die praxisbezogen in Beziehung zu den Prozessen gesetzt werden kann, mit der sie in Verbindung steht.

Zur Kommunikation innerhalb eines Projekt-Teams bietet das Tool folgende Möglichkeiten an:

• Teamchat: klassische Chatfunktion mit der Möglichkeit zum Filesharing
• Threadbasierte Diskussionen: Auslagerung von Themenbereichen in einen separaten Diskussionsbereich mit individuellen Threads. Auch komplexere Fragestellungen können hier behandelt werden.
• Audio- und Videokonferenzen: Einzel- und Gruppentelefonate sowie Video-Meetings inklusive File- und Screensharing und Unterstützung für Schulungen und Webinare.
• Dokument-Datenbank: Dokumentseiten zur Ablage und Bereitstellung wichtiger Informationen. Diese können von Teammitglieder:innen mittels einer Markierfunktion kommentiert und bearbeitet werden. Feedback kann auf diese Weise visualisiert werden.

Video: YouTube / Stackfield

Projektmanagement mit Stackfield

Gute und effektive Kommunikation allein ist zwar der Schlüssel, aber nicht die alleinige Lösung für eine effiziente Projektkoordination. Komplexe Prozesse innerhalb des Projektmanagements erfordern zusätzlich eine kluge und übersichtliche Struktur. Stackfield stellt dafür eine Reihe an Modulen bereit, um Projekte und deren Teilbereiche für alle Beteiligten zu strukturieren, zu visualisieren und termingerecht durchzuführen.

Die Teamarbeit findet bei Stackfield in sogenannten „Räumen“ statt. Diese können auf unterschiedliche Weise definiert werden: Für Themen oder Projekte ebenso wie für bestimmte Teams oder Abteilungen Ihres Unternehmens. Teammitglieder:innen können darin bestimmte Rollen zugewiesen werden (Administrator:in, Beitragende:r oder Leser:in).

Die benötigten Funktionen können individuell auf Aufgabenkarten zusammengestellt und angeordnet werden. Dadurch soll die Benutzeroberfläche auch bei vielfältigen Aufgaben oder größeren Projekten übersichtlich bleiben und intuitiv zu bedienen sein.

• Visualisierung: Projekte werden durch Aufgabendefinition und -zuweisung visualisiert. Statusleisten und Reportingfunktionen durch Listenansichten oder Gantt-Diagramme verdeutlichen den Projektfortschritt auf den ersten Blick. Damit ist für jedes Teammitglied einsehbar, welche Aufgaben noch offen sind und was als nächstes zu tun ist.
• Workflow-Optimierung: Aufgaben und Module können mittels Kanban-Boards durch Bedingungen miteinander verknüpft und automatisiert spezifischen Teammitglieder:innen zugeordnet werden. Somit entfällt die manuelle „Abholung“ von Aufgaben oder Daten an einem bestimmten Ort. Stattdessen werden diese ohne Zeitverzug an diejenige Person weitergeleitet, die für den Fortgang zuständig ist.
• Wiki-Seiten: Wissensressourcen wie Wiki-Seiten können zur globalen Suche und Vorlage für das Team eingebunden werden, um diese transparent und projektnah zur Verfügung zu stellen. Damit wird der teaminterne Rechercheaufwand verkürzt.
• Kalenderfunktion: Die Wochenübersicht ist für alle Projekträume und Nutzer:innen anpassbar und kann mit der Taskplanung des Projekts verknüpft werden. Neben der Einladung zu Meetings über die Terminfunktion können auch externe Personen durch einen verknüpften Email-Aussand zu Terminen eingeladen werden.

Stackfield zeichnet sich durch eine übersichtlich visualisierte Projektplanung aus.

Sicherheit nach der DSGVO

Was zeichnet die besondere Sicherheit von Stackfield aus? Die Cloud-Anwendung verschlüsselt nach eigenen Angaben sämtliche Inhalte direkt im Browser durch eine Kombination von AES– und RSA-Algorithmen. Damit sollen die höchsten Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit erfüllt werden. Daten können nur innerhalb der freigeschalteten Teams eingesehen werden. Nicht einmal die Mitarbeiter:innen von Stackfield haben nach Angaben des Anbieters Zugriff darauf.

Im Hinblick auf die Rechtezuweisung der Nutzer:innen sind bei Stackfield individuelle Einstellungen und Einschränkungen möglich. Auf diese Weise können Zugriffsrechte gezielt gesteuert oder komplett auf die Compliance-Richtlinien Ihres Unternehmens abgestimmt werden.

Besonders interessant: Im Unterschied zu Daten, die auf US-amerikanischen Servern hinterlegt werden, sind die Daten von europäischen Unternehmen zudem vor äußerem Zugriff geschützt. Sie werden auf deutschen Servern gespeichert und unterliegen den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten. Dies ist besonders hinsichtlich sensibler Personendaten ein wichtiger Punkt, auf den nicht nur Verwaltungsbehörden Wert legen (müssen).

Stackfield als Alternative zu Microsoft Teams

Viele Unternehmen und andere Einrichtungen nutzen Microsoft Teams für Kommunikation und Meetings. Auch Stackfield liefert die darin enthaltenen Funktionen wie Team-Chats, Instant-Messaging oder Telefonkonferenzen. Während Teams allerdings keine automatischen Verknüpfungen mit anderen Tools und Aufgaben herstellt, liefert Stackfield diese Anwendungsmöglichkeit für den Projektbereich gleich mit.

Um MS Teams im Projektmanagement einzusetzen, werden beispielsweise zusätzlich MS Planner und weitere Tools benötigt. Anstatt projektbezogene Daten über mehrere Programme hinweg manuell miteinander zu verbinden, verknüpft Stackfield als vollwertige Projektmanagement-Suite die Kommunikationsebene mit der Aufgabenebene. Dadurch lässt sich innerhalb von Projektteams auf einfache Weise kontextbezogen kommunizieren.

Dennoch stellt Teams als verbindendes Glied innerhalb der enorm vielfältigen Umgebung von Microsoft 365 eine der besten Business-Lösungen für virtuelle Meetings aller Art dar. Die Telefonie- und Videokonferenzfunktionen ermöglichen tausenden Teilnehmer:innen gleichzeitig, Informationen und Daten zu teilen, während die Integration in Microsoft 365 mit seinen Verknüpfungen zu beispielsweise MS Exchange, den Office-Anwendungen und Outlook leistungsfähige Multifunktionalität bietet. Auch extern kann Teams mit weit verbreiteten Anwendungen (wie z.B. SAP oder Trello) interagieren.

Zudem für die Zukunft wichtig: Künftig wird Teams originär in Microsofts kommendes Betriebssystem Windows 11 eingebunden und somit ein integraler Bestandteil der Windows-Architektur sein.

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Stackfield als Alternative zu Slack

Slack ist ein webbasiertes Kommunikations-Tool zur Arbeitsorganisation von Teams und gilt als eines der führenden Systeme in diesem Bereich. Zusätzlich zu den Messaging-Funktionen können Dokumentbearbeitungen und Datenbankfunktionen implementiert werden. Im Unterschied zu Projektmanagement-Suiten wie Stackfield sind dazu allerdings zusätzliche Accounts bei anderen Webdiensten wie beispielsweise Google Drive nötig.

Stackfield integriert Dateibearbeitungen und Datenbankfunktionen dagegen nativ in die Struktur seiner Projektmanagement-Suite. Ein wesentlicher Vorteil bei einer derartigen Integration besteht zum einen daraus, lediglich einen Account für Aufgaben zu benötigen, die das Projekt betreffen.

Zum anderen kommt auch hier der Sicherheitsaspekt zum Tragen: Unternehmen wie Slack oder Google speichern Ihre Daten auf Übersee-Servern und unterliegen dem dortigen Datenschutzrecht – die Bestimmungen der DSGVO finden also im Zweifel keine Anwendung.

Stackfield verbindet Kommunikation, Meetings und Projektplanung in einem einzigen Tool.

Kommt Stackfield als Alternative für das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen in Frage? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.