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Was ist Telearbeit? Formen, Unterschiede und gesetzliche Hürden

Immer mehr Firmen ermöglichen es ihren Mitarbeitenden, außerhalb des Unternehmensbüros zu arbeiten. Und das nicht ohne Grund: Viele Arbeitnehmer:innen wünschen weniger Präsenzarbeit, und ein Entgegenkommen zahlt sich auch für die Unternehmen aus. Telearbeit ist eines der Modelle, bei denen Beschäftigte ihre berufliche Tätigkeit standortunabhängig ausüben können, was die Motivation und Arbeitsleistung steigert.

Erfahren Sie hier mehr über Telearbeit: zum Beispiel, welche gesetzlichen Vorgaben Sie bei der Einführung in Ihrem Unternehmen beachten müssen; und welche Vor- beziehungsweise Nachteile Telearbeit hat.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Telearbeit? Definition und Bedeutung

Telearbeit bezeichnet berufliche Tätigkeiten, die Arbeitnehmer:innen an einem fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz außerhalb des Unternehmensgebäudes regelmäßig ausüben. Sie bearbeiten täglich anfallende Aufgaben und nehmen an Meetings teil – aber nicht im Unternehmen, sondern in der Regel in einem Büro von zu Hause aus. Digitale Kommunikationsmedien wie Laptops, Tablets und Smartphones machen es möglich.
Es ist jedoch falsch, sämtliche Arbeitsformen, bei denen Beschäftigte zumindest einen Teil ihrer Arbeit außerhalb der Betriebsstätte verrichten, pauschal unter dem Begriff Telearbeit zusammenzufassen. Im Gegensatz zum mobilen Arbeiten ist Telearbeit gesetzlich streng geregelt.
Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) definiert genau, ab wann ein Telearbeitsplatz als solcher gilt: Unternehmen und Mitarbeitende müssen Bedingungen wie Verteilung und Dauer der wöchentlichen Arbeitszeit im Arbeitsvertrag oder im Rahmen einer Dienstvereinbarung fixieren. Als Arbeitgeber:in sind Sie zudem grundsätzlich verpflichtet, die benötigte Ausstattung des Bildschirmarbeitsplatzes zu stellen – einschließlich Technik und Mobiliar.
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Die Unterschiede zwischen Telearbeit, Homeoffice und mobilem Arbeiten

Allen drei Arbeitsformen ist gemeinsam, dass Beschäftigte nicht am Unternehmensstandort arbeiten. Und ebenso wie bei der Telearbeit kommunizieren Arbeitnehmer:innen im Homeoffice dank moderner Informationstechnik mit ihrem Betrieb. Doch es gibt wichtige Unterschiede zwischen allen drei Formen, weshalb Sie die Begriffe nicht miteinander gleichsetzen sollten.
  • Feste Zeiten und Ort: Homeoffice, Remote Work und mobiles Arbeiten sind gegenüber der Telearbeit nicht an feste Arbeitszeiten oder feste Arbeitsplätze gebunden: Mithilfe mobiler Endgeräte erbringen Beschäftigte ihre Arbeitsleistung an beliebigen Orten – das kann die Arbeit zu Hause einschließen, muss es aber nicht.
  • Gesetzliche Anforderungen: Die gesetzlichen Anforderungen an den Arbeitsplatz im Homeoffice und für das mobile Arbeiten sind weniger streng. Zwar gelten für Telearbeit und Homeoffice das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sowie das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) gleichermaßen. Doch nur für die Telearbeit hält die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) präzise fest, unter welchen Bedingungen Beschäftigte von zu Hause aus arbeiten dürfen: So muss beispielsweise der häusliche Arbeitsplatz aus Gründen des Gesundheitsschutzes den ergonomischen Anforderungen eines Bildschirmarbeitsplatzes genügen.
Heimarbeit

Sowohl die Telearbeit als auch das Arbeiten im Homeoffice sind nicht mit dem Begriff Heimarbeit gleichzusetzen: Der Begriff Heimarbeit bezeichnet die erwerbsmäßige Arbeit in der eigenen Wohnung – im Auftrag von Gewerbetreibenden, denen die Verwertung der Arbeitsergebnisse im Anschluss überlassen wird (§ 2 Absatz 1 Heimarbeitsgesetz [HAG]).

Formen der Telearbeit

Die Telearbeit umfasst also sämtliche beruflichen Tätigkeiten, die Beschäftigte an einem festgelegten Ort außerhalb des Unternehmensbüros ausführen. Wichtig dabei: Der Telearbeitsplatz gilt erst dann als eingerichtet, wenn Sie als Unternehmen Mobiliar und Arbeitsmittel bereitgestellt sowie die entsprechenden Kommunikationseinrichtungen installiert haben. Meist befindet sich der Telearbeitsplatz im Privatbereich der Arbeitnehmer:innen, dies ist jedoch keine zwingende Voraussetzung.
Je nach Art der ausgeübten Tätigkeiten steht es Unternehmen frei, ihrer Belegschaft unterschiedliche Formen der Telearbeit anzubieten. Grundlegend unterscheidet man drei Arten der Telearbeit voneinander.

Teleheimarbeit

Bei der Teleheimarbeit erledigen Arbeitnehmer:innen ihre Aufgaben ausschließlich an ihrem Telearbeitsplatz im eigenen Zuhause – in der Regel in einem festen Arbeitsverhältnis beschäftigt oder als Freelancer:innen. Der betriebliche Arbeitsplatz entfällt, es gibt also beispielsweise kein eigenes Büro mehr im Firmengebäude. Persönliche Begegnungen finden im Arbeitsalltag virtuell statt, etwa per Videokonferenz. Die physische Anwesenheit ist nur in Ausnahmefällen erforderlich, etwa bei wichtigen Geschäftsterminen oder Betriebsversammlungen.

Alternierende Telearbeit

Bei dieser Variante der Telearbeit bleibt der Arbeitsplatz im Unternehmen erhalten. In Absprache mit Vorgesetzten arbeiten Beschäftigte abwechselnd am Unternehmensstandort und im Heimbüro. Diese Kombination von Telearbeitsplatz und betrieblichem Arbeitsplatz ist eine der meistgenutzten Formen. Wie die konkrete Kombination aussieht, hängt entweder vom Arbeitsvertrag ab oder von der aktuellen Geschäftslage.

Mobile Telearbeit

Beschäftigte im Außendienst, etwa Vertriebsmitarbeiter:innen, nutzen diese Form der Telearbeit bevorzugt, um über mobile Endgeräte wie Smartphone, Tablet oder Laptop von ihrem jeweiligen Einsatzort aus zu arbeiten.* Es gibt weder zuhause noch in der Firma ein festes Büro; es empfiehlt sich aber, Arbeitsplätze im Betrieb zur Verfügung zu stellen, wenn die Mitarbeiter:innen an bestimmten Terminen doch anwesend sind – etwa, um an wichtigen Besprechungen oder Geschäftsterminen mit externen Partnern teilzunehmen.
*Streng genommen entspricht der Begriff mobile Telearbeit nicht der per Gesetzestext (§ 2 Absatz 7 ArbStättV) festgelegten Definition, nach der Telearbeit immer an einem festgelegten Ort stattfinden muss. Etliche Begriffe in diesem Bereich sind noch nicht konkret definiert und werden daher sehr unterschiedlich verwendet.
Häufig findet Telearbeit auch in eigens vom Unternehmen eingerichteten Zweigstellen mit entsprechenden Büros (sogenannte Satellitenbüros) oder angemieteten Co-Working-Spaces statt. Daneben gibt es auch Nachbarschaftsbüros, in denen Telearbeitnehmer:innen unterschiedlicher Arbeitgeber zusammenkommen.
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Telearbeit: Die rechtlichen Voraussetzungen

Die gesetzliche Grundlage für die Einrichtung von Telearbeitsplätzen bildet die 2016 novellierte Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Basis für die Telearbeit ist laut § 2 Absatz 7 ArbStättV eine vertragliche Vereinbarung zwischen Unternehmen und Beschäftigten über einen (Bildschirm-)Arbeitsplatz im Privatbereich. Diese regelt Arbeitszeit, Arbeitsbedingungen sowie die Arbeitsplatzgestaltung.
Für die Telearbeit gelten besondere Anforderungen hinsichtlich der Bildschirmarbeitsplätze, Bildschirmgeräte und Bildschirme (Anhang ArbStättV Punkt 6). Dazu zählen unter anderem:
  • Raum für wechselnde Arbeitshaltungen und -bewegungen ist vorzusehen.
  • Arbeitstische oder Arbeitsflächen müssen eine reflexionsarme Oberfläche haben.
  • Bildschirmgröße und -form müssen der Arbeitsaufgabe angemessen sein.
  • Bildschirme müssen frei und leicht dreh- und neigbar sein.
Telearbeit unterliegt zudem sämtlichen Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sowie den Regelungen des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG). So darf beispielsweise die werktägliche Arbeitszeit am häuslichen Arbeitsplatz acht Stunden nicht überschreiten (§ 3 ArbZG). Gemäß § 3 ArbStättV müssen Unternehmen auch für den Telearbeitsplatz eine Gefährdungsbeurteilung vornehmen.
Gibt es einen Rechtsanspruch auf Telearbeit?

In Deutschland haben Arbeitnehmer:innen keinen gesetzlichen Anspruch auf Telearbeit – sie können also nicht auf dieser bestehen, sondern sie lediglich beantragen. Umgekehrt dürfen Unternehmen auch keine Telearbeit anordnen, ohne vorher die Zustimmung ihrer Beschäftigten einzuholen. Die Telearbeit bedarf somit eines klaren Einvernehmens zwischen beiden Parteien.

Telearbeit im Ausland

Möchten Sie Arbeitnehmer:innen an Telearbeitsplätzen im Ausland beschäftigen, gelten besondere rechtliche, aber auch steuerliche und sozialversichungsrechtliche Aspekte, die Sie beachten müssen. Dazu zählt vor allem, dass Sie die spezifischen Anforderungen an Telearbeitsplätze im jeweiligen Land beachten. Sie sollten beispielsweise klären, ob eine Steuer- und Sozialversicherungspflicht der im Ausland ansässigen Person besteht.

Was müssen Unternehmen bei der Telearbeit beachten?

Wenn Sie Telearbeit für Ihre Beschäftigten anbieten möchten, sollten Sie über die gesetzlichen Grundlagen hinaus Folgendes beachten:

Datenschutz

Unternehmen sowie Arbeitnehmer:innen müssen jederzeit die datenschutzrechtlichen Bestimmungen gemäß Artikel 32 der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Sensible Daten dürfen auch am häuslichen Arbeitsplatz nicht frei zugänglich sein. Arbeitgeber müssen hier geeignete Schutzvorkehrungen treffen.

Kommunikation

Unternehmen, die sicherstellen möchten, dass ihre Telearbeiter:innen über alles Wichtige informiert sind, setzen auf digitale Tools. Sie gewährleisten eine reibungslose Kommunikation im Team – auch wenn die Kolleg:innen ihrer Arbeit an unterschiedlichen Orten nachgehen. Kollaborationssoftware wie Microsoft Teams bzw. der Einsatz von Suiten zur gemeinsamen Zusammenarbeit wie Microsoft 365 Business sollten dabei obligatorisch sein.

Betriebsrat

Laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ist die Einführung von Telearbeit in Unternehmen mitbestimmungspflichtig. Hinsichtlich der technischen sowie organisatorischen Gestaltung von Arbeitsabläufen, Arbeitsplätzen und Arbeitsumgebungen hat der Betriebsrat zudem umfassende Unterrichtungs- sowie Beratungsrechte.
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Vorteile und Nachteile der Telearbeit

Telearbeit kann für Unternehmen und deren Arbeitnehmer:innen gleichermaßen viele Vorteile mit sich bringen. Die wichtigsten sind:
  • Bessere Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter:innen
  • Attraktiverer Arbeitgeber für Bewerber:innen (Stichwort: Fachkräftemangel)
  • Bessere Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben (Work-Life-Balance)
  • Weniger Fahrten zur Arbeitsstätte
  • Einsparung von BüroflächenGestiegene Motivation durch zufriedene Mitarbeiter:innen
  • Geringere Krankheitsquote durch weniger Stress
  • Höhere Produktivität durch motiviertere Mitarbeiter:innen
Bei nicht durchdachter Umsetzung und mangelnder Führung durch Vorgesetzte kann die Telearbeit allerdings auch Nachteile mit sich bringen. Darunter können fallen:
  • Geringerer Teamgeist durch mangelnden persönlichen Austausch zwischen Teammitgliedern
  • Nicht jede Tätigkeit für Telearbeit geeignet
  • Hoher Digitalisierungsgrad im Unternehmen notwendig
  • Komplexe Vorgaben hinsichtlich Datenschutz und Cybersicherheit
  • Kosten durch IT-Infrastruktur an Telearbeitsplätzen
Den Nachteilen können Sie aber durch folgende Maßnahmen begegnen:
  • Zentrale Steuerung von Arbeitnehmer:innen an Telearbeitsplätzen durch sinnvolle Kollaborationslösungen
  • Modifizierte Führung für Personen im Homeoffice und in der Telearbeit
  • Regelmäßige Besprechungen etwa durch Videokonferenzen

Voraussetzungen, Vertrag und Umsetzung

Wie erwähnt bedarf es für die Telearbeit einer betrieblichen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen. Diese ist schriftlich festzuhalten und sollte die folgenden Punkte beinhalten:
  • Geltungsbereich: Für diese Beschäftigten gilt die Vereinbarung (nach Abteilungen oder Aufgabenbereichen gegliedert).
  • Begriffsklärung: Was versteht das Unternehmen unter Telearbeit und dessen Unterformen? Welche Arbeitszeiten, Arbeitsorte und technischen Voraussetzungen gelten?
  • Verantwortung: Wer entscheidet über die Möglichkeiten zur Telearbeit?
  • Rechtlicher Status: Welche Arbeitszeit- und Tarifvertragsregelungen kommen zur Geltung?
  • Aufgabenerfüllung: Inwiefern arbeiten Beschäftigte in der Telearbeit eigenverantwortlich, um Arbeitsziele ohne Störung der Geschäftsprozesse zu erreichen?
  • Voraussetzungen: Welche Eigenschaften müssen Beschäftigte mitbringen, um Telearbeit auszuführen? Dazu zählen etwa die generelle Fähigkeit zur Selbstorganisation, berufliche Vorerfahrungen, Kenntnis über notwendige Hard- und Software sowie allgemeine Kommunikations- und Teamfähigkeit.
  • Ausstattung: Welche Anforderungen gibt es hinsichtlich der Räumlichkeit, der technischen Infrastruktur und der Sicherheitsaspekte? Auch die Rückgabe von Technik und Mobiliar bei Ende der Telearbeit oder des Arbeitsverhältnisses sollte hier festgehalten sein.
  • Kosten: Welche (laufenden) Kosten entstehen dabei und wie sind diese abzurechnen?
  • Arbeitszeiten: Wie wird die Arbeitszeit erfasst?
  • Versicherung und Haftung: Welche Versicherungen greifen und wer haftet bei Schäden?
  • Krankheit: Welche Regelungen gelten im Krankheitsfall oder bei sonstiger Verhinderung?
  • Ansprechpartner: Welche Personen im Unternehmen sind in Bezug auf fachliche und organisatorische Dinge für Mitarbeiter:innen in der Telearbeit zuständig?
  • Laufzeit: Inkrafttreten und Laufzeit des Vertrags sollten klar benannt sein. Zu gegebener Zeit läuft die Vereinbarung aus oder verlängert sich.
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Beispiele und Praxisbezug

Telearbeit ist grundsätzlich bei allen Tätigkeiten möglich, bei denen Beschäftigte ihre Arbeit am heimischen Computer durchführen können und für die Erfüllung ihrer Pflichten auf keinen Firmenarbeitsplatz angewiesen sind. In den meisten Fällen ist dabei eine Netzwerkverbindung zu den IT-Systemen des Unternehmens notwendig.
Um Zugriff auf die IT-Systeme zu bekommen, sollten Mitarbeiter:innen in der Telearbeit eine VPN-Verbindung verwenden. Damit können Sie vom Heimarbeitsplatz auf das interne Netzwerk des Arbeitgebers zugreifen, die Rechte- und Geräteverwaltung erfolgt von der zentralen IT-Administration des Unternehmens aus.
Das Unternehmen stellt die für die Telearbeit notwendigen Anwendungen in der Regel heutzutage mittels modernem Cloud-Computing zur Verfügung. Auf diese Weise können Teams innerhalb und außerhalt des Firmengebäudes an den gleichen Dokumenten arbeiten. Auch die Cybersicherheit ist höher als beim lokalen Speichern von Firmendaten auf Computern an Heimarbeitsplätzen.
Auch bei alternierender Telearbeit oder bei mobiler Arbeit wie auf Geschäftsreisen haben die Beschäftigten dann von unterschiedlichen Geräten Zugriff auf die stets aktualisierten Daten. So spielt es theoretisch keine Rolle, ob etwa ein neues Teammitglied vom Firmenbüro oder vom Telearbeitsplatz aus arbeitet. Sie sollten aber dafür sorgen, dass die soziale Einbindung in die Belegschaft regelmäßig durch Videokonferenzen und im Idealfall auch durch persönliche Begegnungen in der Firma stattfindet, um die Integration in das Unternehmen zu fördern.
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Das Wichtigste zu Telearbeit in Kürze

  • Der Begriff Telearbeit bezeichnet die regelmäßige Ausübung beruflicher Tätigkeiten an einem festen Bildschirmarbeitsplatz. Dieser kann, muss sich aber nicht im Privatbereich der Beschäftigten befinden.
  • Im Unterschied zur Telearbeit sind Homeoffice, Remote Work und mobiles Arbeiten nicht an feste Arbeitszeiten oder feste Arbeitsplätze gebunden.
  • Telearbeit ist gesetzlich geregelt. Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) definiert, ab wann ein Telearbeitsplatz als solcher gilt.
  • Arbeitgeber und Belegschaft müssen die Rahmenbedingungen der Telearbeit im Arbeitsvertrag beziehungsweise im Rahmen einer Dienstvereinbarung fixieren.
  • Das Unternehmen muss den Telearbeitsplatz einrichten – einschließlich Technik und Mobiliar.
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