Eine junge Frau in einem modernen Büro, sie telefoniert per Headset über einen Laptop.
Unified Communication

Für kleine Unternehmen: Welche Telefonanlagen sind die besten?

Überall erreichbar sein, Funktionen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, und natürlich eine intuitive Bedienung: Eine moderne Telefonanlage kann den Arbeitsalltag in kleinen und mittelgroßen Unternehmen produktiver und professioneller gestalten. Wir erklären, worauf es ankommt.

Wenn kleinere Unternehmen langsam wachsen, kommen sie schnell an den Punkt, an dem Sie auch ihre Kommunikation an die veränderten Bedingungen anpassen müssen. Mit einer modernen Telefonanlage professionalisieren Sie Ihre Kommunikation und profitieren von einer Vielzahl nützlicher Funktionen. Denn Telefonanlagen für kleinere Unternehmen umfassen längst mehr als Standardgeräte mit Hörer und Tastenfeld. Es sind Systemlösungen, die sich mit anderen Produkten wie Microsoft Teams oder Google Workspace kombinieren lassen.

Inhaltsverzeichnis

Welche Arten von Telefonanlagen gibt es für kleine Unternehmen?

Mittlerweile haben klassische analoge Telefonanlagen genauso ausgedient wie ISDN-Lösungen (Integrated Services Digital Network). Die Techniken sind veraltet, die meisten Anbieter haben sie gar nicht mehr im Portfolio. Völlig unabhängig von der Größe des Unternehmens sind heute VoIP-Telefonanlagen (VoIP = Voice-over-Internet-Protocol) und SIP-Telefone (SIP = Session-Initiation-Protocol) der Standard.
Eine VoIP-Telefonanlage digitalisiert Sprachsignale, wandelt Sie in Datenpakete um und überträgt sie über das Internet. Diese Anlagen sind sehr flexibel, da sie mehr Möglichkeiten für Remote Work bieten und sich in andere Anwendungen integrieren lassen. Sie können zwischen zwei Arten wählen:
Cloudbasierte VoIP-Telefonanlagen: Diese Systeme hostet ein externer Anbieter in seiner Cloud. Sie benötigen in Ihrem Unternehmen lediglich die Hardware für die praktische Verwendung der Dienste (etwa Laptops und Headsets), aber keine eigenen Server. Das Ganze nennt sich auch Cloud-PBX.
VoIP-Telefonanlagen On-Premises: Sie installieren und verwalten Hardware und Software in Ihrem Unternehmen selbst. Diese Art von Telefonanlage wird auch IP-PBX genannt.
Frau telefoniert mit Headset

Optimieren Sie Ihre Unternehmenskommunikation

Egal, ob im Büro, Homeoffice, der Werkstatt oder unterwegs: Dank Vodafone Business UC mit RingCentral stets erreichbar sein und effizient arbeiten.

  • Eine Rufnummer für alle Geräte
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Funktionen von Telefonanlagen

Der Umstieg auf eine eigene VoIP-Telefonanlage ist natürlich auch bei einem kleineren Unternehmen mit organisatorischem Aufwand und Kosten verbunden. Entsprechend wichtig ist es, dass Sie von den Funktionen profitieren, die Ihnen danach zur Verfügung stehen. Deswegen haben wir hier die wichtigsten Funktionen und Vorteile für Sie zusammengefasst.
Flexibilität: Anschlüsse und Leitungen lassen sich leicht hinzufügen (oder entfernen). Sie können außerdem überall telefonieren, wo Sie Internet-Zugang haben. Das bedeutet, dass Sie Homeoffice oder mobiles Arbeiten anbieten können. Zusätzlich sind Sie nicht von bestimmter Hardware abhängig. Sie können Smartphones genauso nutzen wie Tablets und Laptops.
Erweiterte Anruffunktionen: Mit einer VoIP-Telefonanlage können Sie Zusatzfunktionen nutzen wie Anrufweiterleitung und -umleitung, Anrufbeantworter und Voicemail-to-E-Mail, Warteschleifen mit Musik und Ansagen, Konferenzschaltungen oder Anrufaufzeichnung.
Integration anderer Dienste: Ein großer Vorteil von VoIP-Telefonanlagen ist, dass sie sich mit anderen Geschäftsanwendungen kombinieren lassen. Sie können beispielsweise Ihr CRM-System integrieren. Erhalten Sie einen Anruf, erkennt das System die Nummer und stellt alle Informationen zu genau diesem Kontakt zur Verfügung. Oder Sie integrieren Ihre Telefonanlage in Microsoft Teams und Google Workspace. Vodafone bietet hierfür mit RingCentral eine unkomplizierte Möglichkeit.

So profitieren kleine Unternehmen von Vodafone-Telefonanlagen

Ein wichtiges Thema ist die Frage, wer die Telefonanlage in einem kleinen Unternehmen managt. Hier gibt es oft keine Fachkraft, die sich ausschließlich mit der Unternehmens-IT auseinandersetzen kann. Entsprechend wichtig ist es, dass zentrale Werkzeuge wie die Telefonanlage problemlos laufen und im Ernstfall schnell Support bereitsteht. Vodafone bietet hierfür eine Reihe an Cloud-Telefonanlagen an:

One Net Enterprise

Diese Lösung istvor allem für Unternehmen gedacht, die mehrere Arbeitsplätze oder auch mehrere Standorte vernetzen wollen. Vodafone stellt Ihnen hier eine virtuelle Telefonanlage zur Verfügung, die über die Vodafone-eigenen Server gehostet wird. One Net Enterprise lässt sich außerdem in andere Systeme integrieren – etwa SAP oder Callcenter-CRM-Systeme.
Die Vorteile:
  • Private Cloud: Hier können Sie alle Anwendungen integrieren, jedes Endgerät verbinden und von überall sicher auf firmeninterne Daten zugreifen.
  • Funktionsvielfalt: Kommunizieren Sie über Online-Meetings, Chats und Videotelefonie auf allen Geräten.

SwyxON

Hierbei handelt es sich um die Kombination einer klassischen Telefonanlage mit modernen Cloud-Anwendungen. SwyxON bündelt Festnetz-, Mobil- und Videotelefonie, Messaging und E-Mails in einer einheitlichen, nutzerfreundlichen Lösung. Bei SwyxON erwerben Sie für alle Nutzer:innen jeweils eigene Lizenzen. Jede Lizenz können Sie auf bis zu vier Geräten verwenden (z.B. Smartphone, Tischtelefon, Desktop und DECT). Ein virtueller Meetingraum bei SwyxON ist auf 25 Teilnehmende begrenzt.
Die Vorteile:
  • Hardware: Sie können die Hardware wählen, die am besten zu Ihnen passt. Ob IP-Telefone, Headsets, DECT- oder Konferenzlösungen: SwyxON unterstützt eine breite Auswahl an Telefonen und Endgeräten, die Sie im Komplettpaket direkt hinzubuchen können.
  • Software: Die Software können Sie auf allen relevanten Desktop-Plattformen nutzen (etwa Windows, macOS) sowie auf allen Smartphones mit iOS- und Android-Betriebssystem.
  • Integration: SwyxON können Sie in Ihre aktuellen Lösungen integrieren. Empfangen Sie z.B. E-Mails, Voicemails, Telefonanrufe und Fax-Nachrichten in einem gemeinsamen Posteingang in Microsoft Outlook. Oder telefonieren Sie per Mausklick am Rechner mit Ihren Kontakten in Microsoft Teams oder HCL Notes.

Microsoft-Teams-Telefonie

Mit dieser Erweiterung von Teams telefonieren Sie auch außerhalb Ihres Unternehmens ins öffentliche Fest- und Mobilfunknetz. Grundvoraussetzung ist, dass Sie eine Lizenz für Teams und den Zusatz „Teams Phone Standard“ haben.
Die Vorteile:
  • Ein Medium: Sie arbeiten ganzheitlich und effizient mit Ihrem Team zusammen. Ihre Kontakte und Kalender sind über Outlook integriert.
  • Telefonnummer behalten: Für Ihre Kund:innen und Geschäftspartner:innen ändert sich nichts. Sie sind unter Ihrer gewohnten Nummer erreichbar.
  • Skalierbar: Sie können die Teams-Telefonie um beliebig viele Durchwahlnummern erweitern – ganz ohne zusätzliche Telefone anzuschaffen oder gar Leitungen verlegen zu müssen.
  • Mobile Anwendung: Sie sind über Ihre Telefonnummer auf Ihrem Computer, Tablet und Smartphone erreichbar – vorausgesetzt, Sie haben Microsoft Teams installiert.
Menschen vor einer Wand

Microsoft Teams Telefonie

Nutzen Sie Microsoft Teams auch als Telefonanlage. Mit Teams telefonieren Sie von außerhalb Ihres Unternehmens mit der selben Nummer ins öffentliche Fest- und Mobilfunknetz.

  • Ihre Telefonnummer bleibt
  • Mobiles Arbeiten ortsunabhängig und mit jedem Gerät
  • Flexibel skalierbar

Business Vodafone Unified Communications mit RingCentral

RingCentral ist eine cloudbasierte Telefonanlage für Messaging, Videocalls und Telefonie. Mit dieser vernetzten Kommunikationsplattform können Sie Ihre Telefonanlage integrieren und kombinieren – beispielsweise mit Microsoft Teams oder Google Workspace.
Die Vorteile:
  • Komplettlösung: Festnetz-, Video- und Mobiltelefonie, Messaging und E-Mails in einer Lösung mit einheitlicher Oberfläche und allen Funktionen einer Telefonanlage. Dazu funktioniert das System geräteübergreifend und arbeitet DSGVO-konform.
  • Browserbasiert: Eine lokale Installation ist nicht notwendig, da Sie auf alle Funktionen online zugreifen.
  • Integration: Nahtlose Integration in alle Microsoft-Teams-Clients, ohne dass zusätzliche Teams-Telefonie-Lizenzen erforderlich sind.
  • Analyse: Sie sehen übersichtliche Telefon-Analysen auf Ihrem persönlichen Dashboard: etwa eine Auswertung der Gesprächsanzahl und der VoIP-Qualität.
Aus diesem breiten Angebot flexibler Lösungen können Sie das Set-up wählen, das am besten zu Ihren Anforderungen passt. Dabei geht es nicht nur um Telefonie, sondern um ein ganzheitliches Kommunikationskonzept. Auch um Updates müssen Sie sich nicht kümmern. Die erfolgen im Rahmen der Weiterentwicklung der Plattform automatisch und ohne Zusatzkosten.

Sicherheitsüberlegungen, Implementierung und Wartung

So einfach und funktional eine VoIP-Telefonanlage auch ist, gibt es dennoch einige grundlegende Dinge zu bedenken.
Sicherheit: Die Verwendung von Verschlüsselungsprotokollen wie SIPS (Secure SIP) und SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol) ist entscheidend, um Gespräche vor dem Abhören zu schützen. Eine robuste Firewall und Netzwerksicherheitsmaßnahmen sind unerlässlich, um unbefugten Zugriff auf Ihre VoIP-Anlage zu verhindern. Das gilt auch für starke Passwörter und eine zuverlässige Benutzerauthentifizierung.
Implementierung: Legen Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens fest, einschließlich der Anzahl der Benutzer, der benötigten Funktionen und des Budgets. Lassen Sie sich hierzu von den Vodafone-Expert:innen beraten: Vodafone bietet Lösungen aus einer Hand, die genau zu Ihrem Unternehmen passen. Das erleichtert auch die Installation und Konfiguration Ihrer gewählten Lösung.
Wartung: Software-Updates und Patches, Leistungsüberwachung und regelmäßige Back-ups sollten Sie bei der Planung Ihrer Telefonanlage mitdenken. Auch diese Punkte sind in Komplettangeboten in der Regel enthalten, sodass Sie sich nicht selbst darum kümmern müssen.
Junge Geschäftsfrau telefoniert am Schreibtisch

Unified Communications: Die Vorteile

Mit UCC bündeln Sie alle relevanten Kommunikationsdienste und Medien in einer zentralen Plattform. Sprachtelefonie über Fest- oder Mobilnetz, Videokonferenzen, E-Mails oder Chats – Unified Communications-Lösungen machen es möglich.

  • Effizientere Kommunikation
  • Maximale Flexibilität
  • Einfache Verwaltung

Telefonanlagen für kleine Unternehmen: Das Wichtigste in Kürze

  • Bei Telefonanlagen für Unternehmen jeder Größe haben sich mittlerweile VoIP-Technologien durchgesetzt.
  • Diese Technologie gibt es sowohl als On-Premises- als auch als cloudbasierte Lösung.
  • VoIP-Telefonanlagen bieten eine Vielzahl an Funktionen und lassen sich mit anderen Kommunikationsanwendungen kombinieren.
  • Eine Lösung aus einer Hand, bei der Updates, Sicherheitslösungen und Support einkalkuliert sind, kann Ihnen viel Aufwand ersparen.
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