Ein Mann sitzt hinter dem Lenkrad eines Fahrzeugs. In beiden Händen hält er ein Smartphone.
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Ein dienstliches Fahrtenbuch führen: Das sind Ihre Möglichkeiten

Ganz gleich, ob für ein Leasingfahrzeug, ein teilweise privat genutztes Firmenfahrzeug oder aus anderen Gründen: Wenn Sie ein korrektes Fahrtenbuch führen wollen, gibt es einiges zu beachten. Wir zeigen Ihnen, worauf es ankommt – und wie Sie den Prozess zu großen Teilen automatisieren können.

Kennen Sie das? Eigentlich führen Sie ein dienstliches Fahrtenbuch, doch manchmal geht der notwendige Eintrag nach einer Fahrt in der Hektik dann doch unter. Ihnen bleibt dann, wenn Sie sich an die zurückliegenden Fahrten nicht mehr erinnern können, unter Umständen nur noch der Wechsel in die Ein-Prozent-Regelung. Denn ein Fahrtenbuch, in dem Einträge fehlen, wird möglicherweise vom Finanzamt nicht anerkannt. Wie gut, dass Fahrtenbücher jetzt dank modernster Technik auch teilautomatisiert und vollelektronisch gepflegt werden können.

Inhaltsverzeichnis

Ein dienstliches Fahrtenbuch führen: Die Anforderungen

Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen wollen, sollten Sie von Anfang an auf die erforderlichen Angaben achten. Sonst kann es passieren, dass das Fahrtenbuch von Ihrem Arbeitgeber, Ihrer Leasingfirma oder dem Finanzamt nicht anerkannt wird. Das kann neben erhöhtem Rechercheaufwand im Nachhinein erhebliche finanzielle Nachteile mit sich bringen.
Die Ein-Prozent-Regelung des Gesetzgebers verursacht gerade bei Dienstwagen mit einem hohen Hersteller-Listenpreis jeden Monat hohe Kosten. Gleiches gilt, wenn der Anteil der Privatfahrten an der Gesamtnutzung besonders niedrig ist. Das Fahrtenbuch muss jeweils ein Jahr lang kontinuierlich und für jedes Fahrzeug separat geführt werden. Falls das Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr abweicht, ist das Wirtschaftsjahr für den Zeitraum maßgeblich.
Ein optimal geführtes Fahrtenbuch muss folgende Informationen beinhalten:
  • Identifikation: Das amtliche Kennzeichen des verwendeten Fahrzeugs
  • Kilometerstand: Hiermit wird die jährliche Fahrleistung ermittelt. Dazu wird der Kilometerstand vom 1.1. eines Jahres von dem Kilometerstand am 31.12. nach Fahrtende abgezogen.
  • Zweck der Fahrt: Geben Sie an, welche Art von Fahrt Sie durchführen. Hier sind folgende Fahrtzwecke üblich:
  • Betriebliche Fahrten: Diese Fahrten sind dienstlich veranlasst und hängen unmittelbar mit der Firmentätigkeit zusammen.
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: Auch Ihre Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen als solche erfasst und ausgewiesen werden.
  • Privatfahrten: Wenn Sie privat unterwegs sind, müssen Sie den Zweck der Fahrt nicht näher präzisieren. Es reicht hier die Angabe der gefahrenen Kilometer.
  • Fahrten mit Bezug zu anderen Einkünften: Wenn Sie beispielsweise Vermieter sind und das Dienstfahrzeug zum Besuch eines von Ihnen betreuten Mietobjekts nutzen, sollten Sie dies separat aufführen.
  • Fahrten bei doppelter Haushaltsführung: Sofern Sie einen doppelten Haushalt führen, sollten Sie Fahrten zwischen diesen beiden Orten ebenfalls als solche ausweisen.
  • Betriebliche Fahrten: Diese Fahrten sind dienstlich veranlasst und hängen unmittelbar mit der Firmentätigkeit zusammen.
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: Auch Ihre Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen als solche erfasst und ausgewiesen werden.
  • Privatfahrten: Wenn Sie privat unterwegs sind, müssen Sie den Zweck der Fahrt nicht näher präzisieren. Es reicht hier die Angabe der gefahrenen Kilometer.
  • Fahrten mit Bezug zu anderen Einkünften: Wenn Sie beispielsweise Vermieter sind und das Dienstfahrzeug zum Besuch eines von Ihnen betreuten Mietobjekts nutzen, sollten Sie dies separat aufführen.
  • Fahrten bei doppelter Haushaltsführung: Sofern Sie einen doppelten Haushalt führen, sollten Sie Fahrten zwischen diesen beiden Orten ebenfalls als solche ausweisen.
  • Betriebliche Fahrten: Diese Fahrten sind dienstlich veranlasst und hängen unmittelbar mit der Firmentätigkeit zusammen.
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: Auch Ihre Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen als solche erfasst und ausgewiesen werden.
  • Privatfahrten: Wenn Sie privat unterwegs sind, müssen Sie den Zweck der Fahrt nicht näher präzisieren. Es reicht hier die Angabe der gefahrenen Kilometer.
  • Fahrten mit Bezug zu anderen Einkünften: Wenn Sie beispielsweise Vermieter sind und das Dienstfahrzeug zum Besuch eines von Ihnen betreuten Mietobjekts nutzen, sollten Sie dies separat aufführen.
  • Fahrten bei doppelter Haushaltsführung: Sofern Sie einen doppelten Haushalt führen, sollten Sie Fahrten zwischen diesen beiden Orten ebenfalls als solche ausweisen.
  • Betriebliche Fahrten: Diese Fahrten sind dienstlich veranlasst und hängen unmittelbar mit der Firmentätigkeit zusammen.
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: Auch Ihre Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen als solche erfasst und ausgewiesen werden.
  • Privatfahrten: Wenn Sie privat unterwegs sind, müssen Sie den Zweck der Fahrt nicht näher präzisieren. Es reicht hier die Angabe der gefahrenen Kilometer.
  • Fahrten mit Bezug zu anderen Einkünften: Wenn Sie beispielsweise Vermieter sind und das Dienstfahrzeug zum Besuch eines von Ihnen betreuten Mietobjekts nutzen, sollten Sie dies separat aufführen.
  • Fahrten bei doppelter Haushaltsführung: Sofern Sie einen doppelten Haushalt führen, sollten Sie Fahrten zwischen diesen beiden Orten ebenfalls als solche ausweisen.
Um steuerlich anerkannt zu werden, muss das Fahrtenbuch dabei nach Paragraph 6, Absatz 1 Nr. 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) absolut lückenlos sein. Nach jeder betrieblichen Fahrt müssen also sowohl Zweck der Fahrt als auch die notwendigen Angaben eingetragen werden. Nachträgliche Änderungen an der Eintragung sind nicht zulässig.
Für die einzelnen Fahrten, insbesondere aber bei betrieblichen Fahrten, muss Ihr Fahrtenbuch folgende Angaben für jede Fahrt auflisten:
  • Datum und Kilometerstand zu Beginn der Fahrt sowie Startort (möglichst mit Straße, Hausnummer und Ort – Abkürzungen wie „Zh” für „Zuhause” bei häufigen Zielen sind zulässig).
  • Datum und Kilometerstand zum Ende der Fahrt (beispielsweise bei Fahrten über Nacht) sowie Zielort.
  • Reiseroute („über”): Hierdurch soll verhindert werden, dass Sie unnötige Umwege fahren.
  • Kunde, Geschäftspartner oder Reisezweck: Machen Sie hier präzise Angaben zum Reisezweck oder besuchten Kunden, um die betriebliche Fahrt zu rechtfertigen.
Durch das Führen eines Fahrtenbuchs können Sie nicht nur steuerliche Ziele verfolgen: Mithilfe eines Fahrtenbuchs können Sie für jedes betroffene Fahrzeug am Jahresende genau aufschlüsseln, wie es verwendet wurde – und so eine bessere Kostenkontrolle ermöglichen. Gerade bei Fuhrparks kann dies erhebliches Einsparpotenzial bieten.

Ein dienstliches Fahrtenbuch führen: Das sind die Möglichkeiten

Neben der Möglichkeit, das Fahrtenbuch von Hand und beispielsweise auf Grundlage von Vorlagen aus dem Schreibwarengeschäft zu führen, gibt es auf dem Markt verschiedene Apps zu diesem Thema. Diese arbeiten meist mit den im Smartphone eingebauten GPS-Sensoren, die daher während der Fahrt aktiv sein müssen. Sollten Sie eine solche App-Lösung verwenden wollen, seien Sie sich darüber im Klaren, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten, sei sie auch noch so klein, nicht möglich ist. Sonst kann es passieren, dass das elektronische Fahrtenbuch am Jahresende nicht anerkannt wird.
Wichtig ist auch: Das Finanzamt prüft eingereichte Fahrtenbücher stichprobenartig und vergleicht die Einträge mit den eingereichten Unterlagen. Geht also aus Ihrer App hervor, dass Sie von Hamburg nach Berlin gefahren sind und reichen Sie für denselben Tag eine Tankquittung aus Köln ein, kann Ihr Fahrtenbuch als „nicht schlüssig” bewertet und somit insgesamt angezweifelt werden, selbst wenn es sich um ein Missverständnis handeln sollte.

Das Wichtigste über dienstliche Fahrtenbücher in Kürze

  • Um ein Fahrtenbuch korrekt zu führen, müssen Sie für jede getätigte Fahrt einen Protokolleintrag vornehmen.
  • Dieser muss sowohl Daten zu Fahrtantritt und -ende als auch gefahrene Kilometer, Reiseroute und (bei dienstlichen Fahrten) den Namen des besuchten Unternehmens oder Geschäftspartners beinhalten.
  • Ein Fahrtenbuch, das nicht plausibel wirkt oder in dem Einträge fehlen, kann vom Finanzamt nachträglich abgelehnt werden.
  • Viele der auf dem Markt angebotenen Fahrtenbuch-Apps erfüllen nicht vollumfänglich die gesetzlichen Anforderungen.
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