Mehrere weiße Papirschiffchen auf einer Holzoberfläche, vorneweg ein größeres in Rot
Unified Communication

Führung von dezentralen Teams

Klassische Führungskonzepte befassen sich fast immer mit Teams, die in Abteilungen oder Projekten mit regelmäßiger Präsenz zusammenarbeiten. Doch wie geht moderne Teamführung, wenn die Mitglieder nicht im selben Büro sitzen – und sich vielleicht über Monate nicht sehen? Und wie nehmen Sie Ihre Leitungsfunktion aus der Ferne wahr? Wir haben praktische Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie dynamische Prozesse im Team steuern und einen guten Draht zu Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen behalten.

Für manche Berufe gehört es zum Alltag: Die Arbeit fernab von Kolleg:innen und Vorgesetzten. Mitarbeiter:innen in Vertrieb und Außendienst sind daran gewöhnt, ihren Alltag weitgehend selbst zu organisieren. Ob das nun Kundentermine oder regelmäßige Abrechnungen und Berichte sind – die Arbeit im Homeoffice und unterwegs ist für diese Arbeitnehmer:innen ganz normal.

Oft sind Mitarbeiter:innen in derartigen Positionen sogenannte „Self Starter”, die energiegeladen und optimistisch wirken: Sie bringen Charaktereigenschaften mit, dank denen ihnen das Einzelkämpfer-Dasein leicht fällt. Als Vorgesetzte:r wissen Sie, wie Sie Ihr Außendienst-Team am Besten führen, und gewohnte Strukturen wie regelmäßige Vertriebstagungen und Bonussysteme unterstützen die Motivation.

Aktuell stehen jedoch viele Führungskräfte vor der Herausforderung, ein Team von Mitarbeiter:innen zu führen, die sich das dezentrale Arbeiten aus dem Homeoffice nicht ausgesucht haben.

Michael Schrezenmaier beispielsweise ist COO bei Pipedrive, einem cloud-fokussierten Unternehmen für CRM- und Pipeline-Management-Software aus Estland. Er steht vor der täglichen Herausforderung, das Alltagsgeschäft der Firma durch das digitale Zeitalter zu leiten und Wachstum herbeizuführen. Im Grunde sieht er drei wichtige Faktoren, die eine gute (operative) Führungskraft ausmachen: Klarheit, Durch- und Umsetzungsstärke und Fairness.

Inhaltsverzeichnis

Plötzlich zuhause arbeiten: Zeit zur Eingewöhnung

Die Akzeptanz von Arbeit im Homeoffice ist laut dem Statistischen Bundesamt so hoch, wie nie. 24,2 % aller Erwerbstätigen in Deutschland waren im Jahr 2022 zumindest gelegentlich im Homeoffice. Doch auch wenn die überwiegende Mehrheit darin von positiven Erfahrungen – wie etwa Stressreduktion – berichtet, funktioniert im Alltag nicht alles ohne Reibungsverluste.
Nicht jeder hat zu Hause einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung oder kann kurzfristig die Voraussetzungen schaffen. Eltern müssen sich vielleicht „nebenbei” zum Beispielsweise mit Kinderbetreuung befassen. Andere haben nicht das geeignete Equipment, keine schnelle Internetverbindung oder einfach keinen ruhigen Ort, an den sie sich für die Arbeit zurückziehen können. Für Sie als Teamleiter:in bedeutet das, dass Sie nicht sofort eine hundertprozentige Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter:innen erwarten können.
Viele Abrbeitnehmer:innen loben die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Doch in der Praxis ist Ihr Team zuhause mit schmutzigem Geschirr und anderen Haushaltsthemen konfrontiert. Auch das erfordert eine Eingewöhnungsphase: Bis sich die einzelnen Kolleg:innen von diesen Dingen nicht mehr ablenken lassen.
Machen Sie sich als Führungskraft also diese Dinge bewusst – und reagieren Sie mit Humor und Nachsicht, wenn in der Videokonferenz die Waschmaschine im Hintergrund schleudert, es an der Tür klingelt oder der Nachwuchs nach Mama oder Papa ruft.
Person wäscht eine Plastikschale an einem Waschbecken ab
Falls das Arbeiten im Homeoffice nicht routiniert läuft: Viele lassen sich leicht vom Haushalt ablenken.

Zuhören und ernst nehmen: Ängste und Sorgen von Mitarbeitern

Ihr Team wird außerhalb des normalen Arbeitsplatzes durch viele Umstände gefordert. Machen Sie sich bewusst, dass neben dieser Umstellung auch individuelle Faktoren zu großem Stress führen können:
  • Familien verbringen mehr Zeit miteinander und oft auf engem Raum. Das führt fast unweigerlich zu Konflikten, die den einzelnen belasten können.
  • Manche Teammitglieder haben vielleicht Vorerkrankungen, von denen Sie nichts wissen, oder sorgen sich um Angehörige, die besonders gefährdet sind.
  • Die wirtschaftlichen Folgen der Pandemie sind in vielen Branchen besorgniserregend. Auch wenn Ihr Unternehmen nicht betroffen sein sollte, sind vielleicht Angehörige und Partner Ihrer Teammitglieder von Arbeitslosigkeit bedroht.
Ihre Mitarbeiter:innen reagieren auf diese Dinge ganz unterschiedlich, je nach Charakter und persönlicher Situation. Manche entwickeln eine ausgeprägte Angst vor Versagen, andere zeigen unter diesem Druck einen ungewohnten Leistungsabfall, andere arbeiten scheinbar wie gewohnt weiter.
Als Führungskraft sind Sie hier besonders gefordert: Hören Sie Ihren Mitarbeiter:innen gut zu, damit Sie reagieren können. Braucht der Einzelne mehr Bestätigung und Lob? Können Sie die Angst vor Arbeitsplatzverlust möglicherweise beschwichtigen?
In einem dezentralen Team ist noch mehr als sonst partnerschaftliche Führung und Fingerspitzengefühl gefragt. Wenn Ihr Team Ihnen vertraut, erfahren Sie von Ängsten und Sorgen und können mit transparenter Kommunikation darauf reagieren. Es hilft auch, wenn Sie selbst darüber sprechen, wie Sie die Situation erleben. So bleiben Sie für Ihr Team authentisch.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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So führen Sie Ihr Team aus der Ferne

Wenn Sie vor der Aufgabe stehen, Ihr Team dezentral zu leiten, behalten Sie die angesprochenen Rahmenbedingungen im Blick. Mit diesen praktischen Tipps können Sie für Motivation und Teamzusammenhalt sorgen.

Strukturen schaffen

Für Teams, die bereits agil arbeiten, gehört der regelmäßige Austausch zur Routine. Falls das noch nicht der Fall ist, führen Sie beispielsweise morgendliche Stand-up-Meetings ein: Ein kurzes Videomeeting von 15 bis 30 Minuten Dauer, in dem sich Ihr Team kurz über die Aufgaben des Tages austauscht. Das Stand-up sollte täglich zur selben Uhrzeit stattfinden.
Nehmen Sie bei der Zeitplanung Rücksicht, wenn Mitglieder Ihres Teams morgens zum Kindergarten oder zur Schule müssen, um dort ihre Sprößlinge abzuliefern. Neben den kurzen Morgenmeetings bieten sich gemeinsame Kaffeepausen am Nachmittag an. Die weiteren notwendigen Meetings zu Projektfortschritten oder -planungen kommen natürlich dazu.
Am Anfang sollten Sie lieber häufigere Videomeetings veranstalten, um den Austausch im Team zu fördern. Denken Sie zudem darüber nach, ob die Stand-ups festen Regeln folgen sollten. Eventuell sollte jeden Tag ein anderes Teammitglied die Runde eröffnen. Oder Sie geben ein Tagesmotto aus – beispielsweise ein Zitat oder ein Sprichwort, oder Sie stellen jeden Tag als erstes eine Frage zur Auflockerung. Das kann etwas einfaches sein wie die Frage nach der Lieblingsfarbe oder der bevorzugten Kaffee-Variante.

Teamerlebnisse neu definieren

Bei dezentral arbeitenden Teams ist es eine besondere Herausforderung, den Teamgeist zu fördern. Auch hier empfehlen sich gemeinsame Erlebnisse per Videokonferenz oder per App. Vodafone Deutschland bietet aktuell sogar gemeinsamen Sport per Videokonferenz an.
Der Fantasie sind hier kaum Grenzen gesetzt: Vielleicht lassen Sie Ihren Teammitgliedern sogenannte Kochboxen nach Hause schicken, in denen die Zutaten für ein Essen enthalten sind – und kochen dann per Videocall. Andere Ideen wären beispielsweise ein Skat-Tunier per App, oder ein Quizduell-Abend. Dinge gemeinsam machen: Das muss nicht immer am selben Ort sein.
Laptop mit einem Online-Sportkurs auf dem Bildschirm, daneben Hanteln, Kerzen und eine Pflanze
Gemeinsamer Sport per Videokonferenz stärkt auch bei Vodafone Deutschland das Team-Gefühl.

Führungsaufgaben aus einer neuen Perspektive

Mit einem Team, was nicht an einem Ort präsent ist müssen Sie als Führungskraft anders umgehen. Das „Stimmungsbarometer Kaffeeküche” fällt ja schließlich aus.
Um für Ihre Mitarbeiter:innen greifbar zu bleiben, müssen Sie mehr Zeit in den Kontakt mit den einzelnen Personen stecken als sonst. Fragen Sie aktiv nach, wie es den Kolleg:innen geht: Per Telefon, per Video oder auch einfach mal per Messenger-App. Für Stimmungsbilder aus dem gesamten Team bieten sich auch regelmäßige Umfragen an.
Wichtig ist, wie Sie die Kontaktaufnahme gestalten: Machen Sie klar, dass es sich nicht um Kontroll-Anrufe handelt, sondern dass Sie in Verbindung bleiben möchten. In einer dezentralen Teamstruktur sind Sie auch als Coach für Ihre Mitarbeiter gefragt.
Übrigens: Sie sollten sich selbst disziplinieren und nicht „nach Feierabend” noch Nachrichten schreiben. Für Ihre Mitarbeiter:innen im Homeoffice ist es nämlich besonders schwierig, private Zeit und Arbeitszeit voneinander abzugrenzen. Unterstützen Sie sie dabei.
Geschäftsmann arbeitet am Notebook

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Unterstützung und praktische Hilfe anbieten

Warme Worte allein sind nicht immer genug. Es kann auch sein, dass praktische Hilfe erforderlich ist. Beispielsweise, wenn ein:e Mitarbeiter:in zuhause kein schnelles Internet hat, oder es an der nötigen Hardware wie Computer, Drucker oder sogar Schreibtischstuhl fehlt. Ob nun Dinge angeschafft oder aus den sonst üblichen Büroräumen ausgeliehen werden sollen: Um die Organisation sollten Sie sich kümmern – beziehungsweise diese Aufgabe an die richtigen Ansprechpartner:innen delegieren.
Und was ist, wenn Sie von persönlichen Sorgen eine:r Mitarbeiter:in erfahren? Je nach Größe Ihres Unternehmens sind Personalabteilung und – falls vorhanden – auch der Betriebsrat Ihre Ansprechpartner, falls Mitglieder Ihres Teams besondere Unterstützung brauchen. Manches lässt sich vielleicht auch auf dem „kurzen Dienstweg” lösen, etwa mit etwas Flexbilität in der Arbeitszeit für die Betreuung von Kindern und anderen Familienangehörigen.

Das Wichtigste zu Führung von dezentralen Teams in Kürze

  • Nicht jede:r Arbeitnehmer:in hat zu Hause einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung.
  • In einem dezentralen Team ist partnerschaftliche Führung und Fingerspitzengefühl gefragt.
  • Nehmen Sie Rücksicht auf Familien: Bedenken Sie bei der Zeitplanung, dass Mitglieder Ihres Teams eventuelle morgens ihre Kinder zum Kindergarten oder zur Schule bringen müssen.
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