Home-Office: Vor- und Nachteile der Arbeit zu Hause

Digitales Business

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Datum 22.12.2019
Lesezeit 7 Min.

Home-Office: Vor- und Nachteile der Arbeit zu Hause

Home-Office ist seit Jahren ein kontrovers diskutiertes Thema: Handelt es sich um einen Weg zu mehr Produktivität oder sinkt diese hierdurch? Immer mehr Firmen erlauben ihren Mitarbeitern die flexible Heimarbeit – unter besonderen Voraussetzungen. Wir zeigen Ihnen, wann und wie solche Regelungen sich auch für Ihr Unternehmen lohnen, wo die Besonderheiten und mögliche Risiken liegen.

Sind meine Angestellten von zu Hause aus produktiver und konzentrierter als im Büro? Wichtige Fragen, die sich Arbeitgeber in Zeiten von Telearbeit, Flex-Office und Co. sowie der besonderen Lage Anfang 2020 immer wieder stellen müssen. Immerhin knapp 40 Prozent der deutschen Unternehmen bieten im Jahr 2019 laut Bitkom inzwischen flexible Home-Office-Regelungen an. Doch ist das immer sinnvoll, wenn nicht gerade notwendig?

Aktuell scheint das Thema wichtiger denn je: Wer jetzt noch keinen Home-Office-Arbeitsplatz hat, den unterstützt Vodafone gern unkompliziert mit einem GigaCube Business zum sofortigen Lossurfen, einem Kabel-Anschluss mit bis zu 1.000 Megabit pro Sekunde oder einem Red Business Prime-Vertrag, dem optimalen Mobilfunk-Vertrag für Geschäftskunden. Und für die passende Büro-Software daheim sorgen wir auch: Mit Office 365 für Unternehmen inklusive Word, Excel, PowerPoint und Teams für die Online-Zusammenarbeit. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Home-Office-Essentials-Seite. #WeKeepYouGoing

Die wichtigsten Vor- und Nachteile der Arbeit von zu Hause oder unterwegs finden Sie hier im Überblick.


Home-Office: Das steckt hinter dem englischen Begriff für Heimarbeit

Der Begriff der „Telearbeit” ist schon seit 1989 bekannt. Damals beschäftigte eine Schweizer Großbank mehrere Dutzend Mitarbeiter in sogenannten Telearbeitszentren – mit Erfolg. Unter dem Schlagwort „Home-Office” wiederum werden einzelne Arbeitstage zu Hause verbracht – bei der reinen Telearbeit hält der Arbeitgeber häufig gar keinen festen Arbeitsplatz mehr vor.

So oder so: Die Arbeit ganz oder teilweise von zu Hause aus zu ermöglichen, erfordert Vertrauen von Unternehmensseite – und von den Mitarbeitern Selbstorganisation und Disziplin. Moderne Technik, stabile Breitband-Internetverbindungen, Videokonferenz-Systeme und Cloud-Lösungen wie Microsoft Office 365 ermöglichen flexibles und ortsungebundenes Arbeiten von technischer Seite her. Doch bleibt möglicherweise Wichtiges auf der Strecke, wenn Kollegen sich weniger „live” austauschen können? Kann das Arbeiten allein im Büro daheim und unter Zuhilfenahme von Chat, Videokonferenz und Co. genauso kreativ und inspirativ sein, wie der zwischenmenschliche Austausch mit den Kollegen vor Ort im Büro?

In den Niederlanden haben Arbeitnehmer seit Juli 2015 sogar einen gesetzlichen Anspruch auf die Arbeit im Home Office, sollten Kinder krank oder Angehörige pflegebedürftig sein. In Deutschland hat der Arbeitgeber allein das letzte Wort zum Arbeitsort – egal unter welchen Umständen. Lassen es die Aufgaben zu, sind viele Arbeitgeber heute gerne bereit, ihren Mitarbeitern diese attraktive Möglichkeit einzuräumen. Selbst wenn im Arbeitsvertrag die Arbeit im Home-Office nicht vorgesehen ist: Eine Vereinbarung kann noch im Nachhinein oder zusätzlich getroffen werden.

 

Von zu Hause aus arbeiten: Das sind die wichtigsten Vorteile

Die Gründe für den Wunsch nach Heimarbeit sind ganz unterschiedlich, wie die Umfrage „Wohnen und Arbeiten – das neue Miteinander“ von Innofact im Auftrag von Unitymedia (heute: Vodafone) zeigt. So haben 34 Prozent der insgesamt 1.030 berufstätigen Gesprächsteilnehmer angegeben, dass der Wegfall des Pendelns für sie ein entscheidendes Kriterium für ein Homeoffice-Konzept sei. Aber auch zeitliche Flexibilität und mehr Zeit für die Kinder spricht fürs Arbeiten zuhause (19 Prozent). Außerdem biete Homeoffice nach Aussage der Befragten mehr Ruhe als im Büro und fördere die Produktivität (jeweils 15 Prozent).

Einer Mehrheit der Befragten (51 Prozent) ist es insgesamt wichtig, regelmäßig von zu Hause aus zu arbeiten. Aber nur 30 Prozent der Befragten haben überhaupt ab und an diese Möglichkeit. Das legt die Annahme nahe, dass deutsche Unternehmen noch nicht so weit sind und Home Office als für sie passendes Modell akzeptieren. Das ist schade, denn laut Niclas Schaper, Professor für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Paderborn, zeigen Analysen klar auf, dass die Produktivität zu Hause nicht sinke, „sondern quantitativ und qualitativ höher ist – sofern ich auch zu Hause die Möglichkeit habe, mich zeitweise abzuschotten beziehungsweise ungestört zu arbeiten.“

 

Pendler telefoniert genervt in einer U-Bahn

Wer im Home-Office arbeiten kann, erspart sich viel Pendler-Stress.

 

Heimarbeit bringt höhere Arbeitsmotivation und Effizienz

Eine wissenschaftliche Studie der University of Stanford hat sich ebenfalls der Thematik des Remote-Arbeitsplatzes gewidmet und über 500 Angestellte im Home-Office und unter ständiger Ablenkung im Büro beobachtet. Das Ergebnis: 13,5 Prozent mehr Effizienz unter den Arbeitnehmern – und das bei weniger Krankheitstagen und weniger genommenen Pausen, 2.000 US-Dollar Bürokostenersparnis im Schnitt und zumindest kurzfristig höhere Zufriedenheit bei den Arbeitnehmern. Wer zuhause arbeitet, kann sich zudem seinen Arbeitsplatz nach dem eigenen Geschmack einrichten und gestalten. Ein positiver Aspekt, der nicht unterschätzt werden sollte.

Eine sinnvolle Regelung zum Thema Heimarbeit kann sich also definitiv für beide Seiten lohnen. Immerhin kann der Arbeitgeber freie Arbeitsplätze während der Home-Office-Zeit der Kollegen auch anderweitig verplanen – ein Vorgehen, das insbesondere beim „Flexible Seating”-Modell gerne praktiziert wird.

Fokus und Konzentration sind das A und O

Auch wenn die Konzentration im Home Office für den einen oder anderen besser sein mag: Es gibt mehr Ablenkungspotenzial. Z.B. Nachbarn, die vorbeischauen, Waschmaschinen, die beladen werden könnten oder auch die eine oder andere Erledigung. Das ist ab und zu okay. Solche Dinge gehören in dafür vorgesehene Zeiträume. Denn sonst stören sie die Konzentration. Hierbei ist aber nicht zu vergessen: Wir brauchen auch Ruhe. Manchmal sind gezielte Streck- und Dehnübungen also die bessere Pausennutzung als das Befüllen der Waschmaschine. Ein Vorteil hierbei: Keiner der Kollegen oder Angestellten kann zuschauen und Sie tun gleichzeitig etwas für Ihre Gesundheit und die Konzentration.

Trotz Vereinbarungen fester Zeiten darf der Biorhythmus nicht vernachlässigt werden. Ob Lerche oder Eule – arbeiten Sie immer möglichst entsprechend Ihrer eigenen Konzentrationskurve. Beachten Sie dabei aber immer Ihre gewöhnlichen Arbeitszeiten und versuchen Sie, Ihren Schlafrhythmus nicht vollkommen zu verändern. Passen Sie sich hier am besten seicht an Ihre Wohlfühlzeiten an. Es bringt nichts, den Home-Office-Tag ab Mittag zu planen, um morgens z.B. einzukaufen, wenn Ihre Konzentration gewöhnlich ab 16 Uhr abbaut.

Sinnvolle Browser Add-ons, um sich selbst vor Ablenkung zu schützen, sind z.B. RescueTime und StayFocused. Letztere Anwendung sperrt ablenkende Web-Seiten über gewisse Zeiträume. RescueTime hilft darüber hinaus dabei, die eigenen Aktivitäten im Internet zu überwachen. So wird man auch im Home Office indirekt daran gehindert, ständig in sozialen Netzwerken zu hängen oder nebenbei Urlaub zu buchen.

Auch die Organisation des Arbeitsplatzes ist wichtig für die produktive Arbeit im Büro zuhause. Ordnung muss sein. Vor allem empfiehlt es sich, private Unterlagen, wie z.B. Rechnungen aus dem Sichtfeld zu verbannen. Sie lenken ab und machen womöglich noch schlechte Laune.

 

Video: YouTube / Fit für Digital

 

Ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen: Diese Möglichkeiten haben Sie

Kann ich mein Arbeitszimmer von der Steuer absetzen? Wie so oft lautet die Antwort: Es kommt drauf an. Im Wesentlichen hängt vieles davon ab, wie viele Stunden Sie tatsächlich von zuhause aus arbeiten. Und ob Sie im Unternehmen theoretisch einen Schreibtisch besitzen. Wenn das Unternehmen keinen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt, können jährlich maximal 1.250 Euro fürs häusliche Arbeitszimmer abgesetzt werden. Das Finanzamt erkennt die Kosten für die Einrichtung des Heimbüros, sowie Strom und Miete aber nur an, wenn der Raum einzig der beruflichen Nutzung dient. Wer seinen Arbeitsplatz im Wohnzimmer hat, profitiert folglich nicht von steuerlichen Erleichterungen.

Künstler oder freie Journalisten, die nur von zuhause aus arbeiten, können ihre Kosten unbegrenzt von der Steuer absetzen. Voraussetzung ist auch hier, dass das Arbeitszimmer als ausschließlicher Platz zur Ausübung der beruflichen Tätigkeit dient.

Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch und Schreibtischstuhl können in voller Höhe beim Finanzamt eingereicht werden. Miete, Strom und Heizung müssen beim Home-Office-Arbeitsplatz anteilig berechnet werden. Hier gilt die Formel: Fläche des Arbeitszimmers / Gesamtwohnfläche der Wohnung x 100 = Arbeitszimmeranteil in %.

Wichtig: Home-Office-Steuern können Sie nur absetzen, wenn das häusliche Arbeitszimmer nicht schon von Ihrem Arbeitgeber finanziert wird. Das gilt allerdings nicht für Hard- und Software für den Home-Office-Arbeitsplatz. Hierbei handelt es sich um steuerfreie Zusatzleistungen. Der Zuschuss vom Chef darf also unbegrenzt hoch sein. Sind die Geräte Eigentum der Firma und als Leihgabe im Home Office, dürfen sie – zumindest steuerrechtlich – auch privat genutzt werden. Meistens wird das aber vertraglich durch den Arbeitgeber ausgeschlossen.

 

Video: YouTube / WISO steuer:Web

 

Home-Office kann auch Nachteile mit sich bringen

Die oben genannte Studie aus Stanford offenbart weitere interessante Erkenntnisse. So bedeutet die Möglichkeit zur Arbeit von Zuhause keinesfalls das Ende der Büroarbeit.

Etwa die Hälfte aller Remote-Arbeiter entschied sich nach Ablauf des Experiments wieder für das Büro:

  • Arbeitnehmer erfuhren weniger Anerkennung und Lob für ihre Leistungen, da weniger Feedback gegeben wurde.
  • Es besteht das Risiko, bei dauerhafter Abwesenheit vom Büro den direkten Austausch mit den Kollegen zu vermissen. Laut einer ARAG-Studie sind es immerhin 18,4 % aller Arbeitnehmer, die angaben, dass ihnen zuhause soziale Kontakte zu Kollegen fehlen.
  • Die Trennung zwischen privater Zeit und beruflicher Tätigkeit verschwimmt. Auch damit können nicht alle Arbeitnehmer umgehen und wünschen sich eine Rückkehr ins Büro.

Die IBM-Marketingchefin Michelle Peluso sieht die fehlende Innovation, die durch interpersonellen Austausch entsteht, als möglichen Nachteil für allgemein gültige Home-Office-Regelungen an.

„Ein Nachteil der Heimarbeit ist, dass die Mitarbeiter und was sie leisten, viel zu oft nicht gesehen werden“, erklärt der Stanford-Forscher Nicholas Bloom.

 

Flex-Office: Kompromiss aus Home- und Office-Arbeit

Um eben beschriebenen Nachteilen für einzelne Beschäftigte zu entkommen, können Sie sich für einen Kompromiss entscheiden. Vereinbaren Sie mit Ihren Home-Office-Arbeitern feste Präsenzzeiten/-tage im Büro – so sollten Sie sowohl den möglichen Einsamkeits-Faktor, als auch die fehlende Anerkennung in den Griff bekommen. So bewahren Sie auch den kollaborativen Ansatz in Ihrem Unternehmen und lassen Kollegen nicht zu weit auseinanderrücken. Für Notfälle und aus besonderem Anlass kann der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin dann trotzdem noch zusätzliche Arbeitstage daheim spontan beantragen.

Einen besonderen Anreiz für eine Beschäftigung bei Ihnen kann eine vorhandene Home-Office-Regelung vor allem Pendlern mit weiten Strecken oder Kollegen, die nach ihrer Elternzeit ins Berufsleben zurückkehren möchten sowie Alleinerziehenden bieten.

Die Möglichkeit, sich abzuschotten, ist auch den Umfrageteilnehmern wichtig. So arbeiten 53 Prozent in einem eigens eingerichteten Arbeitszimmer. 31 Prozent nutzen das Wohnzimmer für ihre Tätigkeit, wohingegen nur 4 Prozent in Küche oder Schlafzimmer aktiv werden. Von besonderer Bedeutung sind für die Befragten die technischen Voraussetzungen. Einen leistungsfähigen Computer benötigen 66 Prozent, 57 Prozent müssen auf Server und Netzwerke ihres Unternehmens zugreifen und 54 Prozent sehen eine schnelle Internetverbindung als unabdingbar für ihre Arbeit.

 

Wertvolle Tipps für optimale Produktivität am Remote-Arbeitsplatz

Damit Heimarbeit optimal gelingt und effizient abläuft, sollten Sie Ihren Mitarbeitern einige Tipps mit auf den Weg geben. Immerhin lassen sich eine Menge Störfaktoren ganz leicht ausschalten und so dauerhaft die Produktivität auch am Remote-Arbeitsplatz hochhalten:

  • To-Do-Listen erstellen: Um von Anfang an ein gewisses Arbeitspensum sicherstellen, können Aufgabenlisten ein wertvolles Hilfsmittel sein. Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass Sie bei Remote-Arbeit dasselbe oder zumindest ein ähnliches Arbeitspensum erwarten, wie vor Ort im Büro. Ob Mitarbeiter diese Listen selbst erstellen oder Sie diese vorgeben, liegt sicherlich an der Art der jeweiligen Tätigkeit.
  • Fernseher aus und Streaming-Dienste verbannen: Wer zu Hause anfängt, Filme oder Serien zu schauen, lässt sich von diesen allzu leicht in den Bann ziehen. Dadurch kann schon mal ein halber oder voller Arbeitstag herum sein, ohne dass etwas Produktives erledigt wurde.
  • Die Arbeit am aufgeräumten Schreibtisch erledigen: Die Aussicht auf einen Arbeitstag im Bett oder auf dem Sofa mit eingeschaltetem Laptop mag verführerisch sein: Doch grade eine solche „Arbeitshaltung” kann zu geringer Produktivität oder gar zu kleinen Nickerchen verführen. Besser ist es also, konsequent einen aufgeräumten Schreibtisch vorzuhalten, der nur für die Arbeit reserviert ist.
  • Besorgungen gehören nicht in die Arbeitszeit: Mal eben zum Bäcker, in den Supermarkt oder gar ins Bekleidungsgeschäft: Stellen Sie von Anfang an klar, dass Home-Office nicht bedeutet, dass zwischendurch Tätigkeiten gestattet sind, die ganz klar in die Mittagspause oder die Freizeit gehören. Allzu leicht werden aus kleineren Besorgungen sonst ganze Shopping-Touren.
  • Sauberkeit ist wichtig, aber nicht Teil der bezahlten Arbeit: Arbeiten wie das Putzen der Wohnung, Staubsaugen oder Wäsche waschen sollten ebenfalls Teil der Mittagspause oder der Freizeit sein. Zwischendurch mal eine Maschine Wäsche anzustellen, ist sicherlich kein Problem: Geht es aber um den wöchentlichen Großputz, sollte dieser ganz klar Freizeitbestandteil sein.

Wie Sie insgesamt für noch mehr Produktivität am Arbeitsplatz sorgen oder einen optimalen Home-Office-Arbeitsplatz einrichten, verraten wir Ihnen außerdem an anderer Stelle in diesem Magazin.

 

Wie handhabt Ihr Unternehmen das Thema Home-Office? Können Sie die positiven Effekte auf Motivation, Flexibilität und Effizienz bestätigen? Erzählen Sie uns gerne in den Kommentaren davon.

 


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