Produktiv arbeiten: Zehn Tipps für den digitalen Arbeitsplatz

Digitales Business

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Datum 17.01.2019
Lesezeit 7 Min.

Produktiv arbeiten: Zehn Tipps für den digitalen Arbeitsplatz

Sie fühlen sich ständig unter Druck und der Tag ist häufig zu kurz für die lange Aufgabenliste? Produktives Arbeiten ist oft nur eine Frage der richtigen Organisation, Zielsetzung und Priorisierung. Auch moderne Technik und aktuelle Software können die Produktivität buchstäblich automatisch steigern helfen.

Für optimale Ergebnisse und mehr Effizienz im papierlosen Büro lohnt es sich manchmal auch, an anderen Stellschrauben zu drehen. Mit diesen Tipps optimieren Sie Ihren Workflow und steigern Ihre Produktivität am digitalen Arbeitsplatz.

Gute Organisation als Erfolgsfaktor für mehr Produktivität

Wer ständig ein Gefühl von Überlastung hat und täglich neu vor einem Berg von Aufgaben kapituliert, hat nicht nur mit Frustration zu kämpfen. Das ständige Gefühl von Unzulänglichkeit und vielleicht auch Versagen – weil man seine Aufgaben nicht schafft – kann auf Dauer sogar zu ernsthaften Erkrankungen führen. Mit guter Organisation Ihrer Arbeit und Ihres Arbeitsplatzes schaffen Sie die Voraussetzungen, damit Sie nicht in eine solche Falle geraten. Hier unsere Tipps zur Organisation:

 

Prioritäten setzen

Es klingt nach einer Binsenweisheit, doch die berühmte „Postkorb-Übung” ist sehr hilfreich, um Ihre Arbeit zu priorisieren. Sie ist auch als Eisenhower-Matrix bekannt und teilt Aufgaben in vier verschiedene Kategorien ein: Anforderungen, die dringend und wichtig zugleich sind, sollten Sie persönlich und zügig angehen. Für Wichtiges ohne direkte Dringlichkeit können Sie einen Termin festlegen, während sich unwichtige, jedoch dringende Dinge möglicherweise delegieren lassen.

Die letzte Kategorie ist vielleicht die wichtigste, um Überlastung vorzubeugen: Ist etwas unwichtig und nicht dringend, muss es vielleicht gar nicht bearbeitet werden. So identifizieren Sie Zeitfresser, die letztlich einfach in den Papierkorb gehören.

 

Ordnung ist schon die halbe Arbeit

To-do-Listen und Termine auf losen Blättern sind geradezu dafür prädestiniert, unter dem nächsten Aktenstapel in Vergessenheit zu geraten. Wer dazu neigt, den Überblick zu verlieren, kann sich mit digitalen Organizer-Tools das Projekt- und Termin-Management erheblich erleichtern.

Als Unterstützung bieten sich Notiztools wie beispielsweise Trello, Wunderlist oder Evernote an: Diese drei Anwendungen bieten auch Smartphone-Apps, so dass Sie sich immer und überall organisieren und neue Aufgaben ergänzen können.

 

Effiziente Kommunikation im Team

Sie erhalten täglich eine Flut von E-Mails, der Sie kaum noch Herr werden? Möglicherweise ist die Umstellung der internen Kommunikation auf einen Messenger-Dienst eine Idee. Dienste wie beispielsweise Teamwire, Slack und andere können die Zusammenarbeit erleichtern.

Sie ermöglichen die einfache, schnelle Verständigung, wenn nicht alle Mitglieder Ihres Teams am selben Standort sind oder mal einen Tag aus dem Homeoffice arbeiten, da die Antwortzeiten kürzer sind. Auch können mit wenigen Klicks Gruppenchats eingerichtet werden.

Arbeiten delegieren, Zwischenziele festlegen und abstimmen: All das geht via  Messenger-Kommunikation auf kurzen Wegen.

 

Reale Zusammenarbeit in der Cloud

Die „Cloud” bietet eine Reihe von Vorteilen, die sich in gesteigerter Produktivität niederschlagen können. Nicht nur Ihre IT-Infrastruktur kann durch Cloud-Lösungen vereinfacht werden, auch die Zusammenarbeit im Team wird so erleichtert: Dank cloudbasierter Business-Lösungen wie Microsoft Office 365 sind Dokumente, Berichte und Präsentationen in Echtzeit für alle Kollegen und Mitarbeiter verfügbar. Die Dateien können so auch parallel bearbeitet werden.

 

Die Meeting-Kultur überdenken

Meetings sind in vielen Fällen notwendig, doch in vielen Fällen wiederum nicht. Eine Ausnahme ist das agile Management: Falls Sie in Ihrem Unternehmen darauf setzen, gehören viele Meetings dazu – diese werden allerdings kurz gehalten. Ansonsten empfiehlt es sich bei jedem Meeting zu hinterfragen, welche Zielsetzung die Zusammenkunft hat und ob alle vorgesehenen Teilnehmer auch wirklich dabei sein sollten. Eine klare Agenda und ein fester Zeitrahmen sollten selbstverständlich sein.

 

Zudem sollte klar sein, wer das Meeting moderiert und wer gegebenenfalls Protokoll führt. Auch erfordert nicht jede Besprechung die physische Anwesenheit aller Beteiligten – im Gegenteil: Telefon- und Videokonferenzen mit Anwendungen wie beispielsweise Skype for Business ersetzen aufwendige Reisen und zeitraubende Treffen vor Ort. Gewonnene Zeit, die Sie produktiv nutzen können.

 

Video: Youtube/ GEDANKENtanken

 

Nur ein gesunder Körper kann produktiv arbeiten: Wie Sie fit und leistungsfähig bleiben

„Mens sana in corpore sano” – die alte Redewendung vom gesunden Geist in einem gesunden Körper sollten Sie ruhig ernst nehmen. Kopf- oder Rückenschmerzen, Müdigkeit und Verdauungsprobleme: Alles Dinge, die bei überwiegend sitzenden Tätigkeiten häufig auftreten. Wer auf sein körperliches Wohlbefinden achtet und für Ausgleich zum Büroalltag sorgt, tut nicht allein der eigenen Gesundheit einen Gefallen. Sie schaffen damit auch die richtigen Voraussetzungen für einen produktiven Arbeitsalltag. Wir haben dazu einige Anregungen gesammelt:

 

Halten Sie sich fit

Sie müssen in Ihrer Freizeit nicht unbedingt zum Hochleistungssportler mutieren – es gibt für jedes Alter und jeden Fitnesszustand geeignete Aktivitäten. Ob Tanzen oder Tennis, Laufen, Yoga und lange Spaziergänge: Wichtig ist allein, dass Sie sich überhaupt sportlich betätigen. Wer sich regelmäßig bewegt, kann Rückenschmerzen und anderen typischen Erscheinungen vorbeugen. Bewegung erhöht den Sauerstoffgehalt in den Muskeln und führt zu einer besseren Durchblutung. Das kommt unter anderem auch dem Gehirn zugute. Vielleicht können Sie ja einfach mal mit dem Fahrrad zur Arbeit kommen, oder Ihr Unternehmen bietet sogar Betriebssport an?

 

Eule oder Lerche: Schlafen Sie genug?

Wer ständig müde ist, bekommt vielleicht einfach nicht genug Schlaf. Alternativ kann es sein, dass Sie im falschen Arbeitsrhythmus leben: Je nach sogenanntem Chronotyp sind Sie vielleicht eher ein Morgenmensch oder -muffel. Hier kann eine Umstellung der Gewohnheiten gut tun. Regelmäßige Bewegung an der frischen Luft ist auf jeden Fall hilfreich, um einer scheinbar „chronischen” Müdigkeit entgegenzuwirken. Sorgen Sie außerdem durch regelmäßiges Lüften für genug Sauerstoff in Ihrem Büro.

 

Gesunde Ernährung

Neben Sport und Schlaf ist eine gesunde Ernährung wichtig, um fit im Beruf und übrigens auch später im Alter zu sein: Wer immer nur Fastfood oder deftige Kost isst – vielleicht auch durch Geschäftstermine bedingt – entwickelt eher Übergewicht, rheumatische Erkrankungen und Diabetes. Zudem droht nach schweren, fettigen Mahlzeiten in der Mittagspause auch noch das berüchtigte „Schnitzelkoma”, ein Leistungstief nach dem Essen. Genießen Sie doch statt Currywurst oder Haxe ab und zu mal einen Salat oder vegetarische Kost.

 

Genug Flüssigkeit

Die Deadline rückt näher, das nächste Meeting muss vorbereitet werden: Viele Menschen „vergessen” ihren natürlichen Durst. Daher sollte an Ihrem Arbeitsplatz immer ein Getränk stehen, um Sie zum Trinken zu animieren. Ob Sie nun Wasser, Früchtetee oder zuckerfreie Limonade bevorzugen, ist ganz egal – hauptsache, Sie halten Ihren Flüssigkeitshaushalt in der Balance. Ein Mangel an Flüssigkeit macht nämlich müde, verursacht Kopfschmerzen und Konzentrationsstörungen.

 

Pausen für die Produktivität

Es gibt gute Gründe, warum Pausen gesetzlich festgeschrieben sind – in Fabriken etwa dienen Frühstücks- und Mittagspause nicht allein der Nahrungsaufnahme, sondern sorgen auch für frische Konzentrationsfähigkeit und weniger Unfälle. In Büroumgebungen spielt es sich dagegen oft ein, „am Platz” zu essen, um dann früher nach Hause zu gehen. Sie sollten statt dessen ruhig mal vor die Tür gehen, bei schönem Wetter vielleicht die Mittagspause im Park verbringen. Das ist nicht nur gut für die Laune, sondern lüftet auch den Geist und sorgt für frische Energie.

Nach einer Unterbrechung kommen kreative Einfälle viel schneller und schwierige Aufgaben gehen leichter von der Hand: Halten Sie auch Ihre Mitarbeiter dazu an, nicht auf Pausen zu verzichten!

Übrigens: Auch Ihrem privaten Smartphone tut eine Pause gut. „Nur mal kurz” die Nachrichten, Instagram oder Facebook checken – das sind unnötige Zeitkiller, die Sie tagsüber ruhig mal abschalten sollten.

 

Das Wichtigste zum produktiven Arbeiten in Kürze

  • Ordnung und Organisation sind wichtige Faktoren für einen produktiven Alltag.
  • Ein gut funktionierendes Team muss nicht zwingend im selben Büro sitzen.
  • Mit Anwendungen in der Cloud wie Chatsystemen oder Dateiablagen gestalten Sie die Zusammenarbeit effizienter.
  • Leistungsfähigkeit basiert ganz entscheidend auf dem körperlichen Wohlbefinden. Hierfür sollten Sie sich Zeit nehmen.
  • Trennen Sie Arbeit und Privates möglichst voneinander und eliminieren Sie mögliche Ablenkungsfaktoren während Ihrer produktiven Zeit.

 

Wie sorgen Sie für mehr Produktivität am Arbeitsplatz? Welche Tools setzen Sie ein und welche Gewohnheiten pflegen Sie, um produktiver und vielleicht auch kreativer zu sein? Wir freuen uns auf Beiträge zu Ihrem Büroalltag!

 

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