Wie gezeigt umfasst das SaaS-Management viele anspruchsvolle Aufgaben, deren zuverlässige und störungsfreie Erledigung für zahlreiche Geschäftsprozesse von strategischer Bedeutung ist. So würde der Ausfall einer ERP-Cloud oder der gesamten Office-Software heute in vielen Unternehmen die internen Geschäftsabläufe massiv ausbremsen oder zum Erliegen bringen.
Die IT-Abteilung, beziehungsweise der von ihr mit dem SaaS-Management beauftragte Dienstleister, sollte daher für Software- und Cloud-Verfügbarkeit die sogenannte Verfügbarkeitsklasse 4 oder höher anstreben.
Die Verfügbarkeitsklasse 4 entspricht einer Nutzbarkeit aller SaaS-Services in mindestens 99,99 % der Arbeitszeit. Umgerechnet auf einen Betrieb mit 24-Stündiger Produktion im Drei-Schicht- und Wochenendbetrieb summieren sich die maximal zulässigen Ausfallzeiten so auf weniger als 53 Minuten im Jahr.
Größere Unternehmen wie beispielsweise Autohersteller kalkulieren hier sogar mit der Verfügbarkeitsklasse 5 (99,999 %), also Ausfallzeiten von weniger als 6 Minuten im Jahr. Solche Garantiewerte sind üblicherweise nur erreichbar, wenn es entsprechende Redundanzen bei Hardware, Software und auch beim Personal gibt.
Zum SaaS-Management gehört es jedoch nicht nur, die Rundumverfügbarkeit der Software, der Cloud-Plattformen und aller damit verbundenen Dienstleistungen zu gewährleisten. Daneben gibt es noch weitere Herausforderungen im SaaS-Management:
Anpassung an Unternehmenskultur und bestehende Systeme: Eine der größten Hürden bei der Einführung einer neuen SaaS-Lösung ist deren erfolgreiche und zweckmäßige Einbindung in die auf Abteilungs- oder Unternehmensebene bereits vorhandenen Software-Pakete. Wichtig: Jede neue Lösung muss auch für die einzelnen Mitarbeitenden erkennbaren Mehrwert bieten, damit sie diese effizient nutzen. Für Ihr SaaS-Management sollten Sie deshalb planen und bereitstellen:
ausreichend leistungsfähige Endgeräte
schnelle Netzwerk-Anschlüsse
passend dimensionierte Speicher-Volumina
Kostenmanagement: Bereits am Anfang jeder SaaS-Nutzung muss ein Unternehmen alle Bedarfe sorgsam erfassen und prüfen. Immer wieder beschaffen und administrieren einzelne Unternehmensstandorte SaaS-Tools dezentral; oder sie buchen Arbeitsplatz-Lizenzen „auf Vorrat“. Anbieter SAP schätzt, dass hierdurch 30 % der von Unternehmen gebuchten Lizenzen redundant sind oder nicht benötigte SaaS-Services beinhalten.
Lizenz- & Nutzungsoptimierung: Das SaaS-Management muss Marktentwicklungen berücksichtigen und bei neuen Kostenmodellen beispielsweise aktiv auf günstigere Bereitstellungspläne wechseln. Zur Nutzungsoptimierung gehört es aber auch, den Markt zu beobachten und regelmäßig zu prüfen, ob nicht z.B. günstigere Lösungen eines Drittanbieters verfügbar sind, die die gestellten Anforderungen besser und preiswerter erfüllen.
Holistische Compliance: Der Bereich Compliance beinhaltet besonders viele Detailaufgaben und Verantwortlichkeiten. Die eigentliche Herausforderung liegt hier oft in der abteilungsübergreifenden Struktur vieler Fragen. Denn oft betrifft SaaS-Compliance gleich mehrere Abteilungen:
Jurist:innen sind mit den rechtlichen Inhalten der Software-Nutzung, der Lizenzierung und den AGB-Details sehr gut vertraut, sind aber keine Spezialisten für die technische Ausgestaltung einer SaaS-Installation.
Hausinterne Datenschützer:innen kennen die Anforderungen des nationalen und europäischen Datenschutzes, verfügen aber vielleicht nicht über Detailwissen zu den neuesten Cybergefahren.
IT-Expert:innen können die notwendige Hardware, die Cloud-Speicher und die Software administrieren, haben aber meist kein tieferes Wissen zu rechtlichen und Datenschutz-Aspekten.
Mitarbeiter:innen aus den Fachabteilungen wissen am besten, wie die jeweilige SaaS-Lösung im Arbeitsalltag eingesetzt werden soll, sind aber keine Expert:innen für die compliance-konforme technische und rechtliche Umsetzung.
Die Lösung dieser Compliance-Herausforderungen: Schaffen Sie interdisziplinäre Teams aus den Fachabteilungen, die Compliance-Fragen gemeinsam betrachten und in enger Abstimmung klären.
