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Cloud Printing: Diese Möglichkeiten gibt es für das Drucken von überall

Das papierlose Büro scheint zwar machbar, ist aber längst noch keine Realität: Immer wieder müssen Sie im Geschäftsalltag Dokumente ausdrucken. Gleichzeitig ist mobiles Arbeiten in den meisten Unternehmen inzwischen eher die Regel als die Ausnahme – allerdings haben Sie und Ihr Team unterwegs oder im Homeoffice nicht immer einen Drucker zur Verfügung. Die Lösung dafür heißt Cloud-Printing: Damit können Sie Dokumente von überall aus drucken und ggf. zu einem späteren Zeitpunkt einsammeln oder abholen lassen. Im Folgenden lesen Sie, wie das funktioniert und welche Anbieter es dafür gibt – auch nach der Einstellung des bekannten Dienstes Google Cloud Print.

Sie wollen schnell aus dem Homeoffice eine Broschüre im Firmenbüro drucken? Oder Sie möchten eine Grafik mit aktuellen Geschäftszahlen vom Bildschirm Ihres Smartphones auf ein Blatt Papier bringen? Mit Cloud-Printing ist beides problemlos möglich. Sie brauchen nicht mehr an jedem einzelnen Firmen- oder Heimarbeitsplatz einen Drucker, sondern nutzen wenige, zentral platzierte Geräte – und zwar von überall aus. Auch der Aufwand und die Kosten für einen eigenen Druckerserver im Unternehmen entfallen, ebenso wie lästige Treiber-Updates. Mittlerweile gibt es ein reichhaltiges Angebot an Cloud-Printing-Lösungen für Firmenkunden.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Cloud-Printing?

Der Begriff Cloud-Printing bezeichnet den Druck von Dateien auf Papier über eine Cloud. Frühere Büroarbeitsplätze umfassten neben einem PC meist auch einen direkt an den Computer angeschlossenen Drucker. Im Zuge der fortschreitenden Netzwerktechnik genügte später ein einzelnes Gerät zum Drucken für mehrere Arbeitsplätze oder ganze Teams. Der Vorteil: Das Unternehmen musste weniger Hardware anschaffen und verwalten. Zudem sanken dadurch die Betriebskosten für die Drucker.
Dennoch gestalteten sich die Verwaltung und die konstante Pflege von Druckertreibern für immer mehr Geräte zusehends schwieriger. Inkompatibilitäten waren irgendwann eher die Regel als die Ausnahme. Dazu kam der Betrieb von Druckerservern, die die Druckaufträge entgegennahmen und an die Drucker weiterleiteten. Auch hierdurch entstand zusätzlicher Arbeitsaufwand, der die Betriebskosten erhöhte.
Cloud-Printing geht einen Schritt weiter und macht diese Infrastruktur in Unternehmen überflüssig: Benutzer:innen senden ihre zu druckenden Dateien in die Cloud. Von dort aus gelangen sie zum ausgewählten Drucker, der in der Cloud registriert ist. Der Cloud-Printing-Anbieter sorgt dafür, dass Ihnen die Druckdaten immer und überall zur Verfügung stehen und dass alle Drucker jederzeit optimal konfiguriert sind. Dadurch müssen Unternehmen sich allenfalls noch mit der Anschaffung der Geräte befassen, nicht aber mit der Konfiguration und Instandhaltung.
Beim Cloud-Printing gibt es unterschiedliche Formen, die verschiedenen Zwecken dienen und die Sie voneinander unterscheiden sollten:
  • Userbasiertes Cloud-Printing: Hierbei senden die Benutzer:innen ihre Daten von Computern und Mobilgeräten über die Cloud direkt an einen cloudfähigen Drucker.
  • Corporate Cloud-Printing: Die Mitarbeiter:innen Ihres Unternehmens können auf jeden registrierten Drucker zugreifen und drucken – egal ob in der Firma oder im Homeoffice. Die Verwaltung obliegt Ihrer IT-Administration.
  • Kommerzielles Cloud-Printing: Hier können Sie einen Druckauftrag an einen Dienstleister vergeben. Auf diese Weise können Sie auch größere Mengen digitaler Dokumente drucken lassen, vergleichbar mit dem Druckauftrag in einer Druckerei.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Wie funktioniert Cloud-Printing?

Ein Cloud-Printing-Dienst stellt die direkte Verbindung zwischen einem PC oder Mobilgerät und einem Drucker her. Er ersetzt somit den lokalen Treiber und die direkte Verbindung zum Drucker – und nutzt stattdessen ein System in der Cloud. Dieser „Umweg“ ermöglicht es, Druckaufträge zu verwalten und einen individuellen Auftrag jeweils an den gewünschten Drucker weiterzuleiten. Der Absende-Ort ist dabei unerheblich, ebenso das Gerät, von dem der Auftrag gesendet wird.
Die Anwendungen in der Cloud übernehmen auch die Verwaltung der darin erfassten Drucker: Das beinhaltet unter anderem die Konfiguration nach Inbetriebnahme, die Durchsetzung von Rechten und Gruppenrichtlinien, die Installation von Updates sowie die Überwachung von Füllständen bei Tonern und Tintenpatronen.
Um Cloud-Printing in Unternehmen zu nutzen, gibt es unterschiedliche Cloud-Modelle:
  • Full Private Cloud: Hierbei verlagern Sie Ihre Drucklösung in eine Cloud, die nur für die angeschlossenen Geräte Ihres Unternehmensnetzwerks erreichbar ist – idealerweise per Virtual Private Network (VPN). Die Verwaltung der Software in der Cloud übernehmen Sie selbst, da bei diesem Modell keine Software-as-a-Service (SaaS) enthalten ist, die Ihre Aufträge und Geräte automatisch verwaltet. Zudem können für den ein- und ausgehenden Druckdatenverkehr Mehrkosten entstehen.
  • Full Public Cloud: Bei diesem Modell installieren Sie keinerlei Software am Betriebsstandort (on-Premises), sondern schließen ein Abonnement bei einem Anbieter ab, vergleichbar mit dem Prinzip von Microsoft 365 Business. Ihre Drucker kommunizieren dann direkt mit den Cloud-Servern des Anbieters. Für Sie als Unternehmer:in stellt die Public Cloud die einfachste Lösung zum Drucken dar, da Sie sich um nichts weiter kümmern müssen – Cloud-kompatible Drucker vorausgesetzt.
  • Hybrid Cloud: Bei dieser Kombination aus Cloud-Diensten und lokal installierter Software können Sie zwischen unterschiedlichen Angeboten wählen. Entweder wickeln Sie den größeren Teil der Verwaltung und Kommunikation mit der Cloud durch Steuerungssoftware vor Ort in der Firma ab oder Sie installieren die Software überwiegend in der Cloud und steuern von dort die Drucker in der Firma an.
Tatsächliches Cloud-Printing findet also nur in der Full Public Cloud statt – die beiden anderen Lösungen benötigen lokale Software. Für deren Betrieb und Administration können weiterer Aufwand und Kosten entstehen. Das Modell des Full-Public-Cloud-Printing hatte der mittlerweile eingestellte Dienst Google Cloud Print ab 2010 etabliert – inzwischen gibt es andere Anbieter, die wir Ihnen weiter unten vorstellen.
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Vorteile gegenüber der Lösung am Arbeitsplatz

Das Drucken über die Cloud bietet gegenüber dem klassischen Drucken vom Arbeitsplatz aus eine Reihe von Vorteilen. Die wichtigsten sind:
  • Keine Treiberprobleme: Mit der heute üblichen Vielfalt an Endgeräten kommt es regelmäßig zu Kompatibilitätsproblemen durch Gerätekombinationen oder Updates. Das entfällt bei Cloud-Printing.
  • Weniger Hardware: Drucker an Arbeitsplätzen mit direkten Verbindungen zu Büro-PCs sind nicht mehr notwendig. Auch entfällt der Betrieb eines eigenen Druckerservers im Unternehmen. Dadurch sparen Sie Anschaffungs- und Unterhaltungskosten.
  • Kein Verwaltungsaufwand: Sie müssen weder die cloudfähigen Drucker in Ihrer Firma einrichten noch Updates aufspielen. Konfiguration und Administration laufen auf Wunsch komplett über den Cloud-Printing-Anbieter. Auf diese Weise sparen Sie und Ihre Angestellten Arbeitszeit ein und können sich besser auf Ihre zentralen Geschäftsprozesse konzentrieren.
  • Höhere Sicherheit: Durch die optimale Treiberkonfiguration und regelmäßige Updates gibt es weniger Einfallstore für Schadcode, den Cyberkriminelle in Ihr Netzwerk einschleusen können. Druckerschnittstellen waren in der Vergangenheit ein beliebter Angriffspunkt, weshalb viele Firmen die Druckernutzung rigide einschränken mussten.
  • Bring Your Own Device: Durch Cloud-Printing ist echtes Bring Your Own Device (BYOD) möglich. Einerseits können Mitarbeiter:innen ihre privaten Endgeräte zum Ausdrucken auf Firmendruckern nutzen, anderseits können auch heimische Drucker zum Ausdrucken über die Cloud zum Einsatz kommen – diese müssen Ihre Angestellten nicht eigens im Firmennetzwerk anmelden. Viele cloudfähige Drucker haben hierfür beispielsweise eine virtuelle E-Mail-Adresse, an die Sie Druckaufträge mailen können.

Sicherheitsaspekte: Darauf sollten Sie unbedingt achten

Wie bei allen Geschäftsprozessen, die Unternehmen in oder mithilfe von Cloud-Lösungen abwickeln, stellt sich die Frage nach der Sicherheit. Wollen Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen ein Dokument drucken, müssen Sie dafür mitunter sensible Daten an einen Anbieter übertragen. Die Software in der Cloud leitet diese Daten dann an den oder die zugeordneten Drucker weiter. In der Theorie gibt es also zwei potenzielle Punkte, an denen Daten entwendet werden können: auf dem Weg in die Cloud und beim Transfer zum Drucker.
Das bietet Möglichkeiten für sogenannte Man-in-the-Middle-Angriffe: Dabei versuchen Kriminelle, sich zwischen Absender:innen und Empfänger:innen von Daten zu setzen, um die übermittelten Daten zu stehlen oder zu manipulieren. Um dieser Gefahr zu entgehen, sollten die übertragenen Daten verschlüsselt werden: Wenn Sie Ihre Druckdaten mit einem entsprechenden Zertifikat an die Cloud senden, sind diese Daten für Dritte nahezu unlesbar.
Am sichersten ist aktuell die TLS-Zertifizierung, wie sie etwa Microsoft beim hauseigenen Universal-Print-Dienst verwendet. Andere seriöse Anbieter von Cloud-Printing sind diesem Prinzip mittlerweile gefolgt. In einem weiteren Beitrag erfahren Sie mehr zu TLS-Verschlüsselungen und dem älteren SSL-Standard.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Datenschutz: Als Unternehmen unterliegen Sie bei der Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das gilt auch für Druckaufträge in der Cloud, selbst wenn die Anbieter die Daten nur kurz zwischenspeichern. Gehen Sie also sicher, dass Ihr Anbieter die Druckdaten ausschließlich auf Servern in Deutschland oder der EU verarbeitet – wie z. B. bei den flexiblen Cloud-Angeboten von Vodafone, die sich für Unternehmen jeder Größe eignen.
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Welche Anbieter gibt es für Unternehmen?

Cloud-Printing wird immer wichtiger – vor allem, da hybride Arbeitsmodelle und mobile Arbeit weiter auf dem Vormarsch sind. Welche Anbieter kommen also infrage? Google hat sich bereits im Jahr 2020 mit seinem bekannten Dienst Google Cloud Print aus dem Markt zurückgezogen. Es gibt zwar vielfältige andere Angebote, aber nur einen globalen Cloud-Printing-Dienst eines IT-Großanbieters: Microsoft Universal Print.
Andere Anbieter unterstützen zwar ebenfalls eine Reihe an Druckerherstellern und Marken, können aber meist nicht die umfassende Cloud-Infrastruktur bieten wie Microsoft. Daneben bieten die Hersteller von Cloud-Druckern eigene Services, die sich allerdings nur für die markeneigenen Geräte eignen.
Bekannte Anbieter von Cloud-Printing-Diensten für Unternehmen sind derzeit:
  • Microsoft Universal Print: Microsoft hat mit dem universellen Printdienst quasi die Nachfolge von Google Cloud Print angetreten. Dementsprechend wartet der Dienst mit einem breiten Portfolio unterstützter Hersteller auf, darunter Brother, Canon, Epson, HP, Lexmark, Kyocera und Xerox. Der Service basiert auf der Microsoft Azure-Cloud-Plattform und funktioniert am besten als Teil einer Komplettlösung zusammen mit Windows 11 Enterprise und Microsoft 365 Business. Technisch gesehen ist Universal Print ein virtueller Druckserver, der auf allen angeschlossenen Geräten einen sogenannten XPS-Druckertreiber installiert. Damit nutzen alle Drucker ein einheitliches Dateiformat. Die Einrichtung lokaler Druckertreiber entfällt.
  • Hewlett Packard: HP ist sicher einer der bekanntesten Hersteller von Druckern weltweit. Für ihre Geräte bietet die amerikanische Firma die HP-Cloud an. Darin integriert sind die Managed Print-Services mit Apps zur Prozessautomatisierung, Tools zur Optimierung Ihrer HP-Geräte sowie Sicherheitsfunktionen zur Durchsetzung von Rechten und Richtlinien. Auch für kleine und mittlere Unternehmen ist die HP-Cloud interessant, denn sie ermöglicht die unkomplizierte Abwicklung von Druckaufträgen per E-Mail, etwa für BYOD-Geräte.
  • Xerox: Der amerikanische Druckerhersteller Xerox gehört zu den Pionieren im Bereich Drucken und Druckmanagement für Unternehmen. Mit der Xerox Workplace Cloud bietet er Authentifizierung, Druckmanagement, Kostenkontrolle und mobile Workflows. Auch große Unternehmen können auf diese Cloud zurückgreifen, wenn Mitarbeiter:innen häufig an unterschiedlichen Standorten drucken möchten, dort aber nicht Teil der lokalen Arbeitsgruppen sind.
  • ThinPrint/ezeep: Der Service ezeep des Berliner Anbieters ThinPrint funktioniert mit Geräten der sogenannten Cloud Printing Alliance. Mitglieder dieses Zusammenschlusses sind rund 90 Druckerhersteller weltweit, darunter Brother, Kyocera, OKI, Lexmark und Samsung. Wenn es in Ihrem Unternehmen eine große Vielfalt an Endgeräten gibt und Sie Ihre Druckernutzung über eine Cloud vereinheitlichen möchten, kann dieser Anbieter für Sie interessant sein. Unterwegs können Sie die ThinPrint-Cloud-Printer-App zum Drucken nutzen.
  • Printix: Das Verwaltungstool Printix ist in Microsofts Azure Active Directory integriert. Es eignet sich für Unternehmen und andere Organisationen, die ihre IT bereits weitgehend in die Cloud ausgelagert haben und mit SaaS arbeiten. Der dänische Anbieter Printix stellt hierfür ein eigenes Dashboard zur Verfügung, das Benutzereinstellungen, Drucker-Spooler und Netzwerkzugriffe verwaltet. Die Software arbeitet nicht auf einem Server des Anbieters, sondern direkt auf dem System Ihres Unternehmens beziehungsweise in Ihrer Cloud.
  • QZ Tray: Der US-amerikanische Anbieter ist auf Drucker und Etikettierungsendgeräte von Firmen wie Star, Boca, Dymo und Citizen spezialisiert. Damit richten sich seine Cloud-Printing-Lösungen vor allem an den Groß- und Einzelhandel. Mit der Open-Source-Anwendung können Sie Barcodes und Quittungen über die Cloud drucken. QZ Industries bietet diese Funktion mit seinem QZ-Tray-Plug-in für alle verbreiteten Browser.
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Das Wichtigste zu Cloud-Printing in Kürze

  • Cloud-Printing bezeichnet das Drucken von Dateien über einen Anbieter in der Cloud. Damit sind Sie nicht auf einen Drucker pro Arbeitsplatz oder Abteilung angewiesen. Stattdessen können Sie Druckdaten an den Anbieter senden und von jedem Ort aus auf jeden registrierten Drucker zugreifen und drucken – etwa, wenn Sie vom Homeoffice aus Unterlagen in der Firma ausdrucken möchten.
  • Wie bei anderen Cloud-Computing-Modellen gibt es Cloud-Printing in einer Private Cloud, einer Public Cloud und einer Hybrid Cloud. Lediglich die Public Cloud kommt vollständig ohne lokal installierte Software auf den Endgeräten aus, auf denen Sie drucken möchten.
  • Cloud-Printing bietet Ihnen viele Vorteile gegenüber On-Premises-Drucklösungen. Sie müssen Ihre Drucker z. B. nicht mehr administrieren. Auch Updates übernimmt der Cloud-Printing-Anbieter – damit entfallen Treiberprobleme und Sie profitieren von einer höheren Sicherheit aufgrund der permanenten Überwachung und Wartung.
  • Für die größtmögliche Sicherheit sollten Sie Ihre Daten verschlüsselt an den Cloud-Printing-Anbieter senden. In Bezug auf den Datenschutz gelten die Bestimmungen der DSGVO: Achten Sie darauf, dass der Anbieter die Daten in der EU verarbeitet und speichert.
  • Wichtige Cloud-Printing-Anbieter sind Microsoft Universal Print mit seinem universellen Printdienst für nahezu alle wichtigen Hersteller sowie die Cloud-Dienste großer Druckerhersteller wie HP und Xerox. Daneben gibt es die Cloud Printing Alliance, zu der rund 90 Druckerhersteller gehören. Diesen Service können Sie beispielsweise mit dem deutschen Anbieter ThinPrint und dessen Tool ezeep nutzen.
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