Drei Frauen und ein Mann sitzen an einem Tisch und blicken zu einem Monitor, auf dem ein Mann zu sehen ist. Auf dem Tisch stehen Notebooks.
Unified Communication

Webex: So gelingen Video-Meetings mit der Cisco-Profi-Lösung

Die moderne Arbeitswelt ist flexibler und hybrider geworden. Einzelne Projektteams oder sogar die gesamte Belegschaft arbeiten häufig nicht mehr vor Ort im Unternehmen – doch gerade dann müssen eine gute Kommunikation und Koordination gewährleistet sein. Ob Videokonferenzen, spontane Webmeetings oder direkte Gespräche: Cisco Webex bietet eine All-in-One-Kommunikationslösung für all Ihre geschäftlichen Belange. Doch wie klappt es mit der Einrichtung? Und wie gut schlägt sich das Kommunikations-Tool gegenüber Microsoft Teams, Google Meet und Co.?

Die Webex-Produktfamilie wurde speziell für Geschäftskunden entwickelt und lässt sich aus diesem Grund sehr einfach für unterschiedliche Bedürfnisse skalieren. Cisco Webex umfasst ein geräteübergreifendes Angebot für Videokonferenzen, IP-Telefonie, Bildschirmfreigabe, Messaging und Dateiübertragung. Sogar hauseigene Schulungen und externe Vorträge können Sie mit Webex durchführen.

Welche Funktionen Cisco Webex bietet und wie Sie das Potenzial des Videokonferenz-Tools in Ihrem Unternehmen nutzen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Cisco Webex?

Cisco Webex ist neben Microsoft Teams und Zoom eine der führenden Videokonferenzlösungen weltweit. Ursprünglich als Eigenentwicklung von WebEx Communications Inc. entwickelt, wurde das System im Jahr 2007 von Cisco Systems übernommen. Seitdem hat es das amerikanische IT-Unternehmen in die hauseigenen Lösungen integriert und weiterentwickelt.
Cisco verzeichnete im Jahr 2020 einen starken Anstieg von täglichen Meeting-Minuten innerhalb seiner Kommunikations-Tools. Obwohl diese Zunahme zunächst vor allem durch die Pandemie bedingt wurde, haben sich Anwendungen für die Kommunikation und Kollaboration in vielen Unternehmen durchgesetzt. Expert:innen rechnen somit bis ins Jahr 2027 mit einer Verdoppelung des Marktvolumens im Bereich Videokonferenzen (Quelle: Statista / Fortune Business Insights).
Bis ins Jahr 2021 war Webex vor allem für seine Programme „Webex Meetings“ und „Webex Teams“ bekannt. Doch mittlerweile hat das amerikanische Unternehmen sämtliche Funktionen in einer Anwendung zusammengefasst. Welche Tools und dazugehörige Funktionen Sie innerhalb der Webex-Suite nutzen können, hängt von Ihrem gewählten Lizenzpaket ab.
Die Software-Suite ist für sämtliche gängigen Betriebssysteme erhältlich, sowohl für stationäre Rechner als auch für Mobilgeräte. Je nach gewähltem Lizenzmodell können Sie im Bereich „Meetings“ bis zu 1000 Teilnehmer:innen in Ihre Konferenzen integrieren. Andere in der Suite enthaltene Tools bieten Möglichkeiten zur internen und externen (Video-)Fortbildung und für die Durchführung von Live-Streamcasts.

Für wen ist Webex sinnvoll?

Aufgrund der Skalierbarkeit und der unterschiedlichen Lizenzmodelle eignet sich Cisco Webex prinzipiell als Kommunikationslösung für Unternehmen jeder Größe.
Kleinen Unternehmen oder Einzelanwender:innen genügt unter Umständen die Webex-App: Das handliche Tool bündelt Anrufe, Meetings und Nachrichten in einer übersichtlichen Anwendung. Beispielsweise können Sie Videokonferenzen bis zu 40 Minuten Länge und mit bis zu 100 Teilnehmer:innen abhalten – und haben dabei Zugriff auf unterstützende Tools. Oft ist das bereits genug; zum Beispiel, wenn Sie geringe Ansprüche haben oder das Tool nur gelegentlich nutzen wollen.
Die kostenpflichtige Webex-Suite benötigen Sie hingegen etwa für eine längere Konferenzdauer, mehr Teilnehmer:innen und weitergehende Funktionen. Dazu gehören zum Beispiel Dateifreigaben, Untertitel und Remote-Support. Die Ausstattung und den Funktionsumfang von Videokonferenzen können Sie mit der Webex-Suite ganz nach Ihren Bedürfnissen skalieren.
Die Webex-Suite beinhaltet allerdings noch mehr:
  • Tools wie Webex Webinar eignen sich vor allem für Online-Vorträge und -Lehrveranstaltungen. Über einen Webcast können Sie hier bis zu 100.000 Zuschauer:innen mit einem Live-Videostream erreichen.
  • Webex Trainings hingegen ist eine dialogorientierte Schulungssoftware, die Sie für Sicherheits- und Compliance-Schulungen nutzen können, aber auch für die Fortbildung von Auszubildenden an unterschiedlichen Standorten Ihres Unternehmens.
Eine Frau sitzt an einem Tisch und nimmt an einer Videokonferenz teil. Auf einem Bildschirm vor ihr sind die anderen Teilnehmer:innen der Konferenz zu sehen.
Cisco Webex ist einer der größten Anbieter für Videokonferenz-Software weltweit. Die Anwendungen richten sich an Unternehmen jeder Größe.

Die Funktionen von Webex

Cisco Webex punktet mit einer großen Vielfalt an skalierbaren Anwendungen und Funktionen. Die Webex-Suite umfasst folgende wichtige Kernfunktionen:
  • Anrufe: IP-Telefonie mit eigener Rufnummer und entsprechenden Cloud-Zusatzfunktionen
  • Meetings: Videokonferenzen mit bis zu 1.000 Teilnehmer:innen und bis zu 24 Stunden Dauer, Bildschirmteilung, Teilgruppen, interaktiven Whiteboards, Aufzeichnungen mit anpassbarer Cloud-Speicherkapazität, Untertiteln
  • Team-Chats: Team-Chats-Funktionen, sichere Dateifreigabe und Whiteboards, Integration von externen Personen, SMS- und MMS-Funktionalität
  • Dokumente: gemeinsames Arbeiten an Dokumenten durch Integration von Microsoft-Apps in Chatverläufe
  • Virtuelle Events: Einbindung größerer und kleinerer Zielgruppen, Videostreams mit bis zu 100.000 Zuschauer:innen, Streamen auf YouTube oder Facebook
  • Umfragen: Teilnahme von Zuschauer:innen durch Umfragen, Quizfragen und ähnliches
  • Verschlüsselung: durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sämtlicher Meetings und Chats
  • HD-Qualität: sämtliche Audio- und Videofunktionen in High Definition
  • KI-Funktionen: Gesichtserkennung, Sprachsteuerung, automatische Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen, Augmented-Reality-Funktionen durch künstliche Intelligenz (KI)
  • App-Integration: Integration von mehr als 100 Anwendungen von branchenführenden Unternehmen, wie zum Beispiel von Microsoft, Google, Slack, Salesforce und Twitter
Junge Geschäftsfrau telefoniert am Schreibtisch

Unified Communications: Die Vorteile

Mit UCC bündeln Sie alle relevanten Kommunikationsdienste und Medien in einer zentralen Plattform. Sprachtelefonie über Fest- oder Mobilnetz, Videokonferenzen, E-Mails oder Chats – Unified Communications-Lösungen machen es möglich.

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Wie richten Sie Webex ein?

Die deutschsprachige Oberfläche von Cisco Webex erreichen Sie über die Adresse www.webex.de. Haben Sie für Ihre bereits einen Benutzer-Account eingerichtet, klicken Sie oben rechts im Menü auf „Anmelden” und geben Ihre Mail-Adresse und Ihr Passwort ein. Alternativ können Sie sich auch mit ihrem Microsoft- oder Google-Konto registrieren. Die Anmeldung als solche ist kostenlos und mit keinen weiteren Verpflichtungen verbunden.
Haben Sie sich für die Webex-Suite als Komplettlösung für Ihr Unternehmen entschieden, können Sie mit allen gängigen Betriebssystemen per Browser oder App auf Ihr Konto zugreifen. Nach der Anmeldung erscheint das sogenannte Dashboard im Browser-Fenster. Dies ist die Steuerzentrale Ihres Videokonferenz-Systems. Hier können Sie Konferenzen planen oder daran teilnehmen, Einstellungen vornehmen, gespeicherte Inhalte abrufen und bei Fragen Support erhalten.
Im Meetings-Menü sehen Sie eine Übersicht Ihrer Konferenzen. Über die Schaltfläche „Termin ansetzen“ können Sie einen neuen Konferenztermin anlegen, die E-Mail-Adressen der einzuladenden Teilnehmer:innen eintragen und ein Passwort für die Teilnahme vergeben. Sie können über die Startseite Ihres Dashboards auch direkt ein neues Meeting beginnen. Dazu klicken Sie dort einfach auf „Meeting starten“.
Um an einem Meeting teilzunehmen, zu dem Sie eingeladen wurden, klicken Sie im Browser auf „Einem Meeting beitreten“. Dort geben Sie die Meeting-Kennnummer ein, die Ihnen vom Veranstalter des Meetings oder der Videokonferenz mitgeteilt wurde. Sie können dann per App oder direkt im Browser am Meeting teilnehmen.

Webex: Die Freeware-App

Wenn Sie die kostenlose Version von Webex nutzen möchten, ist das ganz einfach möglich: Sie laden die App auf Ihren Rechner oder ihr Mobilgerät und können deren Basisfunktionen nutzen, solange Sie möchten. Mit der App stehen Ihnen Anrufe, Videotelefonie, SMS/MMS und Meetings von jeweils bis zu 40 Minuten Dauer und für bis zu 100 Teilnehmer:innen zur Verfügung.
Basisfunktionen wie das Teilen von Bildschirminhalten, Räume für Teilgruppen und interaktive Whiteboards sind in der App ebenfalls enthalten. Die App verfügt daneben über durch KI gestützte Funktionen wie Gestenerkennung sowie die Entfernung von Hintergrundgeräuschen. Auch auf eine durchgängige Verschlüsselung müssen Sie nicht verzichten.
Für kleine Firmen und Einzelunternehmer:innen kann die App also eine günstige Alternative zur vollen Suite sein. Die kurze Meeting-Dauer ist allerdings für geschäftliche Videokonferenzen mit vielen Teilnehmer:innen in den meisten Fällen zu gering bemessen.

So ändern Sie den Webex-Hintergrund

Oben rechts im Konferenzfenster finden Sie den Button „Hintergrund ändern”. Damit können Sie ein Hintergrundbild auswählen und in Ihr Video „hineinstempeln”. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie beispielsweise im Homeoffice oder von einem belebten Ort aus an einer Videokonferenz teilnehmen. Auf diese Weise lassen Sie keinen Blick in Ihren privaten Bereich zu und bei Teilnahmen von unterwegs lenken Sie andere Konferenzteilnehmer:innen nicht durch die Bewegung im Hintergrund ab.
Bedenken Sie aber, dass das „Einstempeln” des Hintergrundes nicht so gut funktioniert, wie Sie es vielleicht von professionellen Videodrehs gewohnt sind. Vor allem die Rechenleistung von Mobilgeräten gerät dabei oft an ihre Grenzen. Zudem können sporadische Bildfehler sowie allzu detaillierte oder spektakuläre Hintergrundszenerien andere Teilnehmer:innen ebenfalls ablenken.
Dezenter und fehlerfreier ist hingegen die sogenannte „Verwischen”-Funktion, die Sie über denselben Button aufrufen. Wenn Sie dieses Feature nutzen, erscheint Ihr Hintergrund unscharf und es gibt keine Pixelfehler.
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Die Vorteile von Webex

Cisco Webex ist eine umfassende und in erster Linie für geschäftliche Zwecke entwickelte Lösung für Videokonferenzen und Firmenkommunikation. Die Programm-Suite bietet eine Reihe an Vorteilen, von denen auch Ihr Unternehmen profitieren kann.
  • Kompatibilität: Webex kombiniert seine eigenen Funktionen und Stärken mit Ihren bevorzugten Anwendungen. Die Integration Ihrer bestehenden Software-Infrastruktur in Webex ist in der Regel problemlos möglich, etwa die Anwendungen von Microsoft und Google.
  • Datensicherheit: Cisco speichert Ihre Nutzerprofile, Betriebsdaten und geteilte Dateien auf Servern innerhalb der EU. Kund:innen aus Deutschland nutzen beispielsweise das Rechenzentrum in Frankfurt am Main, der Backup-Server dazu steht in Amsterdam.
  • Verschlüsselung: Die Kommunikation der Webex-Anwendungen erfolgt über Kanäle mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Cisco setzt bei der Webex-Suite auf das Zero-Trust-Prinzip und damit eine starke Identitätsverifizierung. Ungebetene Gäste und Kriminelle haben es dadurch extrem schwer, Ihre Kommunikation mitzuhören und an geschäftliche Daten zu gelangen.
  • Keine Client- oder Serverinstallation: Webex ist von der Funktionsweise her als Software-as-a-Service (SaaS) angelegt. Das bedeutet, dass Sie den Video-Server, auf dem Ihre Videokonferenzen laufen, nicht in Ihrem Firmennetzwerk installieren. Stattdessen läuft er in der Cloud des Anbieters. Damit entfallen Kosten für eigene Hardware, auch die Pflege der Software wickelt komplett der Anbieter ab.
  • Flexibilität: Cisco versorgt nahezu sämtliche geschäftlich genutzten Plattformen und Betriebssysteme mit Webex-Anwendungen. Sie benötigen allerdings nicht zwingend einen Client zur Verbindung mit dem Webex-Server: Sie können die Webex-Suite zwar als Anwendung auf Ihrem Rechner beziehungsweise die App auf Mobilgeräten installieren, aber auch per Browser an Videokonferenzen teilnehmen.
  • Hardware: Cisco bietet neben der Webex-Suite auch Hardware für Videokonferenzen und IP-Telefonie an. Diese ist für die hauseigene Software optimiert, lässt aber auch Anwendungen anderer Anbieter zu. Im Angebot finden sich unter anderem Videokonferenzsysteme mit Großbildschirmen und hochauflösenden Kameras sowie Headsets und IP-Telefone. Damit erhalten Sie die komplette Infrastruktur aus der Hand eines einzigen Anbieters und müssen keine Kompatibilitätsprobleme befürchten.

Nachteile von Webex

Aufgrund der langjährigen Ausrichtung auf den geschäftlichen Bereich hat Cisco seine Suite immer weiter für geschäftliche Anforderungen optimiert. Wenn Sie darüber hinaus weitere Funktionen benötigen, erweitern Sie die Anwendung: Um als vollständiges Collaboration-Tool zu fungieren, besitzt Webex rund 100 Schnittstellen zur Integration von Drittanbieter-Apps.
Wenn Sie sich für Webex entscheiden, müssen Sie also nicht mit bemerkenswerten Nachteilen rechnen, können aber durchaus mit folgenden Herausforderungen konfrontiert werden:
  • Usability: Die enorme Funktionsvielfalt kann vor allem ungeübte Anwender:innen überfordern. Falsche Klicks können erhebliche Auswirkungen haben, beispielsweise für den Zugang von Gästen oder Publikum. Bevor Sie Webex für geschäftliche Veranstaltungen nutzen, sollten Ihre Mitarbeiter:innen eine Schulung in den wichtigsten Programmfunktionen erhalten.
  • Rechte der Gäste: Gäste haben keinen vollen Zugriff auf Features wie das virtuelle Whiteboard und sind bei der gemeinsamen Arbeit an dort präsentierten Inhalten auf die Gastgeber:innen angewiesen. Diese technische Hürde kann den Workflow stören und Meetings unnötig verlängern.
  • Optik: Die Oberfläche von Webex ist in der Browser-Version modern und aufgeräumt. Der Desktop-Client hingegen wirkt hingegen teilweise etwas altbacken. Er wird allerdings nur von Gastgeber:innen benötigt – Gäste erlangen Zugang über die Weboberfläche.
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Business-Lösungen von Webex

Cisco Webex bietet wie erwähnt zwei unterschiedliche Software-Lösungen für Ihre geschäftlichen Belange an: die Freeware-App, die Sie für kürzere Videokonferenzen mit einer begrenzten Zahl an Teilnehmer:innen kostenlos nutzen können, und die kostenpflichtige Webex-Suite. Deren Funktionsumfang und die Kosten hängen von Ihrem gewählten Paket ab.
Ende 2022 bietet Cisco neben der kostenlosen Freeware-App folgende Pakete inklusive der ausgewählten Features an:
  • Starter: bis zu 50 Gastgeber:innen und 150 Teilnehmer:innen; Meetings bis zu 24 Stunden Dauer; 5 Gigabyte Cloud-Speicher für MP4-Aufzeichnungen; englischsprachige Transkriptionsfunktion; Telefonie mit Webex-Teilnehmer:innen; internationale Anrufe als Add-on buchbar
  • Business: bis zu 100 Gastgeber:innen und 200 Teilnehmer:innen; Meetings bis zu 24 Stunden Dauer; 10 Gigabyte Cloud-Speicher für MP4-Aufzeichnungen; englischsprachige Transkriptionsfunktion; Telefonie mit Webex-Teilnehmer:innen; internationale Anrufe als Add-on buchbar
  • Unternehmen: anpassbare Zahl an Gastgeber:innen und Teilnehmer:innen; Meetings bis zu 24 Stunden Dauer; anpassbarer Gigabyte Cloud-Speicher für MP4-Aufzeichnungen; Transkriptionsfunktion; komplette IP-Telefonie über Webex möglich; integrierte internationale Anrufe

Microsoft Teams und Co. – Alternativen zu Webex

Cisco Webex ist eine der weltweit führenden Anwendungen für geschäftliche Videokonferenzen und Teamkommunikation. Dennoch gibt es einige leistungsfähige Alternativen, die für Ihr Unternehmen vielleicht stattdessen in Betracht kommen. Dazu zählen unter anderem:
  • Microsoft Teams: Teams ist mittlerweile das in Unternehmen am meisten verbreitete Programm für Videokonferenzen und Teamkommunikation. Es punktet neben den verbesserten Funktionen rund um Videokonferenzen und Teamkommunikation vor allem mit der Einbindung in die Microsoft-365-Umgebung. Neben der Videokonferenzfunktionen bietet das Tool unter anderem Teamchats mit Dokumententeilung von Office. Sein volles Potenzial entfaltet Teams durch die Einbindung der Cloud-Applikationen OneDrive und Sharepoint.
  • Zoom: Weltweit realisieren Anwender:innen die meisten Videokonferenzen mit Zoom, das sich sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Bereich großer Beliebtheit erfreut. Mit Zoom Meetings nehmen Sie über den Browser oder eine App an Videokonferenzen teil. Sie können Ihr Meeting dabei in bis zu 50 einzelne Sitzungen aufteilen und anschließend zusammenführen. Mit Zoom Webinars streamen Sie Vorträge für bis zu 10.000 Zuschauer:innen. Durch unterschiedliche Abo-Modelle können Sie Zoom genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abstimmen.
  • Stackfield ist eine in Deutschland entwickelte cloudbasierte Kommunikations- und Projektmanagement-Plattform für Unternehmen. Sie beinhaltet alle wichtigen Funktionen, die Sie für die effektive Zusammenarbeit in Gruppen (sogenannten Räumen) benötigen. Der Schwerpunkt liegt auf der Kommunikation sowie auf Projekt- und Wissensmanagement bei Gewährleistung des vollen Datenschutzes nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
  • Google Meet: Als eines der größten Internetunternehmen hat auch Google eine Videokonferenz-Software im Angebot. Google Meet ist der Nachfolger der Google-Hangouts-Werkzeuge, die sukzessive in die Meet-Umgebung überführt worden sind. Auch Google setzt bei seinem Produkt auf ein mehrstufiges Lizenzmodell. Mit der kostenlosen Version können bis zu 16 Personen per Videobild oder bis zu 100 Personen ohne Videobild zusammengeschaltet werden. Darüber gibt es weitere Tarife mit entsprechend höheren Limits, die Kund:innen nach ihren Bedürfnissen skalieren können.
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Cisco Webex: Das Wichtigste in Kürze

  • Cisco Webex zeichnet sich durch umfangreiche Funktionen für Videokonferenzen jeder Größe aus. Darüber hinaus umfasst die Anwendung Funktionen für Online-Vorträge sowie interne und externe Schulungsveranstaltungen.
  • Webex bietet Unternehmen viele Möglichkeiten zur Integration weiterer Collaboration-Tools, wie zum Beispiel der Anwendungen von Microsoft 365 Business und Google Workspace.
  • Die größten Stärken von Webex sind der skalierbare Funktionsumfang, die überdurchschnittliche Datensicherheit und die flexiblen Einsatzmöglichkeiten.
  • Webex gibt es auch als Freeware-Version mit grundlegenden Videokonferenzfunktionen. Die App besitzt zwar nur eingeschränkte Funktionen, eignet sich aber durchaus für kurze geschäftliche Meetings.
  • Leistungsfähige Webex-Alternativen für Unternehmen sind beispielsweise Microsoft Teams, Google Meet, Zoom und Stackfield.
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