Rundmails einzeln an viele Empfänger:innen zu versenden, ist eine zeitraubende Aufgabe. Deutlich einfacher funktionieren digitale Rundbriefe mithilfe sogenannter E-Mail-Verteiler unter Outlook. Einmal erstellt, erspart Ihnen ein Verteiler für die Zukunft viele Mausklicks.
E-Mail-Verteiler unter Outlook bieten Ihnen viele Vorteile. Sie sparen damit nicht nur wertvolle Arbeitszeit für das Zusammenklicken der einzelnen Adressat:innen. Mit einem standardisierten Verteiler stellen Sie außerdem immer sicher, dass alle Personen wichtige Rundmails tatsächlich erhalten.
Outlook-Verteiler anlegen – Unterschiede der Programmversionen
Das Anlegen eines E-Mail-Verteilers unter Outlook ist eigentlich nicht schwer. Allerdings führen je nach Outlook-Version sehr unterschiedliche Wege zum Ziel.
Derzeit gibt es bei Microsoft mehrere Programme unter dem gemeinsamen Namen Outlook, die zum Teil stark voneinander abweichen. Als Kaufversionen können Sie Outlook 2024 als Teil der beiden Software-Suites „Office Home 2024“ und „Office Business 2024“ erwerben. Parallel dazu bietet Microsoft sein Outlook 365 gegen eine monatliche Gebühr als Software-as-a-Service über das Paket Microsoft 365 Business an. Beide Programme sind sehr ähnlich.
Ferner hat Microsoft Outlook-Versionen für Android-Smartphones und das iPhone im Programm. Beide sind für Privatanwender:innen kostenlos und für gewerbliche Nutzer:innen kostenpflichtig. Microsoft nennt sie „Outlook für Android“ und „Outlook für iOS“. Wir behandeln sie hier nachfolgend im Kapitel „Verteiler anlegen mit der Outlook-App“
Außerdem hat der Hersteller inzwischen seine frühere E-Mail-Anwendung „Mail und Kalender“ in „Outlook(neu)“ umbenannt. Beim Funktionsumfang reicht dieses Gratis-Programm nicht an die anderen Outlook-Versionen heran, bietet dafür aber eine sehr moderne und übersichtliche Programmoberfläche.
Offiziell werden Outlook 2024 und Outlook 365 von Microsoft inzwischen als „Outlook(classic)“ geführt. Mittelfristig möchte der Hersteller diese classic-Versionen durch Outlook (neu) ersetzen. So kann es sein, dass auch auf Ihrem Computer nicht mehr das klassische Outlook 365 als Abo-Version läuft, sondern Ihre Office-Oberfläche bereits auf Outlook (neu) umgestellt wurde. Sie erkennen dies beispielsweise an den moderneren blau ausgefüllten Icons in der Symbolleiste von Outlook.
Nachfolgend finden Sie die unterschiedlichen Schritt-für-Schritt-Anleitungen, um in den einzelnen Outlook-Varianten einen Verteiler anzulegen. Prüfen Sie hierfür vorab, welches Outlook auf Ihrem Computer installiert ist.
Zwei Outlook-Versionen auf einem Computer: Wurde Outlook 365 auf dem Computer bereits umgestellt, sehen Nutzer:innen Nutzer:innen das linke Outlook (neu). Andernfalls arbeiten sie noch mit der älteren classic-Version (rechts).
Einen Verteiler anlegen in Outlook 2025 und Outlook 365
Outlook 2024 und Outlook 365 unterscheiden sich nicht groß. Bei beiden Programmen erstellen Sie Ihren Verteiler mit den gleichen Schritten, die wir nachfolgend beschreiben. Sollte Ihr Outlook 365 trotzdem anders funktionieren, dann ist bei Ihnen bereits Outlook (neu) installiert und hat das bisherige Outlook 365 ersetzt. In dem Fall lesen Sie bitte weiter unten weiter im Kapitel „Einen Verteiler anlegen in Outlook (neu)“. Ansonsten gehen Sie unter Outlook 365 und Outlook 2024 gleichermaßen vor wie hier beschrieben:
Klicken Sie in der senkrechten Symbolleiste („App-Leiste“) am linken Fensterrand auf das „Personen“-Symbol. Sie erkennen es an den zwei diagonal angeordneten Köpfen.
Klicken Sie nun in der Menüzeile auf „Neue Kontaktgruppe“ und öffnen so ein neues Eingabefenster.
Vergeben Sie hinter „Name“ eine Bezeichnung für Ihren Verteiler, beispielsweise „Team Marketing“.
Klicken Sie nun in der Menüzeile oben auf das Symbol „Mitglieder hinzufügen“ und öffnen so das zugehörige Kontextmenü.
Jetzt haben Sie die Auswahl, ob Sie eine Person aus Ihren Outlook-Kontakten, Ihrem Adressbuch oder eine ganz neue E-Mail-Adresse zum Verteiler hinzufügen möchten. Es kann sein, dass Sie beim Klick auf „Outlook-Kontakt“ und auf „Adressbuch“ im selben Adressfenster landen – je nachdem, wie Ihre Systeme und Adressordner konfiguriert sind.
Personen aus Adresslisten fügen Sie Ihrem Verteiler einfach mit Doppelklick auf den Namen hinzu. Anschließend bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf „OK“. Sie können in diesem Schritt auch erst mehrere Namen auswählen und zum Schluss auf „OK“ klicken.
Wenn Sie neue Kontakte in Ihre Kontaktliste aufnehmen möchten, klicken Sie unter „Mitglieder hinzufügen“ auf „Neuer E-Mail-Kontakt“ und erstellen dann einen kompletten Namenseintrag für diese Person. Wenn Sie hier vor dem Klick auf „OK“ das Häkchen vor „Zu den Kontakten hinzufügen“ stehen lassen, wird diese Person gleichzeitig in Ihre Adressliste und in Ihren Verteiler aufgenommen. Andernfalls erscheint sie nur im Verteiler.
Ist Ihr Verteiler vollständig, klicken Sie in der Menüleiste auf „Speichern & schließen“.
Ihr Verteiler erscheint nun in der Outlook-Kontaktliste als ganz normaler Kontakt. Um eine Nachricht an den gesamten Verteiler zu senden, klicken Sie ihn genau wie einen einzelnen Kontakt in Ihrer Adressliste an. Anschließend klicken Sie ganz rechts unter dem Namen auf das Briefsymbol, um das E-Mail-Fenster zu öffnen.
Anschließend erstellen Sie wie gewohnt Ihre E-Mail und schicken Sie per Klick auf „Senden“ an den Verteiler.
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Bei Outlook 365 und Outlook (neu), dem früheren Programm „Mail und Kalender“, funktioniert das Anlegen eines Verteilers folgendermaßen:
Klicken Sie in der senkrechten Symbolleiste am linken Fensterrand auf das „Personen“-Symbol mit den zwei Köpfen. Achtung: Verwechseln Sie es nicht mit dem Gruppen-Symbol da runter. Es sieht ähnlich aus, hat aber drei Köpfe.
In der Menüleiste sehen Sie nun ganz links einen Kopf mit einem Plus-Symbol und darunter die Bezeichnung „Neuer Kontakt“. Klicken Sie nicht auf den Kopf, sondern auf den Text darunter und öffnen so das zugehörige Kontextmenü. Hier klicken Sie auf „Neue Kontaktliste“. Anders als unter Outlook (classic) ist das Erstellen einer Kontaktliste hier etwas versteckt.
Im so geöffneten Fenster vergeben Sie oben einen Namen für Ihre Kontaktliste, beispielsweise „Versandverteiler Geschäftsbericht“ und bestätigen die Eingabe, indem Sie die Enter-Taste drücken.
Im Feld „E-Mail-Adressen hinzufügen“ können Sie nun beliebige Personen aus Ihrem Adressbuch in die Liste aufnehmen. Tippen Sie einfach die ersten Buchstaben vom Vor- oder Nachnamen der Person. Anschließend durchsucht Outlook Ihr Adressverzeichnis nach allen passenden Treffern, die es dann unter dem Eingabefeld anzeigt. Wählen Sie daraus den gewünschten Namen per Mausklick aus. Lassen Sie sich dabei nicht davon irritieren, dass das eigentliche „Hinzufügen“-Feld grau bleibt.
Wiederholen Sie diesen Schritt für alle weiteren Personen, die Sie Ihrem Verteiler hinzufügen möchten. Die Liste der hinzugefügten Namen erscheint unter Ihrem Eingabefeld. Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass es bei langen Listen rechts keine Bildlaufliste gibt. Mit einer Rollbewegung Ihres Mausrades können Sie die Liste trotzdem auf und ab bewegen.
Sie können auch Personen in Ihre Kontaktliste aufnehmen, die nicht in Ihrem Adressbuch stehen. Geben Sie dazu einfach deren E-Mail-Adresse direkt in das Eingabefeld ein. Sobald Outlook erkennt, dass dort eine vollständige E-Mailadresse mit @-Zeichen und Länderkennung steht, wird das Feld „Hinzufügen“ blau. Sie können es nun anklicken und so die Person in Ihre Liste aufnehmen.
Wenn Sie einen Kontakt wieder entfernen möchten, klicken Sie wieder auf das „X“ hinter dem Namen.
Zum Abschluss können Sie nun noch unter „Beschreibung“ eine kurze Charakterisierung Ihrer Kontaktliste hinterlegen, beispielsweise „Nur interne Kontakte“. Dieser Schritt ist optional. Sie können das Feld auch einfach leer lassen.
Zum Abschluss klicken Sie auf das blaue „Erstellen“-Feld.
Damit wechseln Sie zurück zum Hauptfenster. Hier sehen Sie nun unter „Alle Kontaktlisten“ die Liste, die Sie hinzugefügt haben. Um an alle Namen auf der Liste eine E-Mail zu senden, klicken Sie nacheinander auf „Alle Kontaktlisten“, dann auf den Namen der gewünschten Liste und dann rechts unter dem Namen der Liste auf „E-Mail senden“.
Damit öffnen Sie ein neues E-Mail-Fenster und erstellen hier Ihre E-Mail an den gewünschten Verteiler. Zum Abschluss klicken Sie auf „Senden“.
Microsoft 365 Copilot Business: Mehr Produktivität dank KI
Microsoft 365 Copilot Business ist eine künstliche Intelligenz, die sich nahtlos in Ihr Unternehmen integrieren lässt. Sie nutzen Copilot mit Ihren Office-Anwendungen. Geben Sie Ihre Frage oder Ihren Auftrag einfach ein – schon erhalten Sie Zusammenfassungen, Ideen oder Gestaltungsvorschläge.
Anstelle von Kontaktlisten können Sie unter Outlook (neu) auch sogenannte Gruppen nutzen. Mithilfe solcher Office-Gruppen können Sie nicht nur E-Mail-Verteiler aufsetzen, sondern auch Online-Ressourcen für Kolleg:innen freigeben, gemeinsam an denselben Dateien arbeiten oder bequem über Microsoft Teams konferieren und chatten. Sie können damit auch einen gemeinsamen Gruppenkalender erstellen.
Die Gruppenfunktion geht damit über gewöhnliche Kontaktlisten weit hinaus. Trotzdem können Sie Gruppen beim Mailversand auch wie normale Verteiler nutzen. Wenn Sie lediglich Rundmails versenden möchten, reicht eine Kontaktliste in der Regel völlig aus. Aber wenn Sie auch gemeinsam mit Ihren Kolleg:innen an verschiedenen Dokumenten arbeiten oder Termine abstimmen wollen, ist die Gruppenfunktion dafür ideal.
Das Erstellen und das Anschreiben von Gruppen funktionieren so:
Klicken Sie zuerst in der senkrechten Symbolleiste am linken Fensterrand auf das „Gruppen“-Symbol mit den drei Köpfen. Achtung: Gemeint ist nicht das „Personen“-Symbol mit den zwei Köpfen direkt darüber.
In der waagerechten Menüzeile sehen Sie jetzt ein Symbol mit der Unterschrift „Neue Gruppe“. Klicken Sie entweder direkt auf das Symbol oder alternativ auf den zugehörigen Schriftzug „Neue Gruppe“ und dann im Kontextmenü auf „Neue Gruppe“.
Vergeben Sie nun einen Namen für die Gruppe, beispielsweise „Team Aufbereitung Geschäftsbericht“. Optional können Sie im Feld darunter noch eine Beschreibung für die Gruppe eintragen. Diesen Schritt können Sie auf Wunsch auch überspringen und direkt auf „Erstellen“ klicken.
Eventuell dauert es nun einen Moment, bis die Gruppe angelegt ist. Im nächsten Fenster können Sie nun Einträge aus Ihren Kontakten hinzufügen. Welche Namen hier auswählbar sind, hängt auch davon ab, wie die Gruppenfunktion in Ihrem Unternehmen von Ihrer IT-Abteilung eingerichtet und freigegeben ist.
Falls Sie bisher noch keine Kontakte angelegt haben, steht hier „Keine Ergebnisse gefunden”. Falls gewünscht, können Sie E-Mail-Adressen direkt eingeben, sofern Ihre IT-Abteilung diese Funktion freigeschaltet hat. Zum Abschluss klicken Sie dann auf „Hinzufügen“.
Haben Sie Ihre Gruppe erfolgreich erstellt, sehen Sie sie in der Gruppen-Ansicht. Mit einem Klick oben rechts auf „E-Mail senden“ öffnen Sie ein E-Mail-Fenster für eine Rundmail an die gesamte Gruppe. Parallel dazu können Sie auch Inhalte für andere Anwendungen unter Microsoft Business 365 teilen oder einen gemeinsamen Ordner für Ihre Gruppe eröffnen.
Verteiler anlegen mit der Outlook-App auf dem Smartphone
In den Outlook-Apps für iOS und für Android können Sie keine Kontaktlisten als Verteiler erstellen. Allerdings können Sie hier mit Gruppen arbeiten, die Sie in Ihrem Outlook-Konto beispielsweise auf einem anderen Endgerät erstellt haben oder die Sie auf der Webseite Outlook.com einrichten.
Nach dem Anlegen sehen Sie diese Gruppen auch in Ihrer App, sobald sich das iPhone oder das Android-Smartphone über das Internet mit dem Exchange-Server verbunden hat.
Microsoft Teams Telefonie
Nutzen Sie Microsoft Teams auch als Telefonanlage. Mit Teams telefonieren Sie von außerhalb Ihres Unternehmens mit der selben Nummer ins öffentliche Fest- und Mobilfunknetz.
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Das Wichtigste zum Anlegen eines Outlook-Verteilers in Kürze
Je nach Outlook-Version funktioniert das Anlegen von E-Mail-Verteilern unterschiedlich. Zuerst sollten Sie daher prüfen, welche Outlook-Version bei Ihnen installiert ist.
In eine Kontaktliste können Sie vorhandene Kontakte aus Ihrem Adressbuch einfach übernehmen oder auch neue E-Mail-Adressen manuell hinzufügen.
Optional können Sie Ihre Rundmails unter Outlook (neu) außerdem an Gruppen versenden und hierfür neue Gruppen erstellen. Sinnvoll ist dies insbesondere, wenn Sie auch andere Gruppenfunktionen nutzen. Andernfalls reichen hierfür einfache Kontaktlisten aus.
In der Outlook-App für iOS und Android können Sie keine Kontaktlisten oder Gruppen erstellen. Sie können damit aber Gruppen als E-Mail-Verteiler verwenden, die bereits in Ihrem Outlook-Konto vorhanden sind.
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