Outlook von Microsoft ist wohl das meistgenutzte E-Mail-Programm in deutschen Unternehmen. Wie Sie es für Ihr E-Mail-Konto einrichten, was der Unterschied zwischen POP3 und IMAP ist und welche wichtigen Besonderheiten es bei den einzelnen Outlook-Versionen gibt, erfahren Sie hier.
Das eigene E-Mail-Konto einzurichten, ist mit Microsoft Outlook gar nicht schwer. Ein paar Dinge sollten Sie dabei aber dennoch beachten.
Outlook einrichten – das sollten Sie vorher wissen
Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen, sollten Sie zuerst überprüfen, welche Outlook-Version Sie aktuell verwenden. Denn unter dem Produktnamen Outlook bietet Microsoft inzwischen eine Vielzahl von zum Teil sehr unterschiedlichen E-Mail-Programmen an.
Outlook-Versionen unterscheiden
Wohl am bekanntesten ist die Outlook-Version, die Microsoft als Bestandteil seiner Office-Suite vertreibt. Die aktuelle Auflage der Suite trägt den Namen „Office 2024“, entsprechend heißt das darin enthaltene E-Mail-Programm „Outlook 2024“.
Daneben bietet Microsoft seine Office-Suite auch im Abonnement-Modell als Software-as-a-Service (SaaS) an. Unternehmenskunden buchen häufig das Software-Paket „Microsoft 365“ im Paket mit Cloudspeicher und der KI-Funktion Microsoft 365 Copilot. Auch hier ist eine Outlook-Version enthalten, die mit Outlook 2024 weitgehend identisch ist und bisher den Namen Outlook 365 trug.
Beide Outlook-Varianten – die Kaufversion ebenso wie die Abonnement-Version – führt Microsoft inzwischen unter der gemeinsamen Produktbezeichnung „Outlook (klassisch)“. Damit will der Hersteller sie stärker abgrenzen von einem anderen E-Mail-Programm, dem bisherigen Windows-Programm „Mail und Kalender“. Denn auch dieses gehört jetzt unter dem neuen Namen „Outlook (neu)“ zur Outlook-Familie.
Outlook (neu) bietet eine modernisierte Programmoberfläche, hat allerdings nicht so viele Funktionen wie die Klassik-Versionen. Momentan entwickelt Microsoft sein neues Outlook jedoch regelmäßig per Update weiter, sodass es mit der Zeit zum vollwertigen und dabei kostenfreien Ersatz für die Klassik-Versionen werden könnte.
Daneben gibt es unter dem Namen Outlook Web App auch noch eine reine Internetversion der E-Mail-Software, die Sie mit Ihrem Browser über die Seite outlook.com erreichen. Outlook (neu) ist von der Outlook Web App abgeleitet, weshalb beide auch nahezu identisch aussehen.
Außerdem finden Sie im Google Play Store, beziehungsweise dem App Store jeweils Handy-Apps von Outlook für Android und iOS. Zum Einrichten von Outlook auf dem Handy gibt es einen eigenen Beitrag hier im V-Hub.
Die nachfolgende Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch Installation und Einrichtung eines E-Mail-Kontos für Outlook (classic) und Outlook (neu). Das sich beide Programmvarianten in einigen Punkten unterscheiden, finden Sie hier jeweils separate Anleitungen.
Welche von beiden Versionen Sie aktuell nutzen, erkennen Sie unter anderem am Icon im Windows-Startmenü: Das Symbol (Icon) des klassischen Outlook zeigt einen Umschlag und darüber mehrere kleine Quadrate. Darunter steht „Outlook (classic)“. Das neue Outlook heißt hingegen nur einfach „Outlook“,„Outlook (neu)“ oder „Outlook (new)“. Das zugehörige Icon zeigt einen Umschlag mit drei schrägen blauen Streifen darüber.
Fertig für Sie eingerichtet und startklar: Microsoft 365 Business mit Vodafone Services
Produktivität steigern. Sicherheit stärken. Und sich dabei komplett auf Ihr Business konzentrieren? Das geht. Unsere Expert:innen helfen mit Ihren Microsoft 365 Business-Lizenzen. So haben Sie Zeit für Ihr Kerngeschäft.
Outlook einrichten unter Windows – Schritt für Schritt
Auf den meisten Windows-11-Computern hat Microsoft sein E-Mail-Programm Outlook (neu) inzwischen per Internet-Update ausgespielt und den Vorgänger „Mail und Kalender“ deaktiviert. Daher sollten Sie es direkt im Startmenü sehen können.
Outlook (neu) installieren
Falls Sie Outlook (neu) auf Ihrem Computer nicht finden, können Sie es über den Microsoft Store nachträglich installieren. Das funktioniert so:
Klicken Sie in das Suchfenster der Windows-Taskleiste, tippen Sie hier „Microsoft Store“ ein und drücken Sie Enter.
Geben Sie oben in der Suchzeile des Stores „Outlook“ ein und tippen Sie wieder Enter.
Nun sehen Sie in einer der App-Boxen „Outlook für Windows“. Sie können die Anwendung nun per Klick auf „Installieren“, bzw. „Herunterladen“ auf Ihrem Computer installieren. Falls Outlook (neu) bereits installiert ist, steht hier stattdessen „Installiert“ oder „Öffnen“.
Outlook (classic) installieren
Wenn Sie eine Lizenz für Office 2024 besitzen, beziehungsweise ein Abonnement für Microsoft 365 abgeschlossen haben, sollte Outlook (classic) bereits als Teil Ihrer Software-Suite auf Ihrem Computer installiert sein. Alternativ finden Sie es im Microsoft Store oder können es entweder über die Microsoft-Website oder Ihren Drittanbieter nachinstallieren.
In größeren Unternehmen sind die wichtigsten Office-Anwendungen auf neuen Arbeitsplatz-Computern meist schon vorinstalliert; oder die IT-Abteilung kann dies aus der Ferne erledigen. Fragen Sie im Zweifel Ihre IT-Abteilung, da das Prozedere von Firma zu Firma unterschiedlich ist.
Nun können Sie ein neues E-Mail-Konto in Ihrem Outlook einrichten. Auch hier gilt: Wenn in Ihrem Unternehmen die Einrichtung von Konten automatisch und zentral erfolgt, sollten Sie diesen Schritt erst mit Ihrer IT-Abteilung abklären.
Jedes nicht autorisierte externe E-Mail-Konto könnte immer auch ein Sicherheitsrisiko sein, weil hierüber möglicherweise Malware ins Unternehmen gelangt. Die meisten Firmen sollten allerdings eine Firewall haben, die gefährliche E-Mail-Anhänge rechtzeitig erkennt.
Wenn Sie selbst für die Verwaltung Ihres E-Mail-Kontos verantwortlich sind, entfällt dieser Schritt. Dann können Sie neben Ihrem dienstlichen E-Mail-Konto auch weitere E-Mail-Konten in Outlook hinzufügen.
Standardmäßig sollten Sie als Microsoft-Kund:in bereits über ein E-Mail-Konto dort verfügen oder können es kostenlos unter outlook.com einrichten, etwa in der Form „vorname.nachname@outlook.com“. Über Outlook können Sie außerdem auch auf externe E-Mail-Konten zugreifen.
Beachten Sie, dass Sie bei einigen externen Anbietern wie GMX erst den Abruf über POP3 oder IMAP freischalten müssen, bevor Sie über Outlook auf diese Konten zugreifen können. Mehr zu POP3 und IMAP lesen Sie weiter unten.
Konto einrichten mit Outlook (neu)
Ein neues E-Mail-Konto richten Sie unter Outlook (neu) ein wie folgt:
Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol, um die Einstellungen zu öffnen.
Klicken Sie links auf Konten und dann rechts auf „Konto hinzufügen“.
Nun tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, die Sie hinzufügen möchten und klicken auf „Weiter“.
Im nächsten Fenster tragen Sie Ihr Kennwort ein und bestätigen per Klick auf „Weiter“.
Im folgenden Fenster klicken Sie erneut auf „Weiter“ und nach kurzer Wartezeit auf „Fertig“.
Falls die Einrichtung nicht funktioniert hat, unterstützt Outlook (neu) diesen Anbieter möglicherweise nicht. Alternativ können Sie die Anmeldung dann noch mit Outlook (classic) probieren, sofern Sie hierfür eine Lizenz beziehungsweise ein Abonnement haben.
Beachten Sie außerdem, dass Outlook (neu) neben beliebig vielen Microsoft-Konten maximal 15 externe E-Mail-Konten je Anwender:in zulässt. Für die meisten Nutzer:innen sollte diese Hürde aber kein Problem darstellen.
Bis zu 15 externe E-Mail-Konten, die nicht in der Microsoft-Cloud liegen, können Sie in Outlook (neu) in Ihr Profil mit aufnehmen.
Konto einrichten mit Outlook (classic)
Um ein neues E-Mail-Konto mit Outlook (classic) einzurichten, gehen Sie vor wie folgt:
Klicken Sie im der Menüleiste von Outlook (classic) auf Datei und dann auf „+ Konto hinzufügen“.
Im so geöffneten Fenster geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kontos ein und klicken unten auf „Verbinden“.
Im nächsten Fenster müssen Sie oben Ihr Passwort für das E-Mail-Konto eintragen und klicken dann unten wieder auf „Verbinden“.
Nach kurzer Wartezeit erscheint ein Fenster mit der Meldung „Konto erfolgreich hinzugefügt“. Klicken Sie unten auf „Vorgang abgeschlossen“.
Auch mit Outlook (classic) sind die meisten E-Mail-Konten schnell hinzugefügt, weil das E-Mail-Programm die Serverdaten der Anbieter automatisch ergänzt.
Falls die vereinfachte Einrichtung nicht funktioniert hat, müssen Sie das E-Mail-Konto stattdessen manuell einrichten. Das funktioniert so:
Klicken Sie im der Menüleiste von Outlook (classic) auf Datei und dann auf „+ Konto hinzufügen“.
Im so geöffneten Fenster geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kontos ein, klicken auf „Erweiterte Optionen“ und setzen ein Häkchen vor „Ich möchte mein Konto manuell einrichten“. Dann klicken Sie auf „Verbinden“.
Hier wählen Sie nun den Kontoanbieter oder klicken auf „POP3“ oder „IMAP“, um ein Konto bei einem hier nicht aufgeführten Dienstleister zu verknüpfen. Die nächsten Schritte ergeben sich daraus, ob Outlook Ihr Konto nun ohne weitere Rückfragen einrichten kann. Halten Sie für alle Fälle die Namen der Posteingangs- und Ausgangs-Server des Anbieters sowie die zugehörigen Port-Adressen bereit. Diese brauchen Sie, falls Outlook den Anbieter nicht in seiner Liste hat, beziehungsweise dessen Daten nicht online abrufen kann.
Am Ende der Anmeldeprozedur sollte wieder ein Fenster mit der Meldung „Konto erfolgreich hinzugefügt“ erscheinen. Klicken Sie dann unten zum Abschluss auf „Vorgang abgeschlossen“.
Microsoft 365 Copilot: Mehr Produktivität dank KI
Microsoft 365 Copilot ist eine künstliche Intelligenz, die sich nahtlos in Ihr Unternehmen integrieren lässt. Sie nutzen Copilot mit Ihren Office-Anwendungen. Geben Sie Ihre Frage oder Ihren Auftrag einfach ein – schon erhalten Sie Zusammenfassungen, Ideen oder Gestaltungsvorschläge.
IMAP und POP3: Unterschiede und Einrichtung in Outlook
Um ein E-Mail-Postfach einzurichten, sollten Sie den Unterschied zwischen IMAP und POP3 kennen. Denn während für ausgehende E-Mails allgemein das Netzwerkprotokoll SMTP verwendet wird, gibt es für eingehende Nachrichten zwei unterschiedliche Protokolle. Sie heißen „Internet Message Access Protocol“ (IMAP) und „Post Office Protocol Version“ 3 (POP3).
Der Unterschied: Unter IMAP synchronisiert sich Ihr Endgerät bei jedem Verbindungsaufbau mit dem E-Mail-Postfach auf dem Server. Alle E-Mails, die Sie am Endgerät lesen, werden automatisch auch auf dem Server als gelesen markiert. Auf einem Endgerät gelöschte E-Mails werden auch auf dem Server gelöscht. Das ist praktisch, wenn Sie mit wechselnden Endgeräten auf Ihr Postfach zugreifen und auf mehreren Geräten Outlook synchronisieren: E-Mails, die Sie auf einem Gerät gelesen haben, werden auch auf anderen Geräten nicht wieder als neue Nachricht angezeigt.
POP3 ist wesentlich simpler aufgebaut. Hier ist das Postfach lediglich ein Speicherplatz auf dem E-Mail-Server, von dem Sie eingehende E-Mails abrufen. Sie erkennen somit nicht, welche E-Mails bereits mit einem anderen Endgerät geöffnet wurden. Viele POP3-Konten sind so eingestellt, dass E-Mails nach dem Herunterladen direkt auf dem Server gelöscht werden. Damit ist dieses Protokoll eher für Sie geeignet, wenn Sie immer nur ein einziges Endgerät benutzen.
Die E-Mail-Postfächer der meisten Anbieter können Sie deshalb heute von POP3 auf das komfortablere IMAP umstellen oder direkt als IMAP-Konto einrichten. Welches Protokoll Sie für ein Postfach momentan nutzen, erkennen Sie häufig bereits am Namen des eingestellten Posteingangs-Servers, der üblicherweise mit den Buchstaben „pop3“ oder „imap“ beginnt oder endet.
Die Servernamen sowie die zugehörige Port-Adresse erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Anbieter, beziehungsweise bei Firmenkonten von Ihrer IT-Abteilung.
Übrigens: In einer Exchange-Umgebung mit Outlook müssen Sie Ihr E-Mail-Postfach meist gar nicht erst manuell auf IMAP oder POP3 einstellen. Hier kommt das von Microsoft entwickelte MAPI-Protokoll zum Einsatz, das zwar ähnlich wie IMAP arbeitet, aber mehr (spezifische) Funktionen bietet. Die Abkürzung MAPI steht für „Messaging Application Programming Interface“ (auf Deutsch: Programmierschnittstelle für E-Mail-Programme).
Whitepaper: Cloud-Backup für Microsoft Office 365
Modernes Arbeiten bedeutet arbeiten in der Cloud. Doch auch die dort abgelegten Daten brauchen eine zuverlässige Absicherung. Im Whitepaper: Cloud-Backup für Microsoft Office 365 zeigen wir Ihnen, welche Art der Absicherung der wertvollen Unternehmensdaten essenziell ist und worauf bei der Auswahl einer geeigneten Lösung geachtet werden sollte.
Outlook als Standard-E-Mail-Programm festlegen
Sie können Outlook als Standardprogramm für Ihr E-Mail-Postfach einrichten. Dann öffnet es sich automatisch, wenn Sie beispielsweise eine E-Mail- oder Kalenderdatei im Browser anklicken.
Die Einstellung müssen Sie in der Regel auf jedem Endgerät separat vornehmen. Leider ist der Ablauf unter Windows 11 deutlich komplizierter als unter Windows 10.
Windows 10
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Windows-Symbol in der Startleiste, dann auf das Zahnradsymbol für „Einstellungen“.
Im so geöffneten Fenster klicken Sie „Apps“, dann in der nächsten Liste auf „Standard-Apps“.
Scrollen Sie durch die Liste, bis Sie den Eintrag „E-Mail“ finden. Klicken Sie diesen an.
Wählen Sie hier unter „App auswählen“ Outlook als E-Mail-Programm.
Windows 11
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Windows-Symbol in der Startleiste, dann auf „Einstellungen“.
Im so geöffneten Fenster klicken Sie links auf „Apps“, dann in der Liste auf „Standard-Apps“.
Tragen Sie in das obere Suchfeld unter „Einen Standard für einen Dateityp oder einen Linktyp festlegen“ den Suchbegriff „.eml“ ein und drücken Sie die TAB-Taste.
Im Feld darunter erscheint der Name des Programms, das aktuell mit diesem Dateityp verknüpft ist. Klicken Sie diesen an und wählen Sie aus der Liste „Outlook“ aus. Falls auf Ihrem Computer mehrere Outlook-Varianten installiert sind, achten Sie darauf, dass Sie das richtige Icon anklicken: schräge Streifen über dem Umschlag für „Outlook (neu)“ und Quadrate über dem Umschlag für „Outlook (klassisch)“. Speziell in dieser Auswahl heißen nämlich beide Outlook-Varianten manchmal nur „Outlook“.
Klicken Sie dann auf „Standard festlegen“.
Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 auch für die Suchbegriffe „.hol“, „.ics“, „.msg“, „,.oft“, „.pst“, „.vcf“, „.vcs“ und „MAILTO“.
Wiederholen Sie Schritt 3 bis 5 außerdem noch für „MS-Unistore-Email“ und „Outlookmail“, falls die beiden Suchbegriffe in Ihrer Liste auftauchen und verknüpfbar sind.
Microsoft Teams Telefonie
Nutzen Sie Microsoft Teams auch als Telefonanlage. Mit Teams telefonieren Sie von außerhalb Ihres Unternehmens mit der selben Nummer ins öffentliche Fest- und Mobilfunknetz.
Ihre Telefonnummer bleibt
Mobiles Arbeiten ortsunabhängig und mit jedem Gerät
Das Wichtigste zum Einrichten von Outlook in Kürze
Unter Outlook können Sie auch mit wenig Vorwissen selbst ein neues E-Mail-Postfach auf Ihrem Arbeitsplatz-Computer einrichten.
Die einzelnen Schritte unterscheiden sich bei den Outlook-Versionen Outlook (klassisch) und Outlook (neu). Daher sollten Sie vorab prüfen, welche Version bei Ihnen installiert ist.
Wenn Sie Ihr E-Mail-Postfach als IMAP-Konto einrichten, können Sie das Postfach sehr einfach mit mehreren Endgeräten synchronisieren.
Um alle E-Mails auch aus anderen Anwendungen als dem Browser mit Outlook zu öffnen, müssen Sie es als Standardprogramm für E-Mails festlegen.
Business Case 22: Die Erfolgsgeschichte der BANSBACH GmbH - Zuverlässige, skalierbare Vernetzung
Ein stabiles und performantes IT-System ist für die BANSBACH GmbH und ihre rund 450 Mitarbeitenden eine zwingende Voraussetzung für effizientes Arbeiten. Dabei spielt auch der Schutz der sensiblen Kundendaten eine entscheidende Rolle – zum einen aufgrund steuer- und wirtschaftsrechtlicher Vorgaben, zum anderen zur Wahrung der sehr guten Reputation des Unternehmens.
Viel mehr als nur Word und Excel: Die Apps von Microsoft 365 Business sind in vielen Unternehmen erste Wahl, wenn es um eine ganzheitliche Bürosoftware geht. Ob Sie Inhalte erstellen, auf Team- und Unternehmensebene zusammenarbeiten oder Daten jedweder Art verwalten – Microsoft 365 Business bietet viele Apps, die Sie in Ihren täglichen Geschäftsprozessen unterstützen.
Die Klassiker der Bürosoftware wie Microsoft Word, Excel, PowerPoint und Outlook bilden nach wie vor den Kern der Apps von Microsoft 365. Doch erst mit den weiteren Apps wie Teams, OneDrive for Business und SharePoint wird die Office-Suite zur umfassenden Lösung für eine moderne und effektive Zusammenarbeit. Wir stellen Ihnen die Apps von Microsoft 365 Business vor.
Microsoft 365 Copilot: So aktivieren Sie das KI-System
Das Identifizieren von neuen Geschäftsmodellen, das automatisierte Erstellen von Geschäftsberichten und vieles mehr: Künstliche Intelligenz (KI) gilt als vielversprechender Produktivitäts-Booster für die Arbeitswelt. Deshalb hat auch die verbreitete Office-Suite von Microsoft mit Microsoft 365 Copilot ihre eigene KI-Funktion erhalten.
Erfahren Sie hier, wie Sie Microsoft 365 Copilot aktivieren, welche weiteren Versionen des KI-Assistenten ist gibt und welchen Funktionsumfang sie bieten.
Microsoft Outlook: So funktioniert die Freigabe von Postfächern und Ordnern
In Microsoft Outlook können Sie ein Postfach für Teammitglieder freigeben – etwa zur Vertretung oder zur besseren Koordination. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Berechtigungsstufen es gibt, wie Sie diese einrichten und worauf Sie dabei achten sollten.
In vielen Arbeitsbereichen ist es sinnvoll, die E-Mail-Kommunikation an das Team zu delegieren. Mit einer entsprechenden Berechtigung können andere Benutzer:innen Ihre E-Mails zum Beispiel lesen, sortieren – und, bei erteiltem Vollzugriff, sogar in Ihrem Namen beantworten. Ein solcher Postfachzugriff lässt sich flexibel gestalten: für einzelne oder mehrere Personen und beschränkt auf bestimmte (gemeinsame) Ordner.
Bevor Sie ein Postfach freigeben, sollten Sie genau überlegen, welche Rechte Sie vergeben wollen. Voraussetzung für die Freigabe eines Outlook-Postfachs ist, dass alle beteiligten Nutzer:innen ein Microsoft Exchange Server-Konto verwenden.
Eine Lesebestätigung bei Outlook anfordern – so geht es richtig
Wichtige Dokumente für ein anderes Projektteam, Antworten auf Anfragen im Kundenservice oder eilige Fragen an Kolleg:innen – im Geschäftsalltag ist die E-Mail noch immer eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Erhalten Sie keine Antwort auf eine dringende Anfrage, bleibt unklar, ob die E-Mail überhaupt gelesen wurde. Wollen Sie sicher sein, dass Ihre Nachricht angekommen ist, können Sie für Ihre E-Mails in Outlook eine Lesebestätigung anfordern.
Microsoft Outlook ist in vielen Unternehmen die erste Wahl, wenn es um das Verwalten von E-Mails, Kontakten, Terminen und Aufgaben geht. Neben den umfangreichen integrierten Tools punktet die Anwendung mit vielen Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern sollen. Dazu zählt auch die Lesebestätigung, mit der Sie auf einfache Weise feststellen können, ob der:die Adressat:in Ihre E-Mail gelesen hat.
Hier erfahren Sie, wie Sie die Lesebestätigung in den unterschiedlichen Outlook-Versionen nutzen.
Die Beraterinnen und Berater helfen Ihnen kostenlos und unabhängig bei praktischen Fragen und geben konkrete Tipps. Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin um Ihr Anliegen zu besprechen.
