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Digitalisierung

Microsoft 365 Copilot: So aktivieren Sie das KI-System

Das Identifizieren von neuen Geschäftsmodellen, das automatisierte Erstellen von Geschäftsberichten und vieles mehr: Künstliche Intelligenz (KI) gilt als vielversprechender Produktivitäts-Booster für die Arbeitswelt. Deshalb hat auch die verbreitete Office-Suite von Microsoft mit Microsoft 365 Copilot ihre eigene KI-Funktion erhalten.

Erfahren Sie hier, wie Sie Microsoft 365 Copilot aktivieren, welche weiteren Versionen des KI-Assistenten ist gibt und welchen Funktionsumfang sie bieten.

Inhaltsverzeichnis

Microsoft 365: Das ist Copilot

Microsoft Copilot ist der Name verschiedener Produktivitätswerkzeuge von Microsoft, die mit künstlicher Intelligenz (KI) arbeiten. Die einzelnen Copilot-Varianten unterscheiden sich in Preis und Funktionsumfang. Es gibt neben der kostenpflichtigen Version Microsoft 365 Copilot für die Office-Suite ein funktionsreduziertes KI-Werkzeug namens Microsoft Copilot, das Sie über das Internet kostenfrei nutzen können.
Alle Varianten von Microsoft Copilot basieren auf der Technologie des KI-Sprachmodells Chat-GPT von Hersteller OpenAI sowie auf ergänzenden Eigenentwicklungen von Microsoft. Copilot hat den bisherigen Sprachassistenten Cortana abgelöst, den Microsoft in seine Betriebssysteme Windows 10 und Windows 11 integriert hatte.
Copilot soll Sie beispielsweise bei Routineaufgaben unterstützen, etwa beim Zusammenfassen von Dokumenten oder bei der Suche nach Informationen in Ihrem Unternehmensnetzwerk bzw. im Internet. Darüber hinaus sind bestimmte Versionen von Copilot in Microsoft-Programme integriert und stellen Ihnen dort weitergehende Funktionen zur Verfügung.
Seit Anfang 2024 gibt es Copilot unter dem Namen „Microsoft 365 Copilot“ für Nutzer:innen des Microsoft 365-Officepakets. Je nach Abonnementmodell ist Microsoft 365 Copilot bereits Teil des Serviceplans oder als zubuchbare Option verfügbar.
Aber auch andere Programme von Microsoft verfügen inzwischen über Copilot. Microsoft Entra enthält beispielsweise eine gleichnamige KI-Funktion für Administrator:innen, die beim Identity-Access-Management unterstützt. Und Intune bietet ein KI-Werkzeug für die Einrichtung neuer Endgeräte.
Gleichzeitig hat Microsoft die kostenlose Variante von Copilot stärker in die eigenen Produkte integriert. Sie erreichen die Gratisversion des KI-Werkzeugs seit 2023 über das bisherige Cortana-Eingabefeld in der Startleiste von Windows 11. Auch der Browser Microsoft Edge besitzt inzwischen einen entsprechenden Button.
Smartphone-Nutzer:innen können Microsoft Copilot über die Apps „Microsoft Copilot“ bzw. „Microsoft 365 Copilot“ aufrufen. Diese Apps finden Sie für Android-Smartphones wie Modelle der Samsung-Galaxy-Reihe im Google Play Store und für das iPhone im Apple App Store.
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Voraussetzungen und Versionen

Die einzelnen Versionen von Copilot unterscheiden sich deutlich – sowohl im Funktionsumfang als auch beim Datenhandling und Datenschutz.

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot ist die Basisversion des KI-Werkzeugs von Microsoft. Die Nutzung ist für Privatanwender:innen kostenlos. Deswegen wird diese Variante manchmal auch als Verbraucher- oder Heimanwenderversion bezeichnet. Diese Version von Copilot ist mit grundlegenden Funktionen der Bild- und Textkreation ausgestattet. Damit können Sie beispielsweise per Chat- und Fragedialog Inhalte im Internet suchen, Excel-Tabellen erstellen oder Bilder auf Basis Ihrer Textvorgaben kreieren lassen.
Hierfür hat Microsoft neben dem KI-Sprachmodell Chat-GPT auch das Grafikwerkzeug DALL-E 3 von OpenAI in den KI-Assistenten integriert. DALL-E 3 nutzt maschinelles Lernen, um anhand von Bildbeschreibungen („Prompts“) neue Bildkompositionen zu generieren. Zuletzt hat Microsoft die Grafikfunktionalität des kostenlosen Copilot-Modells erweitert, sodass das Basis-KI-Tool bei der Bilderstellung mit der Profivariante mithalten kann.
Ein entsprechendes Dialogfenster zum Aufrufen von Copilot hat Microsoft mit dem Update 23H2 in Windows 11 integriert. Auch einige Windows 10-Installationen haben inzwischen per Update das Dialogfenster anstelle von Cortana erhalten. Im Browser Edge finden Sie Copilot als zusätzlichen Button ganz rechts in der Menüzeile.
Bei der kostenlosen Variante von Copilot liegt die sogenannte Engine, also die eigentliche Verarbeitungssoftware des KI-Programms, vollständig auf Microsoft-Servern im Internet.
Über die Dialoge und Buttons von Betriebssystem und Browser nehmen Sie Verbindung mit Copilot im Internet auf. Das können Sie übrigens auch direkt über die Adresse copilot.microsoft.com tun. Dazu benötigen Sie lediglich ein Microsoft-Konto, das Sie sich kostenlos einrichten können. Alternativ erreichen Sie Copilot am Smartphone über die entsprechenden Apps für iOS und Android.
Weil die Basisversion von Copilot vollständig im Internet arbeitet, landen alle Daten, die Sie über das Chatfenster von Copilot eingeben, direkt im Internet. Vertrauliche Unternehmensdaten aus Ihrer eigenen Firma sollten Sie dort also nicht preisgeben.
Besonders wichtig ist das, wenn Sie Personendaten von Kund:innen oder Mitarbeiter:innen mittels KI verarbeiten möchten. Denn durch die fehlende Verschlüsselung verstoßen Sie damit automatisch gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sobald Sie hierfür Microsoft Copilot in der öffentlichen Version verwenden.
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Microsoft Copilot Pro

Mit Copilot Pro erhalten Sie eine erweiterte, kostenpflichtige Version von Microsoft Copilot. Diese soll nicht nur etwas schneller sein, sondern auch Bilder in höherer Auflösung erstellen können als die kostenlose Version von Microsoft Copilot. Außerdem stehen Ihnen hier immer die neuesten KI-Modelle und experimentellen Funktionen zur Verfügung, die in Microsoft Copilot und Microsoft 365 Copilot noch nicht enthalten sind. Zielgruppe für Copilot Pro sind ambitionierte Privatanwender:innen.

Microsoft 365 Copilot

Unter dem Namen „Microsoft 365 Copilot“ hat Microsoft seine professionellen KI-Werkzeuge zusammengefasst, die in die einzelnen Anwendungen der Office-Suite Microsoft 365 integriert sind.
Im Unterschied zur kostenlosen Variante von Microsoft Copilot unterstützen diese KI-Tools aufgrund ihrer Verschmelzung mit den jeweiligen Programmen auch tiefergehende Funktionen der einzelnen Anwendungen. Sie können damit beispielsweise:
  • Datenbestände unter Power BI per Big Data Analytics auswerten
  • Sich in Outlook eine Zusammenfassung aller E-Mails des vergangenen Monats erstellen lassen
  • Mittels Azure sehr leistungsfähige PowerShell-Skripts programmieren
Die Ergebnisse können Sie mit anderen Programmen aus der Office-Suite weiterverarbeiten. Microsoft bezeichnet Microsoft 365 Copilot deshalb auch als „Verarbeitungs- und Orchestrierungs-Engine“.
Ein wichtiger Unterschied zu Microsoft Copilot: Während die Verbraucherversion auf öffentlichen Servern im Internet läuft, wird Microsoft 365 Copilot in Ihrem Firmennetz oder Ihrer Firmen-Cloud installiert. Die KI kann dort auf alle Inhalte zugreifen, die innerhalb Ihres Firmennetzes auch für Sie freigegeben sind. Voraussetzung dafür ist, dass Sie in Ihrem Netzwerk mit Microsoft-kompatiblen Berechtigungsmodellen wie Entra arbeiten.
Auf Wunsch kann die KI Ihre Unternehmensdaten um Informationen aus dem Internet ergänzen. Ein Beispiel: Eine von Ihnen beauftragte Präsentation über Ihre regionalen Absatzmärkte könnte die KI um wichtige Länderdaten zu Ihren jeweiligen Vertriebsgebieten erweitern. Diese bezieht Copilot aus verschiedenen Internet-Quellen.
Die kostenlose Version von Microsoft Copilot könnte eine solche Präsentation nicht erstellen, da sie mit frei verfügbaren Daten aus dem Internet trainiert wurde – und somit nicht über qualifizierte Informationen über Ihr Unternehmen verfügt.

Datenschutz bei Microsoft 365 Copilot

Grundlage für den Datenschutz bei Microsoft 365 Copilot ist der Microsoft-Datenschutzstandard Commercial Data Protection (auf Deutsch: Schutz gewerblicher Daten). Der Hersteller garantiert Ihnen, dass:
  • die Daten Ihres Unternehmens gegen den Zugriff durch Dritte geschützt sind.
  • Microsoft selbst Ihre Rohdaten nicht sehen kann.
  • Ihre Chatverläufe aus Dialogen mit Microsoft 365 Copilot nicht archiviert werden.
Ihre Firmendaten nicht zum Trainieren der Sprachmodelle von Microsoft oder ChatGPT verwendet werden.
Mit Microsoft 365 Copilot wandern also keine vertraulichen Inhalte aus Ihren KI-Abfragen in das öffentliche Maschinengedächtnis. Andere Nutzer:innen können also weder direkt noch indirekt Rückschlüsse auf Ihr Unternehmen ziehen.
Damit erfüllt Microsoft 365 Copilot europäische Datenschutzstandards, namentlich die General Data Protection Regulation (GDPR) und die DSGVO. Auch hier unterscheidet sich Microsoft 365 Copilot also von der Verbraucherversion.
Ein Flugplatz und verschiedene Flugzeuge aus der Vogelperspektive

Microsoft 365 Copilot: Mehr Produktivität dank KI

Microsoft 365 Copilot ist eine künstliche Intelligenz, die sich nahtlos in Ihr Unternehmen integrieren lässt. Sie nutzen Copilot mit Ihren Office-Anwendungen. Geben Sie Ihre Frage oder Ihren Auftrag einfach ein – schon erhalten Sie Zusammenfassungen, Ideen oder Gestaltungsvorschläge.

  • Gesteigerte Produktivität
  • Hilfe und Tipps in Echtzeit
  • Austausch per Business Chat

So aktivieren Sie Microsoft 365 Copilot

Falls Microsoft 365 Copilot noch nicht Bestandteil Ihres Office-Pakets ist, können Sie das KI-Tool jederzeit über den Webshop von Microsoft oder das Microsoft 365 Admin Center abonnieren. Unternehmen mit Enterprise-Lizenz können sich hierfür auch an ihre persönlichen Ansprechpartner:innen bei Microsoft oder an die Microsoft-Hotline wenden.
Sobald Sie Microsoft 365 Copilot abonniert haben, sollten Sie den KI-Assistenten auf Ihren Programmoberflächen sehen. Microsoft bemüht sich, Microsoft 365 Copilot gut sichtbar in alle Office-Anwendungen zu integrieren. Bereits beim Aufruf der Suite werden Sie in der Regel von der Eingabemaske des KI-Tools empfangen.
Sie finden Copilot in den einzelnen Office-Applikationen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Viva, Power BI und Dynamics 365 wahlweise über Dialogfelder oder über die jeweiligen Eingabezeilen und Hauptmenüs. In Microsoft Teams können Sie auch über die Chatfunktion mit Copilot Kontakt aufnehmen.
Menschen vor einer Wand

Microsoft Teams Telefonie

Nutzen Sie Microsoft Teams auch als Telefonanlage. Mit Teams telefonieren Sie von außerhalb Ihres Unternehmens mit der selben Nummer ins öffentliche Fest- und Mobilfunknetz.

  • Ihre Telefonnummer bleibt
  • Mobiles Arbeiten ortsunabhängig und mit jedem Gerät
  • Flexibel skalierbar

Das Wichtigste zu Microsoft 365 Copilot in Kürze

  • Microsoft Copilot gibt es in verschiedenen Varianten, die sich in Funktionsumfang und Datenschutz erheblich unterscheiden.
  • Mit der kostenlosen Version von Microsoft Copilot im Internet können Sie beispielsweise Internet-Recherchen durchführen, Texte generieren oder Bilder und Grafiken erstellen.
  • Die kostenpflichtige Variante Microsoft 365 Copilot ist direkt in die Office-Suite integriert.
  • Nach entsprechender Buchung und Aktivierung können Sie Microsoft 365 Copilot über die zentrale Prompt-Eingabemaske sowie aus den einzelnen Anwendungen der Office-Suite heraus aufrufen.
  • Viele Funktionen und wiederkehrende Prozesse innerhalb dieser Anwendungen können Sie mit dem KI-Werkzeug sehr einfach automatisieren.
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