Microsoft Outlook ist in vielen Unternehmen die wichtigste Anwendung zum Verwalten von E-Mails, Terminen, Kontakten und Aufgaben. Doch seine Stärken entfaltet Outlook erst dann richtig, wenn Ihr Unternehmen sämtliche Outlook-Konten aller Mitarbeiter:innen mit einem Exchange-Server synchronisiert. Damit stehen Ihnen sämtliche Daten auf unterschiedlichen Computern und Mobilgeräten zur Verfügung.
Nur mit Exchange ist garantiert, dass Sie neben Ihren E-Mails auch auf alle weiteren Outlook-Daten zugreifen können. Die meisten anderen Anbieter abseits von Microsoft bieten hingegen lediglich das Internet Message Access Protocol (IMAP), mit dem Sie nur Ihre E-Mails synchronisieren können.
Im geschäftlichen Alltag ist es jedoch unerlässlich, auch im Homeoffice und unterwegs auf dem Smartphone beispielsweise auf wichtige Termine und Kontakte zugreifen zu können. Was Exchange genau ist und wie Sie es in Ihrem Outlook einrichten, erfahren Sie hier.
In Microsoft Outlook können Sie ein Postfach für Teammitglieder freigeben – etwa zur Vertretung oder zur besseren Koordination. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Berechtigungsstufen es gibt, wie Sie diese einrichten und worauf Sie dabei achten sollten. In vielen Arbeitsbereichen ist es sinnvoll, die E-Mail-Kommunikation an das Team zu delegieren. Mit einer entsprechenden Berechtigung können andere Benutzer:innen Ihre E-Mails zum Beispiel lesen, sortieren – und, bei erteiltem Vollzugriff, sogar in Ihrem Namen beantworten. Ein solcher Postfachzugriff lässt sich flexibel gestalten: für einzelne oder mehrere Personen und beschränkt auf bestimmte (gemeinsame) Ordner. Bevor Sie ein Postfach freigeben, sollten Sie genau überlegen, welche Rechte Sie vergeben wollen. Voraussetzung für die Freigabe eines Outlook-Postfachs ist, dass alle beteiligten Nutzer:innen ein Microsoft Exchange Server-Konto verwenden.
