Office 365 im Praxiseinsatz: So steigern Unternehmen ihre Produktivität

Digitales Business

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Datum 03.07.2018
Lesezeit 6 Min.

Office 365 im Praxiseinsatz: So steigern Unternehmen ihre Produktivität

Kommunikation fördern, Teamwork vereinfachen, die Produktivität steigern – das und mehr kann Microsoft Office 365 von Vodafone. Dabei handelt es sich um mehr als nur ein Versprechen. Was das cloudunterstützte Programmpaket für Unternehmen in der Praxis leistet, zeigen zwei Fallbeispiele.

Office 365 ist die Software-Sammlung schlechthin für das digitale Büro. Sie organisieren damit Ihre Termine, haben Ihre E-Mails im Griff, kommunizieren problemlos intern und extern, präsentieren professionell oder konferieren per Video. Wie das in Ihrem täglichen Geschäft gewinnbringend funktioniert, zeigen beispielhaft zwei völlig unterschiedliche Unternehmen aus Gastgewerbe und Handel.

 

Die Steigenberger Hotel Group: First-Class-Service mit Microsoft Exchange Online

Die Steigenberger Hotel Group ist eine international aufgestellte Kette für Übernachtungen und Gastlichkeit auf hohem Niveau. Das Stammhaus ist der „Europäische Hof“ in Baden-Baden, den der niederbayerische Kaufmann Albert Steigenberger 1930 übernahm. Mittlerweile betreibt das deutsche Unternehmen Häuser in seiner Heimat sowie in den Niederlanden, Österreich, der Schweiz und in Ägypten. Viele der rund 80 Hotels sind in Metropolen, in der Nähe von internationalen Flughäfen oder in attraktiven Urlaubsregionen angesiedelt – sowohl unter der eigenen Marke als auch als IntercityHotels.

Der erfolgreiche Betrieb so vieler Standorte steht und fällt mit einer reibungslosen Kommunikation. Dabei geht es um mehr als die Reservierungswünsche der Gäste. Auch der interne Austausch unter den 1.200 Mitarbeitern muss zuverlässig laufen. In beiden Fällen sind Telefon und E-Mails wichtige Kanäle – vor allem im mobilen Einsatz.

Die Informationsvermittlung lief bei der Steigenberger Hotel Group lange über einen Microsoft Exchange Server im Rechenzentrum des Frankfurter Hauptstandorts. Dort tat er gute Dienste, wurde aber im Zuge der IT-Outsourcing-Strategie und geplanten Maßnahmen zur Steigerung der internen Produktivität am Ende überflüssig. An seiner Stelle favorisierte die Unternehmensleitung eine extern gehostete Lösung und entschied sich hier für Microsoft Office 365 von Vodafone.

Dafür gab es mehrere Gründe:

  • Für die Wartung und Aktualisierung von Hard- und Software ist der Hoster, also Microsoft, zuständig.
  • Die bisherige Praxis auf Basis des dedizierten Microsoft Exchange Servers entsprach nicht mehr den Ansprüchen hinsichtlich Verfügbarkeit, Komfort und Skalierbarkeit.
  • Mit Office 365 fallen keine hohen Anfangsinvestitionen an.
  • Das flexible Abo-Modell garantiert kalkulierbare Betriebskosten.

Und wie nutzt die Steigenberger Hotel Group nun die Vorteile von Office 365 für ihre digitalen Arbeitsplätze? Das wichtigste Werkzeug in der Toolbox ist Microsoft Exchange Online. Über diesen Service laufen nicht nur der E-Mail-Verkehr, sondern auch die Kalender­-, Kontakt­- und Aufgabenverwaltung effizienter als zuvor. Und das geräteübergreifend, ganz gleich ob am Schreibtisch, innerhalb eines der Häuser oder von unterwegs aus über das Mobilfunknetz.

Dabei sind sämtliche Daten dank Synchronisierung immer auf dem neuesten Stand. Ebenso liegen alle Programme von Office 365 ohne weiteres Zutun der Nutzer stets in der aktuellsten Version vor.

Video: YouTube / Vodafone Deutschland

 

Das Thema Sicherheit spielt für Steigenberger eine zentrale Rolle

Spam- und Virenfilter halten den Nachrichtenverkehr der Steigenberger Hotel Group frei von digitalen Schädlingen. So sorgt das System für maximale Sicherheit. Dazu trägt auch ein integriertes, webbasiertes Verwaltungstool bei, mit dem Teilnehmer hinzugefügt, gesperrt oder für zusätzliche Funktionen freigeschaltet werden.

Wichtig: Sämtliche Daten liegen redundant auf Servern an mehreren Standorten vor. Das erhöht den Ausfallschutz signifikant. Bei technischen Fragen steht ein Rund-­um-­die-­Uhr-­Support bereit und gewährleistet jederzeit eine kompetente technische Unterstützung im laufenden Betrieb.

Abgesehen von Microsoft Exchange verwenden die Hotelmitarbeiter auf allen Ebenen Office-Programme wie Word, Excel und PowerPoint. Eine wichtige Rolle spielt auch die inbegriffene Kollaborations­plattform Microsoft SharePoint. Mit ihr verteilt das Unternehmen interne Mitteilungen an die Belegschaft. Dies geschieht zum Beispiel per Intranet oder mittels einer Wiki­-Funktion zur schnellen Klärung von offenen Fragen.

Alfred Sauer, IT-­Direktor der Steigenberger Hotel Group, ist mit Office 365 sehr zufrieden: „Unser IT­-Outsourcing an Vodafone sorgt nicht nur für höhere Effizienz und sinkende Kosten. Mit dieser Lösung optimieren wir auch unsere Betriebs­- und Datensicherheit.“

 

Schultz Bauzentrum: Mit Office 365 immer das richtige Werkzeug zur Hand

Tausende Artikel offeriert das Schultz Bauzentrum (gegründet 1965) seinen tatendurstigen Kunden im oberrheinischen Speyer und dem benachbarten Kirrweiler. Die Auswahl ist groß: Bodenbeläge, Fliesen, Bad- und Sanitärausstattung, Baustoffe, Dämmmaterial, Farben und Putze, Werkzeuge und Maschinen. Viele Mitarbeiter – auch im Außendienst –, ein Verlege- und Montageservice sowie die Bauherrenbetreuung ergänzen das Angebot. Hinzu kommt ein moderner Fuhrpark, in dem neben Pkws und Lieferfahrzeugen auch mehrere Kranfahrzeuge vertreten sind. Zusammen sorgen sie für eine reibungslose Auftragsabwicklung und Logistik.

Für das Management gibt es an den zwei Standorten nahe Heidelberg also viel zu organisieren und zu koordinieren. Das verlangt nach einer zuverlässigen Terminverwaltung und internen Informationsvermittlung. Hardware-seitig verwendet das Schultz Bauzentrum dafür die ganze Bandbreite stationärer und mobiler Endgeräte – von PCs und Laptops bis hin zu Smartphones. Als Software kamen in der Vergangenheit in erster Linie Open-Source-Programme zum Einsatz. So verwalteten die Mitarbeiter ihre Termine, Kontakte und Aufgaben mit einem Personal Information Manager (PIM), Büroarbeiten erledigten sie mit Libre Office, und Thunderbird nutzten sie als E-Mail-Client.

Diese Tools gerieten jedoch im Laufe der Zeit an ihre Grenzen. Insbesondere haperte es an der Zuverlässigkeit. Und die unvollständige Kompatibilität zum marktführenden Büro-Software-Paket Microsoft Office führte zu weiteren Problemen. Negativ fiel auch auf, dass es für die benötigten Zwecke keine ausreichend leistungsfähigen Smartphone-Versionen gab. Kurzum: Es wurde Zeit für eine bessere Lösung.

Video: YouTube / Microsoft Office 365

 

Beim Schultz Bauzentrum kommt eine maßgeschneiderte Office-Lösung zum Einsatz

Als zufriedener Nutzer des Mobilfunks von Vodafone wandte sich die Führung von Schultz Bauzentrum an ihren zuständigen Kundenberater. Der entwickelte dann mit seinem Team und dem Karlsruher Systemhaus hi.net@ GmbH als Partner eine zukunftssichere Lösung. Die Basis hierfür ist Microsoft Office 365 von Vodafone.

Neben den üblichen Office-Programmen wie Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher und Access gehört auch die serverbasierte E-Mail-Plattform Microsoft Exchange zu dem umfangreichen Software-Paket. Sie versorgt jeden der lizensierten Arbeitsplätze mit einem 50 Gigabyte großen Mail-Postfach und organisiert individuell Kalender, Kontakte und Aufgaben. Darüber hinaus können sämtliche Nutzer zentral auf gemeinsame Datenbestände zugreifen. Und zwar ebenso mit traditionellen PCs und Notebooks wie auch über Mobilgeräte wie Smartphones oder Tablets.

Ein zentrales Element des digitalen Informationstransfers ist für das Schultz Bauzentrum außerdem die Kooperationsplattform SharePoint. Über sie sprechen sich Arbeitsgruppen ab, teilen Dokumente miteinander und profitieren von den Projektplanungs- und Informationsfunktionen einer Teamwebsite. Außerdem sind nun Kommunikationsfunktionen wie Instant Messaging, Audio- und Videotelefonie von PC zu PC sowie Meetings auch webbasiert möglich. Mehr zu SharePoint zeigt das untenstehende Video.

Hier sehen Sie die genannten sowie weitere Vorteile für das Schultz Bauzentrum im Überblick:

  • Vollständiger Funktionsumfang der Microsoft-Office-Programme in einem Paket
  • Individuelle sowie gemeinsame Verwaltung von Terminen, Adressen und Aufgaben
  • Umfangreiche interne und externe Kommunikationsmöglichkeiten
  • Jede Office-Lizenz gilt für bis zu fünf unterschiedliche Endgeräte
  • Dank Cloud-Lösung kein Administrationsaufwand für die IT-Abteilung
  • Komplettpaket inklusive mobiler Sprach- und Datenkommunikation von Vodafone

Den Nutzen daraus fasst Ralph Wächter, Leiter Prozessmanagement/IT beim Schultz Bauzentrum, so zusammen: „Die von Vodafone realisierte Kombination aus Microsoft Office 365 und der zugehörigen Mobilfunk-Connectivity erfüllt sowohl unsere technischen als auch kaufmännischen Anforderungen.“

Da sich der Einsatz von Microsoft Office 365 bewährt hat, prüfen sowohl das Schultz Bauzentrum als auch die Steigenberger Hotel Group nun die Verwendung weiterer Cloud-Dienste. Weil die Software modular aufgebaut ist, ist das – je nach Anforderungen – problemlos Schritt für Schritt möglich.

 

Steigenberger und Schultz: Mehr Effizienz mit Office 365

  • Office 365 professionalisiert den Datenverkehr der Steigenberger Hotel Group mit mehr als 80 Standorten.
  • Das Schultz Bauzentrum profitiert ebenfalls stark von den cloudbasierten Kooperationsmöglichkeiten, da eine umfangreiche IT-Administration entfällt.
  • Beiden Kunden bietet Vodafone individuell abgestimmte Programmpakete, die gemeinsam mit dem persönlichen Kundenberater entwickelt wurden.
  • Erweiterungen sind jederzeit zubuchbar und ermöglichen so eine flexible Anpassung an sich wandelnde Anforderungen.

 

Haben Sie Office 365 auch schon im Einsatz? Welche Bereiche entlastet die Cloud-Office-Lösung bei Ihnen besonders nachhaltig? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

 

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