Frau mit Schutzhelm und Warnweste steht mit Laptop in einer Lagerhalle und blickt nach oben. Technische Symbole und Linien überlagern die Szene.
Digitalisierung

Digitalisierungsprojekte: Von der Planung bis zur erfolgreichen Umsetzung

Es gibt viele gute Argumente für Digitalisierungsprojekte in Unternehmen. Sie können nicht nur Effizienz, Nachhaltigkeit und Sicherheit verbessern, sondern auch in Bereichen wie Personal, Logistik und Wartung Kosten sparen. Wer davon profitieren will braucht nicht nur Wissen, sondern auch den Mut, alte Denkmuster zu verlassen und neue Wege zu gehen.

Längst ist die Informationstechnologie ein wichtiger Partner, um Fachabteilungen fit für die Zukunft zu machen. Mittlerweile ist aber auch die IT selbst oft Gegenstand von Digitalisierungsprojekten. Zum Beispiel, um mittels Cloud Computing die IT-Infrastrukturen agiler und skalierbarer zu machen. Oder wenn mobile Unternehmens-Apps die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen via Smartphones oder Tablets vereinfachen sollen. Nicht zuletzt kommen zunehmend künstliche Intelligenz und automatisierte Datenanalysen zum Einsatz, etwa in der Kundenkommunikation.

Erfahren Sie hier, welche Möglichkeiten es für Digitalisierungsprojekte gibt und wie Sie einfach starten können – individuell angepasst an die Größe Ihres Unternehmens.

Inhaltsverzeichnis

Was versteht man unter einem Digitalisierungsprojekt?

Wenn das Personal in Ihrem Unternehmen immer noch auf einen Papierkalender an der Wand schaut, um Urlaubszeiten oder die Verfügbarkeit von Kolleg:innen und Dienstleistern zu ermitteln, dürfte es spätestens Zeit für ein Digitalisierungsprojekt sein – zumindest als Teil einer Bereichsstrategie.
Nicht immer geht es darum, gleich den gesamten Kundenservice oder Lagerbetrieb zu digitalisieren oder um ein neues Netzwerk zwischen Filialen. Manchmal beginnen Digitalisierungsprojekte in Form von Insellösungen – ohne aufwändiges Umrüsten und ohne größeren IT-Aufwand. Das kann bereits für schnelle Erfolge sorgen und lässt sich auch bei laufendem Betrieb durchführen.
Unter einem „Digitalisierungsprojekt“ versteht man per Definition den Einsatz digitaler Technologien zur Optimierung von Geschäftsprozessen, Produkten oder Dienstleistungen. Dadurch können Unternehmen Abläufe vereinfachen, die Effizienz verbessern und Kosten einsparen. Oft eröffnen sich auch neue Geschäftsmöglichkeiten, manchmal sogar ungeplant als positiver Nebeneffekt. Die Größenordnung der Projekte und die Zielsetzung können je nach Betrieb unterschiedlich sein.
Gängige Digitalisierungsprojekte sind der Einsatz von KI (künstliche Intelligenz), die Automatisierung von Prozessen, Datenanalysen und Datenmanagement, die Einrichtung von Service- und Schulungsportalen sowie die Einführung neuer IT-Systeme und -Infrastrukturen.
Im Mittelpunkt eines jeden Digitalisierungsprojekts steht ein konkretes Ziel, zum Beispiel: „Wir wollen in den nächsten zwei Jahren 50 Prozent unseres Lagerverwaltungssystems automatisieren.“ Je größer das Digitalisierungsprojekt dann ausfällt, desto wichtiger ist es, alle Stakeholder (zum Beispiel Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten) durch eine gute Change-Kommunikation auf die Umstellung vorzubereiten.
 Geschäftsmann blickt optimistisch vom Dach eines Hochhauses.

Digitalisierung leicht gemacht

Sie möchten die Digitalisierung Ihres Unternehmens auf das nächste Level heben? Unsere Digital Coaches unterstützen Sie kompetent und unverbindlich in allen Phasen Ihres Digitalisierungsvorhabens.

  • Kostenloses Erstgespräch zum Stand Ihrer Digitalisierung
  • Entwicklung einer Digitalisierungs-Roadmap
  • Beratung zur Nutzung von Fördermitteln
  • Unterstützung bei der Implementierung

Welche Vorteile bietet ein Digitalisierungsprojekt?

Der Nutzen der Digitalisierungsprojekte ist so vielfältig wie die Digitalisierungsprojekte selbst. So profitieren Unternehmen üblicherweise von dem Einsatz digitaler Technologien:
Effizienzsteigerung: Wenn Unternehmen Prozesse durch digitale Tools ersetzen, kann das zum Beispiel Bearbeitungszeiten drastisch reduzieren, etwa in Personalabteilungen, wo Bewerbungen elektronisch gesichtet und beantwortet werden.
Bessere Datenanalyse und Entscheidungsfindung: Dank Digitalisierung lassen sich große Datenmengen leichter sammeln, analysieren und nutzen. Muster und Trends kristallisieren sich schneller heraus und bieten eine Grundlage für fundierte Entscheidungen.
Optimiertes Kundenerlebnis: Kundenkontakte erfolgen heute über eine Vielzahl digitaler Kanäle wie Websites, Social-Media-Portale und Apps. Kund:innen können über den Kanal ihrer Wahl schneller Kontakt aufnehmen, die Kommunikation ist individueller und persönlicher.
Neue Geschäftsfelder: Unternehmen können durch Digitalisierungsprojekte ihre Angebotspalette erweitern und neue digitale Produkte und Dienstleistungen entwickeln.
Niedrigere Kosten: Digitalisierungsprojekte machen den Einsatz von Ressourcen skalierbar und effizienter. Das kann die Kosten deutlich senken.
Positive Klimabilanz: Innovative Technologien wie das digitale Energiemanagement bieten erhebliche Einsparpotenziale beim Verbrauch.

Projektmanagement für Digitalisierungsprojekte

Wichtig ist, dass Unternehmen genau wissen, warum Sie ein bestimmtes Digitalisierungsprojekt starten wollen. Digitalisierung allein reicht als Grund nicht aus: Es muss klar sein, was ein Betrieb oder eine Abteilung damit verwirklichen möchte.
Bevor Sie beginnen, brauchen Sie eine klare Projektvision, das heißt ein strategisches Kernziel. Am besten erschaffen Sie ein lebendiges, ganz konkretes Bild der Zukunft. Dann fällt es der Belegschaft und den Projektbeteiligten leichter, sich darauf auszurichten und es umzusetzen.
Diese Fragen können bei der Vorbereitung hilfreich sein: Warum brauchen wir das Digitalisierungsprojekt? Ist es für unser Unternehmen notwendig, in digitalen Märkten zu agieren? Und warum? Sind es die Kunden, die digitale Lösungen wollen, oder sind es die Mitarbeitenden, das Management oder alle?
Fragen Sie sich zum Beispiel auch: Welche Betriebsebenen soll das Vorhaben umfassen? Soll ein neues Geschäftsmodell integriert werden? Geht es in erster Linie darum, die Beziehungen zu den Kunden zu verbessern?
In der Praxis fehlt oft eine Projektvision, dann wird der Weg umgekehrt: Aus Zwischenergebnissen werden weitere Unternehmensziele abgeleitet; das Vorgehen ergibt sich dann aus dem Prozess. Das bedeutet allerdings, dass man das Risiko von mehreren Umwegen in Kauf nimmt.
Rückmeldungen über Erfahrungen, Ergebnisse und Anregungen aus den verschiedenen Fachabteilungen sind bei einem Digitalisierungsprojekt immer wünschenswert und hilfreich, um das Vorgehen zu bewerten und gegebenenfalls anzupassen.

Schrittweise zum erfolgreichen Digitalisierungsprojekt:

  1. Analyse: Welche Prozesse sollen digitalisiert werden und wie ist die aktuelle Situation? Was sind die Anforderungen?
  2. Zielsetzung: Welche Ziele sollen in einem bestimmten Zeitraum erreicht werden? Welche Bereiche sind betroffen?
  3. Auswahl der Technologie(n): Technologien und Systeme evaluieren, zum Beispiel im Hinblick auf Funktionalität, Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit.
  4. Projektplanung: Meilensteine sowie Verantwortlichkeiten und Zeitpläne festlegen.
  5. Kommunikation: Kommunikationsstrategie für die einzelnen Bereiche und die Stakeholder entwickeln und die Change-Kommunikation planen.
  6. Ressourcenmanagement: Zum Beispiel finanzielle und personelle Ressourcen analysieren und zuweisen. Auswirkungen auf die Unternehmensbereiche dabei berücksichtigen.
  7. Umsetzung: Digitalisierungsprojekt sowie kontinuierliche Feedbackschleifen durchführen, um notwendige Anpassungen zu ermitteln.
  8. Schulung: Mitarbeitende für den Umgang mit den neuen digitalen Lösungen qualifizieren, um den bestmöglichen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.
  9. Testen, Überwachen, Optimieren: Nachdem ein Digitalisierungsprojekt umgesetzt wurde, folgt eine Phase, in dem es überwacht und verbessert wird – unter anderem durch weiteres Feedback von Personal und Kundschaft.

Digitalisierung der IT

Die Digitalisierung der Informationstechnologie (IT) ist für Unternehmen ein wichtiger Schritt, um ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern.
Hier ein Überblick über einige wichtige Maßnahmen, die bei der Digitalisierung der IT zu berücksichtigen sind:
Daten und Automatisierung: Dank moderner Technologien wie Cloud Computing lassen sich Daten zunehmend digital speichern und zum Teil automatisch verarbeiten. Dies beschleunigt Prozesse und sorgt für mehr Genauigkeit und Transparenz.
Vernetzung und Integration: Systeme und Anwendungen sind zunehmend nahtlos vernetzt, was den reibungslosen Informationsfluss über verschiedene Systeme und Abteilungen hinweg gewährleistet und die Zusammenarbeit verbessert.
Modernisierung der IT-Sicherheitsstrategie: Indem Sie Ihre IT-Sicherheitssysteme automatisieren, werden Fehler und Cyberangriffe schneller erkannt und oft auch automatisch beseitigt. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsprüfungen sind weitere Maßnahmen zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff auf Daten.
Agilität und Flexibilität: Cloud-Lösungen bieten die nötige Flexibilität, denn die IT muss heute agil sein, um sich an Schwankungen im Geschäftsumfeld und veränderte Anforderungen anzupassen.
Schulung und Change-Kommunikation: Für den Erfolg eines Digitalisierungsprojekts spielt nicht nur die technische Basis eine wichtige Rolle, sondern auch eine hohe Nutzerakzeptanz. Der Weg dorthin führt über entsprechende Schulungen und eine gute Change-Kommunikation.
Eine junge Frau telefoniert lächelnd mit einem roten Smartphone

One Net Enterprise – virtuelle Telefonanlage auf IP-Basis

Unsere virtuelle Telefonanlage ist zentral, standortübergreifend und IP-basiert. Sie integriert einheitlich alle Teilnehmer:innen und Geräte, also Ihre Büromitarbeiter:innen, Außendienstler:innen und Heimarbeiter:innen mit ihren Mobilgeräten, Festnetz-Telefonen und PCs.

Förderung von Digitalisierungsprojekten

Fördermittel sind in den letzten Jahren vor allem für mittelständische Unternehmen immer wichtiger geworden, damit sie Digitalisierungsprojekte rechtzeitig planen und umsetzen können und kein Innovationsstau entsteht.
Es gibt in Deutschland auf Bundes- und Länderebene hochwertige und großzügige Förderangebote für Unternehmen aller Größen. Darüber hinaus stehen umfangreiche Fördermittel der EU bereit.
Da Förderprogramme inhaltlich und antragstechnisch oft komplex und schwer zu handhaben sind, kann es sinnvoll sein, sich Unterstützung durch Digital Coaches oder Fördermittelberater:innen zu holen.
Ein Großteil der Förderprogramme richtet sich an Unternehmen mit bis zu 249 Beschäftigten. Oft gibt es auch eine Umsatzgrenze, die meist bei 50 Millionen Euro im Jahr liegt.
Daneben gibt es viele weitere Fördermittelprogramme, die auf KMU, Selbstständige und große Unternehmen zugeschnitten sind.
Nutzen Sie gern den Vodafone Fördermittelfinder, um die für Sie relevanten Programme zu ermitteln: https://vodafone.foerdercafe.de/

Digitalisierungsprojekte: Beispiele

Digitalisierung ist heute praktisch für jedes Unternehmen ein Thema. Beispiele für besonders erfolgreiche Digitalisierungsprojekte gibt es in allen Branchen und Bereichen.
In der Praxis könnte das Ganze dann so aussehen:

Digitalisierungsprojekte in der Personalarbeit

Der Bereich Human Resources bietet ein ideales Umfeld für Digitalisierungsprojekte. So ist Videotelefonie für die Durchführung von Jobinterviews bereits ein unverzichtbarer Bestandteil der Personalgewinnung. Auch künstliche Intelligenz hilft Unternehmen im Zeitalter der digitalen Transformation beim Talentmanagement. Es gilt mittlerweile diverse Recruitingkanäle zu managen, was Personaler:innen kaum bewältigen können.
Digitalisierung kann administrative HR-Prozesse wie Urlaubs-, Reise-, Zeiterfassungs- und Genehmigungsprozesse deutlich vereinfachen, Fehler reduzieren und Arbeitsabläufe beschleunigen. Dies trägt auch dazu bei, dass Stellen schneller besetzt werden können.

Digitalisierungsprojekte für Vertrieb und Marketing

Ein klassisches Beispiel für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt im Vertrieb ist die Einführung einer mobilen Vertriebs-App für den Außendienst. Sie enthält zum Beispiel Vorlagen für einen Besuchsbericht, der die aktuellen Aktivitäten von Mitarbeiter:innen strukturiert und übersichtlich darstellt. So müssen sie einzelne Leistungen nur noch per Häkchen bestätigen.
Eine solche App ist außerdem in der Lage, Aktivitäten automatisch auszuwerten. Dazu braucht sie beispielsweise Informationen darüber, wie viele Personen an einem Besuch teilgenommen haben, welche Produkte in welcher Zeit vorgestellt wurden und wie viele Kontakte im Rahmen einer Kampagne entstanden sind.
Im Marketing erleichtern heute häufig moderne, cloudbasierte Systeme für das Customer-Relationship-Management (CRM) die Pflege von Kundenbeziehungen. In der CRM-Software laufen alle Fäden zusammen: Alle Kolleg:innen können dadurch jederzeit auf sämtliche Daten zugreifen.

Digitalisierungsprojekte in der Instandhaltung

Immer mehr Geräte und Produktionsanlagen sind mit Sensoren ausgestattet und kommunizieren im Internet of Things (IoT) in Echtzeit untereinander. Die kontinuierliche elektronische Auswertung der Sensordaten ermöglicht zum Beispiel eine frühzeitige Reaktion bei ungeplanten Entwicklungen. Im Rahmen der vorausschauenden Wartung (Predictive Maintenance) erstellen die Systeme Wartungsprognosen automatisch. Dies sorgt dafür, dass Bauteile ausgetauscht werden, noch bevor Komponenten ausfallen. Statt also zeitaufwändig Bauteile zu analysieren, kann sich der Mensch auf die Kernaufgaben konzentrieren.
Vodafone unterstützt Unternehmen bei Digitalisierungsprojekten jeder Größenordnung und entwickelte in Deutschland zum Beispiel das Hausnotrufsystem der Johanniter, übernahm die komplexe Einführung von 5G Technologie in einem Fußball-Bundesligastadion und etablierte ein zentral steuerbares Netzwerk für die 860 Fachgeschäfte eines Augenoptik-Unternehmens.
Das Foto zeigt eine Frau mit Smartphone

Ihr Weg in die Cloud

Cloud-Lösungen sind entscheidend für die digitale Transformation. Mit unserem ausführlichen Leitfaden erwerben Sie das notwendige Wissen für die Migration auf moderne(re) Systeme. 

  • Die wesentlichen Migrationsschritte im Überblick
  • Spannende Fallbeispiele
  • Aktuelle Studienergebnisse
Jetzt kostenlos downloaden

Das Wichtigste zu Digitalisierungsprojekten in Kürze

  • Die Vorteile von Digitalisierungsprojekten sind vielfältig. Sie ermöglichen es, Ressourcen effizient zu nutzen, das Kundenerlebnis zu verbessern oder neue und zeitgemäße Geschäftsfelder zu erschließen.
  • Um die Wettbewerbsfähigkeit in einer zunehmend digitalen Welt langfristig sicherzustellen und von den Vorteilen der digitalen Transformation zu profitieren, ist es wichtig, dass Unternehmen für ihr(e) Digitalisierungsprojekt(e) einen individuellen Weg entwickeln.
  • Eine sorgfältige Planung und Umsetzung sowie die Schulung des Personals und eine gute Change-Kommunikation sind Voraussetzungen für den Erfolg eines Digitalisierungsprojekts.
  • Es gibt keine festgelegte Größenordnung für Digitalisierungsprojekte; sie können im Betrieb auch zunächst als Insellösung beginnen. Als Startpunkt sind Digitalisierungsprojekte besonders geeignet, die sich während der Betriebsabläufe umsetzen lassen.
Das könnte Sie auch interessieren:
Connectivity
Symbolisierte Datenordner an Punkten auf einer stilisierten Leiterplatte, die in unterschiedliche Richtungen verzweigen.

Was ist ein Gateway? Funktion und Einsatzbereiche hier im Überblick

Wie kommunizieren verschiedene Firmenstandorte miteinander über ein gemeinsames Netzwerk? Auf welche Weise tauschen die Geräte des Internet of Things Daten untereinander aus? Wie rufen Geräte wie Computer und Smartphones ihre Daten aus der Cloud ab? Gateways sorgen erst dafür, dass sich Systeme mit unterschiedlichen Protokollen untereinander verständigen können. Ohne diese Vermittler geht also in der digitalisierten und vernetzten Welt nichts. Ob Firmennetzwerke, Smart Cities oder Collaboration Tools aus der Cloud: Sie alle wären ohne Gateways schlichtweg nicht funktionsfähig. Ob es sich bei dem Gateway um Hardware wie einen Netzwerkknoten oder eine Software-Lösung handelt, ist dabei nicht entscheidend. Beide sorgen für die Vermittlungsfunktion digitaler Informationen. Wie Gateways funktionieren, welche Arten und Anwendungsgebiete es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Telefon

Digitalisierungs-Beratung

Sie haben Fragen zur Digitalisierung? Jetzt kostenlos beraten lassen. Montag-Freitag von 8-20 Uhr, außer an Feiertagen.

0800 505 4539

Hilfe und Service

Montag bis Freitag von 8 bis 20 Uhr, außer an Feiertagen.

0800 172 1234
Online
Vor Ort