Outlook-Kalender freigeben – so funktioniert’s

Digitales Business

Digitales Business

Datum 08.02.2019
Lesezeit 7 Min.

Outlook-Kalender freigeben – so funktioniert’s

In Office 365 und früheren Versionen ist meistens auch Microsoft Outlook enthalten. Das wichtige Business-Tool bietet neben umfangreichen E-Mail-Funktionen und Kontaktverwaltung auch einen Kalender, den Sie mit Ihren Kollegen teilen können. Doch wie geht das eigentlich?

Den eigenen Outlook-Kalender mit Kollegen zu teilen, funktionierte früher entweder gar nicht oder nur als Momentaufnahme ohne Aktualisierungen oder gar Schreibzugriff. In einer Exchange-Umgebung, wie Sie sie in Office 365 dazubuchen können, lässt sich Ihr Kalender auch dauerhaft mit verschiedenen Berechtigungen freigeben. Wir zeigen Ihnen, wie dies in den einzelnen Outlook-Versionen mit und ohne Exchange-Anbindung funktioniert.

 

So können Sie Ihren Outlook-Kalender in Office 365 freigeben

Wenn Sie Office 365 verwenden, beispielsweise in der E3-Edition für Enterprise von Vodafone, können Sie Ihren Kalender außerhalb von Microsoft Outlook freigeben. Nutzen Sie hierzu einfach die Web-App „Calendar” von Office 365:

  • Rufen Sie zunächst die Office-365-Web-App auf und melden sich mit Ihrem Benutzerkonto an.
  • Wechseln Sie nun oben rechts in die „Calendar”-App.
  • Klicken Sie auf „Freigeben” und geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des Empfängers der Kalenderfreigabe ein.
  • Wählen Sie im Drop-down-Menü nun noch aus, ob Sie nur Ihre Verfügbarkeit, eingeschränkte Termindetails oder alle Termindetails freigeben möchten.
  • Versenden Sie anschließend die Kalenderfreigabe an die anfangs festgelegte Person.

Bitte beachten Sie, dass dieses Vorgehen nur für Personen innerhalb Ihrer Organisation funktioniert. Um Ihren Kalender auch an Externe freizugeben, folgen Sie einfach den nachstehenden Schritten innerhalb des Outlook-Programms.

 

Microsoft-Exchange-Server: Ihre zentrale Mailverwaltung

Ein Microsoft-Exchange-Server verwaltet zentral alle eingehenden und ausgehenden E-Mails sowie die dazugehörigen Nutzerkonten. Ein solcher Server wird wie im Falle des Vodafone Total Cloud Hosted Exchange-Produkts in der Cloud und nicht wie früher üblich im hauseigenen Rechenzentrum betrieben. Mit seiner Hilfe können Sie nicht nur Ihren Kalender für Kollegen freigeben – er bietet in der 2019er-Version noch eine Menge weiterer Vorteile.

  • Der Server läuft unter der aktuellen und besonders sicheren Core-Umgebung von Windows Server 2019.
  • Es kommen aktuelle Verschlüsselungsalgorithmen für die Mail-Übertragung zum Einsatz.
  • Mit Outlook Mobile können Sie via Exchange-Anbindung wichtige Aufgaben auch von unterwegs aus erledigen.

Ihren Outlook-Kalender freigeben: In Outlook 2016 und Outlook 2013

Als Nutzer von Office 365 verfügen Sie normalerweise über die neueste Outlook-Version 2016 – in Outlook 2013 funktioniert die Kalenderfreigabe allerdings genauso. Sofern Ihr System an einen zentralen Exchange-Server angebunden ist, können Sie Ihren Kalender sowohl innerhalb Ihres Unternehmens als auch für Externe freigeben. Die berechtigten Personen können dann nicht nur den jetzigen Stand Ihres Kalenders einsehen: Er wird laufend automatisch aktualisiert, sodass alle zu jeder Zeit auf dem neuesten Stand sind. Ohne Exchange-Server können Sie Ihren Kalender lediglich als Momentaufnahme freigeben oder müssen ihn auf einer Webseite teilen. Alle drei Varianten spielen wir im Folgenden einmal durch.

 

So geben Sie Ihren Outlook-Kalender innerhalb Ihres Unternehmens frei

Möchten Sie Ihren Outlook-Kalender für eine Person im selben Unternehmen freigeben, gehen Sie wie folgt vor:

  • Wählen Sie zunächst in Outlook die Kalenderansicht aus, indem Sie unten links auf das Kalendersymbol (oder den entsprechenden Text) klicken.
  • Navigieren Sie nun oben in der Menüleiste zu „Start | Kalender freigeben”.
  • Es erscheint ein Fenster, in dem Sie unter „Details” einstellen können, welche Berechtigung Sie vergeben wollen – nur Ihre reine Verfügbarkeit, eingeschränkte Termindetails oder alle Termindetails mit Bearbeitung.
  • Geben Sie nun unter „An…” die (firmeninterne) E-Mail-Adresse der Person ein, die Zugriff auf den Kalender erhalten soll.
  • Nun können Sie noch eine persönliche Nachricht ergänzen und festlegen, ob Sie ebenfalls den Kalender der betreffenden Person sehen möchten – der Empfänger muss dies aber noch bestätigen.
  • Die eingeladene Person erhält eine E-Mail und kann dort entscheiden, ob sie die Freigabeeinladung annimmt oder nicht.

 

So funktioniert die Freigabe für Personen, die nicht in Ihrem Unternehmen arbeiten

Sie können Ihren Kalender auch mit organisationsfremden Personen teilen. Hierzu führen Sie zunächst die ersten drei oben beschriebenen Schritte genau wie für Personen innerhalb Ihrer Organisation durch. Geben Sie anschließend unter „An…” die E-Mail-Adresse einer Person ein, die nicht in Ihrem Unternehmen arbeitet, und senden Sie die Freigabe ab. Der Empfänger erhält nun eine E-Mail mit einer Einladung, Ihren Kalender mitzubenutzen.

Welche und wie viele Details Ihrer Kalendereinträge Sie teilen können, hängt von zwei Faktoren ab: den Freigaberichtlinien Ihrer eigenen Organisation und den Freigaberichtlinien der externen Organisation. Je nachdem, was in diesen Richtlinien erlaubt wird, können Sie mehr oder weniger Termineinzelheiten freigeben. Sollten Sie also im Rahmen der Kalenderfreigabe eine Fehlermeldung erhalten, könnte das daran liegen, dass Ihre Freigabeeinstellungen nicht mit den genannten Richtlinien übereinstimmen. In diesem Fall bitten Sie Ihren Administrator oder den der anderen Organisation, die entsprechende Richtlinie und die notwendigen Einstellungen anzupassen.

Im Menü „Start | Kalenderberechtigungen” können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt noch einsehen, wer alles Zugriff auf Ihren Kalender hat, und die entsprechenden Rechte individuell anpassen.

 

Ohne Exchange-Anbindung: Die Freigabe Ihres Kalenders als Momentaufnahme

Sie können Ihren Kalender auch freigeben, wenn Sie nicht an einen Exchange-Server angebunden sind. Allerdings beschränkt sich diese Freigabe auf eine aktuelle Momentaufnahme. Eine Aktualisierung von Einträgen erfolgt nur, wenn Sie Ihren Kalender erneut einmalig freigeben. So gehen Sie vor:

  • Wählen Sie zunächst in Outlook die Kalenderansicht aus, indem Sie unten links auf das Kalendersymbol (oder den entsprechenden Text) klicken.
  • Klicken Sie dann auf „Kalender per E-Mail senden”.
  • Wählen Sie nun aus, welchen Ihrer Kalender Sie freigeben wollen und welchen Zeitraum („Datumsbereich”) Sie zur Verfügung stellen möchten.
  • Im Menü „Detail” legen Sie fest, welche Details Ihrer Termine der Empfänger sehen soll.
  • Sofern Sie auch mögliche Kalenderanlagen (beispielsweise eine PDF-Datei) mit verschicken wollen, können Sie dies unter „Erweitert:” festlegen. Außerdem können Sie hier noch die Sichtbarkeit von Einträgen festlegen, die als privat markiert sind.
  • Der Kalender wird nun in eine neue E-Mail eingefügt, die Sie wie gewohnt an einen Empfänger verschicken.
  • Diese E-Mail enthält neben einer grafischen Darstellung Ihres Kalenders auch eine sogenannte „.ics” („iCalendar”)-Datei, die mit diversen Programmen von Drittanbietern geöffnet werden kann, unter anderem dem Apple- oder Google-Kalender.

 

Ein Bildschirm zeigt die Kalenderfreigabe in Office 365 ohne Exchange-Anbindung

Geben Sie Ihren Outlook-Kalender einfach als Momentaufnahme frei, wenn Sie nicht über eine Exchange-Anbindung verfügen.

Bild: Eigenkreation / Microsoft

 

So teilen Sie Ihren Outlook-Kalender auf einer Website

Sie können Ihren Outlook-Kalender auch auf einer Website anzeigen lassen. Hierzu benötigen Sie allerdings einen sogenannten WebDAV-Server, der häufig in Exchange-Umgebungen mit freigeschaltet wird. Ein solcher Server basiert auf dem im Internet üblichen HTTP-Protokoll und stellt unter anderem Kalender- und Kontaktfunktionen bereit.

Um Ihren Kalender auf einem solchen Server zu veröffentlichen, klicken Sie zunächst auf „Online veröffentlichen” und wählen aus, welche Details und welchen Umfang Ihres Kalenders Sie bereitstellen wollen. Geben Sie außerdem die Adresse des WebDAV-Servers ein, so wie er in Ihrer Organisation verwendet wird.

Falls Sie WebDAV auf einem externen Server nutzen, ist besondere Vorsicht geboten: Jeder, der den Kalender-Link kennt, kann so nach der Freigabe Ihren Kalender auch von außerhalb Ihres Unternehmens einsehen.

 

So geben Sie einen Kalender in Outlook 2010 frei

Sofern Sie noch über eine frühere Version von Outlook wie Outlook 2010 verfügen, können Sie Ihren Kalender ebenfalls freigeben. Das Teilen einer Momentaufnahme Ihres Kalenders funktioniert hier ganz ähnlich wie bereits beschrieben. Wir erläutern daher im Folgenden, wie Sie Ihren Kalender in einer Exchange-Umgebung teilen:

  • Wechseln Sie zunächst mithilfe der „Kalender”-Schaltfläche in die Kalenderansicht.
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf „Ordner | Kalender freigeben”.
  • Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
  • Aktivieren Sie die Option „Empfänger zum Anzeigen Ihres Ordners vom Typ ‘Kalender’ berechtigen”.
  • Geben Sie eventuell eine persönliche Nachricht zu Ihrer Freigabe ein.
  • Klicken Sie anschließend auf „Senden”.

 

So funktioniert die Kalenderfreigabe in Outlook 2007

Auch in Outlook 2007 können Sie Ihren Kalender in einer Exchange-Umgebung freigeben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Navigieren Sie auch hier zunächst in die Kalenderansicht.
  • Wählen Sie unter „Meine Kalender” Ihren Standardkalender aus („Kalender”).
  • Klicken Sie nun auf „Kalender freigeben”. Es öffnet sich ein Fenster zum Versenden einer Mail.
  • Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
  • Aktivieren Sie die Option „Empfänger zum Anzeigen Ihres Ordners vom Typ ‘Kalender’ berechtigen”.
  • Ergänzen Sie eventuell eine persönliche Nachricht zu Ihrer Freigabe.
  • Klicken Sie anschließend auf „Senden”.

Falls Sie eine noch ältere Version von Outlook verwenden: Outlook 2003 und frühere Versionen werden von Microsoft insbesondere ab Windows 7 nicht mehr unterstützt. Steigen Sie am besten gleich auf eines unserer attraktiven Enterprise-Pakete von Office 365 um. Und falls Sie mehr über die aktuellen Outlook-Funktionen wissen möchten, hilft Ihnen ein Blick in unseren separaten Ratgeber zu dem Thema.

 

Zusammenfassung

  • Sie können Ihren Outlook-Kalender in einer Exchange-Umgebung dauerhaft und mit unterschiedlichen Berechtigungen für andere Personen freigeben.
  • Teilen Sie alternativ eine Momentaufnahme Ihres Kalenders, sodass andere Personen Ihre Terminübersicht sehen können.
  • Außerdem können Sie Ihren Kalender mit der WebDAV-Schnittstelle auf einer Website anzeigen lassen.
  • Das Vorgehen ist in Office 365 und älteren Outlook-Versionen weitgehend ähnlich.
  • Ältere Versionen als Outlook 2007 werden von Microsoft nicht mehr unterstützt.

 

Klappt bei Ihnen die Outlook-Kalenderfreigabe reibungslos? Haben Sie weitere Tipps rund um das Thema für unsere Leser? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

 

Kommentare

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Facebook Twitter WhatsApp LinkedIn Xing E-Mail