Das 5S-Prinzip: So sorgen Sie für einen effizienten Arbeitsplatz

Digitales Business

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Datum 26.04.2018
Lesezeit 3 Min.

Das 5S-Prinzip: So sorgen Sie für einen effizienten Arbeitsplatz

„Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos“, meinte Albert Einstein einmal. Wer allerdings schon einmal Stunden nach wichtigen Dokumenten oder Materialien gesucht hat, weiß, dass einem so auch nur wenig Zeit für geniale Einfälle bleibt. Denn wie viel mehr Zeit stünde zur Verfügung, wenn man – statt zu suchen – einfach arbeiten, nachdenken, überlegen könnte. Ein Prinzip, das für mehr Effizienz im Büro sorgt, sind die 5S. 

 

Mit den 5S zu mehr Effizienz am Arbeitsplatz: Toyota macht es vor

Der Automobilhersteller Toyota macht es seit den 1940er-Jahren vor: Mit Einführung eines hauseigenen und damals revolutionären Produktionssystems namens Kaizen (Japanisch für „kontinuierliche Verbesserung”) stieg das japanische Unternehmen zu einem der erfolgreichsten Unternehmen der Welt auf. Mit zum Konzept gehört auch das 5S-Prinzip. Damit lässt sich jedoch nicht nur in der Produktion effizienter arbeiten, sondern auch im administrativen Bereich.

Das 5S-Prinzip beinhaltet folgendes:

  • Sortieren Sie aus: Es sollte sich nur Notwendiges am Arbeitsplatz befinden.
  • Sichtbare Ordnung: Jedes Arbeitsmittel hat seinen festen Platz.
  • Sauberkeit: Der Arbeitsplatz sollte von Grund auf gereinigt sein und einen guten Eindruck machen. Für die regelmäßige Reinigung reichen dann täglich 5 Minuten.
  • Standards: Routineabläufe sind leicht verständlich.
  • Ständige Verbesserung: Die Schritte 1 bis 4 sollten eingehalten und regelmäßig wiederholt werden.

 

Video: YouTube / Jens Albat

 

Das 5S-Prinzip praktisch umgesetzt im Büro und Home Office

Zunächst einmal ist es wichtig, sich einen Überblick zu verschaffen und aus- bzw. richtig zu sortieren: Jedes Ding, also jedes Blatt Papier oder auch jede elektronische Datei, bekommt einen festen Platz zugewiesen. Es gibt jeweils einen festen Platz für Materialien und Werkzeug wie Papier, Umschläge, Lineal, Schere usw. Jedes Gerät ist außerdem nur einmal vorhanden.
Der Schreibtisch sollte immer ordentlich wirken und sauber sein. Wenn erst einmal eine grundsätzliche Ordnung und Sauberkeit hergestellt sind, dauert die regelmäßige Reinigung kaum mehr als fünf Minuten.

Wenn beim Aussortieren Unklarheit darüber herrscht, ob etwas behalten werden soll, lässt sich die Entscheidung auch vertagen. Dann erhält der Ordner zunächst einen roten Punkt. Wenn dann während eines fest definierten Zeitraums nicht darauf zugegriffen wurde, kommt der Ordner weg.

Schließlich werden Standards bei der Ordnung, sei es in Ordnern oder auch bei Dateien auf dem Rechner festgelegt. Jeder Ordner sollte nach dem immer gleichen Prinzip organisiert sein, zum Beispiel: Deckblatt mit Überblick über die Inhalte, Register sowie einem Standard zur Beschriftung. Sollte mit Kürzeln gearbeitet werden, muss ein Register mit den Inhalten angelegt werden. Elektronisch werden Dateien ebenfalls nach festen Standards abgelegt. Wichtig ist dabei zudem, dass alle Mitarbeiter an allen Arbeitsplätzen – also auch im Home Office – nach diesem Prinzip verfahren.

Das fünfte Prinzip besagt, dass die ersten vier Prinzipien regelmäßig angewendet werden.

 

Bis zu 30 Prozent der Arbeitszeit sind ohne die 5S verschwendet

Das hört sich schrecklich langweilig und unkreativ an? Dann lassen Sie sich einmal folgende Zahlen durch den Kopf gehen: Eine Untersuchung des Fraunhofer Instituts Österreich und des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung 2010 zeigte, dass es eine Verschwendung von fast 30 Prozent von Arbeitszeit im administrativen Bereich durch ineffektive Büroorganisation gibt. Ein Drittel unserer Arbeitszeit verbringen wir also mit Suchen. Ein schöne Vorstellung, wie sich diese Zeit anders nutzen ließe: Nämlich genau mit den Inhalten, die den Kern unserer Arbeit ausmachen sollten. Und vielleicht ist dann auch noch etwas Luft fürs Träumen und Kreativsein?

 

Wie würden Sie den Zustand Ihres Arbeitsplatzes beschreiben? Halten Sie sich an die 5S und die Kaizen-Prinzipien oder bevorzugen Sie das kreative Chaos? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.

 

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