Digitale Notizen für einen effizienten Workflow: To-Do-Tools im Businessalltag

Digitales Business

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Datum 18.10.2017
Lesezeit 3 Min.

Digitale Notizen für einen effizienten Workflow: To-Do-Tools im Businessalltag

Ein paar Stichpunkte vor dem Meeting, Notizen während der Konferenz und To-Do-Listen für die Projektpräsentation: Für den Arbeitnehmer 2.0 sind digitale Taskmanager unverzichtbar. Diverse Organizer wollen Ordnung in den Businessalltag bringen und die Teamarbeit erleichtern. Diese vier Tools sind dabei mehr als eine Randnotiz wert. 

Evernote: Profi-Tool für das Task- und Wissensmanagement

Evernote ist nicht nur ein Organizer mit digitalem Notizbuch, sondern eine universelle Arbeitsplattform, die Mitarbeiter für die virtuelle Team- und Telearbeit vernetzt. Der cloudbasierte Service aus Kalifornien ist schon als kostenfreie Basisversion ein Powertool für das Büromanagement. Die kostenpflichtige Business-Ausführung für monatlich 12 Euro pro Nutzer optimiert die Kommunikation und Kollaboration jedoch mit maßgeschneiderten Zusatz-Funktionen. Hier lassen sich private und geschäftliche Notizen trennen, wobei lediglich die Business-Einträge allen berechtigten Mitarbeitern zugänglich sind. Diese können ihre Gedanken in Form von Text, Bild und Ton festhalten, Dokumente anhängen, kommentieren und sich auch über die Chatfunktion austauschen. Neuer Input lässt sich ebenso schnell über die iOS- und Android-App ergänzen, die sich automatisch mit allen Geräten der Kollegen synchronisiert, die das Tool als Web- oder Desktop-Anwendung auf dem Mac OS und Windows-PC nutzen. Damit der umfangreiche Taskmanager Ihren Büroalltag tatsächlich erleichtert, brauchen Sie anfangs aber etwas Geduld und Einarbeitungszeit.

Trello: Projektplanung auf der virtuellen Pinnwand

Ideen sammeln und weiterentwickeln, Meilensteine festhalten und Aufgaben verteilen: all das ermöglicht die webbasierte Anwendung Trello, die wir Ihnen auch in diesem Featured Artikel bereits vorstellten. Funktionell versteht sich das Tool ebenfalls als virtueller Arbeitsplatz, präsentiert sich dabei aber als eine Art digitale Pinnwand. Auf dieser können Teammitglieder sogenannte Karten anheften, Aufgaben verteilen und kommunizieren. Die Karten lassen sich individuell gestalten und zum Beispiel mit Projektbeschreibungen, Checklisten und Deadlines versehen, so dass jeder schnell einen Überblick über seine offenen To-Dos hat. Schon über die kostenlose Basisversion lässt sich so nahezu die komplette Projektplanung managen. Zusätzliche Team-Funktionen bietet die Business Class ab 9,99 US Dollar pro Nutzer und Monat. Neben Verknüpfungen zu Programmen wie Evernote, Google Hangouts und Dropbox ermöglicht diese Version auch, unbegrenzt viele Listen und Karten zu erstellen. Erweiterte Sicherheits- und Abrechnungsfunktionen bietet die Enterprise-Version für 20,83 US-Dollar pro Nutzer.

Die Flexibilität bei Trello ist ein klares Plus, hat aber auch seine Tücken. Wer sich jemals mit mehr als zehn Kollegen eine Pinnwand geteilt hat, weiß, dass diese bei komplexen Projekten schnell unübersichtlich werden kann. Für die Organisation kleinerer Teamarbeiten ist Trello aber auch als iOS- und Android-App durchweg hilfreich.

Things: Persönlicher Assistent behält die „Dinge“ im Blick

Wann war das Meeting mit den Geschäftskunden? Muss die Präsentationsmappe noch vor dem Mittag in den Druck oder hat die Teambesprechung Priorität? Die Notiz- und Kalender-App Things möchte mit dem Termin-Chaos aufräumen. Dafür besinnt sich der Dienst aus Stuttgart sowohl optisch als auch funktionell auf das Wesentliche. Wichtigster Baustein sind die To-Do-Listen, die mit Anmerkungen, Deadlines und Erinnerungen versehen werden können. Ist der Plan am Morgen erstellt, werden die Aufgaben des Tages chronologisch aufgeführt, während die Termine der kommenden Woche über Vorschau-Listen abrufbar sind. Zudem lassen sich mehrere Kalender anlegen und sowohl mit iCal als auch der Things-Cloud auf anderen Geräten synchronisieren. So navigiert der digitale Assistent zuverlässig durch den Businessalltag, hält allerdings keine Features für die Teamarbeit bereit und bietet sich ausschließlich für Apple-Nutzer an. Die Downloadkosten variieren je nach Endgerät von 9,99 US Dollar auf dem iPhone und 49,99 US Dollar auf dem Mac OS X.

Wunderlist: Ein digitales Organisationstalent für alle

Aufgeräumt und zuverlässig: mit diesen Eigenschaften hat sich Wunderlist einen festen Platz in den App-Stores gesichert. Das Organizer-Tool aus Berlin fungiert quasi als Sammeldienst von To-Do-Listen, wobei sich jeder Task mit Notizen, Erinnerungen und Deadlines konkretisieren lässt. Wunderlist für Unternehmen möchte die Projektplanung und Kommunikation noch gezielter vereinfachen. Dafür lässt die Businessversion für 4,49 Euro pro Nutzer und Monat unbegrenzt viele Kommentare, Dateianhänge und Aufgaben erstellen. Auch mit Wunderlist können To-Dos zugeteilt werden, über die die Kollegen via E-Mail, Push-Nachricht oder das Activity Center der App benachrichtigt werden. Nicht nur kleine Startups kommen mit dem Preis-Wunder auf ihre Kosten: Das Tool erweist sich auch bei größeren Projekten als Organisationstalent, läuft außerdem in allen gängigen Browsern und lässt sich unterwegs ebenso einfach per Android- und iOS-App nutzen.

 

Im digitalen Businessalltag muss das Taskmanagement keine zusätzliche Belastung sein. Nicht nur große Anbieter erleichtern mit ihren cloudbasierten Plattformen die virtuelle Team- und Telearbeit. Auch jüngere, kostengünstige Tools helfen dabei, Ihre To-Dos und Termine effizient zu koordinieren.

Und mit welchen digitalen Assistenten organisieren Sie Ihren Businessalltag? Schreiben Sie uns, auf welche Task- und To-Do-Tools Sie nicht mehr verzichten möchten.

 

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