Mit Outlook können Sie nicht nur E-Mails versenden und empfangen sowie Ihre Kontakte organisieren, sondern auch Ihre Terminplanung organisieren. Welche Funktionen der digitale Kalender Ihnen dafür bietet, erfahren Sie hier.
Von der Erinnerungsfunktion für die Teamkonferenz bis zur Kundenbesprechung, die Sie direkt aus der E-Mail in Ihren digitalen Kalender übernehmen: Die Kommunikationssoftware Outlook von Microsoft bietet Ihnen viele nützliche Funktionen, um Ihre Arbeitstage zu organisieren.
Mit Outlook können Sie sehr einfach einen neuen Termin erstellen oder aus anderen Office-Programmen übertragen. Je nach Outlook-Version gibt es allerdings Unterschiede bei den einzelnen Schritten. Hier erfahren Sie, welche Outlook-Varianten es aktuell gibt und wie sie sich unterscheiden.
Outlook – die unterschiedlichen Versionen
Besonders verbreitet ist aktuell Outlook 2024 als Bestandteil des im Handel erhältlichen Softwarepaketes „Office 2024“. Das sehr ähnliche Outlook 365 gehört hingegen zum Software-Paket Microsoft 365 Business, das Microsoft ausschließlich als Software-as-a-Service im Mietmodell anbietet. Diese beiden Outlook-Versionen „Outlook 2024“ und „Outlook 365“ führt Microsoft derzeit unter dem Namen Outlook (classic).
Daneben gibt es das sogenannte Outlook (neu). Hierbei handelt es sich um die Weiterentwicklung des früheren Windows-Werkzeuges „Mail und Kalender“, das auch unter neuem Namen weiterhin kostenloser Bestandteil des Microsoft-Betriebssystems ist. Seit der Umbenennung erhält es immer wieder Funktionserweiterungen. Mit diesen baut es Microsoft schrittweise zu einem vollwertigen E-Mail-, Kalender- und Adressverwaltungsprogramm aus.
Weiterhin hat Microsoft mit der „Outlook Mobile App“ spezielle Outlook-Versionen für Android und das iPhone im Programm. Diese Apps sind für Privatanwender:innen gratis und für gewerbliche Nutzer:innen kostenpflichtig. An anderer Stelle im V-Hub finden Sie eine Anleitung, wie Sie Outlook auf dem Handy einrichten.
Daneben gibt es Outlook auch noch als reines Online-Werkzeug für den Browser-Zugriff unter dem Namen „Outlook im Web“. Sie erreichen es über die Website outlook.com.
Tipp: Mittelfristig möchte Microsoft alle Versionen von Outlook (classic) durch Outlook (neu) ersetzen. Bei Updates und Systemumstellungen ist das neue Outlook daher regelmäßig schon vorausgewählt – selbst dann, wenn auf Ihrem Computer zusätzlich noch die classic-Version vorhanden ist. Falls Sie lieber mit Outlook (classic) arbeiten möchten und beide Versionen besitzen, klicken Sie im Hauptmenü von Outlook (neu) einfach auf „Hilfe“ und dann auf „Zum klassischen Outlook wechseln“.
Outlook-Termin erstellen mit Outlook (classic)
Um einen Termin mit Outlook (classic) anzulegen, klicken Sie erst in der Symbolleiste auf das Kalendersymbol und dann im Kalender doppelt auf den gewünschten Tag. Der Doppelklick funktioniert nicht im kleinen Kalenderfenster links, sondern nur in der großen Ansicht – ganz egal, ob Sie hier „Tagesansicht“, „Arbeitswoche“, „Woche“, „Monat“ oder „Planungsansicht“ voreingestellt haben. Einziger Unterschied: Klicken Sie einen Tag in der Monatsansicht an, wird Ihr Termin zum Ganztagstermin. Ist das nicht gewünscht, müssen Sie im nächsten Fenster das Häkchen vor „Ganztägig“ noch entfernen.
Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf den Tag im Kalender klicken und dann im Kontextmenü wählen, ob Sie einen Termin oder eine Besprechung anlegen möchten.
Anschließend tragen Sie einen „Titel“, sowie die Anfangs- und die Endzeit des Termins ein. Optional können Sie noch einen „Ort“ eintragen sowie im Textfeld darunter weitere Details vermerken. Diese beiden Felder können Sie aber auch freilassen. Nach einem Klick auf „Speichern & schließen“ wandert der Termin in Ihrem Kalender.
Unterschiedliche Termin-Arten in Outlook (classic)
Etwas verwirrend: Outlook (classic) bezeichnet ganztägige Termine in seinen Menüs abweichend als „Ereignis“ und ganztägige Besprechungen als „Einladungsereignis“.
Im Prinzip sind ein Termin und eine Besprechung technisch dasselbe. Besprechungen sind Termine, zu denen Sie auch weitere Personen einladen. Dies wird deutlich, wenn Sie im Terminfenster doppelt „Teilnehmer einladen“ anklicken.
Dadurch wird der Termin für Outlook zur Besprechung, beziehungsweise das ganztägige Ereignis zum ganztägigen „Einladungsereignis“. In der Dachzeile ändert sich die Bezeichnung entsprechend und Sie sehen nun zusätzliche Zeilen für „Erforderliche“ und „Optionale“ Teilnehmer. Diese können Sie dann jeweils nach einem Klick in die Zeilen hinzufügen.
Klicken Sie direkt auf „Erforderlich“ oder „Optional“, öffnen Sie damit Ihr Outlook-Adressverzeichnis zum Auswählen der gewünschten Teilnehmer. Klicken Sie stattdessen in die leeren Zeilen dahinter, sehen Sie ein Kontextmenü nur mit den Namen der zuletzt eingeladenen oder per E-Mail adressierten Personen.
Die volle Funktionalität inklusive Termin-Verfügbarkeitsprüfung in den Adresskalendern der Personen, die Sie einladen möchten, haben Sie allerdings nur, wenn diese Ihnen Ihren Kalender freigegeben haben und Sie denselben E-Mail-Server (Exchange-Server) nutzen.
Mit einem Klick auf „Einladung stornieren“ verwandeln Sie die Besprechung, beziehungsweise das Einladungsereignis, wieder zurück in einen Termin, also ein Ereignis ohne weitere Teilnehmer. Auch solche Einzeltermine sehen Ihre Kolleg:innen in Ihrem Kalender als blockierte Zeit. Das ist auch praktisch, wenn Sie einen Outlook-Gruppenkalender führen.
Es ist also sinnvoll, auch dann einen Termin in Outlook einzutragen, wenn Sie zum Beispiel allein an einem wichtigen Projekt arbeiten und in dieser Zeit nicht gestört werden möchten. Andere Personen können diese geblockte Zeit in Ihrem freigegebenen Kalender sehen und laden Sie dann im Zweifel nicht zeitgleich zu einer Besprechung ein.
Kalendereinträge haben unterschiedliche Bezeichnungen – je nach Outlook-Version, Dauer und Teilnehmerzahl.
Outlook-Termin erstellen mit Outlook (neu)
Auch bei Outlook (neu) führt der Standardweg zum neuen Termin über das Kalendersymbol in der Symbolleiste, gefolgt von einem Doppelklick auf das Datum. Der alternative Rechtsklick funktioniert hier nicht. Ein weiterer Unterschied: Outlook (neu) bezeichnet alle Arten von Termin grundsätzlich als „Ereignis“ – mit einer Ausnahme: Tragen Sie versehentlich einen Termin in der Vergangenheit ein, sehen Sie bei Outlook (neu) den Hinweis „Dieses Event ist beendet.“ Hier arbeitet Outlook (neu) also mit der Bezeichnung aus der englischen Sprachversion.
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Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, um einen Termin aus einer E-Mail zu erstellen: So können Sie aus einer E-Mail mit angehängtem Termin diesen Termin direkt in Ihren Kalender übernehmen. Sie können aber auch jede beliebige E-Mail ohne Anhang einfach in einen Kalendereintrag umwandeln.
Termin erstellen aus E-Mail ohne Kalender-Anhang mit Outlook (classic)
Wählen Sie per Klick in der Symbolleiste von Outlook das Briefsymbol, um die E-Mail-Funktion von Outlook (classic) aufzurufen.
Klicken Sie im Posteingang mit einem Rechtsklick auf die gewünschte E-Mail.
Im so geöffneten Kontextmenü wählen Sie erst „Verschieben >“ und dann den Namen des gewünschten Kalenders aus, beispielsweise „Kalender Teambesprechungen“.
Damit öffnen Sie ein Fenster für einen Kalendereintrag, den Sie nun mit Datum und Uhrzeit ausfüllen. Den Inhalt Ihrer E-Mail sehen Sie als Anhang zum Kalendereintrag.
Nach Klick auf „Speichern & Schließen“ verschwindet die E-Mail aus Ihrem Posteingang und der Eintrag wird in Ihrem Kalender gespeichert.
Grundsätzlich können Sie auch E-Mails aus allen anderen Ordnern in einen Termin verwandeln. Das funktioniert sogar bei Terminen, die bereits im Ordner „Gelöschte Elemente“ liegen.
Alternativ können Sie E-Mails auch per Drag und Drop mit gedrückter linker Maustaste auf das Kalendersymbol in der Symbolleiste schieben. Falls Sie mehrere Kalender haben, landet die E-Mail standardmäßig im obersten Terminplaner.
Der heißt unter Outlook üblicherweise „Kalender“. Sie können dies ändern, indem Sie vor dem Speichern des Termins in dessen Menüband auf „Kalender“ klicken und einen anderen Kalender auswählen.
Sie können den Termin alternativ auch mit gedrückter rechter Maustaste auf das Kalendersymbol verschieben. Dann öffnet sich beim Loslassen der Maustaste ein Kontextmenü, in dem Sie auswählen, ob Sie die E-Mail als Text, Verknüpfung, Anlage oder Besprechungsanfrage in den Kalender kopieren oder als Termin verschieben möchten.
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Angehängten Kalendereintrag aus E-Mail übernehmen mit Outlook (classic)
Wählen Sie per Klick in der Symbolleiste von Outlook das Briefsymbol, um die E-Mail-Funktion von Outlook (classic) aufzurufen.
Öffnen Sie im Posteingang per Doppelklick die gewünschte E-Mail.
Zwischen dem Adressblock und dem Textfeld der E-Mail sehen Sie nun hervorgehoben den angehängten Termin im sogenannten ics-Format. Dieses Kürzel steht für „iCalender“ – ein standardisiertes Dateiformat, das viele digitale Kalender nutzen. Klicken Sie diesen Anhang doppelt an.
Damit öffnen Sie ein Terminfenster. Klicken Sie hier auf das Symbol „In meinen Kalender kopieren“. Der Termin wandert damit in Ihren Hauptkalender. Anders als beim Verschieben und anders als bei einigen anderen E-Mail-Programmen bleibt hierbei auch die originale E-Mail erhalten. Sie finden diese weiterhin in Ihrem Posteingang.
Termin erstellen aus E-Mail mit Outlook (neu)
Unter Outlook (neu) müssen Sie eine E-Mail auf das Kalendersymbol in der Symbolleiste schieben, um einen Termin aus einer E-Mail zu erzeugen. Der Rechtsklick funktioniert hier nicht.
Da Outlook (neu) nur die Terminart „Ereignis“ kennt, gibt es hier nicht viel zu beachten: Nach dem Verschieben öffnet sich ein neues „Ereignis“-Fenster und Sie können einen Namen sowie Anfangs- und Endzeit vergeben und über die Zeile unter der Titelzeile weitere Personen einladen.
Sie erkennen die Einladungszeile am Symbol mit den zwei Köpfen und dem Plus-Zeichen. Ist noch niemand eingeladen, steht daneben in grau „Teilnehmer einladen“. Andernfalls sehen Sie hier die Namen der Personen, die Sie bereits vorgemerkt haben.
Auf dieselbe Art erzeugen Sie auch aus einer E-Mail mit angehängter Kalenderdatei ein eigenes Ereignis. Ist die entsprechende E-Mail noch im Format „Entwurf“, gibt es beim Verschieben eine Fehlermeldung.
Microsoft Teams Telefonie
Nutzen Sie Microsoft Teams auch als Telefonanlage. Mit Teams telefonieren Sie von außerhalb Ihres Unternehmens mit der selben Nummer ins öffentliche Fest- und Mobilfunknetz.
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Das Wichtigste zum Erstellen eines Outlook-Termins in Kürze
Mit Outlook können Sie sehr einfach einen Terminkalender führen und Termine direkt aus E-Mails erzeugen.
Je nach verwendeter Outlook-Version unterscheiden sich die einzelnen Schritte hierfür geringfügig.
Unter Outlook (classic) heißen Kalendereinträge entweder „Termin“, „Besprechung“, „Ereignis“ oder „Einladungsereignis“. Outlook (neu) nennt sie abweichend davon „Ereignis“ oder „Event“.
Kalendereinträge können Sie im standardisierten ics-Format versenden, das auch die Terminplaner anderer Hersteller unterstützen.
Sie möchten ein Microsoft Teams-Meeting erstellen? Mit der All-in-One-App geht das ganz einfach – zum Beispiel direkt über den integrierten Teams-Kalender. Dieser ist nahtlos in Microsoft 365, sodass Sie eine Teams-Videokonferenz auch über Ihren Outlook-Kalender anlegen können. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Teams-Termine organisieren und welche Sonderfunktionen es gibt.
Mit Microsoft Teams behalten Sie stets den Überblick, wenn Sie Online-Besprechungen planen und koordinieren. Die App bietet zahlreiche praktische Funktionen, die Ihnen die Organisation erleichtern – wie etwa den Terminplanungs-Assistenten und die Statusanzeige Ihrer Kolleg:innen. Viele Schritte lassen sich sogar automatisieren. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mühelos ein Teams-Meeting erstellen – und wie Sie typische Stolperfallen vermeiden.
So synchronisieren Sie den Android-Kalender mit Outlook
Viele Unternehmen setzen bei der Organisation von E-Mails, Kontakten, Aufgaben und Terminen auf Microsoft Outlook. Vor allem der integrierte Kalender ist ein wichtiges Tool, um im Geschäftsalltag stets alle Termine im Blick zu haben – ganz egal, ob es sich dabei um Firmenveranstaltungen, persönliche Treffen, Videokonferenzen oder Telefonate handelt. Auch den Google-Kalender auf Android-Mobilgeräten können Sie mit Outlook synchronisieren, um jederzeit den Überblick zu behalten.
Der heutige Arbeitsalltag findet häufig nicht ausschließlich am Firmenrechner statt. Deshalb ist es umso wichtiger, dass Sie Ihre Outlook-Termine auf allen Geräten synchronisieren können – zum Beispiel auf einem Android-Smartphone, auf dem Outlook nicht installiert ist. Ändern sich Termindaten oder gibt es inhaltliche Updates, können Sie diese jederzeit eintragen oder ablesen; und das unabhängig davon, ob Sie im Homeoffice, in einem Meeting oder auf Geschäftsreise sind.
Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Kalender in Android mit Outlook auf allen anderen Geräten synchronisieren, sodass alle Termine stets auf einem Stand sind.
Microsoft 365 Backup Services: Leistungen im Überblick
Unternehmen setzen Microsoft 365 ein, um Prozesse zu verbessern und die Zusammenarbeit zu stärken. Ein robustes Backup-System fehlt dabei. Sie können es aberdurch zusätzliche Microsoft-Dienste oder mithilfe von Drittanbietern ergänzen.
Immer mehr Microsoft-Anwendungen wechseln in die Cloud. Dabei haben Sie die Wahl zwischen der Microsoft-Cloud und Ihrer eigenen Cloud. Doch nicht jeder Cloudspeicher wird automatisch auch gesichert.
Outlook bietet viele hilfreiche Funktionen für die Urlaubsplanung und vereinfacht auch die Kommunikation für die Zeit der Abwesenheit. So können Sie den Outlook-Kalender beispielsweise so konfigurieren, dass er bei Besprechungsanfragen für Zeiten, wo Sie weg sind, automatisch eine Absage sendet. Ein gemeinsamer Teamkalender kann zudem dabei helfen, die Ferienplanung im Team zu vereinfachen. Erfahren Sie hier, wie Sie Schritt für Schritt Urlaube in Outlook eintragen.
Mit dem Outlook Urlaubskalender können sich Arbeitsteams viel Zeit bei der Koordination sparen. In einem gemeinsam genutzten Kalender kann jede:r auf einen Blick sehen, wann einzelne Kolleg:innen abwesend sind und wann sie wieder zur Verfügung stehen.
Outlook-Zertifikate richtig installieren: so funktioniert es
Wie sicher können Sie sein, dass eine E-Mail in Ihrem Postfach wirklich von einer bestimmten Firma oder Person stammt? Jeden Tag werden unzählige gefälschte E-Mails versendet. Mit digitalen Zertifikaten erhöhen Sie die Sicherheit in der E-Mail-Korrespondenz und signieren Ihre eigenen E-Mails fälschungssicher.
Wie Sie ein digitales Zertifikat erhalten und wie Sie es unter Outlook einrichten, erfahren Sie hier.
Die Beraterinnen und Berater helfen Ihnen kostenlos und unabhängig bei praktischen Fragen und geben konkrete Tipps. Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin um Ihr Anliegen zu besprechen.
