Eine spezifische Frage zu einem Produkt, zu einem Kauf im Online-Shop oder eine allgemeine Service-Anfrage – nahezu jedes Unternehmen besitzt spezielle E-Mail-Postfächer für Informations- oder Service-Aufträge. Außer auf ihre persönlichen E-Mail-Adressen können einzelne Personen oder ganze Gruppen darauf zugreifen und die eingehenden Nachrichten beantworten. Doch wie fügen Sie Ihrem Outlook ein zusätzliches Postfach hinzu?
Besonders wenn spezifische Anfragen über eine Service-Adresse eingehen, ist es hilfreich, wenn die dafür qualifizierten oder zuständigen Personen in Ihrem Unternehmen direkt darauf antworten können. Auf diese Weise können Sie Anfragen von Interessierten und Kund:innen schnell beantworten, ohne deren E-Mail umständlich an andere E-Mail-Adressen weiterzuleiten.
Wie Sie ein derartiges Postfach zu Ihrem Microsoft Outlook hinzufügen und welche weiteren Vorteile Ihnen das bringt, erfahren Sie in diesem Artikel.
Sie können in Microsoft Outlook auf einfache Weise ein Postfach hinzufügen. Dies kann entweder global über ein bereits vorhandenes E-Mail-Konto via Microsoft Exchange geschehen. Alternativ legen Sie ein neues Konto in Microsoft Outlook an und geben es als Postfach für andere Benutzer:innen frei.
Die Schritte, die wir Ihnen dabei schildern, gelten sowohl für das erstmalige Einrichten eines Postfachs als auch für das Hinzufügen weiterer Konten als Postfächer.
So erstellen Sie ein Postfach in der Desktop-App
Zunächst müssen Sie ein erfolgreich angelegtes oder vorhandenes E-Mail-Konto als Postfach konfigurieren, um es mit mehreren Personen teilen zu können. Wichtig ist dabei, dass alle Konten auf einem gemeinsamen Exchange-Server angelegt sind. Dort können Sie (oder Ihre IT-Administration) das Postfach auch für andere Benutzer:innen freigeben. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Posteingang des zu teilenden Postfach-Kontos.
Im dort erscheinenden Kontextmenü wählen Sie „Eigenschaften“.
Dort klicken Sie auf den Reiter „Berechtigungen“.
Darin wählen Sie „Hinzufügen“.
Nun sollte eine Liste der Personen in Ihrem Unternehmen erscheinen, denen Sie Zugriff auf das Postfach gewähren können.
Wählen Sie eine oder mehrere Personen aus und klicken sie auf „OK“.
Haben Sie weitere Benutzer:innen freigegeben, können Sie noch jeweils individuelle Berechtigungen vergeben. Klicken Sie dazu den Namen der Person an und weisen Sie eine Berechtigungsstufe zu bzw. ändern Sie die Optionen bei den darunter stehenden Berechtigungen.
In den „Eigenschaften“ des Posteingangs geben Sie das E-Mail-Konto als Postfach für andere Benutzer:innen frei.
So fügen Sie Ihrem klassischen Outlook ein Postfach hinzu
Wenn Ihnen jemand die Berechtigung für ein Postfach erteilt hat, können Sie es auf einfache Weise Ihrer Outlook-Desktop-App hinzufügen:
Wählen Sie „Datei“ in der Menüleiste.
Klicken Sie in „Kontoinformationen“ auf das Dialogfeld „Konto hinzufügen“.
Outlook sucht nach Microsoft-Konten, auf die Sie Zugriff besitzen und führt diese auf.
Wählen Sie dieses oder geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, wenn Sie ein anderes Konto einrichten möchten.
Klicken Sie auf „Erweiterte Optionen“, wenn Sie das neue Postfach manuell einrichten wollen.
Klicken Sie auf „Verbinden“.
Geben Sie die Zugangsdaten ein und klicken Sie auf „OK“ bzw. „Fertigstellen“.
So fügen Sie Ihrem Outlook (neu) ein Postfach hinzu
Das neu designte Outlook verfügt über eine andere Benutzungsoberfläche und noch nicht über sämtliche Funktionen des klassischen Outlook. Dennoch können Sie auch hier leicht ein weiteres Postfach hinzufügen, wenn Sie bereits über die Zugriffsberechtigung verfügen.
Klicken Sie in der Ordnerstruktur auf die drei Punkte neben der Option „Für mich freigegeben“.
Dort erscheint das Kontextmenü „Freigegebene Ordner oder freigegebenes Postfach hinzufügen“.
Geben Sie dort den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, die das Postfach für Sie freigegeben hat.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Ist das Konto für Sie freigegeben, sollten alle freigegebenen Ordner des weiteren Postfachs erscheinen – in der Ordnerübersicht auf der linken Seite unterhalb der Ordner Ihres primären Postfachs.
So fügen Sie in Outlook im Web ein Postfach hinzu
Verwenden Sie Outlook über den Browser in der Weboberfläche, können Sie ebenfalls weitere Postfächer hinzufügen, die für Sie freigegeben sind.
Klicken Sie in Ihrem primären Postfach auf die drei Punkte neben dem Reiter „Ordner“.
Wählen Sie im Kontextmenü „Freigegebenen Ordner oder freigegebenes Postfach hinzufügen“.
Geben Sie dort den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, die das Postfach für Sie freigegeben hat.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Daraufhin sollten alle freigegebenen Ordner des weiteren Postfachs erscheinen – in der Ordnerübersicht auf der linken Seite unterhalb der Ordner Ihres primären Postfachs.
Auch in der Webanwendung von Outlook können Sie auf einfache Weise zusätzlich freigegebene Postfächer oder Ordner hinzufügen.
Unterschiede zwischen primären und zusätzlichen Postfächern
Outlook unterscheidet zwischen primären und zusätzlichen Postfächern. Generell beschreibt dies lediglich den Unterschied zwischen Ihrem persönlichen Outlook-Postfach und denjenigen, auf die Sie nach den oben geschilderten Berechtigungen ebenfalls Zugriff besitzen.
Primäres Outlook-Postfach: Das Hauptpostfach Ihres Outlook-Kontos, das Ihre persönlichen E-Mails, Kontakte und Terminkalender enthält.
Zusätzliches Outlook-Postfach: Freigegebene Postfächer oder Outlook-Konten, die Sie zu Ihrem primären Konto hinzugefügt haben. Darauf können unterschiedliche Benutzer:innen wie auf ihr eigenes Postfach zugreifen, um E-Mails zu senden und zu empfangen, Kontakte zu pflegen sowie Termine zu verwalten.
Ihr primäres Postfach verwenden Sie in der Regel für Ihre normale geschäftliche Korrespondenz. Gibt es keine besonderen Vorgaben seitens Ihres Unternehmens, setzt sich Ihre dort verwendete E-Mail-Adresse durch Ihren Vor- und Nachnamen sowie den Domainnamen Ihrer Firma oder Ihres Providers zusammen.
Neben Ihrem primären Postfach können Sie zusätzliche Postfächer integrieren. Der Vorteil: Wenn Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen zusätzliche Postfächer zur Verfügung stehen, fungiert deren Adresse als Absender und alle weiteren berechtigten Personen in der Gruppe sehen, wenn jemand auf eine Anfrage geantwortet hat.
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Es empfiehlt sich, mehrere Postfächer zu verwenden, wenn Sie spezifische E-Mail-Adressen für bestimmte Anliegen kommunizieren. Beispielsweise kann es in Ihrem Unternehmen eine allgemeine Kontaktadresse für Informationen geben, wie etwa die auf der Webseite angegebene info@IhreFirma.de. Daneben können Sie weitere Kontaktadressen einrichten, die für spezifische Themenfelder oder Anliegen vorgesehen sind, wie zum Beispiel kundenservice@IhreFirma.de oder reklamationen@IhreFirma.de.
Wenn Sie zusätzliche Postfächer in Ihren täglichen Geschäftsprozesse verwenden, haben Sie außerdem zusätzlich diese Vorteile:
Personen, die sich an Ihr Unternehmen wenden möchten, können ihre Anfrage von vornherein einer spezifischen Adresse zuordnen.
Das Gleiche passiert auf der Seite der Empfänger:innen in Ihrer Firma. Bestimmte Personengruppen erhalten lediglich die an sie gerichteten Fragen. Support-Anfragen gehen dann beispielsweise nur an den technischen Kundendienst und Fragen bezüglich des Online-Shops ausschließlich an Ihr Verkaufsteam.
Ersparen Sie sich und anderen Personen unnötige E-Mails, für die sie gar nicht zuständig sind. Sie sehen nur die eingehenden Anfragen und können sie jeweils individuell beantworten – ganz nach Zuständigkeitsbereich, Expertise oder momentaner Verfügbarkeit.
Auf diese Weise können Sie in Ihrem Outlook sehr leicht zwischen persönlich an Sie gerichteten Anfragen und allgemein an Ihr Unternehmen gerichtete Anfragen unterscheiden. Damit beantworten Sie unter anderem externe Anfragen wesentlich schneller und erhöhen somit Ihre Kundenzufriedenheit.
Sie können einfach zwischen mehreren Projekten, Auftraggebern sowie Geschäftlichem und Privatem trennen – vor allem für Start-ups und Freelancer ein wichtiges Thema, um eine effiziente Organisation zu gewährleisten.
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So synchronisieren und verwalten Sie ein zweites Postfach
Wenn Sie neben Ihrem persönlichen Postfach ein weiteres Postfach haben, sind Sie unter Umständen auch dafür verantwortlich, es zu verwalten. Dies kann dann der Fall sein, wenn Sie als Expert:in hauptverantwortlich für dieses Postfach zuständig sind – falls Sie zum Beispiel den Kundenservice betreuen.
Möglicherweise nutzen Sie das Postfach auch gemeinsam mit weiteren Personen, Sie sind aber hauptverantwortlich dafür, zum Beispiel als Teamleiter:in. Unter Umständen sind Sie auch die Urlaubsvertretung für den oder die eigentlich Zuständigen und müssen eingehende E-Mail in deren Abwesenheit zeitnah beantworten.
Wichtig ist zunächst, dass Sie auf sämtliche Ordner des Postfachs zurückgreifen können. Denn nur dann können Sie ein- und ausgehende E-Mails sortieren und kategorisieren. Sorgen Sie also dafür, dass Sie sämtliche Berechtigungen für alle Ordner besitzen – oder diese einer Person zuweisen, die dafür zuständig sein soll. Sprechen Sie gegebenenfalls mit Ihrer IT-Administration, wenn Sie hauptverantwortlich für das zusätzliche Postfach sind, Ihnen aber Berechtigungen fehlen.
Um effektiv mit einem zusätzlichen Postfach zu arbeiten, sollten sämtliche Personen, die auf das Postfach zugreifen, auf einem aktuellen und einheitlichen Stand in Bezug auf eingehende und möglicherweise bereits beantwortete E-Mails sein. Wenn Ihr Unternehmen mit einem Exchange-Server arbeitet, synchronisieren sich sämtliche Outlook-Daten aller Postfächer in der Regel automatisch. Dazu zählen nicht nur E-Mails, sondern Outlook synchronisiert auch Veränderungen bei Terminen oder Kontakten, sodass alle darauf zugreifenden Personen immer auf dem neuesten Stand sind.
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Outlook ermöglicht Ihnen, neben Ihrem primären Postfach zusätzliche Postfächer zu nutzen – etwa eine Info- oder Service-Adresse Ihres Unternehmens.
Das Postfach lässt sich auf einfache Weise den unterschiedlichen Anwendungen von Microsoft Outlook hinzufügen. Sie können dies entweder global für ein bereits vorhandenes E-Mail-Konto via Microsoft Exchange vornehmen; oder Sie legen ein neues Konto in Microsoft Outlook an und geben es als Postfach für andere Personen frei.
Sie können zusätzliche Postfächer mit mehreren Personen oder Personengruppen betreuen. In Outlook legen Sie fest, wer welche Rechte besitzt und welche Personen auf welche Ordner des Postfachs zugreifen dürfen.
Via Microsoft Exchange wird das zusätzliche Postfach mit allen ein- und ausgehenden E-Mails stets synchronisiert, aber auch mit Terminen und Kontakten zwischen allen Berechtigten.
Zusätzliche Postfächer trennen Ihre persönliche Korrespondenz von allgemeinen Anfragen und Kontakten des Unternehmens. Sie können den jeweils zuständigen Personen zugewiesen werden, zum Beispiel dem Kundenservice oder dem Marketing.
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