Ob Geburtstag, Jubiläum oder ein anderer wiederkehrender Anlass: Ihre Mitarbeiter:innen freuen sich bestimmt über Glückwünsche und ein paar persönliche Worte. Denn das drückt Wertschätzung aus und stärkt das Wir-Gefühl im Unternehmen. Mit nur wenigen Mausklicks machen Sie Outlook zu Ihrem persönlichen Geburtstagsassistenten und verpassen keinen Ehrentag.
Viele Anwender:innen nutzen Outlook nur als E-Mail-Programm. Dabei bietet es noch viele weitere Funktionen – beispielsweise erinnert es Sie auf Wunsch an Geburtstage oder andere wiederkehrende Ereignisse. Wie Sie einen Geburtstagskalender unter Outlook anlegen, erfahren Sie hier.
Geburtstage in Outlook – zuerst die App-Version prüfen
Bevor Sie Geburtstagseinträge anlegen, müssen Sie prüfen, mit welcher Version von Outlook Sie arbeiten. Denn inzwischen gibt es bei Microsoft zahlreiche Apps unter dem gemeinsamen Namen Outlook – und sehr unterschiedliche Wege, wie Sie dort jeweils Geburtstage eintragen.
Outlook 365 und Outlook 2024: Aktuell können Sie Outlook 2024 als Teil der beiden Software-Suites „Office Home 2024“ und „Office Business 2024“ als Kauf-Software erwerben. Daneben bietet Microsoft Ihnen Outlook 365 für eine monatliche Gebühr als Software-as-a-Service an. In diesem Fall ist Outlook Bestandteil des Software-Pakets Microsoft 365 Business. Outlook 2024 und Outlook 365 sind sich sehr ähnlich.
Smartphone-Apps von Outlook: Außerdem hat Microsoft Outlook-Versionen für Android-Smartphones und iPhones im Programm. Beide sind für Privatanwender:innen kostenlos und für gewerbliche Nutzer:innen kostenpflichtig. Auf diese Apps gehen wir hier nicht näher ein. Sie finden an anderer Stelle im V-Hub eine Anleitung, wie Sie Outlook auf dem Handy einrichten.
Windows-Programm „Mail und Kalender“ bzw. Outlook (neu): Als Bestandteil des Windows-Betriebssystems gab es von Microsoft lange Zeit die kostenlose Anwendung „Mail und Kalender“. Auch diese gehört unter dem neuen Namen „Outlook (neu)“ inzwischen zur Outlook-Familie. Deren Funktionsumfang reicht nicht ganz an die anderen Outlook-Versionen heran. Dafür hat es eine sehr moderne und übersichtliche Programmoberfläche.
Zur Unterscheidung führt Microsoft die Versionen Outlook 2024 und Outlook 365 inzwischen als „Outlook (classic)“.
Mit welcher Outlook-Version Sie arbeiten, erkennen Sie beispielsweise am App-Icon im Windows-Startmenü. Outlook (neu) wird dort als „Outlook“ geführt, die anderen Versionen als „Outlook (classic)“. Es kann bei Abonnent:innen von Microsoft 365 vorkommen, dass auf dem Computer nicht mehr das klassische Outlook 365 als Abo-Version läuft, sondern die Office-Oberfläche zwischenzeitlich unbemerkt auf Outlook (neu) umgestellt wurde. Im Programm selbst erkennen Sie das z.B. an den moderneren, nun blau ausgefüllten Icons in der Symbolleiste von Outlook (neu).
Im Folgenden finden Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Outlook (neu) und Outlook (classic), um Geburtstage anzulegen.
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Der einfachste Weg, um in Outlook (classic) alle für Sie wichtigen Geburtstage einzutragen, führt über das Adressbuch des Programms. Hier hinterlegen Sie die Geburtstage einfach in den jeweiligen Einträgen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie links in der App-Leiste auf das Symbol mit zwei stilisierten Personen, um Ihre Outlook-Kontakte aufzurufen.
Doppelklicken Sie auf den Namen der Person, deren Geburtstag Sie eintragen möchten.
a. Klassisches Menüband: Klicken Sie in der Gruppe „Anzeigen“ auf „Details“.
b. Vereinfachtes Menüband: Klicken Sie oben rechts auf „Details“.
Achtung: Ältere Programmversionen von Outlook (classic) arbeiten mit Karteireitern. Dort müssen Sie den Reiter „Details“ oben im Personeneintrag anklicken, um zu den Detailinformationen zu gelangen.
Geben Sie im Feld neben „Geburtstag“ das Geburtsdatum der Person ein, inklusive Geburtsjahr. Bei Bedarf können Sie darunter einen Jahrestag eintragen.
Klicken Sie oben links auf „Speichern und schließen“.
Hinweis: Wenn Sie das Geburtsjahr der betreffenden Person nicht kennen, verwendet Outlook standardmäßig das aktuelle Jahr als Geburtsjahr. Der Geburtstagskalender funktioniert damit zwar grundsätzlich auch, aber runde Geburtstage werden Ihnen beispielsweise falsch angezeigt.
Sobald Sie Outlook das nächste Mal starten, sehen Sie alle eingetragenen Geburtstage in Ihrem Terminkalender. Sollten sie dort nicht erscheinen, prüfen Sie, ob unter „Meine Kalender“ ein Häkchen vor „Geburtstage“ gesetzt ist. Ist dies nicht der Fall, setzen Sie das Häkchen, um die Geburtstage anzuzeigen.
Wenn Sie das Adressbuch von Outlook nicht nutzen, gibt es eine weitere Möglichkeit, um Geburtstage in Ihren Terminplaner einzutragen.
Dazu legen Sie einfach einen eigenen Geburtstagskalender an:
Klicken Sie in der senkrechten App-Leiste auf das Kalender-Symbol.
Gehen Sie oben in der waagerechten Menüleiste zu:
a. Klassisches Menüband: „Start | Kalender hinzufügen“
b. Vereinfachtes Menüband: „Start | Weitere Befehle (drei Punkte) | Hinzufügen“
Wählen Sie „Neuen leeren Kalender erstellen …“.
Vergeben Sie einen Namen für Ihren Kalender, z.B. „Geburtstage dienstlich“. Die übrigen Einstellungen behalten Sie bei und klicken auf „OK“.
Im Hauptfenster von Outlook erscheint der neue Kalender unter „Meine Kalender“. Klicken Sie auf das Häkchen vor dem Namen, damit der Kalender immer angezeigt wird.
Jetzt können Sie Geburtstage von Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner:innen eintragen:
Klicken Sie doppelt auf das gewünschte Datum.
Geben Sie einen Titel ein, etwa „Geburtstag Herr Meier“.
Achten Sie darauf, dass der Termin ein Häkchen bei „Ganztägig“ hat.
Klicken Sie auf „In Serie umwandeln“.
Wählen Sie unter „Serienmuster“ die Option „Jährlich“. Bei „Seriendauer“ geben Sie als „Beginn“ das Geburtsdatum ein. Rechts wählen Sie „Kein Enddatum“.
Speichern Sie den Eintrag mit „OK“.
Dieses Vorgehen wiederholen Sie für jede Person, die Sie in Ihren Geburtstagskalender aufnehmen möchten.
Tipp: Wird Ihr Geburtstagkalender getrennt von Ihren übrigen Kalendern dargestellt, also rechts daneben? Dann klicken Sie oben in der Namenszeile Ihres Geburtstagskalenders auf den Pfeil nach links. Damit heben Sie die Bildschirmteilung auf und der Geburtstagskalender erscheint gemeinsam mit allen anderen Kalendern in der von Ihnen ausgewählten Tages-, Wochen- oder Monatsansicht.
Sie haben die Wahl, ob Sie Geburtstage unter Outlook in den Kontakten hinterlegen oder hierfür einen eigenen Kalender erstellen. Beide Wege führen zu ähnlichen Ergebnissen.
Microsoft 365 Copilot Business: Mehr Produktivität dank KI
Microsoft 365 Copilot Business ist eine künstliche Intelligenz, die sich nahtlos in Ihr Unternehmen integrieren lässt. Sie nutzen Copilot mit Ihren Office-Anwendungen. Geben Sie Ihre Frage oder Ihren Auftrag einfach ein – schon erhalten Sie Zusammenfassungen, Ideen oder Gestaltungsvorschläge.
Auch in Outlook (neu) können Sie Geburtstage für Ihre Kontakte direkt im Adressbuch eintragen oder einen separaten Geburtstagskalender anlegen. Die einzelnen Schritte sind hier aber etwas anders.
So fügen Sie Ihren Kontakten Geburtstage hinzu:
Klicken Sie in der App-Leiste am linken Fensterrand auf die „Personen“-Ansicht mit den zwei Köpfen.
Öffnen Sie den Eintrag der Person, deren Geburtstag Sie eintragen möchten, oder legen Sie per Klick auf „Neuer Kontakt“ einen neuen Personeneintrag an.
Klicken Sie unten auf „+ Weitere hinzufügen“, dann auf „Geburtstag“.
Tragen Sie das Geburtsdatum der Person ein. Per Klick auf „Speichern“ bestätigen Sie die Änderung.
Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4 für alle Personen, deren Geburtstage Sie eintragen möchten. Um den Kalender anzuzeigen, gehen Sie vor wie folgt:
Klicken Sie in der senkrechten App-Leite auf das Kalender-Symbol.
Falls Ihr Geburtstagskalender unter „Meine Kalender“ kein Häkchen hat, setzen Sie eines.
Falls kein Kalender „Geburtstage“ zu sehen ist, klicken Sie auf „Kalender hinzufügen“. Links in der Menüleiste finden Sie unter „Feiertage“ den Eintrag „Geburtstage“. Achtung: Den Eintrag sehen Sie nur, wenn in Ihrem Outlook (neu) ein Microsoft-E-Mail-Konto eingerichtet ist.
Klicken Sie „Geburtstage“ an und setzen Sie ein Häkchen vor „Geburtstagskalender aktivieren“.
Schließen Sie das Fenster.
Jetzt sollten Sie Ihren Geburtstagskalender sehen. Spätestens nach dem nächsten Neustart von Outlook sollten auch alle Geburtstage von Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen in Ihrem Kalender erscheinen.
Genau wie in Outlook (classic) haben Sie auch bei Outlook (neu) die Möglichkeit, alternativ händisch einen Geburtstagskalender anzulegen, ohne über die Adresseinträge zu gehen.
So legen Sie einen eigenen Geburtstagskalender an:
Rufen Sie in der App-Leiste den Kalender auf.
Wählen Sie „Kalender hinzufügen“.
Klicken Sie auf „Leeren Kalender erstellen“ und vergeben Sie einen Kalendernamen, beispielsweise „Geburtstage dienstlich“.
Falls Sie mehrere E-Mail-Konten verwenden, wählen Sie unter „Hinzufügen zu“ aus, für welches Konto Sie den Geburtstagskalender anlegen.
Klicken Sie auf „Speichern“ und schließen Sie das Fenster.
Jetzt können Sie Geburtstage von Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner:innen eintragen:
Doppelklicken Sie auf das entsprechende Datum.
Vergeben Sie einen Titel, beispielsweise „Geburtstag Frau Schulze“.
Machen Sie per Klick auf „Periodisch wiederkehrend machen“ einen Serientermin aus dem Geburtstag.
Tragen Sie das Geburtsjahr als „Start“ ein und wählen Sie in der Zeile darunter „Wiederholen alle 1 Jahr“ aus.
Klicken Sie auf „Speichern“.
Prüfen Sie, ob der Termin als „Ganztägig“ angezeigt wird und oben der richtige Kalender ausgewählt ist.
Wiederholen Sie diese Schritte für alle weiteren Geburtstage. Diese erscheinen spätestens nach dem nächsten Neustart von Outlook (neu) in Ihrer Kalenderansicht.
Microsoft Teams Telefonie
Nutzen Sie Microsoft Teams auch als Telefonanlage. Mit Teams telefonieren Sie von außerhalb Ihres Unternehmens mit der selben Nummer ins öffentliche Fest- und Mobilfunknetz.
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Sie können die Terminhinweise zu anstehenden Geburtstagen bei Bedarf wieder deaktivieren. Dazu entfernen Sie einfach in der Kalenderansicht das Häkchen vor Ihrem Geburtstagskalender. Damit verschwinden die Geburtstage aus Ihrer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht und Sie erhalten auch keine Terminhinweise mehr. Falls Sie den Kalender über das Outlook-Adressbuch erstellt haben, sind die Geburtstage dort natürlich noch hinterlegt. Sie können die Termine also später ebenso leicht wieder sichtbar machen, indem Sie das Häkchen vor „Geburtstage“ wieder setzen.
Das funktioniert in Outlook (classic) und Outlook (neu) genau gleich, auch wenn die Icons dafür jeweils etwas unterschiedlich aussehen.
Das Wichtigste zum Outlook-Geburtstagskalender in Kürze
Mit Outlook können Sie Geburtstage von Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen als wiederkehrende Termine in Ihrem Kalender hinterlegen.
Sie haben die Wahl, ob Sie Geburtstage direkt in Ihre Outlook-Kontakte eintragen oder einen eigenen Geburtstags- und Jubiläen-Kalender führen.
Wie Sie dafür vorgehen, hängt davon ab, welche Outlook-Version Sie nutzen: Outlook (neu) oder Outlook (classic).
Die Geburtstagshinweise schalten Sie ab, indem Sie im Kalenderfenster von Outlook das Häkchen vor Ihrem Geburtstagskalender entfernen.
Einen Geburtstagskalender anlegen: Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Es kommt auf die Outlook-Version an, mit der Sie den Kalender erstellen möchten. In Outlook (neu) gehen Sie wie folgt vor – in anderen Outlook-Versionen kann das Vorgehen leicht davon abweichen:
Rufen Sie in der App-Leiste den Kalender auf.
Wählen Sie „Kalender hinzufügen“.
Klicken Sie auf „Leeren Kalender erstellen“ und vergeben Sie einen Kalendernamen, beispielsweise „Geburtstage dienstlich“.
Falls Sie mehrere E-Mail-Konten verwenden, wählen Sie unter „Hinzufügen zu“ aus, für welches Konto Sie den Geburtstagskalender anlegen.
Klicken Sie auf „Speichern“ und schließen Sie das Fenster.
Einen Geburtstagskalender müssen Sie in Outlook zunächst selbst anlegen. Wenn Sie das getan haben, finden Sie den Kalender in Outlook (neu) in der Kalenderansicht der Outlook-App. Achten Sie darauf, dass Sie mit der E-Mail-Adresse angemeldet sind, der Sie den Kalender zugeordnet haben. Sie können den Geburtstagskalender durch Aktivieren bzw. Deaktivieren des Häkchens vor dem Kalendernamen ein- bzw. ausblenden.
Um Ihren Geburtstagkalender in Outlook (neu) mit anderen Personen zu teilen, gehen Sie wie folgt vor:
Wechseln Sie in die Kalenderansicht.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Geburtstagkalender und dann auf „Teilen und Berechtigungen“.
Dort können Sie die E-Mail-Adressen eingeben, mit denen Sie Ihren Outlook-Geburtstagskalender teilen möchten.
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