Outlook: So legen Sie Aufgaben richtig an

Outlook – die unterschiedlichen Versionen

1. Klicken Sie auf das Häkchen in der App-Leiste um To Do innerhalb von Outlook zu öffnen.
2. In der Mitte können Sie nun eine neue Aufgabe anlegen. Dazu klicken Sie auf den Text „Aufgabe hinzufügen“ und überschreiben diesen mit dem Thema der neuen Aufgabe, beispielsweise „Eingehende E-Mails lesen“.
3. Mit den drei Symbolen darunter können Sie einer Aufgabe einen festen Termin zuordnen, einen Wecker für die Aufgabe aktivieren oder sie nach Klick auf die beiden Pfeile im Oval zu einem wiederkehrenden Termin machen.
4. Anschließend klicken Sie auf „Hinzufügen“, um die Aufgabe anzulegen.

1. Der Filter „Mein Tag“ zeigt Ihnen nur Aufgaben, die am aktuellen Tag fällig sind. Aufgaben ohne hinterlegtes Datum erscheinen also nie mit diesem Filter.
2. Der Filter „Wichtig“ zeigt alle Aufgaben, die Sie mit einem Klick auf das Sternchen als Wichtig markiert haben.
3. Der Filter „Geplant“ zeigt Aufgaben in der Reihenfolge des geplanten Fertigstellungsdatums. Alle Aufgaben ohne hinterlegtes Datum sind hier ausgeblendet.
4. Der Filter „Mir zugewiesen“ listet alle Aufgaben auf, die Ihnen innerhalb Ihrer Abteilung oder Arbeitsgruppe unter To Do oder im Planner zugeteilt wurden.

Gruppe für Aufgaben anlegen

1. Klicken Sie im Hauptfenster von To Do auf „+ Neue Liste“ und vergeben Sie einen Namen für Ihre gemeinsame Liste, beispielsweise „Teamaufgaben“.
2. Oben rechts klicken Sie nun auf das Teilen-Symbol mit den zwei Köpfen. Damit öffnen Sie ein Fenster, in dem Sie auf „Per E-Mail einladen klicken“.
3. Tragen Sie hinter „An“ die E-Mail-Adresse des Adressaten Ihrer Einladung ein. Klicken Sie auf „Senden“.

1. Klicken Sie in der Ansicht links auf den Namen der Gruppe.
2. In das Feld „Aufgabe hinzufügen“ schreiben Sie ein „@“Zeichen. Damit öffnen Sie eine Auswahlliste mit den Namen und Kürzeln aller Mitglieder Ihrer Gruppe.
3. Wählen Sie eine Person aus der Liste aus und vergeben Sie einen Namen für die Aufgabe. Die Aufgabe erscheint nun in der Gruppe. Rechts im Aufgabenfeld sehen Sie das Kürzel der Person, der Sie diese Aufgabe zugewiesen haben.

Gruppenzusammensetzung bearbeiten

To Do in App-Leiste sichtbar machen

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das unterste Symbol der App-Leiste mit den vier kleinen Quadraten in einem großen Quadrat („Weitere Apps“).
2. Klicken Sie auf das To-Do-Symbol mit dem blauen Häkchen darin und die App erscheint in Ihrer App-Leiste.
3. Wichtig ist, dass Sie das Symbol nun noch einmal in der App-Leiste mit der rechten Maustaste anklicken und auf „Anheften“ klicken. Sonst verschwindet es bald wieder.

E-Mails in To-Do-Liste übernehmen

1. Wechseln Sie in der App-Leiste zum E-Mail-Fenster, indem Sie auf den Briefumschlag klicken.
2. Falls Sie unten rechts keine Aufgaben sehen, klicken Sie auf „Ansicht“ und auf „Aufgabenleiste“ und setzen ein Häkchen vor „Aufgaben“.
3. Jetzt bewegen Sie die gewünschte E-Mail aus dem Posteingang bei gedrückter linker Maustaste zu den Aufgaben. Im passenden Datumsbereich lassen Sie die Maustaste los und die Aufgabe erscheint dort in der Aufgabenliste für dieses Datum.
4. Klicken Sie die Aufgabe mit der rechten Maustaste an, um ihr über das Untermenü eine bestimmte Kategorie zuzuweisen, sie zur Nachverfolgung zu markieren oder einen Wecker zu setzten („Erinnerung hinzufügen“).

Aufgabenübersicht sichtbar machen

1. Wählen Sie in der senkrechten App-Leiste das Briefumschlag-Symbol („Mail“).
2. Klicken Sie auf „Ansicht“.
3. Klicken Sie in der Menüleiste auf das Symbol „Mein Tag“.
4. Im so geöffneten Untermenü klicken Sie auf „Anzeigen“.
5. Am rechten Bildschirmrand erscheint nun Ihre senkrechte Kalender- und Aufgabenleiste. Entweder sehen Sie dort Ihren Arbeitstag oder Ihre Aufgabenansicht. Wenn Sie dort Ihren Tag sehen, klicken Sie auf „To Do“ um zur Aufgabenansicht zu wechseln.

Bei Outlook (neu) liegt die Aufgabenansicht unter der Überschrift „To Do“ im Kalender am rechten Fensterrand.

E-Mails in To-Do-Liste übernehmen

1. Wechseln Sie in der App-Leiste zum E-Mail-Fenster, indem Sie auf den Briefumschlag klicken.
2. Klicken Sie auf die gewünschte E-Mail, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die E-Mail ganz nach rechts im Outlook-Bildschirm.
3. Als Hintergrund erscheint hier nun das To-Do-Häkchen mit dem Text „Als Aufgabe hinzufügen“. Lassen Sie die Maustaste los und die neue Aufgabe erscheint in Ihrer Aufgabenliste. Der Betreff der E-Mail ist nun der Name der Aufgabe. Die E-Mail findet sich als Anhang in der Aufgabe.
4. Mit einem Rechtsklick auf die Aufgabe öffnen Sie ein Kontextmenü. Hier können Sie beispielsweise einen Wichtig-Marker setzen, einen Wecker einrichten („Erinnerung festlegen“) oder ein Fälligkeitsdatum vergeben.

1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol
2. Klicken Sie unter „Einstellungen“ auf den Menüpunkt „Konten“.
3. Recht sehen Sie nun alle Konten. Klicken Sie hinter dem Namen des zu entfernenden Kontos auf „Verwalten“.
4. Im nächsten Bildschirm klicken Sie auf „Entfernen“, wählen „Von diesem Gerät entfernen“ und klicken auf „OK“.