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Data Governance Framework: Die Basis für sichere und wertvolle Unternehmensdaten

Ein gut durchdachtes Data Governance Framework ist die Basis für sichere und hochwertige Daten im Unternehmen – und damit für Wettbewerbsfähigkeit. Erfahren Sie hier, was ein Data Governance Framework beinhaltet, wie Sie es im Unternehmen einführen und anpassen können.

Daten sind längst mehr als nur ein Nebenprodukt digitaler Prozesse – sie sind ein wichtiger Rohstoff und auch für den Kundendienst, das Auftragsmanagement oder die Buchhaltung unverzichtbar. Mit der wachsenden Datenmenge steigen jedoch auch die Anforderungen an die Verwaltung, Sicherheit und Qualität von Daten.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Data Governance Framework?

Der Data Governance Act (DGA) schafft einen rechtlichen Rahmen für den sicheren Datenaustausch in Europa. Mit einem Data Governance Framework gestalten Unternehmen und Organisationen interne „Leitplanken“, wie sie ihre Daten sicher und gesetzeskonform organisieren und zugleich optimal nutzen. Solche Data Governance Frameworks können sich dynamisch entwickeln und lassen sich an neue Anforderungen und technologische Entwicklungen anpassen.
Der englische Begriff „Framework“ heißt auf Deutsch übersetzt: „Rahmenstruktur“. In der digitalen Welt gibt ein Framework als Grundgerüst bestimmte Komponenten vor – etwa für die Softwaretechnik und -entwicklung.
Ein Data Governance Framework legt speziell fest, wie Unternehmen und Organisationen ihre Datenbestände sicher, effizient und in Übereinstimmung mit regulatorischen Standards verwalten. Zugleich definiert es die Bandbreite, innerhalb derer Unternehmen ihre Daten bestmöglich nutzen und als Treiber für Entwicklung einsetzen können.
Das Data Governance Framework ist nicht „in Stein gemeißelt“; es kann sich im Verlauf weiterentwickeln.
Dabei konzentriert sich ein Data Governance Framework auf übergreifende Richtlinien und Verfahren und legt beispielsweise fest, wer auf Daten zugreifen kann, wie sie gespeichert werden und welche Verantwortlichkeiten im Unternehmen bestehen. Es dient als Blaupause für alle datenbezogenen Aktivitäten und gilt für sämtliche Datenflüsse, Eingaben, Ausgaben, Speicherungen, Löschungen und für alle Standorte eines Unternehmens.
Um die Einhaltung der Richtlinien einer Daten-Governance kümmern sich einerseits die IT-Systeme selbst. Im Wesentlichen sind es jedoch die Mitarbeitenden, die sicherstellen, dass Verfahren und Technologien entsprechend des Frameworks verwaltet werden. Dabei kann ein Data Governance Framework Self-Service-Tools beinhalten, die Mitarbeitende je nach Rolle bei der Umsetzung der Richtlinien unterstützen.
Das Daten-Framework dient sowohl dem Schutz von Geschäftsgeheimnissen als auch der Privatsphäre von Mitarbeitenden sowie von Kund:innen. Dies kann beispielsweise IoT-Anwendungen für den Kundendienst betreffen – etwa für Warenkorbanalysen in Online-Shops. Weitere Beispiele finden sich im Fuhrparkmanagement und bei Finanzdienstleistungen.
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Worauf basiert ein Data Governance Framework?

Die wichtigsten Faktoren, die das Data Governance Framework eines Unternehmens bestimmen, sind:
  • Erfüllen gesetzlicher Vorgaben für Datenschutz und Datensicherheit
  • Rollen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten
  • Datenarchitekturen
  • Datenumfang und -klassifizierung
  • Dokumentationsanforderungen
  • Organisations- und Verwaltungsstrukturen
  • Datenethik

Die wichtigsten Säulen des Data Governance Frameworks

Jedes Unternehmen passt sein Data Governance Framework an seine spezifischen Bedürfnisse an. Dennoch gibt es Kernkomponenten, die in allen Data Governance Frameworks üblicherweise gleich sind. Dieses vereinfachte Muster verschafft Ihnen eine Übersicht:

1. Übergreifende Datenstrategie

  • Ausrichtung aller Datenflüsse und der verbundenen Wertschöpfung auf die Unternehmensziele
  • Kennzahlen (KPIs) für das Datenmanagement

2. Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

Beispielsweise:
  • Data Owners: verantwortlich für Datendomänen
  • Data Stewards: betreiben Datenpflege und Qualitätssicherung
  • Data Custodians (Datenmodellierer:in): sind für technische Verwaltung zuständig
  • Data Governance Steering Committee (Lenkungsausschuss): Steuerungsgremium z.B. mit Vertreter:innen der Geschäftsführung und der Fachbereiche

3. Datenrichtlinien und Standards

  • Richtlinien für die Datenqualität, die definieren, wie Daten erfasst, gesichtet und bereinigt werden
  • Regeln für Sicherheit, Zugriff, Klassifizierung und Datenschutz
  • Richtlinien für den Datenlebenszyklus, die vorgeben, wie Daten gespeichert, archiviert und gelöscht werden
  • Definierte Namenskonventionen, Metadaten-Standards
  • Compliance-Standards für die Einhaltung spezifischer Anforderungen, z.B. branchen-oder regionalspezifischer Vorschriften
  • Problem- und Änderungsmanagement für die Meldung und Behebung von Datenproblemen sowie zur Verwaltung von Daten
  • Reporting und Monitoring für regelmäßige Berichte über den Status der Data Governance

4. Datenqualität

  • Routinen für das Messen, Überwachen und Verbessern der Datenqualität
  • Definierte Qualitätsparameter (z.B. Genauigkeit, Vollständigkeit, Aktualität)

5. Datensicherheit und Datenschutz

6. Datenarchitekturen und Tools

  • Integration von Daten aus verschiedenen Quellen
  • Datenqualitätstools zum Messen, Überwachen und Bereinigen von Daten
  • Datenmodelle, Struktur für Datenflüsse, Schnittstellen
Das Bild zeigt einen Mann mit einem Notebook

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Vorteile und Herausforderungen eines Data Governance Frameworks

In einer zunehmend datengetriebenen Welt können es sich Unternehmen nicht mehr leisten, ihr Business ohne eine wohlüberlegte Datenstrategie zu betreiben. Damit Systeme und IoT-Anwendungen effektiv arbeiten, Daten verlässlich sind und fundierte Entscheidungen getroffen werden können, müssen Unternehmen aktiv die Qualität, Sicherheit und Verwaltung ihrer Daten steuern.
Zuverlässige Daten und ein gesetzeskonformer Umgang mit den Daten lassen sich in der Regel nur mit einem guten Data Governance Framework erreichen. Oft stellt ein solches Framework die Grundlage für zentrale Funktionen wie Buchhaltung, Planung, Kundenservice und die Prozesssteuerung dar.
Ein Data Governance Framework bringt zahlreiche Vorteile mit sich, aber auch Herausforderungen.

Die Vorteile:

  • Bessere Datenqualität: Verlässliche Daten stärken das Vertrauen in die Umsetzung datengetriebener Entscheidungen.
  • Einheitliche Datenbasis: Alle Geschäftsbereiche arbeiten mit denselben aktuellen Informationen. Das beseitigt Unklarheiten, hilft Fehler zu vermeiden und macht viele Diskussionen unnötig.
  • Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Vorschriften: Solide Datenmanagement-Verfahren stellen die Einhaltung von Datenschutz- und Branchenvorgaben sicher. Das verkürzt die Überwachung durch Prüfer:innen und Behörden.
  • Kostensenkung: Weniger Fehler, optimierte Abläufe und ein verbesserter Kundenservice sorgen für Kosteneinsparungen.

Die Herausforderungen:

  • Hoher Aufwand bei der Einführung: Die Entwicklung und Umsetzung eines Frameworks erfordert Zeit, Ressourcen und interdisziplinäre Zusammenarbeit.
  • Kosten: Zwar lassen sich Kosteneinsparungen erzielen, doch gleichzeitig können die Investitionen in Technologie, Schulungen, externe Beratung und die laufende Pflege erheblich sein. Vorab ist eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Analyse zwingend nötig.
  • Komplexität: Die Abstimmung zwischen Abteilungen, Systemen und Datenquellen kann technisch und organisatorisch anspruchsvoll sein und erfordert entsprechende Kompetenzen.
  • Widerstand im Unternehmen: Mitarbeitende könnten die Einführung von Governance-Maßnahmen als bürokratisch oder einschränkend empfinden, besonders wenn Prozesse verändert werden, die ihren Bereich betreffen.
  • Datenkompetenz: Ohne ausreichende Datenkompetenz im Unternehmen oder bei bestimmten Mitarbeitenden kann die Umsetzung ins Stocken geraten oder ineffektiv bleiben.
  • Überregulierung: Zu strenge Regeln könnten die Flexibilität einschränken oder Innovation teilweise behindern. Es ist wichtig, die Vorschriften mit der Praxis abzugleichen und gegebenenfalls anzupassen.
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Implementierungsschritte für ein Data Governance Framework

Für ein strukturiertes Vorgehen bei der Implementierung eignen sich diese neun Schritte:
  1. Ist-Analyse: Bewerten Sie die aktuelle Datenlandschaft und Governance-Strukturen in Ihrem Unternehmen.
  2. Zieldefinition: Legen Sie klare Ziele und KPIs für das Data Governance Framework fest.
  3. Stakeholder identifizieren: Binden Sie alle relevanten Fachbereiche wie IT, Datenschutz und Management ein.
  4. Rollen & Verantwortlichkeiten festlegen: Legen Sie geeignete Rollen und Verantwortlichkeiten fest, z.B. wie oben erläutert Data Owners, Stewards, Data Governance Steering Committee.
  5. Richtlinien & Standards entwickeln: Klassifizieren Sie Ihre Daten (z.B. sensibel, öffentlich, vertraulich), legen Sie einheitliche Datenformate und Strukturen fest (z.B. Metadaten-Standards) und entwickeln Sie klare Regeln für die Bewertung von Daten.
  6. Technologische Unterstützung auswählen: Wählen Sie zertifizierte Tools z.B. für das Monitoring und sichere Cloud-Speicherlösungen, die Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung nutzen.
  7. Pilotprojekte durchführen: Führen Sie in ausgewählten Bereichen Tests durch und validieren Sie diese. Passen Sie Ihr Data Governance Framework gegebenenfalls an.
  8. Roll-out & Schulung: Planen Sie die organisationweite Einführung und kalkulieren Sie ausreichend Zeit für Mitarbeitertrainings ein.
  9. Monitoring & kontinuierliche Verbesserung: Überwachen Sie das Data Governance Framework anhand von KPIs und holen Sie Feedback ein. Passen Sie Prozesse bei Bedarf an.

Beispiele für Data Governance Frameworks

Es gibt weltweit mehrere bewährte Data Governance Frameworks, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen können. Einige bekannt sind:
  • Bottom-up-Frameworks: Die Gestaltung und Einführung dieser Data Governance Frameworks startet auf den unteren Unternehmensebenen. Von dort beginnt die Ausweitung auf höhere Ebenen, bis die Governance-Praktiken schließlich Standard werden. Dies betrifft beispielsweise Normen für interne Begrifflichkeiten.
  • Zentrale Frameworks: Das Unternehmen bestimmt eine verantwortliche Person oder ein Team zur Gestaltung, Umsetzung und Verantwortung des Data Governance Frameworks.
  • Dezentrale Frameworks: Ein Ausschuss entwickelt die Strategie für die Data Governance, während einzelne Bereiche eigenständig Frameworks entwickeln und kontrollieren.
  • Top-down-Frameworks: Das Führungsteam bzw. die Geschäftsführung bestimmt das Data Governance Framework, gibt Richtlinien vor und sorgt für die unternehmensweite Umsetzung.
  • Hybride Frameworks: Entscheidungen erfolgen auf mehreren Ebenen, entsprechen jedoch dem zentralen Data Governance Framework. Dabei agieren einzelne Gruppen halbautonom und können zusätzlich eigene Standards, Richtlinien und Verfahren entwickeln, wenn diese ihren Anforderungen besser gerecht werden.
Bekannte Beispiele für anbieterneutrale Data Governance Frameworks sind:
  1. DAMA-DMBOK: Die Bezeichnung „DMBOK“ steht für „Data Management Body of Knowledge“. Dieses ganzheitliches Framework für das Datenmanagement beinhaltet Komponenten für Data Governance, mit denen sich Richtlinien und Standards festlegen lassen.
  2. DGI Data Governance Framework: Das Data Governance Institute (DGI) hat ein Framework entwickelt, das den Fokus auf Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse für die Wertschöpfung durch Daten legt.

Beispiele aus der Praxis

  • Verwaltung: Behörden, Politik und Verwaltung nutzen ein Data Governance Framework, um Fach- und Bewertungsdaten einheitlich so zu verwalten, dass alle darauf zugreifen und diese verarbeiten können. Zugleich werden Datenschutzrichtlinien eingehalten.
  • Gesundheitswesen: Ohne ein Data Governance Framework wäre die Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA) nicht möglich gewesen.
  • Kooperation an verschiedenen Standorten: In Unternehmen mit mehreren Standorten stellen Data Governance Frameworks sicher, dass Datenstandards einheitlich sind. Sie gewährleisten die Interoperabilität und vereinfachen die Umsetzung von Innovationen.
Agrarwirtin arbeitet am Tablet. Im Hintergrund sind Erntemaschinen zu sehen.

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Data Governance Frameworks: Das Wichtigste in Kürze

  • Ein Data Governance Framework bietet einen strukturierten Rahmen für Verwaltung, Qualitätssicherung, und Sicherheit von Unternehmensdaten.
  • Mit dem Framework schaffen Unternehmen und Organisationen klare Standards und Richtlinien für Prozesse und den Umgang mit Daten. Und sie definieren hierfür auch die passenden Rollen und Verantwortlichkeiten.
  • Eine wesentliche Aufgabe eines Data Governance Frameworks besteht darin, die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften zu unterstützen (z.B. DSGVO).
  • Jedes Unternehmen erstellt ein Data Governance Framework individuell und kann dieses dynamisch anpassen, wenn sich z.B. Marktbedingungen ändern.
  • Ein Data Governance Framework kann zentral, dezentral, Bottom-up, Top-down oder hybrid organisiert sein, je nach Unternehmensstruktur.
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