Google Meet: Online-Besprechungen planen und durchführen

Digitales Business

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Datum 25.04.2019
Lesezeit 7 Min.

Google Meet: Online-Besprechungen planen und durchführen

Mit Google Meet lassen sich im Handumdrehen Online-Besprechungen mit vielen Teilnehmern planen und durchführen. Hier erfahren Sie, wie Sie vorgehen und wie Sie Konferenzen sogar aufzeichnen können.

Kaum etwas spart mehr Zeit (und somit Geld) und ist einfacher, als eine Besprechung online durchzuführen. Gerade bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder für Gespräche mit Kunden eignen sich Video- und Audiokonferenzen hervorragend. Google hat mit Meet (ehemals Hangouts) eine eigene Lösung im Angebot, die vollständig webbasiert funktioniert und auch den hauseigenen Google-Kalender einbezieht. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Google Meet Online-Konferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern abhalten und wie sich die Lösung im Vergleich mit Microsofts Skype for Business schlägt.

 

So planen Sie eine Besprechung mit Google Meet

Wenn Sie Ihre nächste Besprechung mit Google Meet abhalten wollen, können Sie einfach Ihren Google-Kalender nutzen, um eine Besprechung zu planen. Voraussetzung hierfür ist allerdings eine Unternehmenslizenz (ein sogenanntes „G-Suite-Konto”). Besitzen Sie diese nicht, können Sie an Google-Meet-Besprechungen lediglich teilnehmen, sie jedoch nicht selbst organisieren. Stellen Sie also zunächst sicher, dass Sie im aktuell verwendeten Browser mit Ihrem G-Suite-fähigen Google-Konto eingeloggt sind.

 

So planen Sie Ihre Google-Meet-Konferenz mit Hilfe des Google-Kalenders

Sie können Ihren Google-Kalender nutzen, um eine Google-Meet-Konferenz zu planen. So gehen Sie vor:

  1. Rufen Sie Ihren Google-Kalender auf.
  2. Klicken Sie auf einen freien Bereich, um dort einen neuen Termin zu erstellen.
  3. Klicken Sie auf „Weitere Optionen”.
  4. Geben Sie oben einen aussagekräftigen Namen für Ihre Besprechung ein. Beispiel: „Besprechung der Quartalszahlen”.
  5. Geben Sie die üblichen Details für den Termin wie Uhrzeit, Dauer und so weiter ein und fügen Sie Gäste über deren E-Mail-Adresse hinzu.
  6. Entscheiden Sie nun unter „Videokonferenz hinzufügen”, ob Sie „Hangouts Meet” (Google Meet) nutzen möchten.
  7. Wenn Sie sich für die Hangouts-Meet-Konferenz entschieden haben, bekommen Sie nach kurzer Wartezeit Ihren persönlichen Konferenzcode zugeteilt. Dieser wird unter dem entsprechenden Drop-down-Menü angezeigt.
  8. Sobald Sie den Konferenztermin abspeichern, erhalten alle hinzugefügten Teilnehmer eine Einladung und zusammen mit dieser den entsprechenden Link zu Ihrer Konferenz.
  9. Klicken Sie zur festgelegten Zeit in Ihrem Kalender auf den Konferenzlink, um Ihre Konferenz zu starten und die Teilnehmer zu begrüßen.

 

Screenshot der Google-Kalender-Terminerstellung

Im Google-Kalender ist eine Funktion integriert, mit der Sie Ihrem Termin eine Videokonferenz hinzufügen können.

Screenshot: Eigenkreation / Google

 

Sie können eine Besprechung auch spontan abhalten

Um spontan eine Google-Meet-Besprechung zu starten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Rufen Sie die Google-Meet-Seite unter https://meet.google.com auf.
  2. Klicken Sie auf „Neue Besprechung starten”.
  3. Ihre Konferenz wird zunächst in eine Art von Bereitschaftsmodus versetzt.
  4. Unter dem Schriftzug „Besprechung bereit” finden Sie einen Besprechungslink, den sie nun an die gewünschten Teilnehmer schicken können. Alternativ können sich diese auch über eine (kostenpflichtige) US-amerikanische Telefonnummer in die Konferenz einwählen, indem sie zunächst die Nummer und dann die angezeigte PIN über ihre Telefontastatur eingeben.
  5. Starten Sie nun die Besprechung, indem Sie auf „Besprechung starten” klicken.
  6. Nach und nach werden Sie benachrichtigt, wenn sich weitere Teilnehmer in die Konferenz einwählen.
  7. Die Anmeldeinformationen für die Konferenz finden Sie jederzeit unten links im Konferenzfenster unter „Besprechungsdetails”.

Geben Sie alternativ auf der Google-Meet-Startseite unter „Besprechungscode eingeben” einen Code für die Konferenz ein, um an einer bestehenden Konferenz eines anderen Organisators teilzunehmen.

 

So nutzen Sie Google Meet auf Smartphones und Tablets

Sie können auch ein Android- oder iOS-basiertes Smartphone oder Tablet für Google Meet nutzen. Laden Sie sich hierzu einfach die entsprechende Hangouts-Meet-App aus dem Google Play Store (für Android) oder dem App Store (für iOS) herunter. Innerhalb der App besteht ebenfalls die Möglichkeit, eine Konferenz anzulegen und den entsprechenden Link über „Teilnahmeinfo teilen” zu verschicken.

Hierbei können Sie auch Messenger wie beispielsweise WhatsApp oder Teamwire für Ihre Einladungen nutzen. Die eingeladenen Teilnehmer erhalten gegebenenfalls einen Link zur Installation der Google-Hangouts-Meet-App.

 

Diese Möglichkeiten gibt es während des Meetings

Je nach verwendeter G-Suite-Lizenz in Ihrem Unternehmen haben Sie die Möglichkeit, Konferenzen mit bis zu 100 Nutzern abzuhalten oder an solchen teilzunehmen. Während Ihrer Google-Meet-Konferenz stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Mit Hilfe des Kamerasymbols am unteren Bildschirmrand legen Sie fest, ob Ihr Google-Profilbild oder Ihr Kamerabild angezeigt wird.
  • Klicken Sie auf das Mikrofonsymbol, um dieses einzuschalten und mit den Teilnehmern zu sprechen, oder schalten Sie es ab, wenn Sie beispielsweise kurzzeitig Rücksprachen halten möchten oder man Sie aus anderen Gründen zwischenzeitlich oder dauerhaft nicht hören soll.
  • Klicken Sie auf „Bildschirm teilen”, um den Inhalt Ihres Bildschirms den übrigen Teilnehmern zur Verfügung zu stellen. Navigieren Sie anschließend zu einem Inhalt, den Sie zeigen möchten. Auf diese Art können Sie beispielsweise eine PowerPoint-Präsentation abhalten.
  • Nutzen Sie das Drei-Punkte-Icon unten rechts, um weitere Optionen aufzurufen. Dazu gehören unter anderem automatisch erzeugte Untertitel, der Vollbildmodus oder Einstellmöglichkeiten für Mikrofon und Kamera.
  • Klicken Sie auf den roten Telefonhörer unten in der Mitte, um die Google-Meet-Konferenz zu verlassen. Sobald alle Teilnehmer die Konferenz verlassen haben, endet diese.

 

Video: YouTube / Google for Education

 

Sie können eine Google-Meet-Konferenz auch aufzeichnen

Eine besonders praktische Funktion besteht darin, eine Google-Meet-Konferenz aufzuzeichnen. So können Teilnehmer, die die Konferenz verpasst haben, diese auch im Nachhinein im Wortlaut und mit Bild nachverfolgen.

Mitschnitte stehen allerdings nur G-Suite-Enterprise-Nutzern (auch in der Enterprise-Educational-Version) zur Verfügung. Hierbei ist es allerdings unerheblich, ob Sie der Organisator oder lediglich Teilnehmer an einer Konferenz sind – solange sich beide in derselben G-Suite-Unternehmensstruktur befinden. Und so gehen Sie vor:

  1. Starten Sie als Organisator eine Google-Meet-Konferenz wie oben beschrieben oder nehmen sie an ihr innerhalb derselben Organisation teil.
  2. Fragen Sie möglichst alle Teilnehmer, ob diese mit der Aufzeichnung der Konferenz einverstanden sind.
  3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Icon und wählen Sie „Besprechung aufzeichnen”.
  4. Die Teilnehmer werden nun über den Start und später das Ende der Aufzeichnung benachrichtigt.
  5. Im selben Menü können Sie die Aufzeichnung später auch wieder stoppen („Aufzeichnung beenden”).
  6. Die Aufzeichnung befindet sich einige Minuten nach deren Ende unter „Meine Ablage | Meet-Aufzeichnungen” in der Google-Drive-Ablage des Organisators der Besprechung.

 

Das können Sie tun, wenn die Aufzeichnung nicht funktioniert oder nicht angeboten wird

  1. Stellen Sie zunächst sicher, dass die Cloud-Speicherlösung Google Drive in Ihrem Unternehmen aktiviert ist.
  2. Vergewissern Sie sich, dass das Aufzeichnen von Google-Meet-Konferenzen in Ihrem Unternehmen und an Ihrem Standort gestattet ist.
  3. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine der G-Suite-Versionen, „Enterprise” oder „Enterprise for Education”, verfügen.
  4. Loggen Sie sich mit einem Administratorkonto in der Google-Admin-Konsole ein und wechseln Sie in den Bereich „Apps | G Suite | Google Hangouts”.
  5. Klicken Sie auf die „Einstellungen für Google Meet” und wählen Sie gegebenenfalls die betreffende Organisationseinheit innerhalb Ihres Unternehmens aus.
  6. Klicken Sie auf „Besprechungen dürfen aufgezeichnet werden”, um die Funktion zu aktivieren.

 

So schlägt sich Google Meet im Vergleich zu Skype for Business von Microsoft

Einer der wichtigsten Google-Meet-Wettbewerber neben WebEx und GoToMeeting ist Skype for Business. Die Anwendung von Microsoft, die früher unter dem Namen Lync angeboten wurde, stellt eine eigenständige Lösung für Online-Konferenzen dar. Sie hat mit dem bekannten Skype für Endanwender vorwiegend den Namen und einen Teil der Optik gemein, arbeitet ansonsten aber mit eigenen IDs und somit eigenständig.

Während Google Meet vorwiegend durch ein einfaches Online-Setup punktet, können Sie mit Skype for Business als Teil einer Office-365-Paketlösung Konferenzen mit bis zu 250 anstelle von 100 Teilnehmern (bei Google Meet) abhalten. Im Rahmen einer Skype-Live-Konferenz können Sie sogar Vorträge vor bis zu 10.000 Teilnehmern halten.

Für Skype for Business gibt es im Gegensatz zu Google Meet (Stand: April 2019) außerdem einen (optionalen) Client für Mac und PC. Darüber hinaus können Sie Skype for Business nahtlos zusammen mit der Mail-, Kontakt- und Kalendersoftware Outlook verwenden.

Sofern Sie also ohnehin in Ihrem Unternehmen Office 365 nutzen oder dessen Einrichtung planen, erhalten Sie mit Skype for Business eine Lösung, die sich problemlos(er) in die übrigen Office-Komponenten einfügt als Google Meet. Setzen Sie hingegen mehr auf einen browserbasierten Ansatz für Online-Besprechungen ohne Client-Unterstützung für Mac oder PC, leistet auch Google Meet sehr gute Dienste.

 

Zusammenfassung

  • Sie können mit Google Meet Besprechungen online planen und durchführen.
  • Starten Sie eine spontane Google-Meet-Sitzung oder verwenden Sie den Google-Kalender, um eine Konferenz zu planen.
  • Schalten Sie während der Sitzung Mikrofon und Kamera nach Belieben ein oder aus.
  • Sofern die Funktion in Ihrer Organisation verfügbar ist und alle Teilnehmer damit einverstanden sind, können Sie Konferenzen auch aufzeichnen.
  • Die Anzahl der möglichen Teilnehmer richtet sich nach der G-Suite-Lizenz, die Sie im Einsatz haben, und beträgt derzeit maximal 100.

 

Wie gefällt Ihnen Googles hauseigene Besprechungslösung? Nutzen Sie sie intensiv oder vertrauen Sie lieber auf Microsoft Teams und Co.?

 

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