Online-Veranstaltungen planen und durchführen: Darauf kommt es an

Digitales Business

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Datum 23.07.2020
Lesezeit 7 Min.

Online-Veranstaltungen planen und durchführen: Darauf kommt es an

Auch unabhängig von Corona sind virtuelle Events eine gute Möglichkeit, um Ihre Kundenbeziehungen zu stärken. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in vier Schritten ganz einfach eine Online-Veranstaltung planen und durchführen.


Durch Corona und die damit verbundenen Abstandsregeln mussten dieses Jahr viele geplante Großveranstaltungen abgesagt oder verschoben werden. Eine Reihe von Unternehmen und Messeveranstaltern hat es bereits vorgemacht: Sie haben geplante Events durch Online-Veranstaltungen ersetzt. Das ist nicht nur für ausgefallene Präsenz-Veranstaltungen eine echte Alternative, sondern auch grundsätzlich eine gute Option, beispielsweise als Informationsveranstaltung oder Weiterbildungsangebot zur Kundenbindung. 

Ein großer Teil Ihrer Kunden und Lieferanten arbeiten möglicherweise Corona-bedingt im Homeoffice. Wenn Sie also eine Idee oder ein Thema haben, das diese Menschen interessiert, informieren oder unterhalten könnte, ist ein virtuelles Event eine Alternative zu einem realen Zusammentreffen. Wie Sie so eine Online-Veranstaltung planen und durchführen, zeigen wir Ihnen hier.

Von der richtigen Videokonferenz-Plattform bis zum Feedback-Formular

Viele Menschen informieren sich aktuell verstärkt über Weiterbildungsmöglichkeiten. Seminare, Schulungen oder Produktvorführungen, die in kleinen oder großen Gruppen stattfinden würden, müssen aufgrund der Corona-Abstandsregeln aber nicht komplett ausfallen – Sie können sie mit überschaubarem Aufwand ins Internet verlagern. So ein virtuelles Event ermöglicht es Ihnen, relativ kostengünstig Kontakt zu Kunden und Lieferanten zu halten und gleichzeitig die Attraktivität Ihrer Marke mit einfachen Mittel zu steigern.

Führungskräfte scheuen sich manchmal vor virtuellen Events, da sie glauben, dass sie komplex und schwer erfolgreich durchzuführen sein könnten. Wenn Sie jedoch die verschiedenen Aspekte richtig angehen, können Sie ein ansprechendes und zielführendes Event organisieren. Damit fördern Sie das Ansehen Ihres Unternehmens und bieten den Teilnehmern einen zusätzlichen Wert.

Die Planung und Durchführung so eines Online-Events lässt sich in vier grundlegenden Schritten erläutern: Von der Auswahl der richtigen Videokonferenz-Plattform, der Erstellung einer Agenda und dem richtigen Marketing bis hin zum Testlauf für Ihr Event. 

Schritt 1: Mit den richtigen Tools Online-Veranstaltungen planen und durchführen

Sobald Sie statt einer realen eine Online-Veranstaltung planen und durchführen, ändern sich einige Faktoren. Zum Beispiel wird die Anzahl der Teilnehmer nicht mehr von der Größe des Veranstaltungsortes bestimmt, sondern von der digitalen Plattform, die Sie verwenden. Die verschiedenen Anbieter für Videokonferenzen haben unterschiedliche Limits für die Zahl der Teilnehmer. 

Für die Planunge Ihres virtuellen Events stehen Ihnen mehrere Videokonferenz-Plattformen zur Verfügung. Diese zählen zu den beliebtesten:

Jede Plattform hat ihre individuellen Vor- und Nachteile. Diese Fragen sollten Sie sich vor Ihrer Entscheidung stellen, damit Sie die passende Wahl treffen können:

  • Wie viele Personen können maximal teilnehmen?
  • Benötigen alle Teilnehmer eine Benutzerlizenz oder nur der Moderator?
  • Können Sie Teilnehmer stummschalten und die Stummschaltung aufheben?
  • Welche interaktiven Tools gibt es?
  • Wie wird das Layout für das Publikum und die Moderatoren aussehen?
Illustration zeigt einen Mann mit Headset vor einem Notebook, das auf einem Schreibtisch steht

Mit der richtigen Technik sind Online-Veranstaltungen für Teilnehmer und Organisatoren kein Problem. Die passende Plattform trägt zum Erfolg eines virtuellen Events bei.

Schritt 2: Eine spannende Agenda macht Ihr virtuelles Event interessant

Ohne einen realen Veranstaltungsraum voller Menschen, die zusammenkommen und sich austauschen, müssen Sie bereits vor Beginn des Events das Interesse wecken. Dabei ist eine spannende Agenda sehr hilfreich.

Ihre Agenda sollte bei potenziellen Teilnehmern Begeisterung und Neugier auslösen, sobald sie sie sehen. Dabei sollten Sie neben den wichtigsten Inhalten auch organisatorische Dinge bedenken und gegebenenfalls nennen. Dazu gehören:

  • Ein Zeitplan: Kein Vortrag sollte länger als 30 Minuten dauern.
  • Planen Sie Pausen ein und machen Sie genaue Vorgaben, wann die Teilnehmer wieder online sein sollen.
  • Überfrachten Sie Ihren virtuellen Event nicht. Wenn Sie viele Inhaltspunkte haben, sollten Sie die Veranstaltung auf mehrere Tage aufteilen.
  • Erwähnen Sie Besonderheiten bereits in der Agenda: Beispielsweise eine lockere Gestaltung mit interaktiven Inhalten wie ein Quiz, Umfragen und Schlagwortwolken.

Besprechen Sie im Vorfeld die Einsätze Ihrer Moderatoren. Selbst wenn dies erfahrene Redner sind, könnte Ihre Ideen des Vortrags für sie Neuland sein. Schauen Sie daher deren Präsentationen vorab mit ihnen durch, um sicherzustellen, dass sie den richtigen Ton für Ihre Zielgruppe treffen und die interaktiven Tools problemlos verwenden können.

Tools wie Slido, AhaSlides oder Crowdpurr  eignen sich ideal, um Ihre virtuelle Konferenz interaktiv zu gestalten. Damit können Sie die Veranstaltung mit einem Quiz auflockern und Umfragen durchführen. Je nach Funktionsumfang bieten die Tools noch andere Optionen, die Interaktion zwischen den Moderatoren und dem Publikum zu fördern. Sie ermöglichen es Ihnen auch, während des gesamten Events Feedback zu sammeln.

Natürlich sollten Sie die Tools mit Testfragen vorab ausprobieren, um die Technik zu checken. Im Idealfall ermöglichen Sie vor dem Event auch Ihren Moderatoren einen Test, damit diese sich mit der Technik vertraut machen und ihnen so die Angst vor einer Live-Blamage genommen wird.

Video: YouTube / Slido

Schritt 3: Mit dem richtigen Marketing wird aus Ihrer Veranstaltung ein Event

Wenn Sie eine Online-Veranstaltung planen und durchführen, ist das richtige Marketing entscheidend, um die Anzahl der Teilnehmer zu steigern und um sie daran zu erinnern, wann Ihr Event stattfindet. 

Wenden Sie sich zunächst direkt an diejenigen, bei denen Sie ein hohes Interesse an Ihrer Veranstaltung vermuten. Versenden Sie digitale Einladungen und gestalten Sie diese so individuell wie möglich, um die Kunden optimal einzubeziehen.

Abgesehen von Ihrem eigenen Kontaktpool können Sie Ihr Event durch Werbung fördern. Das Erstellen von Social-Media- und PPC-Anzeigen (Pay-per-click) ist ein guter Anfang. Sie können aber auch versuchen, gesponserte Inhalte an Medien zu senden, mit Influenzern in Ihrer Branche zusammenzuarbeiten oder das Event einfach auf Websites wie Eventbrite zu listen. Teilen Sie Informationen zu Ihrem Online-Event zudem auf Business-Netzwerken wie Xing und LinkedIn.

Denken Sie daran, einige Tage vor dem Event eine Erinnerungsmail an alle Teilnehmer zu versenden – spätestens jetzt sollten Sie auch schon den Veranstaltungslink und mögliche Login-Daten versenden, die die Teilnehmer möglicherweise benötigen.

Schritt 4: Machen Sie eine Generalprobe und gehen Sie den Ablauf vorab einmal durch

Bei einer Online-Veranstaltung, die Sie planen und durchführen, ist die reibungslose Organisation des Eventtages der wichtigste und schwierigste Part. Deshalb ist die Vorbereitung das A und O. Sie sollten daher den gesamten Inhalt mindestens eine Woche vor dem Event zusammengestellt und idealerweise auch einmal geprobt haben. Achten Sie bei Ihrer Generalprobe auf folgendes:

  • Durchlaufen Sie jeden Tagespunkt, um sicherzustellen, dass sich die geplanten Vorträge inhaltlich nicht wiederholen oder widersprechen.
  • Planen Sie genügend Zeit für Fragen und Antworten ein.
  • Erstellen Sie einen Ablaufplan. Das ist besonders wichtig, falls eine weitere Person  zusätzliche Inhalte, Präsentationen und interaktive Elemente steuern soll.
  • Halten Sie ein IT-Support-Team bereit, falls Moderatoren und Teilnehmer Unterstützung brauchen. 
  • Kommunizieren Sie zu Beginn, wann und wie die Teilnehmer anschließend auf die Inhalte Ihres Events zugreifen können.

Planen Sie viel zusätzliche Zeit für Fragen der Teilnehmer ein, insbesondere wenn Sie eines der oben genannten interaktiven Tools verwenden. Es wird Sie überraschen, wie viele Fragen es am Ende geben wird.

Über die interaktiven Tools oder über ein herkömmliches Feedback-Formular sollten Sie nach Abschluss des Events Teilnehmer und Moderatoren um Feedback bitten. Auf diese Weise können Sie sehen, wie erfolgreich das Event war. Wichtig: Bitten Sie um konstruktive Kritik. Nur so können Sie für Ihre nächste Veranstaltung lernen, die Sie planen und durchführen. Wenn Sie gegebenenfalls merken, dass einige für Sie wichtige Informationen nicht richtig bei den Teilnehmern angekommen sind, können sie diese im Nachgang aktiv versenden.

 

Haben Sie schon selbst virtuelle Veranstaltungen geplant und durchgeführt? Teilen Sie uns gern Ihre Erfahrungen mit. Wir freuen uns über Ihren Kommentar.

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