Unified Communication

Videokonferenzen im Unternehmen

So arbeiten Sie effizient digital zusammen

Videokonferenzen sind in vielen Unternehmen aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Die Besprechungen mit dem Team vor Ort und Personen, die außer Haus tätig sind, gehören zu den regelmäßigen Terminen vieler Beschäftigter. Auch die Koordination mit Kolleg:innen an anderen Firmenstandorten oder die digitale Zusammenkunft mit Geschäftspartner:innen sind heute ein wichtiger Bestandteil der internen und externen Kommunikation.

Welche Vorteile bringen Videokonferenzen konkret und welche Software ist am besten dafür geeignet? Antworten darauf sowie die Voraussetzungen, die Sie in Ihrem Unternehmen hierfür schaffen sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste zu Videokonferenzen in Kürze

  • Eine Videokonferenz ist ein Online-Meeting, bei dem Teilnehmer:innen über das Internet per Video und Audio in Echtzeit miteinander kommunizieren.
  • Videokonferenzen ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit über Standorte hinweg und reduzieren gleichzeitig Reiseaufwand und -kosten.
  • Sie benötigen internetfähige Endgeräte mit Kameras, Lautsprechern und Mikrofonen für die Teilnahme an einer Videokonferenz.
  • Für größere professionelle Videokonferenzen empfiehlt sich ein eigener Konferenzraum mit einem entsprechenden Videokonferenzsystem für mehrere Teilnehmer:innen.
  • Für eine stabile Videoübertragung empfiehlt sich eine Breitband-Verbindung mit ausreichender Upload- und Download-Geschwindigkeit.
  • Zu den bekanntesten Videokonferenz-Tools zählen Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex, Google Meet und GoTo Meeting.
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Was ist eine Videokonferenz und wie funktioniert sie?

Videokonferenz: Kurz zusammengefasst

Bei einer Videokonferenz treffen sich Teilnehmer:innen in einem virtuellen Besprechungsraum und kommunizieren über Kamera und Mikrofon miteinander. Moderne Plattformen ergänzen die Live-Kommunikation um praktische Funktionen wie Chat, Bildschirmfreigabe, Dateifreigabe und Meeting-Aufzeichnungen. All das zusammen ermöglicht eine produktive Zusammenarbeit unabhängig vom Standort.

Videokonferenzen haben sich in Unternehmen als fester Bestandteil der Zusammenarbeit etabliert. Sie ermöglichen es Teams, mit Kund:innen und Geschäftspartner:innen in Echtzeit per Bild und Ton zu kommunizieren – unabhängig vom Standort. Dadurch lassen sich Meetings effizient durchführen, Entscheidungsprozesse beschleunigen und Reisekosten reduzieren.
Technisch betrachtet verbindet eine Videokonferenz die Endgeräte der Teilnehmer:innen über das Internet miteinander. Kameras und Mikrofone erfassen Bild- und Tonsignale, die digital verarbeitet, komprimiert und in Datenpakete umgewandelt werden. Diese werden über sichere Netzwerkverbindungen an die anderen Teilnehmer:innen übertragen, wo sie wieder zu Bild und Ton zusammengesetzt werden.
Moderne Videokonferenzlösungen übernehmen diesen Prozess automatisch und bieten zusätzlich Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Chat, Aufzeichnungen oder virtuelle Besprechungsräume. Das Ergebnis ist eine nahezu ortsunabhängige virtuelle Zusammenarbeit, die persönliche Meetings in vielen Situationen effektiv ersetzt oder ergänzt.

Technische Voraussetzungen für Videokonferenzen

Damit Videokonferenzen reibungslos funktionieren, sollten sowohl Ihre technische Infrastruktur als auch die in Ihrem Unternehmen eingesetzten Endgeräte bestimmte Anforderungen erfüllen. Vorab: Die wichtigste Grundlage ist eine Internet-Verbindung mit ausreichender Bandbreite. Je höher die Videoqualität und je mehr Personen an einer Besprechung teilnehmen, desto größer ist der benötigte Datendurchsatz.
Zu den grundlegenden Voraussetzungen gehören:
  • Internet-Verbindung: Stabiler Breitband-Zugang mit ausreichender Upload- und Download-Geschwindigkeit von 2,5–4 Mbit/s pro Teilnehmer:in
  • Endgeräte: PCs, Notebooks, Tablets oder Smartphones mit aktueller Hard- und Software
  • Kameras: Integrierte oder externe Webcams für die Videoübertragung mit mindestens Full-HD-Auflösung (1.080p)
  • Mikrofon und Lautsprecher: Für eine verständliche Sprachkommunikation, idealerweise ein Headset
  • Videokonferenz-Software: Eine Software-Suite wie Microsoft Teams, Zoom, Webex oder Google Meet
  • Netzwerkqualität: Latenzzeiten von unter 100 Millisekunden sowie eine zuverlässige Verbindung für störungsfreie Gespräche
  • Sicherheitsmaßnahmen: Verschlüsselte Verbindungen, sichere Passwörter und ggf. Mehr-Faktor-Authentifizierung
  • Professionelle Ausstattung: Spezielle Meeting-Räume mit gehobener technischer Ausstattung für wichtige oder größere Videokonferenzen
Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, wenden Sie sich an Ihre IT-Verantwortlichen, um Probleme zu lösen und Verbesserungen bei der Durchführung und Qualität Ihrer Videokonferenzen zu erzielen.
Funktionen wie Quality of Service (QoS) können dabei helfen, Sprach- und Videodaten im Unternehmensnetzwerk zu priorisieren und auch bei hoher Auslastung eine gleichbleibend hohe Gesprächsqualität sicherzustellen.
Übrigens: In einem separaten Artikel hier im V-Hub erfahren Sie alles rund um professionelle Videokonferenzsysteme für Unternehmen sowie die richtige Hardware und passende Ausstattung Ihrer Meeting-Räume.
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Videokonferenz-Software im Vergleich: Die wichtigsten Tools für Unternehmen

Videokonferenzen lassen sich nur mit der richtigen Software durchführen. Für Besprechungen mit zwei Personen oder kleinen Teams sind einfache Videochat-Funktionen innerhalb von Kollaborations-Software meist ausreichend, etwa in Slack oder Jitsi. Vorausgesetzt, Sie halten die datenschutzrechtlichen Bestimmungen ein. Doch für größere Konferenzen und professionelle Videomeetings benötigen Sie entsprechende Anwendungen.
Kostenlose Tools scheiden hierfür in der Regel aus. Die etwa im Privatbereich beliebten Anwendungen wie WhatsApp, FaceTime und Telegram bieten weder ausreichende Funktionalitäten für professionelle Videokonferenzen, noch erfüllen sie die Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz.
Wichtige professionelle Software-Lösungen für Videokonferenzen und deren Eignung für Unternehmen:
  • Microsoft Teams: Für Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen und Chat, Telefonie, Meetings und Zusammenarbeit auf einer Plattform bündeln möchten
  • Cisco Webex: Für Organisationen mit hohen Anforderungen an Sicherheit, Compliance und Enterprise-Funktionen
  • GoTo Meeting: Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit Fokus auf unkomplizierte Online-Meetings
  • Zoom Workplace: Für Unternehmen, die Wert auf maximale Benutzerfreundlichkeit und hochwertige Videomeetings legen
  • Google Meet: Für Unternehmen, die vollständig auf Google Workspace setzen
Vergleich der wichtigsten professionellen Videokonferenz-Tools
Zielgruppe
KMU bis Großunternehmen
Mittelstand & Enterprise
KMU
KMU bis Großunternehmen
KMU & Google-Workspace-Nutzer:innen
Max. Teilnehmerzahl (je nach Tarif)
Bis mehrere Tausend
Bis mehrere Tausend
Bis mehrere Hundert
Bis mehrere Tausend
Bis mehrere Tausend
Chat- & Teamarbeit
Sehr gut
Mittel
Schlecht
Mittel
Gut
Telefonie-Integration
Sehr gut
Sehr gut
Mittel
Gut
Schlecht
Webinar-Funktion
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Integration mit Microsoft 365
Sehr gut
Mittel
Mittel
Mittel
Schlecht
Sicherheit
Sehr gut
Gut
Sehr gut
Gut
Gut
Typische Stärken
All-in-one-Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit
Beste Sicherheits- und Enterprise-Funktionen
Einfache Online-Meetings
Sehr einfache Bedienung und hohe Videoqualität
Nahtlose Google-Workspace-Integration
Microsoft Teams
Cisco Webex
GoTo Meeting
Zoom Workplace
Google Meet
Mehr zu diesen und vielen weiteren Videokonferenz-Tools finden Sie im verlinkten Beitrag.

Erfolgreiche Videokonferenzen: Vorteile und Praxis-Tipps

Es ist ein Unterschied, ob Sie lediglich einen kurzen Videocall mit wenigen (internen) Teilnehmer:innen durchführen, oder ob Sie eine große Videokonferenz mit vielen Personen planen. Hierfür sollten Sie gut vorbereitet sein und einige Dinge beachten, damit die Konferenz ein Erfolg wird.
Mit der richtigen Vorbereitung und einer professionellen Durchführung können Sie Videokonferenzen deutlich effizienter gestalten. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, virtuelle Meetings produktiv und störungsfrei durchzuführen:

Vor der Videokonferenz

  • Technik rechtzeitig testen: Überprüfen Sie Kamera, Mikrofon, Lautsprecher und Internet-Verbindung.
  • Agenda festlegen und teilen: Kommunizieren Sie Ziele, Themen und erwartete Ergebnisse.
  • Passenden Ort wählen: Sorgen Sie für eine ruhige Umgebung mit guter Beleuchtung und möglichst wenig Störquellen.
  • Pünktlich beitreten: Wählen Sie sich einige Minuten früher ein, um technische Probleme rechtzeitig zu erkennen.

Während der Videokonferenz

  • Kamera möglichst eingeschaltet lassen: Wenn die Teilnehmer:innen Sie sehen, fördert das Aufmerksamkeit, Vertrauen und Interaktion.
  • Mikrofon stummschalten, wenn Sie nicht sprechen: Dadurch vermeiden Sie störende Hintergrundgeräusche.
  • Klare Gesprächsregeln definieren: Lassen Sie Teilnehmer:innen ausreden und moderieren Sie Diskussionen aktiv.
  • Bildschirmfreigabe gezielt einsetzen: Präsentationen, Dokumente oder Berichte machen komplexe Inhalte verständlicher.
  • Teilnehmer:innen aktiv einbinden: Nutzen Sie Fragen, Umfragen oder den Chat, um die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten.

Nach der Videokonferenz

  • Ergebnisse dokumentieren: Halten Sie Beschlüsse, Aufgaben und Verantwortlichkeiten schriftlich fest.
  • Aufgaben mit Fristen versehen: Klare Deadlines fördern die rechtzeitige Umsetzung der besprochenen Maßnahmen.
  • Aufzeichnung oder Protokoll bereitstellen: So können auch Personen, die nicht teilnehmen konnten, die wichtigsten Inhalte nachvollziehen.
Übrigens: Auch der Datenschutz spielt bei Videokonferenzen eine große Rolle. Alles, worauf Sie achten müssen, lesen Sie in einem separaten Beitrag hier im V-Hub zum Thema sichere Videokonferenzen.
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Unser Fazit: Professionelle Videokonferenzen verbessern die Zusammenarbeit in Unternehmen

Videokonferenzen sind heute weit mehr als ein Ersatz für persönliche Meetings. Sie ermöglichen es Ihnen als Unternehmen, Ihre Beschäftigten unabhängig von ihrem Standort effizient miteinander zu vernetzen. Außerdem können Sie unkompliziert und direkt Kontakt mit Kund:innen und Geschäftspartner:innen halten. Durch die direkte Kommunikation per Bild und Ton lassen sich Abstimmungen beschleunigen und Entscheidungen schneller treffen. Außerdem erleichtern Videokonferenzen die Zusammenarbeit über Standorte, Homeoffice und internationale Teams hinweg.
Moderne Videokonferenzlösungen bieten Ihnen zudem zahlreiche Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Chat, Aufzeichnungen und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Sie können professionelle Videokonferenzlösungen wie Microsoft Teams optimal mit Ihren Office-Suiten oder CRM-Lösungen verbinden. Dadurch steigt auch die Produktivität in den Geschäftsprozessen im Arbeitsalltag, etwa in Projektteams mit Mitgliedern im Firmenbüro und in Remote-Arbeit.
Gleichzeitig können Sie als Unternehmen Reisezeiten und -kosten reduzieren, ohne auf den persönlichen Austausch zu verzichten. Professionelle Videokonferenzen schaffen damit die Grundlage für eine flexible, schnelle und zeitgemäße Zusammenarbeit und leisten einen wichtigen Beitrag zur digitalen Transformation der Unternehmenskommunikation.
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Videokonferenzen: Häufig gestellte Fragen (FAQ)

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