Drei Frauen haben eine Besprechung in einem großen, offenen Raum und sitzen auf Sofas. Im Hintergrund stehen Schreibtische; dort arbeiten zwei Männer mit mobilen Geräten.
Digitalisierung

Das Büro der Zukunft: Wie Büro 4.0 und Nachhaltigkeit Hand in Hand gehen

Der Arbeitsmarkt wird zunehmend zum Arbeitnehmermarkt: Wenn Sie qualifizierte Fachkräfte und junge Talente für Ihr Unternehmen gewinnen möchten, sollten Sie die Trends bei den Ansprüchen an das Büro der Zukunft kennen. Top-Kandidat:innen geht es nicht nur um flexible Arbeitsmodelle und moderne Arbeitsmittel, sondern auch um Nachhaltigkeit. Digitale Technologie im Büro gehört dabei zur Grundvoraussetzung für die Bindung qualifizierter Mitarbeiter:innen..

Büros waren schon immer einem fortlaufenden Wandel unterworfen. Deutschland befindet sich in der digitalen Transformation – und damit ändern sich auch die Vorstellungen von Arbeitnehmer:innen vom Büro der Zukunft dynamisch. Zumindest dort, wo Talent und Qualifikation knapp sind, können Top-Kandidat:innen ihre Wünsche gegenüber dem Unternehmen zunehmend durchsetzen.

Im Büro 4.0 stehen die Bedürfnisse der Nutzer:innen und ein effizientes Immobilienmanagement im Fokus. Das erfordert eine zeitgemäße Unternehmenskultur und dazu passende Managementmethoden.

Inhaltsverzeichnis

Das Büro der Zukunft: Definition und Bedeutung

Wann Menschen anfingen in Büros zu arbeiten, lässt sich nicht genau sagen. Die Wurzeln reichen bis ins Römische Reich und zu den Klöstern und Königshöfen des Mittelalters zurück. Büros, die in bürokratische Verwaltungsstrukturen, wie wir sie heute kennen, eingebunden sind, entstanden mit der Industrialisierung im 18. Jahrhundert.
Eine universelle Definition für das Büro der Zukunft gibt es nicht. Sie hängt auch von nationalen Gegebenheiten ab. Es lassen sich jedoch internationale Trends beobachten.
Die wohl größte Veränderung im Büro der Zukunft ist die flexiblere Nutzung von Büroflächen. Zu diesem Ergebnis kommt PlanRadar, ein weltweit tätiges Unternehmen für digitale Dokumentation und Kommunikation in der Bau- und Immobilienbranche in seiner Studie „Das Büro der Zukunft“.
Für die 2023 veröffentlichte Studie erhob das Team der Immobilienprofis aus Wien umfassende Daten in zwölf Ländern und wertete rechtliche Anforderungen, Projekte, Berichte und Fachartikel von Städteplaner:innen, Bauingenieur:innen, Architektenvereinigungen und -kammern, Designer:innen und Möbelherstellern aus.
Zu den untersuchten Ländern gehören Großbritannien, Deutschland, Österreich, Frankreich, Spanien, Italien, Slowakei, Tschechien, Ungarn, Polen, die USA und die VAE. Davon erwarten laut der Studie 92 Prozent flexible Arbeitsplätze als gängiges Merkmal des Büros der Zukunft.
Die Quadratmeterfläche pro Mitarbeiter:in dürfte im Büro der Zukunft sinken, während mehr Platz für Zusammenkünfte und Kommunikation zur Verfügung stehen soll. Fast überall wird mit der Zunahme von Remote- und Hybrid-Arbeit gerechnet. Den Angaben der Studie zufolge rechnet man nur in Spanien mit einer Abnahme der Remote- bzw. Hybrid-Arbeit im Büro der Zukunft.
Eine branchenübergreifende Befragung von 1.000 Personen zum Büro der Zukunft, die das Fraunhofer Institut gemeinsam mit der Euroboden GmbH und Engel & Völkers im Jahr 2022 durchgeführt hat, zeigt, dass die Beschäftigten in Deutschland das Büro zunehmend als Ort der Begegnung und Kommunikation wahrnehmen. Still- und Konzentrationsarbeit verlagere sich demnach zunehmend ins Homeoffice, in Cafés oder andere Third Places. In dieser Studie hat sich darüber hinaus der Wunsch nach Nachhaltigkeit im Büro als besonders wichtig herausgestellt.
Das Bild zeigt einen Mann mit einem Smartphone

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Arbeiten im Büro 4.0

Um sich vorzustellen, wie Arbeiten 4.0 im Büro der Zukunft aussehen wird, verlassen Sie in Gedanken für einen Moment die analoge Welt. Stellen Sie sich einen Arbeitsalltag vor, in dem die Zeiterfassung der Mitarbeiter:innen mobil erfolgt. Branchensoftware, Datenmanagementsysteme und eine zertifizierte Cloud unterstützen Sie in Ihren Arbeitsprozessen so gut, dass Sie diese von jedem Schreibtisch im Büro oder genauso von zu Hause oder von unterwegs bewältigen.
Sie kommen vor allen Dingen ins Büro, um Gleichgesinnte bzw. Mitstreiter:innen an derselben Sache persönlich zu treffen. Darauf sind auch die Räumlichkeiten ausgerichtet: Das Büro der Zukunft ist eher projekt- als rollenorientiert und bietet viele Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und zum Teamaustausch.
So kommen Sie zum Beispiel mit einem Projektteam in einem Labor mit Augmented-Reality-Projektionstechnik zusammen, arbeiten dort gemeinsam an Ihrem Projekt und tauschen sich per Breitbandverbindung auch mit Kolleg:innen an anderen Standorten aus.
Dank Unified Communications & Collaboration (UCC) werden Sie im Büro der Zukunft an jedem Schreibtisch über Ihre persönliche Durchwahl erreichbar sein; denn dort steht ein IP-Telefon, das beim Einloggen automatisch Ihre persönliche Rufnummer und Ihr Telefonbuch übernimmt.
Die Art, wie Arbeit im Büro 4.0 abläuft, hat auch Auswirkungen auf die Architektur und das Design von Büroumbauten oder Neukonzepten. Mehr dazu weiter unten.
Geschäftsmann mit einem Tablet vor einem Bürogebäude.

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Moderne Technologie macht den Arbeitsplatz für Berufstätige attraktiv. Wer sich als moderner Arbeitgeber positionieren will, sollte Arbeitsinstrumente als strategischen Faktor begreifen. Zum Büro der Zukunft gehört deshalb leistungsfähige, schnelle Hardware. Smartphones, Tablets und Laptops, die möglicherweise auch privat genutzt werden dürfen, sorgen außerdem für eine engere Bindung Ihrer Mitarbeiter:innen.
Aktuelle Software gehört ebenfalls dazu: Ob nun On-premises oder in der Cloud, die neuesten Versionen von Programmen sind nicht nur aufgrund der IT-Sicherheit eine gute Wahl. Bei branchenspezifischer Software sollten Sie besonders darauf achten, dass Sie nicht mit veralteten Versionen arbeiten.
Mann freut sich im Garten am Notebook

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Immer mehr Angestellte in typischen Bürotätigkeiten können sich vorstellen, hybrid zu arbeiten. Der feste Schreibtisch in den Räumen ihres Arbeitgebers ist für viele Arbeitnehmer:innen kein verbindliches Muss mehr. Ein Grund, warum sich Berufstätige regelmäßiges Arbeiten im Homeoffice wünschen, ist das Einsparen des täglichen Arbeitswegs: Fast 30 Prozent von ihnen benötigen laut Erhebungen des Statistischen Bundesamts eine halbe Stunde oder länger für die einfache Strecke zur Arbeit.
Zur Standardausstattung im Homeoffice gehören neben einer schnellen Internetverbindung und einem modernen Laptop heute Equipment für Videokonferenzen und eine Cloud-Telefonanlage, die sich auch auf das Mobiltelefon umstellen lässt. Die Kommunikation mit den Kolleg:innen erfolgt dann über „Enterprise Social Networks“ wie zum Beispiel Microsoft Teams oder Slack.
Besonders dort, wo Daten schnell verarbeitet und ausgewertet werden müssen, kann künstliche Intelligenz (KI) ihre Stärken ausspielen. Dies ist in verschiedenen Szenarien der Fall: etwa bei der Steuerung komplexer Industrieanlagen, bei autonom fahrenden Fahrzeugen auf dem Werksgelände, oder bei Predictive Maintenance, also der rechtzeitigen Wartung von Maschinen, um Ausfällen vorzubeugen.
In Zukunft könnten in Deutschland automatisiert fahrende Pkw, die während langer Autobahnstrecken die Steuerung des Fahrzeuges übernehmen, zum Alltag gehören. Dann wird das Auto als fahrendes Büro an Attraktivität hinzugewinnen. Ähnlich wie Verkehrspilot:innen Start und Landung ihres Flugzeuges manuell steuern und dann an die Technik übergeben, würden dann auch Autofahrer:innen künftig nur die Fahrt vom Startort zur Autobahn und von der Autobahn zum Zielort manuell steuern, während die KI die Strecke dazwischen übernimmt.

Büro der Zukunft: Architektur und Design

Optisch wird sich das Büro 4.0 voraussichtlich stark von den bisherigen Vorstellungen eines Büros unterscheiden. So soll es immer mehr offene Bürolandschaften geben, in denen die Erwerbstätigen je nach Aufgabe den Platz wechseln. Das soll Nähe schaffen, einen besseren Austausch in Projektteams und mehr Produktivität in der Einzelarbeit gewährleisten.
Die Gestaltung im Büro 4.0 soll außerdem dazu beitragen, den Mitarbeitenden Heimat, Halt und Orientierung zu geben. Variable Trennwände und bewegliche Schreibtische ermöglichen im Multispace eine schnelle Anpassung der Raumgestaltung nach Bedarf.
Diese Komponenten könnten im Einzelnen zu Ihrem Future Workplace gehören:
Homebase: DerOrt für stille Einzelarbeit ist in Zukunft voraussichtlich häufig das Homeoffice. Feste Schreibtische soll es in Büros kaum noch geben. Sie werden durch ein persönliches Schließfach und Desksharing (dt.: „Teilen eines Schreibtischs“) ersetzt. Mitarbeiter:innen buchen sich dafür im Büro tageweise online nach Bedarf einen Schreibtisch. 
Ruhezonen: Auf den Büroflächen sollen Plätze der Stille entstehen, wo sich Angestellte konzentriert der Einzelarbeit widmen können. 
Projektzonen: Für die Zusammenarbeit soll es am Arbeitsplatz von morgen mehrere Optionen geben, zum Beispiel Coworking-Flächen für Projektteams und sogenannte Thinktanks für die innovative, interdisziplinäre Kooperation. Dabei sind für Projektzonen absichtlich keine Monitore vorgesehen, sondern lediglich Whiteboards, Flipcharts und Mobiliar auf Rollen, welches Sie nach Teamgröße verschieben können.
Meetingraum: Der Meeting- oder auch Konferenzraum von morgen soll über modernste technische Ausstattung für Präsentationen und Kooperation verfügen. Akustik, Licht und Konnektivität sind auf Hybrid Working abgestimmt. LED-Videowände, PTZ-Kameras, innovatives Speaker-Tracking, hochwertige Mikrophone und schnelles Internet unterstützen die hybride Arbeit. 
Phonebox: Längere und vertrauliche Telefongespräche führen Kolleg:innen zunehmend in geschlossenen, kleinen Telefonboxen. Kurze Absprachen bleiben aber in Ruhezonen erlaubt.
Coffee-Lounge: Gemütliche gestaltete Coffee-Lounges werden über die Büroflächen verteilt, um zur zwanglosen Kommunikation im kleinen Kreis einzuladen. Geselligkeit und Kommunikation werden im Future Workplace großgeschrieben.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Nachhaltigkeit im Future Office

In der Klimabilanz des „Unternehmens Erde“ sind Büros ein wichtiger Aktivposten. Gebäude und ihre Emissionen sind für mehr als 30 Prozent der weltweiten Treibhausgase verantwortlich. Druck und Schubkraft für das Fokusthema Nachhaltigkeit kommen im Büro der Zukunft nicht nur von außen aus Politik und Gesellschaft, sondern auch aus dem Unternehmen selbst, weil die Beschäftigten es einfordern.
Im Büro 4.0 kommen erneuerbare Energien zum Einsatz und die Ressourceneffizienz verbessert sich deutlich. Um den Energiebedarf zu senken, werden alle Verbrauchsmuster auf den Prüfstand gestellt. Dies betrifft zum Beispiel Beleuchtung, Heizung, Lüftung, Klimatisierung, den Betrieb von elektronischen Geräten und den Wasserverbrauch für Toiletten oder die Reinigung.
Ein weiterer Nachhaltigkeitsaspekt ist die Energieerzeugung. Manche Büros nutzen bereits eigene Solarzellen und werden zum „Prosumer“, eine Kombination aus Verbraucher (englisch „Consumer“) und Hersteller (englisch „Producer“) von Energie.
Das nachhaltige Gebäudemanagement im Büro 4.0 basiert auf der Integration von Hardware und Software. Moderne Systeme für die Steuerung von Energie-, Wasser-, HLK- und Abfallsystemen verfügen sind mit IoT-Sensoren ausgestattet und über einen Digitalen Zwilling vernetzt, der als Datenplattform für die Regulierung dient.
Besondere Fortschritte bietet das Büro der Zukunft bei der Vernetzung. So bezieht das Gebäudemanagement externe Daten mit ein, etwa über aktuelle Strompreise und Wetterinformationen. Transparenz zu Emissionen und Energiewerten ist der Schlüssel zu mehr Nachhaltigkeit im Büro 4.0.

Fünf Tipps für mehr Nachhaltigkeit im Büro

  1. E-Bikes, Car-Sharing & Co – der umweltfreundliche Weg zur Arbeit: Noch immer fahren viele Berufstätige mit dem Auto zur Arbeit. Setzen Sie ein Zeichen für mehr Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen, indem Sie umweltfreundliche Fortbewegungsmittel wie Dienstfahrräder (auch E-Bikes), vergünstigte Bahntickets oder die Einführung von Car-Sharing-Programmen fördern.
  2. Büroflächen nachhaltig nutzen: Wenn immer mehr Menschen Remote arbeiten, entstehen ungenutzte Freiflächen. Mit innovativen und flexiblen Raumkonzepten wie dem Office-Sharing können Sie in Ihrem Unternehmen für die effizientere Nutzung von Flächen sorgen und sie dauerhaft oder zeitweise an andere Unternehmen vermieten. So reduzieren Sie Ihren Flächenbedarf, sparen Betriebskosten und verringern den ökologischen Fußabdruck.
  3. Modernes Energiekonzept: Hierfür gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten. So können Sie zum Beispiel hauseigene Solarzellen verwenden oder den Energieverbrauch mit Sensoren und Bewegungsmeldern senken, die das Licht in Büroräumen automatisch ausschalten. Sparen Sie außerdem Papier und sorgen Sie für Mülltrennung.
  4. Umweltfreundliche Geräte: Geben Sie bei der Anschaffung von technischen Bürogeräten umweltfreundlichen Geräten den Vorzug. Das beginnt schon bei der Kaffeemaschine – zum Beispiel mit kompostierbaren Kaffeekapseln.
  5. Alternativen für Dienstreisen finden: Es hat sich gezeigt, dass Videokonferenzen viele Außentermine und Meetings gut ersetzen können. Dies spart nicht nur Zeit und Geld, sondern schont auch die Umwelt.

Fünf Schritte bei der Transformation zum Büro der Zukunft

  1. Strategische Ziele festlegen: Fragen Sie sich konkret: Was ist der Zweck des Büros, hat er sich verändert, gibt es Flächen mit geringer Auslastung und kann ich dort physische Veränderungen vornehmen? Analysieren Sie die Kosten der Prozesse und der vorhandenen Flächen, um festzustellen, wo es Ineffizienzen gibt. Analysieren Sie auch, wer die Stakeholder sind und beziehen Sie sie gegebenenfalls mit ein.
  2. Jobprofile untersuchen und Nutzungstypen ableiten: Untersuchen Sie einzelne Jobprofile und ermitteln Sie im Detail, wie sich Automatisierung oder hybride Arbeit bereits heute auf die Leistungserbringung auswirken, um Chancen für die Zukunft abzuleiten. Welche Persönlichkeitstypen gibt es in Ihrer Belegschaft, sind darunter zum Beispiel „Digitale Nomad:innen“ oder „Fokussierte Büronutzer:innen“? Was müssen Sie tun, um deren Bedürfnissen gerecht zu werden, etwa in Bezug auf mobiles Arbeiten, Kollaboration, Technologie/IT?
  3. Leitlinien erstellen: Identifizieren Sie relevante Anwendungsfälle („Use Cases“) für bestimmte Flächen oder Arbeitsbereiche und leiten daraus Anforderungen und Leitlinien ab. Das hilft ihnen dabei, einen praxisgerechten Fahrplan für die Umsetzung zu erstellen. Welche digitalen Tools werden beispielsweise benötigt, um die Zusammenarbeit der Beschäftigten im Büro mit jenen, die remote arbeiten, so einfach wie möglich zu gestalten? Wie sind die Zuständigkeiten in Ihrer IT-Abteilung? Und wie können Sie Führungs- und Arbeitskräfte bei der Transformation unterstützen (Change-Management)?
  4. Business Case berechnen: Natürlich geht es nicht nur darum, Vorteile für das Personal zu schaffen. Der Veränderungsprozess sollte dem Unternehmen einen überzeugenden Return on Investment (ROI) bieten. Zur Berechnung des ROI werden die Kosten für einen ganzheitlichen Business Case in Bezug auf einen bestimmten Nutzungszeitraum kalkuliert. Auch der Faktor Mitarbeiterzufriedenheit spielt hinein, etwa durch höhere Produktivität und geringeren Krankenstand.
  5. Umsetzung planen: Es ist wichtig, einen möglichst detaillierten Umsetzungsplan für die Transformation zu erstellen, in dem auch Abhängigkeiten der einzelnen Beteiligten klar definiert sind. Das betrifft zum, Beispiel IT, Bau, Business Vertreter und Facility Management. Eine umfassende Change- und Kommunikationsplanung ist das A und O für den Projekterfolg. Sie gewährleistet einen möglichst reibungslosen Ablauf und damit die Akzeptanz der späteren Nutzer:innen.

Sicherheit im Büro: Auch zukünftig ein Thema

Das Büro 4.0 verlangt flexible, vernetzbare und jederzeit erweiterbare Sicherheitslösungen für alle analogen und digitalen Systeme, technischen Geräte und Anwendungen. Die Digitalisierung ganzer Büro- und Gebäudekomplexe stellt hohe Anforderungen an die Sicherheitssysteme.
Bekanntermaßen nehmen im Zuge der Digitalisierung die Gefahren für Unternehmen durch Cyber-Angriffe stetig zu. Das Thema Sicherheit im Büro der Zukunft ist komplex. Ein Lösungsansatz ist künstliche Intelligenz für die IT-Sicherheit in Unternehmen. Sie kann Bedrohungen erkennen, analysieren und Angriffe automatisch abwehren – ergänzend zu anderen Maßnahmen wie Firewalls, Virenschutz, E-Mail-Sicherheit, IT-Update-Management und Backups.
Auch Cyberkriminelle nutzen künstliche Intelligenz, etwa um Sicherheitssysteme zu umgehen oder Phishing-Kampagnen durchzuführen. Deshalb ist ein ständiges Monitoring in Unternehmen unerlässlich. Dies gilt ebenso für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Nur so können Sicherheitslücken schnellstmöglich erkannt werden.
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Das Wichtigste zum Büro der Zukunft in Kürze

  • Mit der Digitalisierung ändern sich im Büro der Zukunft die technische Ausstattung, Prozesse und Arbeitskultur.
  • Die Funktion von Büros wird neu definiert. Erwerbstätige nehmen Büros zunehmend als Ort der Begegnung und Kommunikation wahr. Ruhearbeit wird häufig remote erledigt.
  • Das Büro 4.0 integriert hybride Arbeit nahtlos. Kommunikationskanäle und Tools aus dem Bereich Unified Communications (UCC) und Collaboration Communications sowie schnelles Internet gehören im Homeoffice ebenso dazu wie im Büro.
  • Zu den physischen Veränderungen im Büro 4.0 gehört die Zunahme flexibel und gemeinschaftlich nutzbarer Flächen.
  • Arbeit im Büro der Zukunft ist nachhaltig. Auch im Hinblick auf das Recruiting ist Nachhaltigkeit eine wichtige Anforderung an das Büro der Zukunft, denn gerade junge Talente legen hierauf großen Wert.
  • Mit zunehmender Digitalisierung steigen auch die Anforderungen an Sicherheitskonzepte. Mittlerweile übernimmt Künstliche Intelligenz das konstante Monitoring der IT-Sicherheit in Unternehmen und ermöglicht die automatisierte Abwehr möglicher Cyber-Bedrohungen.
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