Hände von Mitarbeiter:innen vor einer Tastatur mit Monitor, über um die herum grafische Symbole schweben mit Stift auf Papier, Liste, Haken, Personen und einem Bildschirm.
Unified Communication

Microsoft Teams für Frontline Workers setzt neue Maßstäbe im digitalen Teamwork

Die Anforderungen an Mitarbeiter:innen haben sich in den vergangenen Jahren stetig gewandelt. Homeoffice-Zeiten sind nicht mehr die Ausnahme, sondern in vielen Unternehmen die Regel. Dazu kommt eine immer stärkere Vernetzung innerhalb der Abteilungen eines Unternehmens sowie die zunehmende Nutzung mobiler Endgeräte als Ergänzung oder Austausch für klassische Desktop-Systeme.

Microsoft Teams ist für viele Unternehmen inzwischen die zentrale Kommunikationsplattform und unter anderem Teil von Microsoft 365 Business. Um in den klassischen Frontline-Bereichen in Unternehmen noch mehr Vernetzungs- und Kommunikationsmöglichkeiten zu bieten, hat Microsoft Teams für Frontline Workers entwickelt, also für Mitarbeiter:innen in Service und Produktion.

Die Nutzung von Groupware-Lösungen nimmt in allen Unternehmen rapide zu. Besonders an der Schnittstelle zum Kunden hängt der Erfolg von schnellem Zugriff auf Daten sowie dem direkten Austausch von Informationen ab. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Mitarbeitenden im Großraumbüro, zu Hause oder im mobilen Einsatz für das Unternehmen sind.

Microsoft bietet mit Microsoft Teams für Frontline Workers eine moderne Kommunikationslösung für diese Anforderungen. Hier erfahren Sie die Vorteile und Möglichkeiten von Microsoft Teams in seiner speziellen Frontline-Variante und die Unterschiede zur Basisversion.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Microsoft Teams für Frontline Workers?

Microsoft hat mit Microsoft Teams für Frontline Workers eine Plattform entwickelt, die speziell auf die Bedürfnisse von Mitarbeiter:innen im Einzelhandel sowie dem Produktions- und Servicebereich zugeschnitten ist. Microsoft sieht als Zielgruppe die Mitarbeiter:innen an vorderster Front, deren Hauptfunktion darin besteht, direkt im Kundenkontakt innerhalb des Teams zusammenzuarbeiten und dabei Dienstleistungen, Support und/oder den Verkauf von Produkten zu erbringen.
Microsoft Teams für Frontline Workers soll außerdem Service und Support im Bereich Produktion und Herstellung unterstützen. Darüber hinaus will Microsoft damit den Vertrieb stärken – durch nahtlose Kommunikation und schnellen direkten Zugriff auf Informationen über Produkte und Dienstleistungen.
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Unterschiede zum klassischen Microsoft Teams

Microsoft Teams bringt als Standard-Groupware für Microsoft 365 Business umfassende Funktionen, um die meisten Kommunikationsaufgaben in Unternehmen abzudecken. Microsoft Teams für Frontline Workers bietet zusätzlich zu den gewohnten Funktionen weitere Features und individuelle Entwicklungsoptionen. Im Prinzip ist es eine erweiterte Version von Teams, die deutliche Unterschiede zur klassischen Variante aufweist:

Benutzeroberfläche und mobile Nutzung

Microsoft Teams für Frontline-Mitarbeiter:innen bietet eine vereinfachte Benutzeroberfläche, die auf die spezifischen Anforderungen von Arbeitskräften „in der ersten Reihe” zugeschnitten ist. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die Funktionen, die in diesen Rollen am häufigsten benötigt werden. Dabei ist es möglich, die zur Verfügung gestellten Funktionen personalisiert anzupassen.
Unternehmensspezifische Apps und Gruppenfeatures lassen sich dabei ebenso personifiziert zuordnen wie Zugriffsrechte, Gruppenmitgliedschaften und der Zugriff auf Daten beziehungsweise ausgewählte Auszüge aus Datenbanken. Neben dem Zugriff über Windows-Desktops bieten Apps für iOS und Android die Möglichkeit, mobile Endgeräte innerhalb der Teams-Struktur zu nutzen.
Überall wo ein Internetzugriff zur Verfügung steht, können Mitarbeiter:innen auch von unterwegs oder in Bereichen ohne Computerzugriff auf Microsoft Teams für Frontline Workers zugreifen. Die Datensicherheit ist dabei offenbar über entsprechende Zertifizierungen seitens Microsoft gewährleistet.
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Funktionen

Zu den neuen Funktionen gehören umfangreiche Möglichkeiten um Arbeitszeiten, Aufgaben und Schichten zu planen, Termine und Events festzulegen, Abwesenheitszeiten zu verwalten und Team-Mitglieder:innen Feedback zu geben.

Kommunikation

Microsoft hat die von Community- und Social-Media-Plattformen bekannten Features in Microsoft Teams für Frontline Workers integriert. So können Mitarbeiter:innen mit Kolleg:innen über Chats, Sprach- und Videoanrufe in Echtzeit kommunizieren. Die Kommunikation kann sowohl innerhalb des internen Teams als auch mit externen Kontakten und angebundenen Dienstleistern stattfinden, denen dediziert Zugriffsrechte und Dateneinsicht über Rollen zuzuordnen sind.

Integration innerhalb der Microsoft-Welt

Microsoft Teams für Frontline Workers fügt sich nahtlos in andere Microsoft-Produkte und -Dienste ein. Integriert sind: Outlook für Kalenderintegrationen, SharePoint für die Dokumentenfreigabe und Power Platform für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Eine eingeschränkte Version der Viva Suite ist je nach Lizenztyp ebenfalls Bestandteil von Microsoft Teams für Frontline Workers.
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Die wesentlichen Merkmale von Microsoft Teams für Frontline-Mitarbeiter:innen

Um alle Möglichkeiten der Software zur Zusammenarbeit voll ausschöpfen zu können, ist eine weitreichende Analyse der bestehenden Prozesse und Workflows notwendig. Microsoft bietet dazu eine ganze Reihe von Mustern an, um die Möglichkeiten für unterschiedliche Unternehmensformen aufzuzeigen.
Beispiele aus dem Segment Gesundheitswesen und dem Verkauf zeigen exemplarisch, wie Ablaufprozesse in einem Unternehmen aussehen können und unterschiedliche Ebenen mit Microsoft Teams für Frontline Workers und anderen Microsoft-Produkten verknüpft sind.
Die Einführung durchdringt alle Bereiche und erfordert eine Anpassung der vorhandenen Unternehmensstrukturen. Für Firmen bietet sich damit eine gute Möglichkeit, im Rahmen der Einführung des speziell zugeschnittenen Tools bestehende Prozesse zu optimieren und Abläufe zu digitalisieren. Die wesentlichen Features liegen dabei in folgenden Bereichen:

Mobile App

Frontline-Mitarbeiter:innen können die mobile App von Microsoft Teams für Frontline Workers auf ihren Smartphones installieren und damit jederzeit und von überall aus auf das Tool zugreifen. Über diese Standard-App hinaus ist es möglich, eigene Apps anzulegen.

Individuelle Power-Apps erstellen

Frontline bietet die Möglichkeit, unternehmensspezifische Power-Apps zu erstellen. Diese als Low-Code- oder No-Code-Anwendungen ausgelegten Programme lassen sich ohne Programmierkenntnisse entwickeln. Im Sinne eines Baukastensystems ist es damit möglich, Apps zu entwickeln, um beispielsweise Geschäftsdaten zu verbinden, Inventarlisten zu verwalten oder virtuelle Rundgänge und Ladenbesichtigungen durchzuführen.
Weitere Beispiele sind Apps für Servicekräfte, um Anrufe und E-Mails an Kund:innen zu verfolgen. Im Produktionsprozess lässt sich beispielsweise der Status von Wartungsarbeiten und Reparaturen für Maschinen und Geräte durch Power-Apps kontrollieren.

Chats und Anrufe

Microsoft Teams für Frontline Workers bietet einen sicheren Chat- und Anrufdienst, der es Mitarbeiter:innen ermöglicht, direkt mit anderen Teammitgliedern zu kommunizieren. So können sie Nachrichten, Bilder, Dokumente und Sprachnachrichten sicher innerhalb des Unternehmens austauschen. Darüber hinaus können sie damit Sprach- und Videokonferenzen anlegen und ausführen.

Aufgaben- und Arbeitsplanung

Mitarbeiter:innen können Aufgaben erstellen, zuweisen und verfolgen, um Arbeiten effizienter zu organisieren. Diese Listen können tägliche Aufgaben umfassen oder auch längere Zeiträume definieren. Es ist möglich, Fristen zu setzen, den Aufgabenstatus zu aktualisieren und Anmerkungen vorzunehmen, um Prozesse festzulegen und zu dokumentieren.
Im Extremfall kann die Frontline-Variante von Teams die gesamte Schichtplanung erledigen. Von der Anmeldung über den Tausch von Schichten bis hin zu Verschiebungen lässt sich der gesamte Bereich managen. Bei der Aufgabenplanung lassen sich die täglichen Arbeitslisten durch Video-Trainings anreichern, Genehmigungsprozesse integrieren oder Checklisten definieren, um den Status von Aufgaben schnell zu erfassen.

Zeiterfassung innerhalb der Arbeitsplanung

Frontline bietet für alle Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, Arbeitszeiten und Anwesenheitszeiten zu erfassen. Auch der Bereich Onboarding sowie Schulungs- und Besprechungszeiten sowie das Schichtenmanagement sind Bestandteil dieser umfangreichen Zeiterfassung.

Zugriff auf Information und Ressourcen

Microsoft Teams bietet eine Plattform, um auf wichtige Informationen und Ressourcen im Unternehmen zuzugreifen. Hier lassen sich beispielsweise Handbücher, Schulungsmaterialien, Richtlinien und Verfahrensdokumente austauschen. Dies stellt sicher, dass alle Mitarbeiter:innen über die neuesten Informationen verfügen und Zugriff auf relevante Ressourcen haben.

App-Integration

Teams arbeitet innerhalb von Microsoft 365 Business nahtlos mit anderen Microsoft-Apps wie SharePoint, OneDrive und Outlook zusammen. Dadurch können Frontline-Mitarbeiter:innen beispielsweise auf freigegebene Dokumente zugreifen, Dateien gemeinsam bearbeiten und E-Mails senden und empfangen, ohne die Anwendung verlassen zu müssen.

Kommunikationsaustausch

Die erweiterte Version von MS Teams stellt Frontline-Mitarbeiter:innen Tools zur Verfügung, um effizienter zu kommunizieren, besser zusammenzuarbeiten und schneller auf relevante Informationen zuzugreifen. Sie können beispielsweise Benachrichtigungen senden, um wichtige Informationen weiterzugeben oder Maßnahmen zu koordinieren.
Auf zusätzliche Messenger-Dienste können Unternehmen in Zukunft verzichten. Selbst exotisch anmutende Features wie eine Walkie-Talkie-Funktion gehört zum Leistungsspektrum der Microsoft Teams für Frontline Workers-App.

Onboarding, Schulungen und Weiterbildung

Ein reibungsloser Onboarding- und Einarbeitungsprozess ist Voraussetzung dafür, dass neue Mitglieder des Frontline-Teams schnell einsatzbereit sind. Teams berücksichtigt in der Frontline-Version die unterschiedlichsten Anforderungen: von Unternehmen mit geringer Fluktuation bis hin zu einem saisonalen oder generellen Wechsel durch Zeitarbeits- oder Saison-Arbeitskräfte. Onboarding-Prozesse lassen sich teamabhängig anpassen und mit unterschiedlichen Einarbeitungsstufen versehen.
Als Basis dafür ist Microsoft Viva Learning bereits in der F1- und F3-Lizenz enthalten. Um auf alle Viva Learning-Funktionen zugreifen zu können, ist jedoch eine Viva Suite- oder Viva Learning-Lizenz erforderlich. Erst damit ist es möglich, E-Learning-Produkte von Drittanbietern zu integrieren.
Die IT-Administration kann die Viva Learning-App gezielt für Mitarbeiter:innen in Teams freischalten und so individuell zur Verfügung stellen. Viva Learning, Viva Connections, Viva Engage sowie Sharepoint sind die tragenden Microsoft-Produkte innerhalb der Schulungsebene des Frontline-Umfelds.
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Vorteile gegenüber anderen Groupware-Lösungen

Microsoft Teams bietet im Vergleich zu anderen Groupware-Lösungen eine Vielzahl an Vorteilen für Frontline-Mitarbeiter:innen. Hier sind einige der wichtigsten:
  • Integrierte Kommunikation: Teams bietet eine nahtlose Integration von Chat, Sprach- und Videoanrufen, was eine effektive Echtzeitkommunikation ermöglicht. Frontline-Mitarbeiter:innen können dadurch verzögerungsfrei Informationen austauschen und Probleme lösen, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.
  • Mobilität: Teams ist auf verschiedenen Plattformen und Geräten verfügbar, einschließlich Smartphones und Tablets. Dies ermöglicht es Frontline-Mitarbeiter:innen, auch unterwegs oder an entfernten Standorten auf Teams zuzugreifen und mit Kolleg:innen in Kontakt zu bleiben.
  • Dateifreigabe und Zusammenarbeit: Teams ermöglicht es Frontline-Mitarbeiter:innen, Dateien und Dokumente in Echtzeit zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten. Dies fördert die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch innerhalb des Teams.
  • Integration von Drittanbieter-Tools: Microsoft Teams bietet eine breite Palette von Integrationen mit anderen Geschäftsanwendungen und Tools. Frontline-Mitarbeiter:innen können ihre Arbeitsabläufe optimieren, indem sie Tools wie Aufgabenmanagement, Zeiterfassung oder Kundendienstsysteme nahtlos in Teams integrieren.
  • Benutzerfreundlichkeit: Teams verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die leicht erlernbar ist und eine schnelle Anpassung ermöglicht. Frontline-Mitarbeiter:innen können schnell auf wichtige Informationen zugreifen, ohne lange Einarbeitungszeiten zu benötigen.
  • Sicherheit und Compliance: Microsoft Teams bietet umfangreiche Sicherheitsfunktionen und erfüllt verschiedene Compliance-Standards. Frontline-Mitarbeiter:innen können vertrauliche Informationen sicher austauschen und datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllen.
  • Workflow-Automatisierung: Mit Microsoft Power Automate, das in Teams integriert ist, können Frontline-Mitarbeiter:innen manuelle und zeitaufwändige Aufgaben automatisieren. Dies ermöglicht eine Effizienzsteigerung und ermöglicht es ihnen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
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Das Wichtigste zu Microsoft Teams für Frontline in Kürze

  • Frontline bietet die vom Standard Microsoft Teams bekannten Features und darüber hinaus viele neue Workgroup-Funktionen und ein komplettes Zeiterfassungs- und Schichtenmanagement.
  • Teams ist auf verschiedenen Plattformen und Geräten verfügbar und bietet durch spezielle Apps vollständen Zugriff auch über mobile Endgeräte.
  • Ein wesentlicher Teil des Paketes sind die vielfältigen Kommunikationstools mit Video- und Chatfunktionen.
  • Der Kommunikationsbereich erweitert Teams nicht nur um mobile Komponenten, sondern bringt auch aus dem Workgroup-Bereich ungewohnte Features wie „Walkie Talkie“ Funktionen für die direkte Kommunikation via App.
  • Der Zugriff auf Informationen erstreckt sich nicht nur auf die bekannten Möglichkeiten über das Internet, sondern enthält auch den Zugriff auf künstliche Intelligenz und digitale Wissensdatenbanken, beziehungsweise die Anbindung von internen Unternehmenslösungen und Integration von Drittanbieter-Applikationen.
  • Für das Onboarding und die Weiterbildung von Mitarbeiter:innen gibt es eine ganze Reihe an Funktionen, die sich um die Terminplanung drehen und Instrumente für Schulungen zur Verfügung stellen.
  • Microsoft Teams für Frontline Workers ist eine Groupware, die als standortübergreifende Lösung sowohl Mitarbeiter:innen in Filialen als auch die on-Site und remote tätigen Teams im Außendienst und Home-Office einbindet.
  • Das gestaffelte Lizenzmodell bietet skalierbare Leistungspakete für unterschiedliche Anforderungsprofile.
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