Um alle Möglichkeiten der Software zur Zusammenarbeit voll ausschöpfen zu können, ist eine weitreichende Analyse der bestehenden Prozesse und Workflows notwendig. Microsoft bietet dazu eine ganze Reihe von Mustern an, um die Möglichkeiten für unterschiedliche Unternehmensformen aufzuzeigen.
Beispiele aus dem Segment Gesundheitswesen und dem Verkauf zeigen exemplarisch, wie Ablaufprozesse in einem Unternehmen aussehen können und unterschiedliche Ebenen mit Microsoft Teams für Frontline Workers und anderen Microsoft-Produkten verknüpft sind.
Die Einführung durchdringt alle Bereiche und erfordert eine Anpassung der vorhandenen Unternehmensstrukturen. Für Firmen bietet sich damit eine gute Möglichkeit, im Rahmen der Einführung des speziell zugeschnittenen Tools bestehende Prozesse zu optimieren und Abläufe zu digitalisieren. Die wesentlichen Features liegen dabei in folgenden Bereichen:
Mobile App
Frontline-Mitarbeiter:innen können die mobile App von Microsoft Teams für Frontline Workers auf ihren Smartphones installieren und damit jederzeit und von überall aus auf das Tool zugreifen. Über diese Standard-App hinaus ist es möglich, eigene Apps anzulegen.
Individuelle Power-Apps erstellen
Frontline bietet die Möglichkeit, unternehmensspezifische Power-Apps zu erstellen. Diese als Low-Code- oder No-Code-Anwendungen ausgelegten Programme lassen sich ohne Programmierkenntnisse entwickeln. Im Sinne eines Baukastensystems ist es damit möglich, Apps zu entwickeln, um beispielsweise Geschäftsdaten zu verbinden, Inventarlisten zu verwalten oder virtuelle Rundgänge und Ladenbesichtigungen durchzuführen.
Weitere Beispiele sind Apps für Servicekräfte, um Anrufe und E-Mails an Kund:innen zu verfolgen. Im Produktionsprozess lässt sich beispielsweise der Status von Wartungsarbeiten und Reparaturen für Maschinen und Geräte durch Power-Apps kontrollieren.
Chats und Anrufe
Microsoft Teams für Frontline Workers bietet einen sicheren Chat- und Anrufdienst, der es Mitarbeiter:innen ermöglicht, direkt mit anderen Teammitgliedern zu kommunizieren. So können sie Nachrichten, Bilder, Dokumente und Sprachnachrichten sicher innerhalb des Unternehmens austauschen. Darüber hinaus können sie damit Sprach- und Videokonferenzen anlegen und ausführen.
Aufgaben- und Arbeitsplanung
Mitarbeiter:innen können Aufgaben erstellen, zuweisen und verfolgen, um Arbeiten effizienter zu organisieren. Diese Listen können tägliche Aufgaben umfassen oder auch längere Zeiträume definieren. Es ist möglich, Fristen zu setzen, den Aufgabenstatus zu aktualisieren und Anmerkungen vorzunehmen, um Prozesse festzulegen und zu dokumentieren.
Im Extremfall kann die Frontline-Variante von Teams die gesamte Schichtplanung erledigen. Von der Anmeldung über den Tausch von Schichten bis hin zu Verschiebungen lässt sich der gesamte Bereich managen. Bei der Aufgabenplanung lassen sich die täglichen Arbeitslisten durch Video-Trainings anreichern, Genehmigungsprozesse integrieren oder Checklisten definieren, um den Status von Aufgaben schnell zu erfassen.
Zeiterfassung innerhalb der Arbeitsplanung
Frontline bietet für alle Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, Arbeitszeiten und Anwesenheitszeiten zu erfassen. Auch der Bereich Onboarding sowie Schulungs- und Besprechungszeiten sowie das Schichtenmanagement sind Bestandteil dieser umfangreichen Zeiterfassung.
Zugriff auf Information und Ressourcen
Microsoft Teams bietet eine Plattform, um auf wichtige Informationen und Ressourcen im Unternehmen zuzugreifen. Hier lassen sich beispielsweise Handbücher, Schulungsmaterialien, Richtlinien und Verfahrensdokumente austauschen. Dies stellt sicher, dass alle Mitarbeiter:innen über die neuesten Informationen verfügen und Zugriff auf relevante Ressourcen haben.
App-Integration
Teams arbeitet innerhalb von Microsoft 365 Business nahtlos mit anderen Microsoft-Apps wie SharePoint, OneDrive und Outlook zusammen. Dadurch können Frontline-Mitarbeiter:innen beispielsweise auf freigegebene Dokumente zugreifen, Dateien gemeinsam bearbeiten und E-Mails senden und empfangen, ohne die Anwendung verlassen zu müssen. Kommunikationsaustausch
Die erweiterte Version von MS Teams stellt Frontline-Mitarbeiter:innen Tools zur Verfügung, um effizienter zu kommunizieren, besser zusammenzuarbeiten und schneller auf relevante Informationen zuzugreifen. Sie können beispielsweise Benachrichtigungen senden, um wichtige Informationen weiterzugeben oder Maßnahmen zu koordinieren.
Auf zusätzliche Messenger-Dienste können Unternehmen in Zukunft verzichten. Selbst exotisch anmutende Features wie eine Walkie-Talkie-Funktion gehört zum Leistungsspektrum der Microsoft Teams für Frontline Workers-App.
Onboarding, Schulungen und Weiterbildung
Ein reibungsloser Onboarding- und Einarbeitungsprozess ist Voraussetzung dafür, dass neue Mitglieder des Frontline-Teams schnell einsatzbereit sind. Teams berücksichtigt in der Frontline-Version die unterschiedlichsten Anforderungen: von Unternehmen mit geringer Fluktuation bis hin zu einem saisonalen oder generellen Wechsel durch Zeitarbeits- oder Saison-Arbeitskräfte. Onboarding-Prozesse lassen sich teamabhängig anpassen und mit unterschiedlichen Einarbeitungsstufen versehen.
Als Basis dafür ist Microsoft Viva Learning bereits in der F1- und F3-Lizenz enthalten. Um auf alle Viva Learning-Funktionen zugreifen zu können, ist jedoch eine Viva Suite- oder Viva Learning-Lizenz erforderlich. Erst damit ist es möglich, E-Learning-Produkte von Drittanbietern zu integrieren.
Die IT-Administration kann die Viva Learning-App gezielt für Mitarbeiter:innen in Teams freischalten und so individuell zur Verfügung stellen. Viva Learning, Viva Connections, Viva Engage sowie Sharepoint sind die tragenden Microsoft-Produkte innerhalb der Schulungsebene des Frontline-Umfelds.
