Microsoft Teams: Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Digitales Business

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Datum 27.07.2022
Lesezeit 7 Min.

Microsoft Teams: Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Die Digitalisierung ermöglicht nicht nur vollkommen neue Geschäftsmodelle. Sie revolutioniert zwangsläufig auch die Art, wie Mitarbeiter:innen untereinander kommunizieren und kooperieren. Mit Microsoft Teams bleiben Sie auch hier am Ball – und können schon in der Gratis-Version wichtige Profi-Funktionen nutzen.

Immer neue Technologien und Herausforderungen in der Arbeitswelt verlangen nach neuen Konzepten. Das gilt in besonderem Maße für die Zusammenarbeit einzelner Mitarbeiter:innen oder ganzer Gruppen. Der flexible, jederzeitige Austausch von Daten und Informationen ist für den unternehmerischen Erfolg heute wichtiger denn je. Microsoft Teams trägt dem Rechnung. Es ist sozusagen das verbindende Element innerhalb der Microsoft 365-Welt sowie (über die „Connectors”-Funktion) sogar nach außen hin zu YouTube, DropBox und Co. Wie Teams funktioniert, welche Funktionen das System bietet und welche Vorteile es hat, erfahren Sie hier.

 

So funktioniert Microsoft Teams

Chatten, Team-Funktionen nutzen, einen Kalender verwalten, Videokonferenzen abhalten und zusätzliche Apps installieren: Die Möglichkeiten von Teams sind verglichen mit Alternativangeboten wie der Google Suite oder Standalone-Lösungen wie Zoom auch dank der Integration mit der M365-Suite geradezu riesig. Dabei ist Teams für kleinere Unternehmen sogar kostenlos nutzbar. Hier erhalten Sie unter anderem die Möglichkeit,

  • unbegrenzt Gruppenbesprechungen mit einer Dauer von bis zu 60 Minuten abzuhalten,
  • hierbei bis zu 100 Teilnehmende einzubeziehen,
  • pro Nutzer:in 100 Gigabyte an Cloud-Speicher zu nutzen,
  • in Teams unbegrenzt mit Kolleg:innen und Kund:innen zu chatten und
  • die Teams-Dateifreigabe, Aufgabenliste und Live-Abstimmungen zu nutzen.

Bei den kostenpflichtigen Versionen von Microsoft Teams können bis zu 10.000 Teilnehmer:innen gleichzeitig an Live-Ereignissen und bis zu 1.000 Nutzer:innen an einer einzigen Teams-Besprechung teilnehmen – was selbst für große Organisationen mehr als ausreichend sein dürfte. Des weiteren haben Sie Zugriff auf Profifunktionen wie Hintergrund-Weichzeichner (siehe unten), Gastzugriff, Bildschirmfreigabe, gemeinsame Dokumenterstellung und sogar die Möglichkeit, in der Web-Version von Microsoft 365 gemeinsam an Word-, Excel- oder PowerPoint- und OneNote-Dateien zu arbeiten. Die Anwendung erinnert im Wesentlichen an die Skype for Business-Technologie in Verbindung mit Azure Active Directory-Konten (Azure AD). Zudem punktet Microsoft Teams hinsichtlich der Abschirmung sensibler Informationen. Als Element von Microsoft 365 bringt es bewährte Vorkehrungen für Datenschutz und Datensicherheit mit.

 

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So melden Sie sich für die kostenlose Version von Teams an

Wenn Sie Microsoft Teams nicht ohnehin als Bestandteil eines Microsoft 365-Abonnements nutzen, können Sie sich mit Ihrer vorhandenen Microsoft-Adresse für eine kostenlose Teams-Lizenz anmelden. Alles, was Sie dafür tun müssen ist, sich auf der Teams-Anmeldeseite zu registrieren und anzugeben, ob Sie Teams für Bildungszwecke (Schulen oder Hochschulen), für den Kontakt zu Freunden und Familie oder beruflich nutzen wollen.  Je nach gewählter Option geht es nun weiter:

  • Teams für Bildungseinrichtungen: Registrieren Sie sich und Ihr Institut auf der Microsoft 365 Education-Seite, um Teams kostenlos für Schulen, Hochschulen oder andere Bildungseinrichtungen zu erhalten.
  • Teams für Freunde und Familie: Nutzen Sie die Teams-App für Android oder iOS, um mit Freunden und Familie in Kontakt zu bleiben. Für Desktop-Calls empfiehlt Microsoft im privaten Umfeld hingegen Skype für Endkunden.
  • Teams für Arbeitsumgebungen und Organisationen: Sofern Ihre Mailadresse noch nicht bei Microsoft registriert ist, werden Sie nun durch die Anmeldeschritte geführt. Der Microsoft-Vertrieb selbst oder ein Partnerunternehmen helfen Ihnen, sich entsprechend für Teams anzumelden.

 

Diese Funktionen bietet Teams und das steckt dahinter

Konferenzen sind für die Entwicklung neuer Prozesse, Produkte und Dienstleistungen enorm wichtig. Doch müssen Arbeitsgruppen bei Meetings oder Brainstormings unbedingt vor Ort an einem Tisch sitzen? Nein. Mit Microsoft Teams geht das nämlich auch standortunabhängig. Chat-basiert bringt das System alle Beteiligten ähnlich wie bei der bekannten Meeting-Plattform Zoom in einem virtuellen Raum zusammen. Kein:e Teilnehmer:in muss dafür den Arbeitsplatz verlassen – egal, wo auf der Welt er oder sie sich gerade befindet. Die Cloud-Funktionalität von Microsoft 365 im Allgemeinen und von Microsoft Teams im Besonderen (als Bestandteil entsprechender Microsoft 365-Abonnements von Vodafone) macht es möglich. Das spart wertvolle Zeit und teils erhebliche Reisekosten – nicht nur während der aktuellen Pandemie.

Für die Microsoft-Entwickler:innen bestehen Teams nicht nur aus Menschen und deren Interaktion. Sie verstehen darunter ebenso Inhalte und sinnvolle Tools für unterschiedliche Projekte und Aufgaben innerhalb eines Betriebs. Das zeigt, dass die Anwendung auch zentrale Drehscheibe für Daten unterschiedlichster Art ist. Zum Beispiel lassen sich mit Microsoft Teams Dokumente, Grafiken, Bilder, Tabellen, Videos oder Audio Files in den Chat-Channels teilen. Bei Microsoft Teams heißen diese Arbeitsbereiche „Kanäle” und darin enthalten spezielle „Registerkarten” mit zugehörigen Inhalten.

Aber natürlich ist Microsoft Teams kein Solist in der Microsoft 365-Suite. Im Gegenteil. Die Anwendung ist tief in die Software-Sammlung integriert. Zu ihren Mitspielern gehören unter anderem SharePoint Online, Exchange Online, OneNote sowie Word, Excel und PowerPoint. Der gemeinsame Austausch läuft dabei schnell und sicher über die Cloud.

Das Teams-System, das nach und nach Skype for Business ersetzt, wird fortlaufend erweitert und ausgebaut. Gerade für Unternehmen sind die Möglichkeit, mit sehr vielen Teilnehmenden gleichzeitig kommunzieren zu können und ein fortlaufender Support durch neue Features und Updates ein wichtiger Grund, sich für diese Lösung zu entscheiden. Außerdem punktet Teams mit diesen Videokonferenz-Funktionen:

  • Virtueller Meeting-Look: Arrangieren Sie die Konterfeis Ihrer Gesprächspartner:innen in virtuellen Besprechungsräumen und Hörsälen, sodass der Eindruck einer „echten” Besprechung intensiver wird.
  • Individuelle Layouts: Anstelle einer bildschirmfüllenden PowerPoint-Präsentation können Sie diese auch verkleinert in den Hintergrund stellen, sodass Sie ähnlich wie ein Nachrichtensprecher Inhalte präsentieren.
  • Geteilte Meetings: Gerade bei längeren Sitzungen kann es sinnvoll sein, die Teilnehmer:innen zwischendurch in Gruppen aufzuteilen. Teams ermöglicht dies mit Hilfe sogenannter „Breakout Rooms”.
  • Meeting-Nachlese: Sowohl für Teilnehmende, als auch für nicht anwesende Personen kann die Funktion der Nachlese hilfreich sein. Sowohl eine Aufnahme des Meetings, als auch ein Transkript, ein Chatprotokoll und die geteilten Dateien lassen sich so auch im Nachhinein noch einsehen.
  • Web-Seminar-Funktionen: Automatische E-Mail-Erinnerungen, detaillierte Reportings zu den einzelnen Teilnehmern und mehr machen es Online-Session-Anbietern leicht, entsprechende Veranstaltungen zu organisieren.

Weitere Funktionen betreffen die Möglichkeit, Teilnehmer:innen im selben Raum beispielsweise per Sprachunterstützung die berührungslose Mitarbeit zu ermöglichen. Außerdem soll eine KI-gestützte Belegungserkennung den oder die Organisator:in warnen, wenn ein (realer) Meeting-Raum zu voll wird. Spezielle „Teams Panels” können außen am Besprechungsraum angebracht werden und liefern wichtige Informationen zu bevorstehenden und laufenden Meetings auf einen Blick.

Auch die Anruffunktionen werden fortlaufend überarbeitet. So ist es seit Kurzem möglich, Anruf-Warteschlangen nacheinander mit einem Teams-Channel zu verbinden. Gerade für Hotline-Anbieter dürfte dies sehr interessant sein. Außerdem wird die Liste der Länder fortlaufend erweitert, in denen Einwahlnummern angeboten werden können.

Weitere neue Funktionen betreffen Vorlagen für bestimmte Meeting-Anlässe (beispielsweise Krisenmanagement oder Betreuung von Patient:innen), den Infobereich, die Suchfunktion und die (noch) nahtlose(re) Integration mit Microsoft 365-Komponenten.

 

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So blenden Sie den aktuellen Hintergrund in Teams aus oder ersetzen ihn

Sie können in Teams den aktuellen Bildhintergrund mit einem Weichzeichner-Effekt versehen oder ihn sogar ganz ersetzen. Das funktioniert wie folgt:

  • Rufen Sie innerhalb einer Konferenz im Web das Drei-Punkte-Menü am unteren Bildschirmrand auf bzw. wechseln Sie mobil zu den Besprechungssteuerelementen.
  • Klicken Sie nun auf „Weitere Aktionen | Hintergrundeffekte anzeigen”.
  • Wählen Sie einen Hintergrund durch Klicken aus. Er wird nun hinter Ihnen als Vorschau angezeigt.
  • Alternativ können Sie auch ein eigenes Bild hochladen oder sich für „Weichzeichnen” entscheiden.

Die Einstellungen können Sie auch im virtuellen Wartebereich vornehmen. In diesem Fall beginnen Sie Ihren Call direkt mit dem Hintergrund Ihrer Wahl. Und noch ein Tipp: Verwenden Sie einen möglichst einfarbigen Hintergrund oder sogar einen sogenannten Greenscreen (ein Hintergrund in einheitlich grüner Farbe). In diesem Fall klappt das Ersetzen des Hintergrunds besonders problemlos.

Eine fortlaufend aktualisierte Liste mit noch mehr neuen und geplanten Funktionen für Teams können Sie direkt bei Microsoft einsehen.

 

Video: YouTube / BüroKaizen digital

 

Bessere Kommunikation durch (auch spontane) Gruppen-Channels mit optionalem Video-Chat

Die Mitglieder:innen einer Teams-Arbeitsgruppe schließen sich in Gruppen-Channels zusammen. Jeder dieser Kanäle verfügt über eine individuelle, separate E-Mail-Adresse. So lassen sich Mitteilungen direkt über Outlook dorthin senden. Nimmt ein Channel-Mitglied nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine erhaltene Einladung wahr, so wird der- oder diejenige automatisch auf die neue Nachricht aufmerksam gemacht.

Der Chat in Teams ist jedoch mehr als einfach nur eine Unterhaltung: In ihm können Audio- oder Videokonferenzen gestartet werden, zu dem automatisch alle aktuellen und neu hinzukommenden Teilnehmer:innen eingeladen werden. Bei Besprechungen von Dokumenten bspw. in Excel, PowerPoint oder Word können diese direkt von allen Teilnehmenden parallel eingesehen und bearbeitet werden. Außerdem ist der Chatverlauf in Teams fortschreibend und daher eine zeitsparende Alternative zum (internen) E-Mailverkehr. Alle Dateien, welche über Teams geschickt wurden, sind automatisch für alle Empfänger:innen in einem SharePoint Online-Laufwerk für späteren Zugriff oder gemeinsame Bearbeitung gespeichert. Microsoft Teams ist in der Lage, bestehende Gruppenmitgliedschaften und Inhalte aus Exchange Online und SharePoint Online hierhin zu migrieren.

 

Schnelle Terminplanung mittels Assistent

Zum Inventar des Kommunikations-Tools gehört außerdem ein Terminassistent. Er findet freie Zeiträume für Besprechungen oder Videokonferenzen in kleiner oder großer Runde. Auch hier leistet die enge Verknüpfung zwischen Microsoft Teams und Outlook mit seiner Kalenderfunktion wertvolle Dienste. Damit ist das Organisieren, Verschieben oder Absagen von – nicht nur virtuellen – Meetings kein Problem. Alles ist zentral planbar.

Mit nur wenigen Klicks lassen sich Applikationen wie Microsoft Planner in Teams einbinden und somit einzelne Projektaufgaben festlegen und zuweisen. Die Mitglieder:innen haben so jederzeit volle Transparenz über ihren Projektstatus. In Teams lassen sich praktische Bots einfach integrieren, die einem die Suche nach Kolleg:innen vereinfachen. So bekommt man treffsichere Aussagen zu Fragen wie „Wer berichtet an Frau Schneider?“

 

Offen für Partner: Die Integration mit SAP, DocuSign, Trello und Co.

Microsoft Teams ist übrigens auch über die Grenzen von Microsoft 365 hinaus für digitale Beziehungen offen. So nimmt es Kontakt zu zahlreichen Partner-Anwendungen auf, etwa von SAP, DocuSign oder Trello oder auch Google. Damit erweist sich Teams als besonders flexibles Integrationstalent.

Das zeigt sich auch in anderer Hinsicht. Die Plattform kollaboriert nämlich gleichermaßen mit unterschiedlicher Hardware. Sie versteht sich mit stationären Desktop-PCs und iMacs ebenso gut wie mit portablen Geräten, also Laptops, Tablets und Smartphones der wichtigsten Betriebssysteme iOS und Android in Form einer jeweils passenden App.

 

Video: YouTube / neumann.digital – Tutorials & Tipps

 

Online-Arbeitsgruppen zu bestimmten Themen vereinfachen die Projektarbeit

Ein Team ist eine Gruppe von Menschen, die dauerhaft oder zeitlich begrenzt gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten. In Unternehmen können das einzelne Aufgaben sein, ganze Projekte oder Veranstaltungen wie Produktpräsentationen oder Messeauftritte. Wie Sie bereits wissen, bringt Microsoft Teams die daran Beteiligten zusammen – je nach Bedarf in geschlossenen oder öffentlichen Runden, als feste Teilnehmer:innen oder Gäste, oder per Text-, Audio- und Videoübertragung. Dabei werden folgende drei Rollen unterschieden:

  • (Team-)Besitzer: Ein:e Gruppenbesitzer:in fungiert wie ein Admin und kann sämtliche Einstellungen bearbeiten. Außerdem kann er weitere Miglieder:innen zu Besitzern ernennen.
  • Mitglieder: Diese aktiven Teilnehmer:innen können Kanäle hinzufügen oder umbenennen, aber auch Register, Connectors und Bots hinzufügen.
  • Gäste: Gelegentliche Teilnehmer:innen an den Teams-Funktionen bleiben diese oben beschriebenen Rechte verwehrt. Allerdings wird hierdurch die Teilnahme an Besprechungen auch für Externe ermöglicht.

Die entscheidende Funktion bei der Zusammenstellung der Arbeitsgruppen übt der oder die jeweilige Team-Besitzer:in aus. Ist Microsoft Teams unternehmensweit ausgerollt, kann er oder sie sämtliche (oder nur von ihm ausgewählte) Mitarbeiter:innen in einen Kooperationskanal einladen. Dazu braucht er oder sie lediglich den betreffenden Namen in das Programm einzutragen. Darüber hinaus kann er oder sie Personen einbinden, die nicht zu der eigenen Organisation gehören. Auch bereits bestehende, anderweitige Microsoft 365-Gruppen lassen sich involvieren. Anschließend synchronisiert Microsoft Teams alle Mitglieder:innen und ihre relevanten Daten automatisch und regelmäßig. Jede:r ist immer auf dem gleichen Wissensstand.

Der oder die Team-Besitzer:in hat mehrere Möglichkeiten, die eigene Crew zu verwalten. Er oder sie kann in der Anwendung ein Teambild einfügen, Unterkanäle etablieren (und dies auch bestimmten Mitstreitern erlauben) oder Registerkarten, GIF-Dateien, „Aufkleber” und Memes integrieren. Außerdem darf er oder sie andere Personen zu Mitbesitzer:innen seines Teams ernennen, etwa um Aufgaben und Zuständigkeiten mit ihnen zu teilen. Grundsätzlich ist es jedem:r Nutzer:in des Programms möglich, Team-Besitzer:in zu sein und einen neuen Channel aufzusetzen.

 

Mehr Zusammenarbeit auf allen Ebenen und Abbau von Silos

Führen Sie Microsoft Teams ein, dann animieren Sie Ihre Belegschaft möglichst dazu, die bis dato ungewohnte Anwendung konsequent zu nutzen. Erläutern Sie die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und Vorteile zum Beispiel geeigneten Personen, die das Erlernte in die Abteilungen weitertragen. Oder erstellen Sie einen Teams-Info-Channel, in den Sie alle Mitarbeiter:innen einladen. Auch interne Schulungen sind sinnvoll. Wichtig ist jedenfalls, eventuell vorhandene organisatorische Silos zu knacken und so abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen zu unterstützen.

Im Idealfall fördert Microsoft Teams die Zusammenarbeit auf und zwischen allen Ebenen. So lassen sich nicht nur Aufgaben gemeinsam und transparent lösen: Ideen, Verbesserungsvorschläge oder Synergieeffekte ergeben sich praktisch automatisch durch die hürdenlose Kommunikation. Gute Ratschläge und Impulse der Mitarbeiter überwinden damit einfacher bestehende Hierarchiegrenzen als zuvor.

 

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Das Wichtigste zu Teams im Überblick

  • Nicht nur in Pandemie-Zeiten ist Microsoft Teams eine der besten Business-Lösungen für (teil-)virtuelle Meetings.
  • Microsoft Teams bringt die Belegschaft über cloud- und chatbasierte Kanäle zusammen.
  • Die virtuelle Kommunikation verringert mögliche (Reise-)Kosten und das Ansteckungsrisiko.
  • Daten, Worte, Texte oder Bilder, Videos und mehr lassen sich ganz einfach austauschen.
  • Microsoft Teams stehen viele Funktionen von Microsoft 365 sowie Partner-Anwendungen offen.
  • Alle Dokumente können von den Teilnehmer:innen parallel bearbeitet werden und sind somit stets transparent auf dem neuesten Stand.
  • Alle Dateien sind automatisch für alle Empfänger:innen in einem Sharepoint-Online-Laufwerk jederzeit verfügbar.
  • Der fortschreibende Chatverlauf erspart Zeit und ist eine gute Alternative zum E-Mailverkehr
  • Arbeitsgruppen lassen sich einfach und abteilungsübergreifend bilden und verwalten, bei Bedarf unterteilen und nach außen öffnen.
  • Hierarchien werden durchlässiger für Ideen und Impulse aus allen Unternehmensbereichen.
  • Microsoft Teams ist als Desktop-App, Smartphone-App und Browserlösung für alle gängigen Betriebssysteme und Geräte verfügbar.
  • Das System ist für Kleinunternehmen in begrenztem Umfang kostenlos nutzbar.

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