Microsoft Teams derzeit auch kostenlos nutzbar: Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Digitales Business

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Datum 26.02.2021
Lesezeit 7 Min.

Microsoft Teams derzeit auch kostenlos nutzbar: Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Die Digitalisierung ermöglicht nicht nur vollkommen neue Geschäftsmodelle. Sie revolutioniert zwangsläufig auch die Art, wie Mitarbeiter untereinander kommunizieren und kooperieren. Mit Microsoft Teams bleiben Sie auch hier am Ball – und können schon in der Gratis-Version aktuell die wichtigsten Profi-Funktionen nutzen.

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Immer neue Technologien und Herausforderungen in der Arbeitswelt verlangen nach neuen Konzepten. Das gilt in besonderem Maße für die Zusammenarbeit einzelner Mitarbeiter oder ganzer Gruppen. Der flexible, jederzeitige Austausch von Daten und Informationen ist für den unternehmerischen Erfolg heute wichtiger denn je. Microsoft Teams trägt dem Rechnung. Es ist sozusagen das verbindende Element innerhalb der Microsoft 365-Welt sowie (über die „Connectors”-Funktion) sogar nach außen hin zu YouTube, DropBox und Co.

 

Teams ist derzeit kostenlos nutzbar: Diese Möglichkeiten gibt es

Grundsätzlich können Sie an existierenden Teams-Veranstaltungen schon seit Langem kostenlos teilnehmen – und das sogar ohne Registrierung. Doch bereits seit Anfang 2020 bietet Microsoft seinen Nutzern die Möglichkeit, auch die Profi-Version von Teams kostenlos zu nutzen. Sie erhalten unter anderem die Möglichkeit,

  • in Teams unbegrenzt zu chatten,
  • nach Informationen zu suchen,
  • Onlinebesprechungen abzuhalten,
  • sowie zehn Gigabyte an Speicherplatz für Ihr Team und
  • zwei Gigabyte an persönlichem Cloud-Speicher zu nutzen.

Bei Microsoft Teams können bis zu 10.000 Teilnehmer gleichzeitig an Live-Ereignissen und bis zu 250 Nutzer an einer einzigen Teams-Besprechung teilnehmen – was selbst für große Organisationen mehr als ausreichend sein dürfte. Des weiteren haben Sie Zugriff auf Profifunktionen wie Hintergrund-Weichzeichner (siehe unten), Gastzugriff, Bildschirmfreigabe, gemeinsame Dokumenterstellung und sogar die Möglichkeit, in der Web-Version von Microsoft 365 gemeinsam an Word-, Excel- oder PowerPoint- und OneNote-Dateien zu arbeiten.

So melden Sie sich für die kostenlose Version von Teams an

Wenn Sie Microsoft Teams nicht ohnehin als Bestandteil eines Microsoft 365-Abonnements nutzen, können Sie derzeit und während der Corona-Pandemie auch die Profi-Version der Meeting-Lösung kostenlos nutzen. Alles, was Sie dafür tun müssen ist, sich auf der Teams-Anmeldeseite zu registrieren und anzugeben, ob Sie Teams für Bildungszwecke (Schulen oder Hochschulen), für den Kontakt zu Freunden und Familie oder beruflich nutzen wollen.  Je nach gewählter Option geht es nun weiter:

  • Teams für Bildungseinrichtungen: Registrieren Sie sich und Ihr Institut auf der Microsoft 365 Education-Seite, um Teams kostenlos für Schulen, Hochschulen oder andere Bildungseinrichtungen zu erhalten.
  • Teams für Freunde und Familie: Nutzen Sie die Teams-App für Android oder iOS, um mit Freunden und Familie in Kontakt zu bleiben. Für Desktop-Calls empfiehlt Microsoft im privaten Umfeld hingegen Skype für Endkunden.
  • Teams für Arbeitsumgebungen und Organisationen: Sofern Ihre Mailadresse noch nicht bei Microsoft registriert ist, werden Sie nun durch die Anmeldeschritte geführt.

 

Microsoft Teams 2020/21: Jede Menge neue Profi-Funktionen 

Das Teams-System, das nach und nach Skype for Business ersetzt, wird fortlaufend erweitert und ausgebaut. Gerade für Unternehmen sind die Möglichkeit, mit sehr vielen Teilnehmern gleichzeitig kommunzieren zu können und ein fortlaufender Support durch neue Features und Updates ein wichtiger Grund, sich für diese Lösung zu entscheiden. Aktuelle Neuerungen, die bereits verfügbar sind oder noch erscheinen werden, sind:

  • Virtueller Meeting-Look: Arrangieren Sie die Konterfeis Ihrer Gesprächspartner in virtuellen Besprechungsräumen und Hörsälen, sodass der Eindruck einer „echten” Besprechung intensiver wird.
  • Individuelle Layouts: Anstelle einer bildschirmfüllenden PowerPoint-Präsentation können Sie diese auch verkleinert in den Hintergrund stellen, sodass Sie ähnlich wie ein Nachrichtensprecher Inhalte präsentieren.
  • Geteilte Meetings: Gerade bei längeren Sitzungen kann es sinnvoll sein, die Teilnehmer zwischendurch in Gruppen aufzuteilen. Teams ermöglicht dies mit Hilfe sogenannter „Breakout Rooms”.
  • Meeting-Nachlese: Sowohl für Teilnehmer, als auch für nicht anwesende Personen kann die Funktion der Nachlese hilfreich sein. Sowohl eine Aufnahme des Meetings, als auch ein Transkript, ein Chatprotokoll und die geteilten Dateien lassen sich so auch im Nachhinein noch einsehen.
  • Web-Seminar-Funktionen: Automatische E-Mail-Erinnerungen, detaillierte Reportings zu den einzelnen Teilnehmern und mehr machen es Online-Session-Anbietern leicht, entsprechende Veranstaltungen zu organisieren.

Weitere Neuerungen betreffen die Möglichkeit, Teilnehmern im selben Raum beispielsweise per Sprachunterstützung die berührungslose Mitarbeit zu ermöglichen. Außerdem soll eine KI-gestützte Belegungserkennung den Organisator warnen, wenn ein (realer) Meeting-Raum zu voll wird. Spezielle „Teams Panels” können außen am Besprechungsraum angebracht werden und liefern wichtige Informationen zu bevorstehenden und laufenden Meetings auf einen Blick.

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Auch die Anruffunktionen werden fortlaufend überarbeitet. So wird es in Kürze möglich sein, Anrufer-Warteschlangen nacheinander mit einem Teams-Channel zu verbinden. Gerade für Hotline-Anbieter dürfte dies sehr interessant sein. Außerdem wurde die Liste der Länder erweitert, in denen Einwahlnummern angeboten werden können.

Weitere neue Funktionen betreffen Vorlagen für bestimmte Meeting-Anlässe (beispielsweise Krisenmanagement oder Patientenbetreuung), den Infobereich, die Suchfunktion und die (noch) nahtlose(re) Integration mit Microsoft 365-Komponenten.

So blenden Sie den aktuellen Hintergrund in Teams aus oder ersetzen ihn

Sie können in Teams den aktuellen Bildhintergrund mit einem Weichzeichner-Effekt versehen oder ihn sogar ganz ersetzen. Das funktioniert wie folgt:

  • Rufen Sie innerhalb einer Konferenz das Drei-Punkte-Menü am unteren Bildschirmrand auf.
  • Klicken Sie nun auf „Hintergrundeffekte anzeigen”.
  • Wählen Sie einen Hintergrund durch Klicken aus. Er wird nun hinter Ihnen angezeigt.
  • Alternativ können Sie auch ein eigenes Bild hochladen oder sich für den „Weichzeichner” entscheiden.

Die Einstellungen können Sie auch im virtuellen Wartebereich vornehmen. In diesem Fall beginnen Sie Ihren Call direkt mit dem Hintergrund Ihrer Wahl. Und noch ein Tipp: Verwenden Sie einen möglichst einfarbigen Hintergrund oder sogar einen sogenannten Greenscreen (ein Hintergrund in einheitlich grüner Farbe). In diesem Fall klappt das Ersetzen des Hintergrunds besonders problemlos.

Eine fortlaufend aktualisierte Liste mit noch mehr neuen und geplanten Funktionen für Teams können Sie direkt bei Microsoft einsehen.

 




Video: YouTube / Microsoft Mechanics

Microsoft Teams: Informationen teilen, gemeinsam handeln

Konferenzen sind für die Entwicklung neuer Prozesse, Produkte und Dienstleistungen enorm wichtig. Doch müssen Arbeitsgruppen bei Meetings oder Brainstormings unbedingt vor Ort an einem Tisch sitzen? Nein. Mit Microsoft Teams geht das nämlich auch standortunabhängig. Chat-basiert bringt das System alle Beteiligten ähnlich wie bei der bekannten Meeting-Plattform Zoom in einem virtuellen Raum zusammen. Kein Teilnehmer muss dafür seinen Arbeitsplatz verlassen – egal, wo auf der Welt er sich gerade befindet. Die Cloud-Funktionalität von Microsoft 365 im Allgemeinen und von Microsoft Teams im Besonderen (als Bestandteil entsprechender Microsoft 365-Abonnements von Vodafone) macht es möglich. Das spart wertvolle Zeit und teils erhebliche Reisekosten – nicht nur während der aktuellen Pandemie.

Für die Microsoft-Entwickler bestehen Teams übrigens nicht nur aus Menschen und deren Interaktion. Sie verstehen darunter ebenso Inhalte und sinnvolle Tools für unterschiedliche Projekte und Aufgaben innerhalb eines Betriebs. Das zeigt, dass die Anwendung auch zentrale Drehscheibe für Daten unterschiedlichster Art ist. Zum Beispiel lassen sich mit Microsoft Teams Dokumente, Grafiken, Bilder, Tabellen, Videos oder Audio Files in den Chat-Channels teilen. Bei Microsoft Teams heißen diese Arbeitsbereiche „Kanäle” und darin enthalten spezielle „Registerkarten” mit zugehörigen Inhalten.

Aber natürlich ist Microsoft Teams kein Solist in der Microsoft 365-Suite. Im Gegenteil. Die Anwendung ist tief in die Software-Sammlung integriert. Zu ihren Mitspielern gehören unter anderem SharePoint Online, Exchange Online, OneNote sowie Word, Excel und PowerPoint. Der gemeinsame Austausch läuft dabei schnell und sicher über die Cloud.

 

Die Vorteile und Möglichkeiten mit Microsoft Teams

Die Mitglieder einer Teams-Arbeitsgruppe schließen sich in Gruppen-Channels zusammen. Jeder dieser Kanäle verfügt über eine individuelle, separate E-Mail-Adresse. So lassen sich Mitteilungen direkt über Outlook dorthin senden. Nimmt ein Channel-Mitglied nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine erhaltene Einladung wahr, so wird derjenige automatisch auf die neue Nachricht aufmerksam gemacht.

Die Anwendung erinnert im Wesentlichen an die Skype for Business-Technologie in Verbindung mit Azure Active Directory-Konten (Azure AD). Der Chat in Teams ist mehr als einfach nur eine Unterhaltung: In ihm können Audio- oder Videokonferenzen gestartet werden, zu dem automatisch alle aktuellen und neu hinzukommenden Teilnehmer eingeladen werden. Bei Besprechungen von Dokumenten bspw. in Excel, PowerPoint oder Word können diese direkt von allen Teilnehmern parallel eingesehen und bearbeitet werden. Außerdem ist der Chatverlauf in Teams fortschreibend und daher eine zeitsparende Alternative zum (internen) E-Mailverkehr. Alle Dateien, welche über Teams geschickt wurden, sind automatisch für alle Empfänger in einem SharePoint Online-Laufwerk für späteren Zugriff oder gemeinsame Bearbeitung gespeichert. Microsoft Teams ist in der Lage, bestehende Gruppenmitgliedschaften und Inhalte aus Exchange Online und SharePoint Online hierhin zu migrieren.

Zum Inventar des Kommunikations-Tools gehört außerdem ein Terminassistent. Er findet freie Zeiträume für Besprechungen oder Videokonferenzen in kleiner oder großer Runde. Auch hier leistet die enge Verknüpfung zwischen Microsoft Teams und Outlook mit seiner Kalenderfunktion wertvolle Dienste. Damit ist das Organisieren, Verschieben oder Absagen von – nicht nur virtuellen – Meetings kein Problem. Alles ist zentral planbar.

Mit nur wenigen Klicks lassen sich Applikationen wie Microsoft Planner in Teams einbinden und somit einzelne Projektaufgaben festlegen und zuweisen. Die Mitglieder haben so jederzeit volle Transparenz über ihren Projektstatus. In Teams lassen sich praktische Bots einfach integrieren, die einem die Suche nach Kollegen vereinfachen. So bekommt man treffsichere Aussagen zu Fragen wie „Wer berichtet an Frau Schneider?“

Microsoft Teams ist übrigens auch über die Grenzen von Microsoft 365 hinaus für digitale Beziehungen offen. So nimmt es Kontakt zu zahlreichen Partner-Anwendungen auf, etwa von SAP, DocuSign oder Trello. Damit erweist sich Teams als besonders flexibles Integrationstalent.

Das zeigt sich auch in anderer Hinsicht. Die Plattform kollaboriert nämlich gleichermaßen mit unterschiedlicher Hardware. Sie versteht sich mit stationären Desktop-PCs und iMacs ebenso gut wie mit portablen Geräten, also Laptops, Tablets und Smartphones der wichtigsten Betriebssysteme iOS und Android in Form einer jeweils passenden App.

Zudem punktet Microsoft Teams hinsichtlich der Abschirmung sensibler Informationen. Als Element von Microsoft 365 bringt es bewährte Vorkehrungen für Datenschutz und Datensicherheit mit.

 




Video: YouTube / netgo Unternehmensgruppe

 

Erstellen Sie Online-Arbeitsgruppen zu bestimmten Themen

Ein Team ist eine Gruppe von Menschen, die dauerhaft oder zeitlich begrenzt gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten. In Unternehmen können das einzelne Aufgaben sein, ganze Projekte oder Veranstaltungen wie Produktpräsentationen oder Messeauftritte. Wie Sie bereits wissen, bringt Microsoft Teams die daran Beteiligten zusammen – je nach Bedarf in geschlossenen oder öffentlichen Runden, als feste Teilnehmer oder Gäste, oder per Text-, Audio- und Videoübertragung. Dabei werden folgende drei Rollen unterschieden:

  • Besitzer: Ein Gruppenbesitzer fungiert wie ein Admin und kann sämtliche Einstellungen bearbeiten. Außerdem kann er weitere Miglieder zu Besitzern ernennen.
  • Mitglieder: Diese aktiven Teilnehmer können Kanäle hinzufügen oder umbenennen, aber auch Register, Connectors und Bots hinzufügen.
  • Gäste: Gelegentliche Teilnehmer an den Teams-Funktionen bleiben diese oben beschriebenen Rechte verwehrt. Allerdings wird hierdurch die Teilnahme an Besprechungen auch für Externe ermöglicht.

Die entscheidende Funktion bei der Zusammenstellung der Arbeitsgruppen übt der jeweilige Team-Besitzer aus. Ist Microsoft Teams unternehmensweit ausgerollt, kann er sämtliche (oder nur von ihm ausgewählte) Mitarbeiter in einen Kooperationskanal einladen. Dazu braucht er lediglich den betreffenden Namen in das Programm einzutragen. Darüber hinaus kann er Personen einbinden, die nicht zu seiner Organisation gehören. Auch bereits bestehende, anderweitige Microsoft 365-Gruppen lassen sich involvieren. Anschließend synchronisiert Microsoft Teams alle Mitglieder und ihre relevanten Daten automatisch und regelmäßig. Jeder ist immer auf dem gleichen Wissensstand.

Der Team-Besitzer hat mehrere Möglichkeiten, seine Crew zu verwalten. Er kann in der Anwendung ein Teambild einfügen, Unterkanäle etablieren (und dies auch bestimmten Mitstreitern erlauben) oder Registerkarten, GIF-Dateien, „Aufkleber” und Memes integrieren. Außerdem darf er andere Personen zu Mitbesitzern seines Teams ernennen, etwa um Aufgaben und Zuständigkeiten mit ihnen zu teilen. Grundsätzlich ist es jedem Nutzer des Programms möglich, Team-Besitzer zu sein und einen neuen Channel aufzusetzen.

 




Video: YouTube / Microsoft Business

 

Mit Teams können Sie bestehende Silos knacken, Ideen fördern und Impulse nutzen

Führen Sie Microsoft Teams ein, dann animieren Sie Ihre Belegschaft möglichst dazu, die bis dato ungewohnte Anwendung konsequent zu nutzen. Erläutern Sie die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und Vorteile zum Beispiel geeigneten Personen, die das Erlernte in die Abteilungen weitertragen. Oder erstellen Sie einen Teams-Info-Channel, in den Sie alle Mitarbeiter einladen. Auch interne Schulungen sind sinnvoll. Wichtig ist jedenfalls, eventuell vorhandene organisatorische Silos zu knacken und so abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen zu unterstützen.

Im Idealfall fördert Microsoft Teams die Zusammenarbeit auf und zwischen allen Ebenen. So lassen sich nicht nur Aufgaben gemeinsam und transparent lösen: Ideen, Verbesserungsvorschläge oder Synergieeffekte ergeben sich praktisch automatisch durch die hürdenlose Kommunikation. Gute Ratschläge und Impulse der Mitarbeiter überwinden damit einfacher bestehende Hierarchiegrenzen als zuvor.

 




Video: YouTube / Microsoft Business

 

Microsoft Teams: Funktionen und das Wichtigste im Überblick

  • Nicht nur in Pandemie-Zeiten ist Microsoft Teams eine der besten Business-Lösungen für (teil-)virtuelle Meetings.
  • Microsoft Teams bringt die Belegschaft über cloud- und chatbasierte Kanäle zusammen.
  • Die virtuelle Kommunikation verringert mögliche (Reise-)Kosten und das Ansteckungsrisiko.
  • Daten, Worte, Texte oder Bilder, Videos und mehr lassen sich ganz einfach austauschen.
  • Microsoft Teams stehen viele Funktionen von Microsoft 365 sowie Partner-Anwendungen offen.
  • Alle Dokumente können von den Teilnehmern parallel bearbeitet werden und sind somit stets transparent auf dem neuesten Stand.
  • Alle Dateien sind automatisch für alle Empfänger in einem Sharepoint Online-Laufwerk jederzeit verfügbar.
  • Der fortschreibende Chatverlauf erspart Zeit und ist eine gute Alternative zum E-Mailverkehr
  • Arbeitsgruppen lassen sich einfach und abteilungsübergreifend bilden und verwalten, bei Bedarf unterteilen und nach außen öffnen.
  • Hierarchien werden durchlässiger für Ideen und Impulse aus allen Unternehmensbereichen.
  • Microsoft Teams ist als Desktop-App, Smartphone-App und Browserlösung für alle gängigen Betriebssysteme und Geräte verfügbar.
  • Das System ist seit Anfang 2020 mit vielen Profi-Funktionen sogar kostenlos nutzbar.

 

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Sie möchten gewachsene, eng begrenzte Strukturen in Ihrem Unternehmen aufbrechen? Wie könnte Ihnen Microsoft Teams dabei helfen, Mitarbeiter zu einer Mannschaft zu formen? Wir freuen uns über Ihre Ideen.

 


Alexander Stati
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