Microsoft Teams: Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Digitales Business

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Datum 04.03.2020
Lesezeit 6 Min.

Microsoft Teams: Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Die Digitalisierung ermöglicht nicht nur vollkommen neue Geschäftsmodelle. Sie revolutioniert zwangsläufig auch die Art, wie Mitarbeiter untereinander kommunizieren und kooperieren. Mit Microsoft Teams als Bestandteil von Office 365 bleiben Sie auch hier am Ball – und können sogar externe Dienste einbinden.

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Immer neue Technologien und Herausforderungen in der Arbeitswelt verlangen nach neuen Konzepten. Das gilt in besonderem Maße für die Zusammenarbeit einzelner Mitarbeiter oder ganzer Gruppen. Der flexible, jederzeitige Austausch von Daten und Informationen ist für den unternehmerischen Erfolg heute wichtiger denn je. Microsoft Teams trägt dem Rechnung. Es ist sozusagen das verbindende Element innerhalb der Office 365-Welt sowie (über die „Connectors”-Funktion) nach außen hin zu YouTube, DropBox und Co.

 

Microsoft Teams: Informationen teilen, gemeinsam handeln

Konferenzen sind für die Entwicklung neuer Prozesse, Produkte und Dienstleistungen enorm wichtig. Doch müssen Arbeitsgruppen bei Meetings oder Brainstormings unbedingt vor Ort an einem Tisch sitzen? Nein. Mit Microsoft Teams geht das nämlich auch standortunabhängig. Chat-basiert bringt das System alle Beteiligten ähnlich wie bei der bekannten Businessplattform Slack in einem virtuellen Raum zusammen. Kein Teilnehmer muss dafür seinen Arbeitsplatz verlassen – egal, wo auf der Welt er sich gerade befindet. Die Cloud-Funktionalität von Office 365 im Allgemeinen und von Microsoft Teams im Besonderen (als Bestandteil entsprechender Office 365-Abonnements von Vodafone) macht es möglich. Das spart wertvolle Zeit und teils erhebliche Reisekosten.

Für die Microsoft-Entwickler bestehen Teams übrigens nicht nur aus Menschen und deren Interaktion. Sie verstehen darunter ebenso Inhalte und sinnvolle Tools für unterschiedliche Projekte und Aufgaben innerhalb eines Betriebs. Das zeigt, dass die Anwendung auch zentrale Drehscheibe für Daten unterschiedlichster Art ist. Zum Beispiel lassen sich mit Microsoft Teams Dokumente, Grafiken, Bilder, Tabellen, Videos oder Audio Files in den Chat-Channels teilen. Bei Microsoft Teams heißen diese Arbeitsbereiche „Kanäle” und darin enthalten spezielle „Registerkarten” mit zugehörigen Inhalten.

Aber natürlich ist Microsoft Teams kein Solist in der Office 365-Suite. Im Gegenteil. Die Anwendung ist tief in die Software-Sammlung integriert. Zu ihren Mitspielern gehören unter anderem SharePoint Online, Exchange Online, OneNote sowie Word, Excel und PowerPoint. Der gemeinsame Austausch läuft dabei schnell und sicher über die Cloud.

 

Die Vorteile und Möglichkeiten mit Microsoft Teams

Die Mitglieder einer Teams-Arbeitsgruppe schließen sich in Gruppen-Channels zusammen. Jeder dieser Kanäle verfügt über eine individuelle, separate E-Mail-Adresse. So lassen sich Mitteilungen direkt über Outlook dorthin senden. Nimmt ein Channel-Mitglied nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine erhaltene Einladung wahr, so wird derjenige automatisch auf die neue Nachricht aufmerksam gemacht.

Die Anwendung erinnert im Wesentlichen an die Skype for Business Technologie in Verbindung mit Azure Active Directory-Konten (Azure AD). Der Chat in Teams ist mehr als einfach nur eine Unterhaltung: In ihm können Audio- oder Videokonferenzen gestartet werden, zu dem automatisch alle aktuellen und neu hinzukommenden Teilnehmer eingeladen werden. Bei Besprechungen von Dokumenten bspw. in Excel, PowerPoint oder Word können diese direkt von allen Teilnehmern parallel eingesehen und bearbeitet werden. Außerdem ist der Chatverlauf in Teams fortschreibend und ist daher eine zeitsparende Alternative zu (internem) E-Mailverkehr. Alle Dateien welche über Teams geschickt wurden, sind automatisch für alle Empfänger in einem SharePoint Online Laufwerk für späteren Zugriff oder gemeinsame Bearbeitung gespeichert. Microsoft Teams ist in der Lage, bestehende Gruppenmitgliedschaften und Inhalte aus Exchange Online und SharePoint Online hierhin zu migrieren.

Zum Inventar des Kommunikations-Tools gehört außerdem ein Terminassistent. Er findet freie Zeiträume für Besprechungen oder Videokonferenzen in kleiner oder großer Runde. Auch hier leistet die enge Verknüpfung zwischen Microsoft Teams und Outlook mit seiner Kalenderfunktion wertvolle Dienste. Damit ist das Organisieren, Verschieben oder Absagen von – nicht nur virtuellen – Meetings kein Problem. Alles ist zentral planbar.

Mit nur wenigen Klicks lassen sich Applikationen wie Microsoft Planner in Teams einbinden und somit einzelne Projektaufgaben festlegen und zuweisen. Die Mitglieder haben so jederzeit volle Transparenz über ihren Projektstatus. In Teams lassen sich praktische Bots einfach integrieren, die einem die Suche nach Kollegen vereinfacht. So bekommt man treffsichere Aussagen zu Fragen wie „Wer berichtet an Frau Schneider?“

Microsoft Teams ist übrigens auch über die Grenzen von Office 365 hinaus für digitale Beziehungen offen. So nimmt es Kontakt zu zahlreichen Partner-Anwendungen auf, etwa von SAP, DocuSign oder Trello. Damit erweist sich Teams als besonders flexibles Integrationstalent.

Das zeigt sich auch in anderer Hinsicht. Die Plattform kollaboriert nämlich gleichermaßen mit unterschiedlicher Hardware. Sie versteht sich mit stationären Desktop-PCs und iMacs ebenso gut wie mit portablen Geräten, also Laptops, Tablets und Smartphones der wichtigsten Betriebssysteme iOS und Android in Form einer jeweils passenden App.

Zudem punktet Microsoft Teams hinsichtlich der Abschirmung sensibler Informationen. Als Element von Office 365 bringt es bewährte Vorkehrungen für Datenschutz und Datensicherheit mit.

 

Video: YouTube / netgo Unternehmensgruppe

 

Erstellen Sie Online-Arbeitsgruppen zu bestimmten Themen

Ein Team ist eine Gruppe von Menschen, die dauerhaft oder zeitlich begrenzt gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten. In Unternehmen können das einzelne Aufgaben sein, ganze Projekte oder Veranstaltungen wie Produktpräsentationen oder Messeauftritte. Wie Sie bereits wissen, bringt Microsoft Teams die daran Beteiligten zusammen – je nach Bedarf in geschlossenen oder öffentlichen Runden, als feste Teilnehmer oder Gäste, oder per Text-, Audio- und Videoübertragung. Dabei werden folgende drei Rollen unterschieden:

  • Besitzer: Ein Gruppenbesitzer fungiert wie ein Admin und kann sämtliche Einstellungen bearbeiten. Außerdem kann er weitere Miglieder zu Besitzern ernennen (bis zu 100 Personen).
  • Mitglieder: Diese aktiven Teilnehmer können Kanäle hinzufügen oder umbenennen, aber auch Register, Connectors und Bots hinzufügen.
  • Gäste: Gelegentliche Teilnehmer an den Teams-Funktionen bleiben diese oben beschriebenen Rechte verwehrt. Allerdings wird hierdurch die Teilnahme an Besprechungen auch für Externe ermöglicht.

Die entscheidende Funktion bei der Zusammenstellung der Arbeitsgruppen übt der jeweilige Team-Besitzer aus. Ist Microsoft Teams unternehmensweit ausgerollt, kann er sämtliche (oder nur von ihm ausgewählte) Mitarbeiter in einen Kooperationskanal einladen. Dazu braucht er lediglich den betreffenden Namen in das Programm einzutragen. Darüber hinaus kann er Personen einbinden, die nicht zu seiner Organisation gehören. Auch bereits bestehende, anderweitige Office 365-Gruppen lassen sich involvieren. Anschließend synchronisiert Microsoft Teams alle Mitglieder und ihre relevanten Daten automatisch und regelmäßig. Jeder ist immer auf dem gleichen Wissensstand.

Der Team-Besitzer hat mehrere Möglichkeiten, seine Crew zu verwalten. Er kann in der Anwendung ein Teambild einfügen, Unterkanäle etablieren (und dies auch bestimmten Mitstreitern erlauben) oder Registerkarten, GIF-Dateien, „Aufkleber” und Memes integrieren. Außerdem darf er andere Personen zu Mitbesitzern seines Teams ernennen, etwa um Aufgaben und Zuständigkeiten mit ihnen zu teilen. Grundsätzlich ist es jedem Nutzer des Programms möglich, Team-Besitzer zu sein und einen neuen Channel aufzusetzen.

 

Video: YouTube / Microsoft Business

 

Mit Teams können Sie bestehende Silos knacken, Ideen fördern und Impulse nutzen

Führen Sie Microsoft Teams ein, dann animieren Sie Ihre Belegschaft möglichst dazu, die bis dato ungewohnte Anwendung konsequent zu nutzen. Erläutern Sie die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und Vorteile zum Beispiel geeigneten Personen, die das dann in die Abteilungen weitertragen. Oder erstellen Sie einen Teams-Info-Channel, in den Sie alle Mitarbeiter einladen. Auch interne Schulungen sind sinnvoll. Wichtig ist jedenfalls, eventuell vorhandene organisatorische Silos zu knacken und so abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen zu unterstützen.

Im Idealfall fördert Microsoft Teams die Zusammenarbeit auf und zwischen allen Ebenen. So lassen sich nicht nur Aufgaben gemeinsam und transparent lösen: Ideen, Verbesserungsvorschläge oder Synergieeffekte ergeben sich praktisch automatisch durch die hürdenlose Kommunikation. Gute Ratschläge und Impulse der Mitarbeiter überwinden damit einfacher bestehende Hierarchiegrenzen als zuvor.

 

Video: YouTube / Microsoft Business

 

Microsoft Teams: Funktionen und das Wichtigste im Überblick

  • Die Digitalisierung ermöglicht und verlangt neue Formen der Kommunikation.
  • Mitarbeiter müssen heute zeitlich und geografisch unabhängig kooperieren können.
  • Microsoft Teams bringt die Belegschaft über Cloud- und Chat-basierte Kanäle zusammen.
  • Die virtuelle Kommunikation verringert mögliche (Reise-)Kosten.
  • Daten, Worte, Texte oder Bilder, Videos und mehr lassen sich ganz einfach austauschen.
  • Microsoft Teams stehen viele Funktionen von Office 365 sowie Partner-Anwendungen offen.
  • Alle Dokumente können von den Teilnehmern parallel bearbeitet werden und sind somit stets transparent auf dem neuesten Stand.
  • Alle Dateien, sind automatisch für alle Empfänger in einem Sharepoint Online Laufwerk jederzeit verfügbar.
  • Der fortschreibende Chatverlauf erspart Zeit und ist eine gute Alternative zum E-Mailverkehr
  • Arbeitsgruppen lassen sich einfach und abteilungsübergreifend bilden und verwalten, bei Bedarf unterteilen und nach außen öffnen.
  • Hierarchien werden durchlässiger für Ideen und Impulse aus allen Unternehmensbereichen.
  • Microsoft Teams ist als Desktop-App, Smartphone-App und Browserlösung für alle gängigen Betriebssysteme und Geräte verfügbar.

 

Sie möchten gewachsene, eng begrenzte Strukturen in Ihrem Unternehmen aufbrechen? Wie könnte Ihnen Microsoft Teams dabei helfen, Mitarbeiter zu einer Mannschaft zu formen? Wir freuen uns über Ihre Ideen.

 

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