Eine Frau steht lächelnd hinter der Theke eines Empfangs mit Marmortresen, vor ihr ein Bildschirm.
Unified Communication

Virtuelles Büro: Was dahinter steckt und welche Vor- und Nachteile es mit sich bringt

Im Zeitalter der digitalen Transformation wird der Arbeitsplatz flexibler – und virtuelle Büros können dazu einen wichtigen Beitrag leisten. Erfahren Sie im Detail die Vorzüge und Herausforderungen dieses Office-Konzepts.

Virtuelle Büros von spezialisierten Anbietern sollen nicht nur einen professionellen Eindruck vermitteln, sondern auch für Bürodienstleistungen kosteneffiziente Lösungen bieten. Hier erhalten Sie einen Überblick, inwieweit Sie Ihren Büroalltag mithilfe des Virtual Office erleichtern und effizienter gestalten können.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein virtuelles Büro?

Durch die Anmietung eines virtuellen Büros erwerben Sie in erster Linie eine repräsentative Geschäftsadresse, die jedoch nicht zwangsläufig als physischer Arbeitsort fungiert. Diese zeitgemäße Bürolösung wird von externen Serviceanbietern bereitgestellt, die Ihnen als Mieter:in neben der bereitgestellten Geschäftsadresse eine umfassende Palette an professionellen Bürodienstleistungen anbieten.
Das virtuelle Büro ist mit seiner in der Regel zentralen Lage gut erreichbar. Der Besucherempfang, den sich meist mehrere Firmen teilen und der deshalb oft großzügig ausfällt, schafft einen professionellen Eindruck.

Wann lohnt sich ein Virtual Office?

Viele Gründer:innen und Start-ups nutzen virtuelle Büros als kostengünstige Alternative. Die anfänglich meist hohen Kosten für Miete, Renovierung, Technologie und Einrichtung entfallen, das Arbeiten im Homeoffice wird daher bevorzugt. Virtuelle Büros verleihen einen professionellen Eindruck und gewährleisten ständige Erreichbarkeit, sowohl postalisch als auch telefonisch.
Des Weiteren entfällt die sonst bei kleineren Unternehmen übliche Notwendigkeit, die private Anschrift für geschäftliche Zwecke zu verwenden. Dies ist insbesondere bei der Zusammenarbeit mit großen Kunden hilfreich. Ein fester und repräsentativer Firmensitz in Deutschland und vielleicht in einer bekannten Stadt ist von großer Wichtigkeit für die Außenwirkung, Organisation und Erreichbarkeit.
Ein zusätzlicher Vorteil virtueller Büros liegt in ihrer Flexibilität: Sie können es an sich verändernde Geschäftsanforderungen anpassen. Die Möglichkeit, schnell und unkompliziert zusätzliche Bürodienstleistungen in Anspruch zu nehmen oder die Bürokapazität je nach Bedarf zu erweitern oder zu reduzieren, macht virtuelle Büros zu einer effizienten Lösung für dynamische und wachsende Unternehmen.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

Fertig für Sie eingerichtet und startklar: Microsoft 365 Business mit Vodafone Services

Produktivität steigern. Sicherheit stärken. Und sich dabei komplett auf Ihr Business konzentrieren? Das geht. Unsere Expert:innen helfen mit Ihren Microsoft 365 Business-Lizenzen. So haben Sie Zeit für Ihr Kerngeschäft.

Mögliche Funktionen und Leistungen

Sekretariatsservice

Als feste Größe in der digitalen Arbeitswelt kann ein virtuelles Büro die Funktionen eines Sekretariats vollständig übernehmen. Zusätzlich kann ein Assistent vom Homeoffice aus Ihre Kunden betreuen und administrative Aufgaben erledigen. Heißt: volle Erreichbarkeit bei minimierten Kosten und Aufwand.

Elektronischer Anrufbeantworter

Ein virtuelles Büro bietet die Möglichkeit eines elektronischen Anrufbeantworters außerhalb von Bürozeiten. Der Service nimmt Anrufe effizient entgegen und zeichnet Nachrichten auf, die dann später von einer Bürokraft abgehört, qualifiziert und zeitnah weitergeleitet werden. Diese Funktion ermöglicht eine kontinuierliche Erreichbarkeit und sorgt dafür, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen sowie zeitnah eine Reaktion erfolgt.

Postverwaltung

Ein externer Dienstleister öffnet Ihre Post, scannt sie und macht die Dokumente über einen Cloud-Server digital verfügbar. Wenn Sie es wünschen, stellt Ihnen der Anbieter die Post auch weiterhin auf dem traditionellen Weg zu. Sie bleiben am Ende flexibel und werden beim täglichen Papierkram entlastet.
Das Foto zeigt einen Mann und einen Hund, die ein Notebook betrachten

Können wir durch intelligente Anwendungen besser zusammenarbeiten, egal wo wir sind?

Halten Sie jetzt Schritt: Mit flexiblen digitalen Lösungspaketen von Vodafone hat Ihr Team alles, was es für eine gute, sichere und ortsunabhängige Zusammenarbeit braucht.   

Telefonische Kundenbetreuung

Der Virtual-Office-Anbieter übernimmt zahlreiche Büroservices wie die klassischen Telefonannahme, Anrufweiterleitungen oder die Terminvergabe. Der Dienstleister leitet ausschließlich relevante Anrufe direkt an Sie weiter. So können Sie die Kommunikation optimieren und den Fokus auf Ihrem Kerngeschäft behalten.

Eine repräsentative Geschäftsadresse

In Zeiten von mobilem Arbeiten und Homeoffice gewährt ein virtuelles Büro – je nach Angebot – den Zugriff auf eine hochwertige, repräsentative Geschäftsadresse. Dieser Aspekt kann einen entscheidenden Einfluss darauf haben, dass sich bestimmte Kunden für Ihr Unternehmen entscheiden.

Räumlichkeiten für geschäftliche Treffen

Sollten Kund:innen oder Geschäftspartner:innen Sie bei Ihrer Geschäftsadresse bei einem persönlichen Meeting treffen wollen, stellen einige Anbieter Räumlichkeiten zur Verfügung. Hierunter fallen Business-Lounges, Konferenzräume oder Besprechungszimmer, die Sie nach Bedarf reservieren können.

Vorteile eines virtuellen Büros

  • Schneller Einstieg: Es gibt keine Notwendigkeit für Bürosuche, Einrichtung oder technische Grundausstattung.
  • Repräsentativ: Ihre Geschäftsadresse befindet sich häufig in ansprechender Großstadtlage.
  • Professionell: Ein seriöser Firmenauftritt in der Realität schafft Vertrauen.
  • Rund um die Uhr erreichbar: Konstante Erreichbarkeit für Kunden verbessert den Service und sorgt oft für mehr Neukundengeschäfte.
  • Vollständige Dienstleistungen: Sie beziehen Telefon-, Sekretariats- und Empfangsservice aus einer Hand.
  • Flexible Nutzung: Sie mieten Tagesbüros und Besprechungsräume nach Bedarf.
  • Wirtschaftlichkeit: Sie haben reduzierte Fixkosten im Vergleich zu herkömmlichen Mietbüros.

Nachteile

  • Möglich sind Missverständnisse und ein möglicherweise schlechter Ruf bei Verwechslungen mit sogenannten Briefkastenfirmen mit dubiosem Hintergrund.
  • Das Personal des virtuellen Büros hat eventuell Schwierigkeiten, das Unternehmen angemessen zu repräsentieren.

Kosten

Die Kosten für ein virtuelles Büro können erheblich variieren, abhängig von der angebotenen Leistung und dem Standort. Eine reine Geschäftsadresse ist bereits ab einem zweistelligen Eurobetrag pro Monat verfügbar. Wenn Sie jedoch ein umfassendes Paket mit Telefonservice und anderen Dienstleistungen wünschen, bewegt sich der monatliche Betrag meistens im dreistelligen Bereich.
Je nach Angebot des Anbieters sind beispielsweise eine Telefon- und Faxnummer, ein Postservice, ein Besucherempfang, eine Voicemail, ein Webkonferenzkonto sowie besondere Extras wie Vorzugspreise für Bürobedarf oder kostenloser Tee und Kaffee vor Ort enthalten.
Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Sie mehrere Faktoren berücksichtigen. Achten Sie darauf, dass der Anbieter flexible Vertragslaufzeiten anbietet. Dies gilt vor allem dann, wenn Sie unsicher sind, wie sich zum Beispiel aus Ihrem Homeoffice-Setup heraus Ihre Anfangsphase gestalten wird. Manche Anbieter ermöglichen auch eine variable Abrechnung, bei der beispielsweise der Sekretariats- und Telefonservice im 15-Minuten-Takt statt mit einer Pauschale abgerechnet wird.
Unser Tipp: Sparen Sie nicht am falschen Ende und achten Sie bei der Auswahl eines virtuellen Büroanbieters auch auf Sicherheit und Datenschutzstandards – auch wenn dies je nach Dienstleister und Situation mehr Geld kostet. Der Anbieter sollte Ihnen robuste Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten, insbesondere wenn es um die Verwaltung von vertraulichen geschäftlichen Informationen und Daten geht. Ein seriöser Anbieter wird in der Regel klare Richtlinien und Schutzmechanismen für die Vertraulichkeit Ihrer Daten bereitstellen – vergessen Sie diesen Aspekt bei Ihren sonstigen Überlegungen – auch hinsichtlich der Kosten – nicht.
Junger Mann studiert das Vodafone Cyber Security Whitepaper am Laptop

Whitepaper: Cyber Security

Cyberangriffe und kein Ende: Die potenziellen Schäden sind gewaltig und auch der Mittelstand ist zunehmend betroffen. Unser Cyber-Security-Whitepaper verrät, wie wirksamer Schutz vor Kriminellen gelingt:

  • Zahlen, Daten und Fakten zur Bedrohung durch Cyberattacken
  • Einblicke in Angriffsmethoden wie Malware, Ransomware & Co.
  • Maßnahmenplan, um Ihr Unternehmen effektiv zu schützen

Das Wichtigste zu virtuellen Büros in Kürze

  • Ein virtuelles Büro bietet mehr als eine repräsentative Adresse. Unter anderem minimiert der Anbieter den Büroaufwand, stellt einen koordinierten Telefonservice bereit oder offeriert Business-Lounges und Besprechungszimmer zur flexiblen Nutzung.
  • Ein Virtual Office kann insbesondere für Gründer:innen und Start-ups eine kostengünstige Lösung sein, da es keine hohen Kosten verursacht und einen professionellen Eindruck vermittelt.
  • Die Funktionen und Leistungen umfassen in der Regel alles Nötige für einen seriösen Business-Auftritt: von der professionellen Geschäftsadresse über Sekretariatsservice und Postverwaltung bis zu telefonischer Kundenbetreuung und Räumlichkeiten für geschäftliche Treffen.
  • Zu den Vorteilen eines virtuellen Büros gehört neben Kostenersparnis und repräsentativer Geschäftsadresse auch die konstante Erreichbarkeit für Kunden und ein vollständiges Dienstleistungsangebot wie Telefon-, Sekretariats- und Empfangsservice.
  • Bei den Nachteilen gilt es, auf einen potenziell schlechten Ruf durch Verwechslungen mit Briefkastenfirmen zu achten. Darüber hinaus sollte gewährleistet sein, dass das Personal des Anbieters Ihr Unternehmen angemessen repräsentieren kann.
  • Die Kosten eines virtuellen Büros variieren je nach Leistung und Standort. Achten Sie auf flexible Vertragslaufzeiten, variable Abrechnungsoptionen sowie auf gängige Sicherheitsstandards und die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – und lassen Sie sich individuelle Angebote erstellen.
Das könnte Sie auch interessieren:
Unified Communication
Drei Frauen, die an einem Tisch hinter einem Fenster lachen.

Ein XING-Unternehmensprofil anlegen: Darauf sollten Sie achten

Um die Bekanntheit Ihres Unternehmens, Ihrer Produkte und Ihrer Dienstleistungen effizient zu steigern, führt in der Regel kein Weg an digitalen und sozialen Medien vorbei. Größter Vorteil eines Unternehmensprofils beim Business-Portal XING: Sie können Ihre jeweiligen Aktivitäten passgenau aussteuern – je nachden definierten Zielgruppen und dem zur Verfügung stehenden Budget. Über XING können Sie mit vergleichsweise wenig Aufwand eine beachtliche Reichweite für Ihr Unternehmen generieren. Hier stehen besonders die Themen Recruiting und Employer Branding im Fokus. Wie Sie ein kostenloses XING-Unternehmensprofil anlegen und was die kostenpflichtige Option zusätzlich bietet, erfahren Sie im Folgenden.

Telefon

Digitalisierungs-Beratung

Sie haben Fragen zur Digitalisierung? Jetzt kostenlos beraten lassen. Montag-Freitag von 8-20 Uhr, außer an Feiertagen.

0800 505 4512

Hilfe und Service

Montag bis Freitag von 8 bis 20 Uhr, außer an Feiertagen.

0800 172 1234
Online
Vor Ort