Microsoft Outlook: So funktioniert die Freigabe von Postfächern und Ordnern

Neues Outlook und Outlook im Web

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner „Posteingang“ oder einen anderen beliebigen Ordner.
2. Wählen Sie per Rechtsklick „Freigabe und Berechtigungen“ aus.
3. Suchen Sie jetzt in der Adressliste die gewünschten Benutzer:innen aus und bestätigen Sie unten links per Klick auf „Hinzufügen“. Die ausgewählten Namen erscheinen dabei rechts als Liste. Wenn die gewünschte Person noch nicht in Ihrer Adressliste existiert, können Sie an dieser Stelle einen neuen Namen und die zugehörige E-Mail-Adresse eintragen.
4. Legen Sie nun im Abschnitt „Berechtigungen“ für jede hinzugefügte Person eine Berechtigungsstufe fest. Klicken Sie auf den Namen der ausgewählten Person in der Liste der Berechtigten. Darunter erscheint eine Dropdownliste mit den Berechtigungsstufen in absteigender Reihenfolge von „Besitzer“ (höchste Stufe) bis „Mitwirkender“ (niedrigste Stufe). Optional können Sie die Rechtevergabe auch benutzerdefiniert gestalten.
5. Klicken Sie anschließend auf „OK“. Der Ordner bzw. das Postfach ist nun freigegeben.

1. Gehen Sie im Ordnerbereich in Outlook mit der rechten Maustaste auf den neuen Ordner, klicken Sie auf „Für mich freigeben“ und anschließend auf „Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen“.
2. Tragen Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, von der Sie die Freigabe per E-Mail bekommen haben und gehen Sie auf „Hinzufügen“. Der Ordner wird in Ihrer Ordnerliste bzw. im Knoten „Für mich freigegeben“ angezeigt. Nun können Sie entsprechend den Berechtigungen, die Sie dafür bekommen haben, damit arbeiten.

Klassisches Outlook

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner „Posteingang“ oder einen anderen beliebigen Ordner, den Sie freigeben möchten.
2. Wählen Sie per Rechtsklick „Eigenschaften“ aus.
3. Im neuen Fenster öffnen Sie die Registerkarte „Berechtigungen“ und klicken dort auf „Hinzufügen“.
4. Suchen Sie jetzt in der Adressliste die gewünschten Benutzer:innen aus und bestätigen Sie dies unten links wieder mit Klick auf „Hinzufügen“. Die ausgewählten Namen erscheinen dabei als Liste.
5. Sobald Ihre Auswahl vollständig ist, bestätigen Sie dies mit „OK“.
6. Legen Sie nun je Person eine Berechtigungsstufe fest. Wählen Sie dazu den Namen der Person aus der Liste der Berechtigten aus. Es erscheint eine Dropdownliste mit Vorgaben für Berechtigungsstufen in absteigender Reihenfolge von „Besitzer“ (höchste Stufe) bis „Mitwirkender“ (niedrigste Stufe). Als weitere Möglichkeit können Sie die Rechtevergabe benutzerdefiniert gestalten.
7. Klicken Sie anschließend auf „OK“. Der Ordner bzw. das Postfach ist nun freigegeben.

1. Besitzer: Die höchste Berechtigungsstufe erlaubt den kompletten Zugriff auf das Postfach. Besitzer:innen können Elemente im Ordner erstellen, lesen, bearbeiten, löschen, und zudem die Berechtigungsstufen ändern, die andere für den Ordner haben.
2. Veröffentlichender Bearbeiter: Nutzer:innen mit dieser Berechtigungsstufe können ein Postfach zwar vollumfänglich verwalten, d.h. Elemente erstellen, lesen, ändern, löschen und Unterordner einrichten; aber sie können nicht eigenständig die Rechte ändern.
3. Bearbeiter: Bearbeiter:innen können ebenfalls Elemente erstellen, lesen, ändern und löschen; jedoch besteht für sie keine Möglichkeit, Unterordner eigenständig einzurichten.
4. Veröffentlichender Autor: Veröffentlichende Autor:innen können die Elemente im Postfach nur lesen und Unterordner erstellen. Ändern oder löschen können sie ausschließlich die Elemente, die sie selbst erstellt haben.
5. Autor: Benutzer:innen mit der Berechtigungsstufe „Autor“ können ebenfalls alle Elemente im Detail lesen und die Elemente ändern und löschen, die Sie erstellt haben. Allerdings können sie keine Unterordner erstellen.
6. Nicht bearbeitender Autor: Nutzer:innen mit dieser Berechtigungsstufe können ebenfalls alle Elemente lesen und Elemente löschen, die sie erstellt haben; jedoch können sie keine nachträglichen Änderungen vornehmen.
7. Prüfer: Personen mit einer Berechtigung als Prüfer:in können Elemente nur lesen.
8. Mitwirkender: Mitwirkende können nur neue Elemente erstellen.
9. Keine: Hierbei verfügen andere Benutzer:innen explizit über keine Berechtigungen.

Berechtigungsstufen für eine Stellvertretung

1. Stufe: Stellvertreter:innen können Elemente im Ordner bzw. Postfach öffnen und lesen.
2. Stufe: Stellvertreter:innen können Elemente lesen, erstellen, ändern, aber nicht löschen –mit Ausnahme von Elementen, die die stellvertretende Person selbst hinzugefügt hat.
3. Stufe: Stellvertreter:innen können alle Aktionen ausführen, die der:die Besitzer:in des Ordners oder Postfachs ausführen kann.