So legen Sie einen Verteiler in Outlook an

1. Klicken Sie in der senkrechten Symbolleiste („App-Leiste“) am linken Fensterrand auf das „Personen“-Symbol. Sie erkennen es an den zwei diagonal angeordneten Köpfen.
2. Klicken Sie nun in der Menüzeile auf „Neue Kontaktgruppe“ und öffnen so ein neues Eingabefenster.
3. Vergeben Sie hinter „Name“ eine Bezeichnung für Ihren Verteiler, beispielsweise „Team Marketing“.
4. Klicken Sie nun in der Menüzeile oben auf das Symbol „Mitglieder hinzufügen“ und öffnen so das zugehörige Kontextmenü.
5. Jetzt haben Sie die Auswahl, ob Sie eine Person aus Ihren Outlook-Kontakten, Ihrem Adressbuch oder eine ganz neue E-Mail-Adresse zum Verteiler hinzufügen möchten. Es kann sein, dass Sie beim Klick auf „Outlook-Kontakt“ und auf „Adressbuch“ im selben Adressfenster landen – je nachdem, wie Ihre Systeme und Adressordner konfiguriert sind.
6. Personen aus Adresslisten fügen Sie Ihrem Verteiler einfach mit Doppelklick auf den Namen hinzu. Anschließend bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf „OK“. Sie können in diesem Schritt auch erst mehrere Namen auswählen und zum Schluss auf „OK“ klicken.
7. Wenn Sie neue Kontakte in Ihre Kontaktliste aufnehmen möchten, klicken Sie unter „Mitglieder hinzufügen“ auf „Neuer E-Mail-Kontakt“ und erstellen dann einen kompletten Namenseintrag für diese Person. Wenn Sie hier vor dem Klick auf „OK“ das Häkchen vor „Zu den Kontakten hinzufügen“ stehen lassen, wird diese Person gleichzeitig in Ihre Adressliste und in Ihren Verteiler aufgenommen. Andernfalls erscheint sie nur im Verteiler.
8. Ist Ihr Verteiler vollständig, klicken Sie in der Menüleiste auf „Speichern & schließen“.
9. Ihr Verteiler erscheint nun in der Outlook-Kontaktliste als ganz normaler Kontakt. Um eine Nachricht an den gesamten Verteiler zu senden, klicken Sie ihn genau wie einen einzelnen Kontakt in Ihrer Adressliste an. Anschließend klicken Sie ganz rechts unter dem Namen auf das Briefsymbol, um das E-Mail-Fenster zu öffnen.
10. Anschließend erstellen Sie wie gewohnt Ihre E-Mail und schicken Sie per Klick auf „Senden“ an den Verteiler.

1. Klicken Sie in der senkrechten Symbolleiste am linken Fensterrand auf das „Personen“-Symbol mit den zwei Köpfen. Achtung: Verwechseln Sie es nicht mit dem Gruppen-Symbol da runter. Es sieht ähnlich aus, hat aber drei Köpfe.
2. In der Menüleiste sehen Sie nun ganz links einen Kopf mit einem Plus-Symbol und darunter die Bezeichnung „Neuer Kontakt“. Klicken Sie nicht auf den Kopf, sondern auf den Text darunter und öffnen so das zugehörige Kontextmenü. Hier klicken Sie auf „Neue Kontaktliste“. Anders als unter Outlook (classic) ist das Erstellen einer Kontaktliste hier etwas versteckt.
3. Im so geöffneten Fenster vergeben Sie oben einen Namen für Ihre Kontaktliste, beispielsweise „Versandverteiler Geschäftsbericht“ und bestätigen die Eingabe, indem Sie die Enter-Taste drücken.
4. Im Feld „E-Mail-Adressen hinzufügen“ können Sie nun beliebige Personen aus Ihrem Adressbuch in die Liste aufnehmen. Tippen Sie einfach die ersten Buchstaben vom Vor- oder Nachnamen der Person. Anschließend durchsucht Outlook Ihr Adressverzeichnis nach allen passenden Treffern, die es dann unter dem Eingabefeld anzeigt. Wählen Sie daraus den gewünschten Namen per Mausklick aus. Lassen Sie sich dabei nicht davon irritieren, dass das eigentliche „Hinzufügen“-Feld grau bleibt.
5. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle weiteren Personen, die Sie Ihrem Verteiler hinzufügen möchten. Die Liste der hinzugefügten Namen erscheint unter Ihrem Eingabefeld. Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass es bei langen Listen rechts keine Bildlaufliste gibt. Mit einer Rollbewegung Ihres Mausrades können Sie die Liste trotzdem auf und ab bewegen.
6. Sie können auch Personen in Ihre Kontaktliste aufnehmen, die nicht in Ihrem Adressbuch stehen. Geben Sie dazu einfach deren E-Mail-Adresse direkt in das Eingabefeld ein. Sobald Outlook erkennt, dass dort eine vollständige E-Mailadresse mit @-Zeichen und Länderkennung steht, wird das Feld „Hinzufügen“ blau. Sie können es nun anklicken und so die Person in Ihre Liste aufnehmen.
7. Wenn Sie einen Kontakt wieder entfernen möchten, klicken Sie wieder auf das „X“ hinter dem Namen.
8. Zum Abschluss können Sie nun noch unter „Beschreibung“ eine kurze Charakterisierung Ihrer Kontaktliste hinterlegen, beispielsweise „Nur interne Kontakte“. Dieser Schritt ist optional. Sie können das Feld auch einfach leer lassen.
9. Zum Abschluss klicken Sie auf das blaue „Erstellen“-Feld.
10. Damit wechseln Sie zurück zum Hauptfenster. Hier sehen Sie nun unter „Alle Kontaktlisten“ die Liste, die Sie hinzugefügt haben. Um an alle Namen auf der Liste eine E-Mail zu senden, klicken Sie nacheinander auf „Alle Kontaktlisten“, dann auf den Namen der gewünschten Liste und dann rechts unter dem Namen der Liste auf „E-Mail senden“.
11. Damit öffnen Sie ein neues E-Mail-Fenster und erstellen hier Ihre E-Mail an den gewünschten Verteiler. Zum Abschluss klicken Sie auf „Senden“.

Gruppen unter Outlook (neu) verwenden

1. Klicken Sie zuerst in der senkrechten Symbolleiste am linken Fensterrand auf das „Gruppen“-Symbol mit den drei Köpfen. Achtung: Gemeint ist nicht das „Personen“-Symbol mit den zwei Köpfen direkt darüber.
2. In der waagerechten Menüzeile sehen Sie jetzt ein Symbol mit der Unterschrift „Neue Gruppe“. Klicken Sie entweder direkt auf das Symbol oder alternativ auf den zugehörigen Schriftzug „Neue Gruppe“ und dann im Kontextmenü auf „Neue Gruppe“.
3. Vergeben Sie nun einen Namen für die Gruppe, beispielsweise „Team Aufbereitung Geschäftsbericht“. Optional können Sie im Feld darunter noch eine Beschreibung für die Gruppe eintragen. Diesen Schritt können Sie auf Wunsch auch überspringen und direkt auf „Erstellen“ klicken.
4. Eventuell dauert es nun einen Moment, bis die Gruppe angelegt ist. Im nächsten Fenster können Sie nun Einträge aus Ihren Kontakten hinzufügen. Welche Namen hier auswählbar sind, hängt auch davon ab, wie die Gruppenfunktion in Ihrem Unternehmen von Ihrer IT-Abteilung eingerichtet und freigegeben ist.
5. Falls Sie bisher noch keine Kontakte angelegt haben, steht hier „Keine Ergebnisse gefunden”. Falls gewünscht, können Sie E-Mail-Adressen direkt eingeben, sofern Ihre IT-Abteilung diese Funktion freigeschaltet hat. Zum Abschluss klicken Sie dann auf „Hinzufügen“.
6. Haben Sie Ihre Gruppe erfolgreich erstellt, sehen Sie sie in der Gruppen-Ansicht. Mit einem Klick oben rechts auf „E-Mail senden“ öffnen Sie ein E-Mail-Fenster für eine Rundmail an die gesamte Gruppe. Parallel dazu können Sie auch Inhalte für andere Anwendungen unter Microsoft Business 365 teilen oder einen gemeinsamen Ordner für Ihre Gruppe eröffnen.