Ein Outlook-Postfach hinzufügen: So geht es

So erstellen Sie ein Postfach in der Desktop-App

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Posteingang des zu teilenden Postfach-Kontos.
• Im dort erscheinenden Kontextmenü wählen Sie „Eigenschaften“.
• Dort klicken Sie auf den Reiter „Berechtigungen“.
• Darin wählen Sie „Hinzufügen“.
• Nun sollte eine Liste der Personen in Ihrem Unternehmen erscheinen, denen Sie Zugriff auf das Postfach gewähren können.
• Wählen Sie eine oder mehrere Personen aus und klicken sie auf „OK“.

In den „Eigenschaften“ des Posteingangs geben Sie das E-Mail-Konto als Postfach für andere Benutzer:innen frei.

So fügen Sie Ihrem klassischen Outlook ein Postfach hinzu

• Wählen Sie „Datei“ in der Menüleiste.
• Klicken Sie in „Kontoinformationen“ auf das Dialogfeld „Konto hinzufügen“.
• Outlook sucht nach Microsoft-Konten, auf die Sie Zugriff besitzen und führt diese auf.
• Wählen Sie dieses oder geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, wenn Sie ein anderes Konto einrichten möchten.
• Klicken Sie auf „Erweiterte Optionen“, wenn Sie das neue Postfach manuell einrichten wollen.
• Klicken Sie auf „Verbinden“.
• Geben Sie die Zugangsdaten ein und klicken Sie auf „OK“ bzw. „Fertigstellen“.

So fügen Sie Ihrem Outlook (neu) ein Postfach hinzu

• Klicken Sie in der Ordnerstruktur auf die drei Punkte neben der Option „Für mich freigegeben“.
• Dort erscheint das Kontextmenü „Freigegebene Ordner oder freigegebenes Postfach hinzufügen“.
• Geben Sie dort den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, die das Postfach für Sie freigegeben hat.
• Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
• Ist das Konto für Sie freigegeben, sollten alle freigegebenen Ordner des weiteren Postfachs erscheinen – in der Ordnerübersicht auf der linken Seite unterhalb der Ordner Ihres primären Postfachs.

So fügen Sie in Outlook im Web ein Postfach hinzu

• Klicken Sie in Ihrem primären Postfach auf die drei Punkte neben dem Reiter „Ordner“.
• Wählen Sie im Kontextmenü „Freigegebenen Ordner oder freigegebenes Postfach hinzufügen“.
• Geben Sie dort den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, die das Postfach für Sie freigegeben hat.
• Klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Auch in der Webanwendung von Outlook können Sie auf einfache Weise zusätzlich freigegebene Postfächer oder Ordner hinzufügen.

• Primäres Outlook-Postfach: Das Hauptpostfach Ihres Outlook-Kontos, das Ihre persönlichen E-Mails, Kontakte und Terminkalender enthält.
• Zusätzliches Outlook-Postfach: Freigegebene Postfächer oder Outlook-Konten, die Sie zu Ihrem primären Konto hinzugefügt haben. Darauf können unterschiedliche Benutzer:innen wie auf ihr eigenes Postfach zugreifen, um E-Mails zu senden und zu empfangen, Kontakte zu pflegen sowie Termine zu verwalten.

• Personen, die sich an Ihr Unternehmen wenden möchten, können ihre Anfrage von vornherein einer spezifischen Adresse zuordnen.
• Das Gleiche passiert auf der Seite der Empfänger:innen in Ihrer Firma. Bestimmte Personengruppen erhalten lediglich die an sie gerichteten Fragen. Support-Anfragen gehen dann beispielsweise nur an den technischen Kundendienst und Fragen bezüglich des Online-Shops ausschließlich an Ihr Verkaufsteam.
• Ersparen Sie sich und anderen Personen unnötige E-Mails, für die sie gar nicht zuständig sind. Sie sehen nur die eingehenden Anfragen und können sie jeweils individuell beantworten – ganz nach Zuständigkeitsbereich, Expertise oder momentaner Verfügbarkeit.
• Auf diese Weise können Sie in Ihrem Outlook sehr leicht zwischen persönlich an Sie gerichteten Anfragen und allgemein an Ihr Unternehmen gerichtete Anfragen unterscheiden. Damit beantworten Sie unter anderem externe Anfragen wesentlich schneller und erhöhen somit Ihre Kundenzufriedenheit.
• Sie können einfach zwischen mehreren Projekten, Auftraggebern sowie Geschäftlichem und Privatem trennen – vor allem für Start-ups und Freelancer ein wichtiges Thema, um eine effiziente Organisation zu gewährleisten.