Eine Frau steht vor einem Regal mit Aktenordnern.
Unified Communication

Trends aus der Immobilienbranche: Papierlose Verwaltung, Digitalisierung und mehr

Immobilienverwalter:innen häufen Aktenberge an, die viel Platz brauchen und Kosten verursachen. Kaum verwunderlich also, dass gerade die Immobilienbranche an der Digitalisierung interessiert ist. Welche Vorteile die papierlose Verwaltung mit sich bringt, lesen Sie hier.

Die Immobilienwirtschaft ist traditionell mit viel Papier verbunden: So fallen beispielsweise Mietverträge an, Selbstauskünfte, Grundrisse, Handwerkerrechnungen, Gesprächsnotizen, Korrespondenz mit Mieter:innen, Belege von Versorgungsunternehmen, Messergebnisse vom Schornsteinfeger oder der Legionellenprüfung des Wassers. Die Liste ließe sich schier endlos weiterführen.

Der Trend geht schon lange auch in dieser Branche weg vom Papier und hin zur digitalen Verwaltung von Immobilien. Die Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft verändert die Arbeit von Immobilienverwalter:innen und von Wohnungsunternehmen insgesamt. Sie bietet viele Chancen, um Prozesse effizienter zu gestalten und den Mieter:innen mehr Service zu bieten. Damit sind aber auch einige Herausforderungen verbunden.

Inhaltsverzeichnis

Digitalisierung als Branchentrend auch bei Immobilienprofis

Online-Shopping, Fitness-Tracking, Industrie 4.0: Es gibt kaum einen Lebensbereich, den die Digitalisierung noch nicht erfasst hat. Auch die Wohnungswirtschaft entdeckt zunehmend das Potenzial, welches das Internet der Dinge bietet. Die Kommunikation via E-Mail, Terminvereinbarungen über Online-Portale – all das ist für die meisten Menschen heute nicht mehr wegzudenken. Statt zum Telefonhörer greifen Mieter:innen heute lieber zum Laptop oder zum Smartphone, wenn sie mit ihrer Hausverwaltung oder ihrem:r Vermieter:in in Kontakt treten.
Ob Termine vereinbaren oder einen Schaden melden: Die Online-Kommunikation macht nicht nur für den oder die Mieter:in, sondern auch für die Wohnungswirtschaft einiges einfacher. Dadurch lässt sich die Verwaltung von Immobilien deutlich effizienter und schneller gestalten – und das spart Zeit und Geld. Für die Düsseldorfer LEG Immobilien AG beispielsweise war schnell klar, dass Digitalisierung für sie ein Thema ist.
Holger Hentschel, ehemaliger Operativer Vorstand (COO), sagte dazu: "Für die Wohnungswirtschaft bietet die Digitalisierung von Prozessen einen deutlichen Mehrwert. Es gibt bereits viele positive Beispiele und Pilotprojekte in der Branche, die das beweisen." Er ergänzte dazu: "Die gesamte Branche befasst sich intensiv mit diesem Thema. Nicht nur, wenn es um die effizientere Organisation der Verwaltung geht."
 Geschäftsmann blickt optimistisch vom Dach eines Hochhauses.

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Digitale Dokumentation in der Immobilienverwaltung

Mehr Effizienz und besserer Service – das stand bei der Digitalisierung der Prozesse bei der LEG Immobilien AG im Vordergrund. Ein Beispiel: Früher hat ein:e Hauswärt:in mit dem oder der Mieter:in einen Termin zur Wohnungsübergabe vereinbart. Alle Details wurden in einem Protokoll auf Papier festgehalten. Eine Kopie erhielt der/die Mieter:in, das andere wurde abgeheftet und bei der Übergabe an den/die Nachmieter:in wieder hervorgeholt.
Heute haben Hauswärt:innen ein Tablet, auf dem sie ein vorgefertigtes Formular ausfüllen und durch Ankreuzen den Zustand der Immobilie belegen. So wird alles digital dokumentiert. Der/die Mieter:in kann eine Kopie per E-Mail erhalten, und bei der nächsten Wohnungsübergabe wird das Protokoll einfach wieder aufgerufen. Für solche Prozesse brauchen die Verwaltungen jedoch eine leistungsfähige IT.

Der digitale Aktenschrank

Umschläge und Akten in Nahaufnahme
Weniger Chaos auf dem Schreibtisch: Digitale Akten ermöglichen paralleles Arbeiten in der Immobilienverwaltung.
In einer digitalen Verwaltung sollte es daher langfristig keine Aktenschrank-Labyrinthe mehr geben: Der Server dient als übersichtlich strukturierte, digitale Aktenablage. Riesige Ordner wälzen und Unmengen an Unterlagen abheften – das gehört dann der Vergangenheit an. Damit jedoch alle Papier-Unterlagen auf dem Server zur Verfügung stehen, müssen Papierdokumente zunächst eingescannt und im Dateisystem abgelegt werden.
Dann haben alle Mitarbeiter:innen Zugriff auf dieselben Dokumente und können gleichzeitig an einem Fall arbeiten. Ordner können nicht mehr auf Schreibtischen einzelner Kolleg:innen verschwinden. Statt dessen liegen alle Informationen komprimiert für alle verfügbar bereit und nichts geht verloren.

Digitale Wohnungswirtschaft bedeutet mehr Komfort

Ein weiteres großes Thema ist die Steuerung von digitalen Systemen in Gebäuden und Quartieren. Auch das macht viele Verwaltungsaufgaben leichter. Obendrein bietet die Automatisierung mehr Service für Mieter:innen. Dazu zählt beispielsweise die Installation von Geräten wie Smart Metern. Sie erfassen den Energieverbrauch der Bewohner:innen, zeigen Einsparpotenziale auf und machen zudem den zeitraubenden Besuch des Ablesedienstes überflüssig.

Mehr Vorteile für alle Mieter:innen – dank IoT

Auch für das Wohnen im Alter gibt es zahlreiche Lösungen im Rahmen der Digitalisierung und mit IoT-Anwendungen. Bewegungssensoren oder Kameras können die Betreuung von Senior:innen erleichtern und ermöglichen ihnen ein selbstständigeres Leben.
Für die Immobilienverwaltungen stellt sich dabei automatisch die Frage, wie man mit diesen Datenmengen umgeht. Vor dem Hintergrund der neuen Datenschutzrichtlinien im Rahmen der DSGVO ist besondere Vorsicht geboten.
Neue Geschäftsmodelle, maßgeschneiderte Leistungen wie Versicherungspakete oder Umzugsservices sind denkbar, allerdings muss dabei der Datenschutz im Vordergrund stehen. In Wohnanlagen der LEG beispielsweise gibt es digitale Schwarze Bretter mit aktuellen Informationen. Diese könnten sogar als Werbeflächen für nahegelegene Einzelhändler dienen.
Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

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Hilfe zur Selbsthilfe in Detmold

Mit den Mieter:innen über ein Portal in Kontakt treten – diesen Ansatz zur digitalen Vernetzung in der Wohnungswirtschaft hat auch die Genossenschaft Wohnbau Detmold auf den Weg gebracht. "webWohnen" heißt das Projekt, das Vorstand Uwe Petrat und seine Mitarbeiter:innen ins Leben gerufen haben.
Seit September 2012 hat die Wohnbaugesellschaft für knapp 600 Bewohner:innen Tablets zur Verfügung gestellt und dafür auch eine eigene App entwickelt. "Wir wollen die Mieter:innen dort ansprechen, wo sie sich mit hoher Wahrscheinlichkeit aufhalten: im Internet", sagt Petrat.

App verbindet Nachbar:innen miteinander

Die Ziele des Projektes: Mehrwert für die Mieter:innen schaffen und Nachbarschaften über ein soziales Netzwerk miteinander in Kontakt bringen. In der App können sich Mieter:innen ein Profil mit einem Foto und ihren Daten anlegen. Hat ein:e Handwerker:in an einem Morgen Reparaturen in mehreren Wohnungen zu erledigen, können sich die Mieter:innen so untereinander absprechen, dass sich nicht alle einen halben Tag Urlaub nehmen müssen. Wer eine:n neuen Besitzer:in für ein Möbelstück sucht, kann über das Portal auch eine Kleinanzeige schalten.

Interaktivität für alle Generationen

Petrat will aber nicht nur die Digital Natives abholen, sondern auch die Generation 60 plus. "Wir müssen uns auf den demografischen Wandel einstellen", sagt der Vorstand der Wohnbau Detmold. Dass sich ältere Mieter:innen der Digitalisierung gegenüber sperren, kann er nicht bestätigen. "Im Gegenteil, sie sind demgegenüber sehr aufgeschlossen. Mit der App bieten wir all unseren Mitglieder:innen ein interaktives Medium", sagt Petrat. Für die Zukunft ist auch die Integration von Apps von Drittanbietern geplant, beispielsweise für einen Einkaufs-Service. Für ihn steht fest: In den nächsten Jahren wird die Digitalisierung die Wohnungswirtschaft noch weiter vorantreiben. "Die Möglichkeiten sind noch lange nicht ausgeschöpft."
Die Reportage stammt ursprünglich von Unitymedia. Unitymedia gehört seit 2019 zum Vodafone-Konzern.
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Trends aus der Immobilienbranche: Das Wichtigste in Kürze

  • Die digitale Aktenhaltung und Digitalisierung insgesamt macht auch vor der Immobilienwirtschaft nicht Halt und sorgt dort vielerorts für deutlich effizientere Prozesse und mehr Komfort für Mieter:innen.
  • Die Düsseldorfer LEG Immobilien AG ist eine der Vorreiterinnen in diesem Umfeld und schickt die eigenen Hauswärt:innen mit Tablets zu den Mieter:innen, beispielsweise bei einer Wohnungsübergabe.
  • Auch digitale Aktenschränke gehören vielerorts der Vergangenheit an. Statt dessen liegen Dokumente für alle Beteiligten einsehbar transparent und übersichtlich in einer Serverstruktur.
  • Die bessere Vernetzung von Mieter:innen, Ansätze für das Wohnen im Alter und die bessere Koordination von Handwerksterminen sowie natürlich das Smart Metering sind Themenfelder, in denen moderne Digitaltechnik zum Einsatz kommen.
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