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Back-up erstellen und Daten zuverlässig sichern

Security

Ein Back-up erstellen: So sichern Sie Ihre Daten richtig

09.12.2025

14 Min.

Regelmäßige Back-ups sind für Unternehmen unverzichtbar, sonst droht der Verlust wichtiger Daten. Erfahren Sie hier, wie Back-ups funktionieren, wie Sie die passende Lösung finden – und welche Methoden für maximale Sicherheit sorgen. Außerdem lesen Sie, wie Sie mit verschiedenen Methoden ein Back-up unter Windows Schritt für Schritt erstellen und auf Wunsch automatisieren.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Back-up?Warum sind Back-ups so wichtig?Wie oft sind Back-ups nötig?Arten von Back-ups

Was ist ein Back-up?

Ein Back-up ist eine Sicherheitskopie von Daten und Systemen, die im Falle eines Datenverlusts eine schnelle Wiederherstellung ermöglicht. Regelmäßige Back-ups sind ein zentraler Bestandteil der Cyber Security, denn Datenverlust kann teuer werden – nicht nur finanziell, sondern auch in Bezug auf Zeitverluste und den guten Ruf Ihrer Firma.

Die möglichen Ursachen für einen Datenverlust sind vielfältig:

Hardware-Defekte
Software-Fehler
Cyberangriffe (z.B. Ransomware)
Menschliche Fehler wie versehentliches Löschen
Überlastung und Systemabsturz

Typische Back-up-Inhalte in Unternehmen:

Kundendaten: Kontaktinformationen, Bestellhistorien, Protokolle
Finanzdaten: Buchungsbelege, Steuerunterlagen, Rechnungen
Personaldaten: Personalakten, Gehaltsabrechnungen
Projektdaten: Dateien und Dokumente zu laufenden Projekten
Systemkonfigurationen: individuelle Einstellungen und Konfigurationen von Servern, Netzwerken, IT-Systemen
Anwendungsdaten: Programmdaten, die Anwender:innen selbst erstellen; teils geschäftskritische Daten (Passwörter, Identitäten)
Prozessdaten: qualitative oder quantitative Daten zu Produktionsprozessen
Geschäftsdaten: Verträge, Versicherungen, Berichte
E-Mails und Kommunikation: E-Mail-Inhalte und Kommunikationsprotokolle

Wie oft sind Back-ups nötig?

Die Häufigkeit hängt von Ihren Prozessen und Datenmengen ab.

Kleine Betriebe: monatlich
KMU mit Online-Shop: wöchentlich bis täglich
Cloud & Digital Workplace: automatisiert, mehrmals täglich

Tipp: Analysieren Sie, welche Ihrer Daten (besonders) kritisch sind und wie oft sie sich ändern. Inventarisieren Sie Ihre Systeme und wählen Sie daraufhin die passende Back-up-Methode.

Ein aktuelles Back-up ermöglicht die schnelle Wiederherstellung von Daten und Systemen und schützt so vor Ausfällen. Moderne Lösungen bieten auch „Snapshots“ – unterschiedliche Wiederherstellungspunkte von Daten oder Systemen zu einem bestimmten Zeitpunkt. So können Unternehmen beispielsweise jederzeit den letzten Stand vor einem Virusbefall wiederherstellen.

Unternehmen sollten eine klare Routine für ihre Back-ups etablieren und regelmäßig prüfen, ob die hauseigene Datensicherungsstrategie den wachsenden Anforderungen entspricht – etwa durch Homeoffice, Internet of Things (IoT) und steigende Datenmengen.

Hinweis: Back-ups dienen ausschließlich der Notfall-Wiederherstellung und sind nicht mit Archivierung gleichzusetzen, bei der Daten langfristig gespeichert werden. Mischformen wie RAID-Systeme oder redundante Clouds kombinieren Back-up und Archivierung für maximale Sicherheit.

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Warum sind Back-ups so wichtig?

Mit einer durchdachten Strategie und einem IT-Notfallplan sind Unternehmen für den Ernstfall gut gewappnet. Gerade bei schwerwiegenden Software- oder Hardware-Fehlern oder nach einem Hackerangriff ist eine funktionierende Disaster-Recovery-Strategie Gold wert. Sie sorgt dafür, dass defekte Soft- oder Hardware schnell ersetzt wird, und stellt die Daten soweit möglich wieder her. Anschließend können Sie Ihre betrieblichen Aktivitäten in der Regel rasch wieder aufnehmen.

Das sind die drei wichtigsten Vorteile einer konsequenten Back-up-Strategie:

Vorbeugen gegen Datenverlust: Technische Defekte, Virenbefall, Naturkatastrophen, Cyberkriminalität, Gebäudeschäden, Brand, Diebstahl oder menschliche Fehler wie versehentliches Löschen von Daten gehören zu den häufigsten Gründen für einen Datenverlust.
Wiederherstellen nach Systemausfall: Probleme bei der Stromversorgung, Ausfälle des Kühlsystems, überhitzte Server, beschädigte Speichermedien oder Dateien sind in digitalen Arbeitswelten bis heute Teil der Realität. Deswegen sollten Sie nicht nur Dateien und Datenbanken, sondern auch Betriebssysteme, Anwendungen, Programme und individuelle Konfigurationen sichern. Dann geht die Datenwiederherstellung im Notfall zügig voran.
Schutz gegen Cyberkriminalität: Der digitale Raum eröffnet leider auch neue Möglichkeiten für die Kriminalität. Verhindern Sie, dass Kriminelle Ihr Unternehmen schädigen, und schützen Sie es insbesondere gegen Ransomware-Angriffe, damit Ihre Daten nicht verloren gehen oder der Zugriff darauf blockiert wird.

Mit einem guten Back-up-Konzept und einem zeitgemäßen IT-Notfallplan sind Sie gut gewappnet, um im Schadensfall selbst ganze Computersysteme schnell wieder komplett neu aufzusetzen.

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Wie oft sind Back-ups nötig?

Die Frage der Häufigkeit von Back-ups lässt sich nur individuell beantworten. Sie hängt von den Arbeitsprozessen in Ihrem Unternehmen ab und davon, wie viele Daten in der täglichen Arbeit entstehen.

Während es für kleine Handwerksbetriebe mit wenigen Kund:innen schon ausreichen kann, einmal im Monat Back-ups von Kundendaten, Aufträgen und Rechnungen zu erstellen, benötigen kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die etwa einen Online-Shop betreiben, wöchentliche, tägliche oder sogar häufigere Back-ups.

Wenn mehrere Personen gemeinsam einen digitalen Arbeitsplatz (Digital Workplace) oder eine Cloud nutzen, synchronisieren sich Daten meist schnell und teils in Echtzeit. In diesen Fällen ist es hilfreich, alle Daten automatisiert und mehrmals täglich als Kopie auf einem Back-up-Server abzulegen, um eine stets aktuelle Datenwiederherstellung zu gewährleisten.

Um herauszufinden, welche Back-up-Methode für Sie geeignet ist, oder ob Sie sogar unterschiedliche Methoden kombinieren wollen, sollten Sie im ersten Schritt identifizieren, wie häufig und welche Daten Sie sichern möchten. Hierfür müssen Sie alle Datenverarbeitungssysteme inventarisieren und bestimmen, welche davon wesentlich für Ihre Geschäftstätigkeit sind.

Arten von Back-ups

Generell unterscheidet man zwischen Back-ups auf physischen Speichermedien und der Online-Datensicherung. Online-Datensicherungen sind nicht unbedingt dasselbe wie das Speichern von Daten in einer Cloud (Cloud Storage); es handelt sich um zwei verschiedene Dienste, die unterschiedliche Vorteile bieten.

Back-up auf physischen Datenträgern (Zusatzhardware)

Der Vorteil eines Back-ups auf physischen Datenträgern ist, dass Dritte von außen kaum auf die Daten zugreifen können. Das Handling ist einfach, aber die Lebenszeit zusätzlicher Hardware ist begrenzt. Externe Festplatten können im Laufe der Zeit technische Defekte aufweisen, gestohlen oder zerstört werden. Unternehmen müssen die Funktionstüchtigkeit der Datenträger regelmäßig überprüfen, sie verwalten und vor Verlust schützen.

NAS-Back-up

Netzwerkbasiertes Speichern mit Network Attached Storage (NAS) ist eine fortschrittliche Methode der internen Datensicherung im Unternehmen und im Homeoffice. NAS-Systeme sind kleine Computer mit eigenem Prozessor, Betriebssystem und Festplatten. Ein NAS-Gerät wird einfach per Kabel an einen Router oder einen Netzwerk-Switch angeschlossen, um Daten von mehreren Endgeräten gleichzeitig und ortsunabhängig nutzen zu können sowie automatisch Back-ups zu erstellen.

NAS-Systeme mit zwei oder mehr Festplatten ermöglichen es, Originaldaten auf einer Festplatte zu speichern und auf einer oder mehreren anderen Festplatten zu sichern („spiegeln). Der Vorteil von NAS-Systemen ist, dass sie völlig autonom arbeiten. Das heißt, dass Unternehmen die Datenhoheit haben. Ein Nachteil kann die eher geringe Arbeitsgeschwindigkeit sein.

Online-Back-up

Der Begriff „Online-Back-up“ bezeichnet eine Online-Datensicherung, die in der Regel über das Internet, extern, vollautomatisch und unsichtbar im Hintergrund abläuft. Spezialisierte Anbieter stellen Unternehmen hierfür leistungsstarke externe Speicherlösungen zur Verfügung. Als Cloud-Lösungen ermöglichen Online-Back-ups die zeit- und ortsunabhängige Verfügbarkeit. Sie entlasten Unternehmen auch insofern, dass keine Investitionen in eigene Hardware anfallen.

Online-Back-ups bieten zudem Schutz vor physischem Datenverlust, etwa durch Diebstahl oder Feuer. Allerdings erhöht sich bei der Online-Datensicherung das Risiko eines unbefugten Zugriffs. Auch die Möglichkeit eines Ausfalls können Sie nicht völlig ausschließen, auch wenn die Zuverlässigkeit hier mittlerweile enorm hoch ist.

Cloud-Back-up (Cloud Storage)

Cloud-Back-ups und Online-Back-ups funktionieren aus technischer Sicht ähnlich, allerdings bietet der Cloud-Speicher (Cloud Storage) neben Sicherheitskopien in der Cloud zusätzliche Software und Optionen, die über die Funktion der reinen Datenspeicherung hinausgehen.

Entsprechende Systeme skalieren, automatisieren und strukturieren Ihre Cloud-Back-ups nach Ihren Wünschen. Als Unternehmen können Sie entscheiden, ob Sie die Verwaltung der Daten selbst organisieren oder dem Cloud-Anbieter überlassen wollen. Hierfür stehen Cloud Service Level Agreements (CSLA) zur Verfügung. Der Begriff Cloud-Storage bezeichnet lediglich den in einer Cloud verfügbaren Speicherplatz. Unternehmen können diesen auch für andere Aufgaben nutzen. Die Datensicherung erfolgt üblicherweise automatisch durch Software in Intervallen, die das Unternehmen individuell festlegen kann.

Back-up-Strategien für Unternehmen

In vielen Unternehmen haben Online- und Cloud-Back-ups die lokalen Back-ups nahezu ersetzt oder auf wenige Einsatzgebiete beschränkt. Ein Grund dafür ist, dass Sie den Aufwand für das Management von Back-ups nach außen verlagern können und externe Anbieter Ihnen auch bei der Entwicklung einer geeigneten Back-up-Strategie helfen. Darüber hinaus können Sie Kosten sparen, da Sie kein Geld für Anschaffung, Wartung und Problemlösung von Back-up-Servern aufwenden müssen.

Für ein höheres Maß an Sicherheit gibt es auch für kleine und mittlere Unternehmen mittlerweile Private Clouds, die – anders als Public Clouds – nur das Unternehmen selbst nutzt. Private Clouds sind entweder physisch oder als Service verfügbar. In der Praxis sind KMU jedoch von Angeboten dieser Art oft überfordert.

Manchmal ist eine intelligente Kombination aus Private Cloud, Public Cloud und eventuell sogar zusätzlichen Back-ups auf physischen Speichermedien die richtige Lösung.

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Die 3-2-1-Regel für Back-ups

Für eine hybride Back-up-Strategie, d.h. die Verbindung von Cloud-Back-ups und lokalen Back-ups empfehlen Expert:innen die sogenannte 3-2-1-Datensicherung. Diese beinhaltet jeweils drei Sicherheitskopien auf je zwei unterschiedlichen Speichermedien, wovon sich mindestens eines außerhalb des Unternehmensstandortes befindet.

Je nach Arbeitsmodell können Betriebe diese Regel individuell abwandeln. Für Back-ups der Computer von Mitarbeiter:innen, die von zu Hause aus arbeiten, können die bordeigenen Ressourcen bereits ausreichend sein. Betriebssysteme wie Windows oder MacOS bieten Möglichkeiten für die Schnellsicherung der Geräte. In der Regel schließen Nutzer:innen hierfür einfach ein externes Back-up-Laufwerk an und legen den Sicherungsumfang und Zeitplan fest.

Für Smartphones bieten Hersteller automatische Back-ups an, die in den Geräteeinstellungen ein- oder ausgeschaltet werden können. Android-Handys sichern die Daten meist in der Google-Cloud, iPhones in der iCloud. Sie können auch diese Option in Ihre Back-up-Strategie einbeziehen.

Technikaffine Nutzer:innen können einfach eine externe Festplatte mit einem USB-SATA-Adapter an ihr mobiles Gerät in ihrem Büro zu Hause anschließen. Alternativ kann auch das firmeneigene NAS, sofern vorhanden, diese Aufgabe übernehmen.

Die meisten NAS-Geräte sind eher für kleine Firmen oder Privatkunden geeignet, aber für eine Zweigstelle oder Außenstelle könnte es die richtige Option sein. Übrigens sind auch NAS-Back-ups in der Cloud möglich. Viele Cloud-Dienstleister haben dafür zuverlässige Angebote. Für eine solche Lösung sprechen die einfache Handhabung und die geringen Einstiegskosten. Bei dieser „kleinen“ Lösung wären Ihre Daten auch gegen Diebstahl, Brand und ähnliche Verlustquellen geschützt.

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Schritt-für-Schritt: Back-up unter Windows 10/11 mit Bordmitteln

Windows 10 und 11 bieten integrierte Funktionen, um Back-ups ohne zusätzliche Software zu erstellen. Folgende Möglichkeiten gibt es:

Komplettes PC-Back-up auf externe Medien (z.B. Festplatte, USB-Stick) für System, Programme, Dateien: Nutzen Sie „Sichern und wiederherstellen“, um das komplette System oder einzelne Daten zu sichern.
Fortlaufendes Back-up: Aktivieren Sie den Dateiversionsverlauf.
Windows-Konfiguration sichern: Erstellen Sie ein Systemabbild.
Bootfähiges Back-up & Notfallmedium: Richten Sie ein Wiederherstellungslaufwerk ein.

Wie Sie die einzelnen Back-up-Methoden nutzen, lesen Sie im Folgenden:

Komplettes PC-Back-up auf externe Medien (z.B. Festplatte, USB-Stick): System, Programme, Dateien

So gehen Sie vor, um eine Windows-Sicherung mit „Sichern und wiederherstellen“ anzulegen:

Öffnen Sie die Systemsteuerung, z.B. über die Windows-Suche in der Taskleiste.
Klicken Sie unter „System und Sicherheit“ auf „Sichern und wiederherstellen (Windows 7)“.
Wählen Sie „Sicherung einrichten“.
Legen Sie unter „Sicherungsziel“ fest, wo Ihr Windows-Back-up gespeichert werden soll. Wählen Sie ein internes Laufwerk oder eine angeschlossene externe Festplatte (empfohlen) aus. Alternativ ist eine Speicherung im Netzwerk möglich. Klicken Sie auf „Weiter“.
Entscheiden Sie, ob Sie bestimmte Ordner auswählen oder Windows die Auswahl der zu sichernden Daten überlassen wollen. Wählen Sie die Option, die zu Ihrer Sicherungsstrategie passt. Klicken Sie auf „Weiter“.
Legen Sie ggf. fest, welche Daten Sie sichern möchten, indem Sie die entsprechenden Verzeichnisse mit einem Haken versehen. Entscheiden Sie außerdem, ob Sie ein Systemabbild mitsichern wollen, um Windows zu einem späteren Zeitpunkt komplett wiederherstellen zu können. Bestätigen Sie dies mit „Weiter“.
Automatisieren Sie ggf. den Prozess (z.B. stündlich, täglich oder wöchentlich), um Windows regelmäßig zu sichern. Klicken Sie auf „Einstellungen speichern und Sicherung ausführen“, um die Sicherung zu starten.

Fortlaufendes Back-up: Den Dateiversionsverlauf aktivieren

Die Funktion „Dateiversionsverlauf“ ist standardmäßig deaktiviert und etwas versteckt. Sie ähnelt Apples „Time Machine“ und erstellt im Hintergrund eine Versionshistorie Ihrer Dateien – beispielsweise stündlich. Das erhöht die Sicherheit erheblich. Der Dateiversionsverlauf ist einfach einzurichten, verbraucht aber zusätzlichen Speicherplatz.

So aktivieren Sie den Dateiversionsverlauf:

Öffnen Sie die Systemsteuerung, z.B. über die Windows-Suche in der Taskleiste.
Klicken Sie unter „System und Sicherheit“ auf „Speichern von Sicherungskopien Ihrer Dateien mit ‚Dateiversionsverlauf‘“.
Wählen Sie links über „Laufwerk auswählen“ ein Laufwerk für die Sicherung aus. Es sollte möglichst eines sein, das dauerhaft im Rechner mitläuft, aber nicht dasselbe wie das, auf dem sich die zu sichernden Daten befinden.
Wählen Sie aus, welche Ordner Sie eventuell von der Sicherung ausschließen wollen. Nutzen Sie „Erweiterte Einstellungen“, um das Intervall der Sicherung und andere Parameter zu bestimmen.
Klicken Sie rechts auf „Einschalten“, um den Dateiversionsverlauf zu aktivieren.

Wenn Sie Dateien aus dem Dateiversionsverlauf wiederherstellen wollen, nutzen Sie den Menüpunkt „Persönliche Dateien wiederherstellen“ an derselben Stelle.

Windows-Konfiguration sichern: Systemabbild erstellen

Windows kann auch ein vollständiges sogenanntes Systemabbild erstellen. Es sichert nicht nur Dateien, sondern auch Betriebssystem, Programme und Einstellungen. Auf dieser Basis können Sie im Notfall einen PC exakt auf den letzten gesicherten Zustand zurücksetzen.

Öffnen Sie die Systemsteuerung, z.B. über die Windows-Suche in der Taskleiste.
Klicken Sie unter „System und Sicherheit“ links auf „Systemabbild erstellen“.
Wählen Sie aus, wo Sie die Sicherung speichern wollen: auf einer Festplatte (möglichst extern), einem USB-Laufwerk, einer DVD oder im Netzwerk. Klicken Sie nach der Auswahl auf „Weiter“.
Legen Sie fest, welche Laufwerke Sie zusätzlich in das Systemabbild miteinschließen wollen. Achten Sie darauf, dass das Ziellaufwerk für die Sicherung mehr freien Speicher bietet als die zu sichernde Quelle. Ist das gegeben, klicken Sie auf „Weiter“.
Überprüfen Sie alle Angaben und klicken Sie auf „Sicherung starten“.

Systemreparaturdatenträger oder Wiederherstellungslaufwerk?

Sie können alternativ oder zusätzlich zum Wiederherstellungslaufwerk einen sogenannten Systemreparaturdatenträger erstellen. Diese Option finden Sie ebenfalls unter „Sichern und wiederherstellen (Windows 7)“. Lagern Sie diesen Datenträger ebenfalls an einem externen Ort.

Der Systemreparaturdatenträger enthält genau wie das Wiederherstellungslaufwerk kein Back-up Ihrer Daten, sondern Hilfsprogramme, um Windows im Falle eines Fehlers wieder zum Starten zu bewegen oder Wiederherstellungsoptionen zu nutzen.

Das Wiederherstellungslaufwerk ist jedoch umfangreicher bestückt und enthält alle Daten, die Sie brauchen, um Windows auf Werkseinstellungen zurückzusetzen oder neu zu installieren. Im Zweifel sollten Sie also auf das Wiederherstellungslaufwerk setzen, da es mehr Optionen bietet.

Bootfähiges Back-up & Notfallmedium: Wiederherstellungslaufwerk einrichten

Für den Fall, dass Windows nicht mehr startet, hilft ein bootfähiges Medium. Und so richten Sie es ein:

Geben Sie in die Windows-Suche den Begriff „Wiederherstellungslaufwerk erstellen“ ein und klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag.
Bestätigen Sie ggf. die Sicherheitsabfrage von Windows.
Wählen Sie, ob die Systemdateien auf dem Wiederherstellungslaufwerk mitgesichert werden sollen oder nicht.
Stecken Sie einen USB-Stick mit mindestens 32 Gigabyte freier Kapazität in den Rechner und klicken Sie auf „Weiter“.
Wählen Sie den USB-Stick im folgenden Menü aus und klicken Sie auf „Erstellung starten“.
Klicken Sie auf „Fertigstellen“ und bewahren Sie den USB-Stick an einem Ort außerhalb Ihres Unternehmens auf.
Mit einem solchen bootfähigen Speichermedium können Sie den PC starten und ein Back-up wiederherstellen – selbst bei schwerwiegenden Fehlern, die den Start von Windows verhindern.

Wichtig: Stellen Sie hierzu sicher, dass in Ihrem System-BIOS (Grundeinstellungen) eingestellt ist, dass das System auch angeschlossene Wechselmedien (z.B. USB-Stick) nach bootfähigen Daten durchsucht. Wie genau das funktioniert, ist von Hersteller zu Hersteller unterschiedlich.

Generell gilt: Externe USB-Festplatten sind eine einfache und kostengünstige Lösung für lokale Back-ups. Sie eignen sich für einzelne PCs und Laptops und besonders für Nutzer:innen, die keine Cloud-Dienste verwenden möchten. Beachten Sie dabei folgende Punkte:

Nutzen Sie mindestens zwei externe USB-Festplatten im Wechsel, um zusätzliche Sicherheit zu gewährleisten.
Stellen Sie stets sicher, dass die Back-up-Festplatten über genügend Speicherplatz verfügen, denn Ihr Datenbestand wird vermutlich eher wachsen als schrumpfen.

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Aktivieren Sie unter Windows mindestens den Dateiversionsverlauf. Nutzen Sie aber auch die Möglichkeit in den übrigen Einstellungen, Back-ups zumindest einmal im Monat durchzuführen. Prüfen Sie außerdem regelmäßig, ob die Back-ups erfolgreich abgeschlossen wurden, und lassen Sie die verwendeten Wechselmedien nicht dauerhaft an Ihren Rechner angeschlossen.

Unser Tipp: Kombinieren Sie lokale und Cloud-Back-ups für maximale Sicherheit.

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Back-up erstellen: Das Wichtigste im Überblick

Back-ups sind Sicherheitskopien von Daten und Systemen und dienen dazu, diese im Fall eines Datenverlusts schnell wiederherzustellen.
Digitale Daten sind gefährdet, z.B. durch Cyberkriminalität, Hardware- bzw. Software-Fehler oder menschliche Fehler. Die Datensicherung durch Back-ups ist somit kein Luxus, sondern ein unverzichtbarer Teil der Cybersicherheitsstrategie.
Bereits mit den Bordmitteln von Windows 10/11 können Sie auf verschiedene Arten regelmäßige Back-ups erstellen und auch automatisieren.
Gängige Speichermethoden sind Back-ups auf physischen Datenträgern wie Festplatten, mit dem Netzwerk verbundene Speichergeräte sowie die Online-Datensicherung in der Cloud.
Für eine hohe Sicherheit ist die Speicherung von Dateien und Systemdaten auf verschiedenen Speichermedien, die nicht am selben Ort liegen, ein Muss.
Viele Expert:innen empfehlen als Back-up-Strategie eine hybride Lösung auf Basis der 3-2-1-Regel.
Back-ups sollten Teil der regelmäßigen Routine sein. Als schnelle und sichere Lösung spielt die automatisierte Online-Datensicherung in der Cloud eine immer wichtigere Rolle in Unternehmen jeder Größe.