Digitale Buchhaltung: in 5 Schritten zum papierlosen Büro

Digitales Business

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Datum 17.01.2018
Lesezeit 3 Min.

Digitale Buchhaltung: in 5 Schritten zum papierlosen Büro

Sie wollen Zeit, Geld und Ressourcen sparen? Auch hier hilft der voranschreitende digitale Wandel. In vielen Geschäftsbereichen lassen sich Unternehmen diese Chancen der Digitalisierung nicht entgehen. Warum aber hapert es allzu oft gerade in der Buchhaltung? Automatisierte Prozesse können auch im Rechnungswesen die Büroarbeit erheblich erleichtern. Mit diesen 5 Tipps gelingt die Umstellung zur digitalen Buchhaltung.

Seit Jahren geistert die Vision vom „papierlosen Büro“ durch die Geschäftswelt. Doch während die Digitalisierung in vielen Bereichen immer mehr Arbeitsprozesse optimiert,  bleibt die Buchhaltung noch häufig offline. Laut einer repräsentativen Umfrage von Bitkom nutzt aktuell nur jeder dritte Mittelständler ein Datenmanagementsystem (DMS) zur digitalen Dokumentenverwaltung, -Archivierung und -Verteilung. Dabei kann die digitale Buchhaltung den lästigen Papierkram erheblich vereinfachen.

Wie funktioniert digitale Buchhaltung?

Auch im Rechnungswesen lassen sich manuelle Arbeitsschritte durch digitale Prozesse ersetzen und automatisieren. Wer betriebliche Einnahmen und Ausgaben bislang über eine Excel-Tabelle erfasst, Rechnungen in Word erstellt und Dokumente in PC-Ordnern ablegt, führt aber noch keine digitale Buchhaltung. Die eigentliche Umstellung liegt darin, einzelne Systeme in eine Gesamtlösung zu implementieren, mit der sich Kernaufgaben wie die Fakturierung, Belegarchivierung und Weitergabe elektronischer Dokumente bewältigen lassen. So kann die Software mitdenken und klassische Aufgaben des Buchhalters automatisiert erledigen. Das spart nicht nur Zeit und Arbeit, sondern auch materielle Ressourcen. Denn die Buchhaltung 4.0 kommt weitestgehend ohne Papier aus.

Automatisch mehr Effizienz und Rechtssicherheit

Statt elektronisch vorliegende Dokumente auszudrucken und abzuheften, werden die Unterlagen durch Schnittstellen mit dem E-Mail-Programm an die Buchhaltungssoftware weitergeleitet und automatisch verarbeitet. Analoge Dokumente werden hingegen digitalisiert und ebenfalls zentral verwaltet, was die Verteilung, den Zugriff und die Auswertung  der Daten erheblich vereinfacht. Algorithmen prüfen erstellte und eingegangene Rechnungen, analysieren Belege und verbuchen automatisch Finanzbewegungen der Geschäftskonten. So sorgt die Software für eine lückenlose, rechtssichere Dokumentation der betrieblichen Zahlungsprozesse. Zugleich kann das System tagesgenaue Statistiken bereitstellen, auf deren Basis Unternehmen auch kurzfristig strategisch fundierte Entscheidungen treffen können.

In 5 Schritten zur digitalen Buchhaltung

Den offensichtlichen Vorteilen der digitalen Buchhaltung stehen oft noch Bedenken bei der Datensicherheit und Gesetzeskonformität gegenüber – zu Unrecht. Die größten Herausforderungen bei der Umstellung können Sie in 5 Schritten abhaken. 

  1. Die richtige Buchhaltungssoftware finden

Technische Voraussetzung für das digitale Rechnungswesen ist eine passende Buchhaltungssoftware. Für jedes Budget, jede Branche und Unternehmensgröße bietet der Markt mittlerweile zugeschnittene Tools. Wenn Sie die Buchhaltung nicht nur papierlos, sondern auch „bürolos“ abwickeln möchten, bietet sich eine (cloudbasierte) Online-Lösung an, mit der Sie auch von mobilen Endgeräten jederzeit auf die Buchhaltungsdaten zugreifen können. Professionelle Anbieter integrieren entsprechende Sicherheits- und Verschlüsselungs-Mechanismen, um einen größtmöglichen Schutz der sensiblen Finanzdaten zu gewährleisten.

  1. Funktionen vergleichen und Testphasen nutzen

Wie umfassend eine Software die Buchhaltung erleichtert, hängt von ihrem Funktionsumfang ab. Viele Tools unterstützen Sie nicht nur bei der Erstellung der Jahresabschlussbilanz und Vorbereitung der Steuererklärung, sondern können via Elster-Anbindung auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch ans Finanzamt schicken. Eine DATEV-Schnittstelle vereinfacht währenddessen die Kommunikation und den Informationsaustausch mit dem Steuerberater. Ebenso können Zahlungsein- und -ausgänge beim Online-Banking durch eine digitale Automatik verbucht werden. In jedem Fall lohnt es sich, die Funktionen unterschiedlicher Programme zu vergleichen und deren Handhabung bei kostenlosen Testphasen auszuprobieren.

  1. Rechtliche Rahmenbedingungen im Blick behalten

Auch für die papierlose Buchhaltung schreibt der Gesetzgeber einige Richtlinien vor. Dazu zählt ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren“, bei dem beispielsweise die Echtheit von Rechnungen durch andere Unterlagen belegbar sein muss. Ebenso verlangen die GoBS eine langfristige Datenarchivierung, wobei auch der Zugriff für externe Instanzen wie eine Steuerprüfung jederzeit möglich sein muss (GdPDU). 

  1. Papierlos denken: Umstellung heißt Einarbeitung

Der größte Aufwand bei der Umstellung zur digitalen Buchhaltung betrifft Dokumente, die ursprünglich in Papierform vorliegen. Kontoauszüge, analoge Verträge, Rechnungen und Belege müssen für die digitale Archivierung eingescannt werden, was etwas Zeit beansprucht. Ebenso wird bei vielen Kollegen ein Umdenken in die rein digitalen Arbeitsprozesse erforderlich. Außerdem kann die Einarbeitung in das neue System durchaus etwas Geduld erfordern.

  1. Den Steuerberater einbeziehen

Die Rücksprache und der Austausch mit dem Steuerberater bleiben auch bei der digitalen Buchhaltung unerlässlich. So gut wie jeder Finanzexperte nutzt mittlerweile selbst elektronische Lösungen und begrüßt es, wenn Unternehmen ihr Rechnungswesen ebenfalls digital managen. Eine ordnungsgemäße Buchführung kann auch dem Steuerberater Arbeit ersparen, was er im Gegenzug mit einem Preisnachlass honorieren könnte.

Mittlerweile sind sowohl technisch als auch rechtlich alle Hürden für das papierlose Büro ausgeräumt. Auf lange Sicht erweist sich die digitale Buchhaltung für Unternehmen jeder Größe und Branche als gewinnbringende Investition. Oder möchten Sie sich weiterhin mit Papierkram rumärgern?

Hat die Buchhaltung in ihrem Unternehmen schon ein digitales Upgrade bekommen? Schreiben Sie uns Ihre Erfahrungen.

 

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