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Digitalisierung

SharePoint mit Office 365: Darauf kommt es an

Portrait von Dr. Lorenz SteinkeLorenz Steinke
28.05.2025
10 Min.

    Mit den wachsenden Datenbeständen in Unternehmen wird auch die richtige Organisation dieser Daten immer wichtiger. SharePoint strukturiert Ihre Datenbestände in Form von Websites. Mit den Anwendungen von Office 365 greifen Sie auf diese Inhalte zu und bearbeiten sie.

    Was die Software von Microsoft alles kann, wie sie mit Microsoft 365 zusammenarbeitet und wie Sie SharePoint gewinnbringend für Ihr Unternehmen einsetzen, erfahren Sie hier.

    Inhaltsverzeichnis

    Was ist SharePoint?Die wichtigsten Funktionen von SharePoint mit Office 365 Was ist der Unterschied zwischen SharePoint Server, SharePoint Online und OneDrive?Arbeiten mit Dokumenten in SharePoint und Office 365

    Was ist SharePoint?

    SharePoint ist ein webbasiertes Unified-Communications-Werkzeug und eine Datenplattform von Microsoft. Damit können Unternehmen ihre Geschäftsdaten in einer Cloud ablegen, bearbeiten, strukturieren; und dort die Daten ihren Mitarbeiter:innen, Geschäftspartnern oder Kund:innen rechtebasiert zur Verfügung stellen.
    Auch die einzelnen Abteilungen des Unternehmens können sich in SharePoint über sogenannte Team-Websites präsentieren und sind darüber für alle anderen Abteilungen des Unternehmens erreichbar. SharePoint ist hierfür mit weiteren Microsoft-Kommunikationswerkzeugen wie Teams und Outlook verknüpft.
    Alle unter SharePoint gespeicherten Daten können direkt auf der SharePoint-Plattform kooperativ bearbeitet werden – also etwa Geschäftsberichte, Produktbeschreibungen und Übersichten mit Warenbeständen. SharePoint ist zu diesem Zweck mit weiteren Microsoft-Produkten wie dem Business-Paket Microsoft 365 verknüpft, sodass Nutzer:innen alle gewünschten Inhalte aus SharePoint-Datenbeständen direkt mit der jeweiligen Microsoft-Anwendung im Browser öffnen und bearbeiten können. Microsoft vertreibt daher auch alle Produkte zusammen in verschiedenen Lizenzpaketen. Microsoft 365 ist der neue, offizielle Name des bekannten Bürosoftware-Paketes Office von Microsoft. Der Softwarehersteller hat den Namen nämlich vor einiger Zeit geändert. Bekannt ist das Paket allerdings weiterhin vor allem als Office 365, weswegen dieser frühere Name hier zur besseren Verständlichkeit auch noch mit verwendet wird.
    Für iOS und Android stellt Microsoft alternativ zum Browser unter dem Namen „Microsoft SharePoint“ jeweils eigene Apps bereit.
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    Die wichtigsten Funktionen von SharePoint mit Office 365

    Kernfunktion von SharePoint ist es, Unternehmensdaten für die kooperative Bearbeitung geordnet bereitzustellen. Über entsprechende Suchfunktionen können Mitarbeitende Inhalte im gesamten Intranet finden – und in Abhängigkeit von den jeweiligen Nutzungsrechten öffnen und bearbeiten.
    In Verbindung mit der Software-as-a-Service Microsoft 365, kann SharePoint so bei Bedarf die gesamte interne und externe Kommunikation sowie das Termin- und Dokumentenmanagement in der Firmencloud abbilden. Dafür stellt SharePoint optional ein betriebliches Intra- und Social-Media-Netzwerk bereit. Mit Viva Engage (ehemals: Yammer) hat Microsoft hierfür auch gleich das passende, eigene Social Network speziell für Unternehmen im Programm, das Bestandteil der Microsoft Viva Employee Experience-Plattform ist.
    SharePoint integriert spezielle Business-Intelligence-Tools sowie Microsofts künstliche Intelligenz Copilot. Darüber hinaus bietet Sharepoint leistungsfähige Funktionen, um Unternehmensdaten automatisiert aufzubereiten, zusammenzufassen und Dritten strukturiert zur Verfügung zu stellen.
    So können Nutzer:innen den Microsoft Copilot beispielsweise damit beauftragen, alle Inhalte zu einem bestimmten Unternehmensprojekt aus dem Intranet zusammenzutragen und in Form einer Powerpoint-Präsentation aufzubereiten.
    Grafik zeigt die einzelnen Funktionen von Microsoft SharePoint.
    Als Werkzeug für Unified Communications verwaltet SharePoint Daten und stellt sie rechtebasiert intern und extern zur Verfügung oder bereitet sie per Business Intelligence auf. Mit den Office-Anwendungen aus Microsoft 365 wie Word 365 und Excel 365 können Sie Inhalte unter SharePoint leicht bearbeiten.

    Was ist der Unterschied zwischen SharePoint Server, SharePoint Online und OneDrive?

    Microsoft bietet seinen Geschäftskunden SharePoint in unterschiedlichen Editionen an, die sich in Zielgruppe, Preis und Funktionsumfang erheblich unterscheiden:

    SharePoint Server

    Diese Edition ist für Firmen gedacht, die ihre SharePoint-Umgebung selbst administrieren möchten und als Plattform dafür beispielsweise ihre eigene Private Cloud nutzen wollen. Mit SharePoint Server haben sie die Möglichkeit, alle Daten lokal auf eigener Hardware zu hosten.
    SharePoint Server gibt es in den zwei Untervarianten „Standard“ und „Enterprise“. Mit der Standardversion können kleinere und mittlere Unternehmen ihre Datenbestände erfassen und aufbereiten, Webseiten erstellen und Dokumentenmanagement mit Suchfunktion nutzen.
    Die Enterprise-Variante richtet sich vor allem an größere Unternehmen und Behörden. Sie bietet gegenüber der Standardedition zusätzliche Funktionen für die technische Analyse und Auswertung der Unternehmensdatenbestände (sogenannte: „Business Intelligence“) sowie ein umfangreiches Enterprise Content Management (ECM). Damit können Firmen die eigenen Businessdaten, beispielsweise aus einem Azure Data Lake, für Management und Belegschaft noch umfassender aufbereiten.
    Allerdings hat Microsoft für 2026 das Ende seines Supports für SharePoint Server 2016 und 2019 angekündigt. Unternehmen, die SharePoint aktuell neu einrichten möchten oder bisher mit SharePoint Server arbeiten, sollten sich daher SharePoint Online näher ansehen. Mit Werkzeugen wie dem kostenfreien SharePoint-Migrationstool (SPMT) unterstützt Microsoft den Umzug in seine hauseigene Cloudumgebung.
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    SharePoint Online

    Diese Edition von Sharepoint richtet sich an Unternehmen, die sich auf ihr Kerngeschäft beschränken und die Administration ihrer Cloud an einen Dienstleister abgeben möchten. In dieser Variante hostet Microsoft den SharePoint selbst, sodass Sie dafür keinen eigenen Server aufsetzen müssen. Microsoft übernimmt als Hoster auch das Einspielen aller Updates.
    Durch das externe Hosting und die damit einhergehende Loslösung von lokaler Server-Hardware ist SharePoint Online wesentlich leicht skalierbar als die On-Premises-Version SharePoint Server. SharePoint Online ist in den Abonnements von Office 365, beziehungsweise Microsoft 365 in der Regel enthalten. Eine Ausnahme bildet hierbei „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ (Stand Mai 2025), das ohne Lizenz für SharePoint Online ausgeliefert wird.

    OneDrive

    Wie SharePoint ist auch OneDrive in Microsoft 365, beziehungsweise Office 365 integriert und wird daher oft irrtümlich als kleinere Variante von SharePoint wahrgenommen. Tatsächlich ist OneDrive aber eine eigene und von SharePoint unabhängige Cloud-Plattform.
    Der ehemals als Microsoft SkyDrive bekannte Cloud-Service oder Filehosting-Dienst richtet sich als Standalone-Produkt ohne SharePoint-Integration vor allem an kleine und mittelständische Firmen sowie an Einzelunternehmer:innen. Hierbei liegt der Focus nicht primär auf der teambasierten Datennutzung, sondern auf dem eigentlichen Speichern und Organisieren von Businessdaten. Auf der Plattform von OneDrive können Sie beispielsweise Geschäftsbriefe, Präsentationen oder Tabellen speichern.
    Dabei können Sie aus dem Büro oder beim mobilen Arbeiten mit unterschiedlichen Endgeräten darauf zugreifen. So stellen Sie einzelne Inhalte oder komplette Bestände Kolleg:innen oder Geschäftspartner:innen zur Verfügung.
    OneDrive ist im Unterschied zu SharePoint aber nicht als Intranet- oder Kommunikationsplattform gedacht, weswegen es hierfür auch nur Basisfunktionen bereitstellt. Umgekehrt können SharePoint-Nutzer:innen OneDrive sehr einfach in ihren digitalen Arbeitsplatz integrieren. Standardmäßig wird es beispielsweise auch auf der persönlichen Website von SharePoint-Nutzer:innen als eigener Link angezeigt.
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    Arbeiten mit Dokumenten in SharePoint und Office 365

    Dateizugriffe erfolgen unter SharePoint in der Regel browserbasiert, beziehungsweise alternativ mit den entsprechenden Apps für iOS und Android. SharePoint ist dabei so konzipiert, dass Arbeitsgruppen jederzeit an denselben Dokumenten zusammenarbeiten können.
    Hierfür unterstützt es SharePoint, dass mehrere Personen Datenobjekten zeitgleich öffnen und bearbeiten können. Im SharePoint-Jargon werden diese auch als die „Mitglieder“ einer entsprechenden Projektwebseite bezeichnet. Jedes Mitglied sieht dabei im geöffneten Dokument, welche Änderungen andere Personen gerade zeitgleich daran vornehmen. So können sich beispielsweise Mitglieder einer Arbeitsgruppe, die über mehrere Unternehmensstandorte verteilt sind, zu einer Teams-Videokonferenz verabreden und in dieser Teamkonferenz gemeinsam Dokumente bearbeiten.
    SharePoint unterstützt darüber hinaus auch die Offline-Arbeit an Dokumenten. So können Anwender:innen Dateien beispielsweise herunterladen, anschließend ohne bestehende Datenverbindung lokal bearbeiten und danach wieder auf den SharePoint hochladen („synchronisieren“).
    Sollen mehrere Personen Zugriff auf dieselben Daten haben, einigen sie sich vorab auf eine Bearbeitungsreihenfolge, damit sie sich ihre Änderungen nicht gegenseitig überschreiben. SharePoint bietet hierfür verschiedene Benachrichtigungsfunktionen, sodass jederzeit sichtbar ist, wenn andere Personen aus dem eigenen Team eine Datei gerade hochgeladen oder bearbeitet haben.
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    Struktur von Datenbeständen unter SharePoint

    SharePoint-Nutzer:innen sehen ihre Datenbestände entweder in Form von Verzeichnisbäumen oder über die Websites des eigenen Intranets. Jede Person kann sich eine eigene Website erstellen, um den eigenen digitalen Arbeitsplatz wunschgemäß zu organisieren. Diese Website trägt unter SharePoint die Standardbezeichnung „Meine Website“ und ist direkt mit dem Benutzernamen verknüpft.
    Hier können Nutzer:innen sich nicht nur Verknüpfungen zu den wichtigsten weiteren Websites als Favoriten anlegen. Sie gelangen von hier auch über entsprechende Buttons in der Symbolleiste zu persönlichen Kommunikationskanälen, ToDo-Listen und dem Teamchat.
    SharePoint organisiert Dokumente und die Navigation in den Beständen und Websites dabei in einer dreistufigen Hierarchie:
    • Die von Microsoft so sogenannte „Globale Navigation“ betrachtet die Gesamtheit aller Websites des Unternehmens mit allen zugehörigen Dokumenten im Intranet. Über Globale Suchfunktionen können Mitarbeiter:innen Inhalte im gesamten Intranet finden und diese bei entsprechender Freigabe auch direkt bearbeiten.
    • Die Hub-Navigation oder Hub-Ebene umfasst Gruppen gleichartiger, „verwandter“ Websites innerhalb des SharePoint-Intranets. Jede Website im Intranet kann nur zu einem einzigen Hub gehören. Auf dieser Ebene können beispielsweise alle Projekte einer Abteilung oder die unterschiedlichen Themen und Aufgaben einer Stabstelle als einzelne Websites organisiert sein. Auch die Teams selbst können sich über solche Websites unternehmensweit vorstellen und Inhalte und Ansprechpartner auflisten. SharePoint enthält hierfür bereits entsprechende Website-Vorlagen.
    • Auf der untersten Ebene läuft die lokale Navigation als sogenannte statische Navigation innerhalb einer oder mehrerer Tochterseiten einer einzelnen Intranet-Website. Eine solche Website der untersten Ebene kann beispielsweise die Reiserichtlinien und -empfehlungen eines Unternehmens beinhalten – inklusive entsprechender Links zum eigentlichen Buchungsportal.
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    SharePoint strukturiert Datenbestände über Websites im Intranet. Nutzer:innen können sich daraus wiederum eine persönliche Website mit den für sie wichtigsten Informationen zusammenstellen und mit Anwendungen aus Microsoft 365 leicht darauf zugreifen.

    Integration von SharePoint in Microsoft 365 Apps

    SharePoint ist in die Office-Anwendungen von Microsoft 365 hoch integriert. So erreichen Sie über SharePoint sehr einfach Ihr E-Mail-Postfach, das Sie mit Outlook lesen, organisieren mit SharePoint und Teams Konferenzen oder schreiben Blogbeiträge oder Memos.
    Über die sogenannte App-Startseite des persönlichen Desktops gelangen Anwender:innen aus SharePoint heraus zu den mitinstallierten, beziehungsweise abonnierten Microsoft-365-Anwendungen. Per Klick in ein Dokument öffnen sie dieses mit der entsprechenden Anwendung: ein Textdokument beispielsweise mit Word 365, eine Tabelle mit Excel 365 oder eine Liste mit Microsoft Lists. Umgekehrt können Anwender:innen aus Microsoft Teams heraus direkt eine Team-Website zu einer laufenden Videokonferenz erstellen, die dann über SharePoint allen Konferenzteilnehmern zur Verfügung gestellt wird.
    SharePoint ist außerdem in das cloudbasierte Werkzeug Power Automate integriert, mit dem Sie unter Microsoft 365 viele wiederkehrende Aufgaben als selbstausführende Routinen automatisieren können. Standardmäßig liefert Power Automate hierfür rund 100 Vorlagen für SharePoint wie „Meine E-Mail-Anhänge in einer SharePoint-Dokumentbibliothek speichern“, „Regelmäßig einen SharePoint-Ordner in einen anderen kopieren“ und „Neu hinzugefügte Dateien mit OCR in durchsuchbare PDF-Dateien in SharePoint konvertieren“.
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    Microsoft 365 Copilot: Mehr Produktivität dank KI

    Microsoft 365 Copilot ist eine künstliche Intelligenz, die sich nahtlos in Ihr Unternehmen integrieren lässt. Sie nutzen Copilot mit Ihren Office-Anwendungen. Geben Sie Ihre Frage oder Ihren Auftrag einfach ein – schon erhalten Sie Zusammenfassungen, Ideen oder Gestaltungsvorschläge.

    • Gesteigerte Produktivität
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    Sicherheit und Compliance in SharePoint

    Mit Verabschiedung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat die Europäische Union (EU) die Compliance-Regeln für Unternehmen verschärft und insbesondere für die Verarbeitung und Verwahrung personenbezogener Daten hohe Standards gesetzt.
    Beispielsweise dürfen Unternehmen Personendaten nicht unverschlüsselt auf Cloudspeichern verwahren, wenn diese keine europäischen oder vergleichbare Sicherheitsstandards erfüllen. Dies gilt genauso wenn, Firmendaten in einem zusätzlichen, räumlich weit entfernten Rechenzentrum gesichert werden. Die sogenannte Georeplikation dient dazu, die Ausfallsicherheit bei Stromausfällen und Bränden zu erhöhen.
    Microsoft bietet SharePoint-Kunden daher die Möglichkeit, ihre Daten ausschließlich auf Cloudspeichern innerhalb der EU zu verwahren. Behörden oder Unternehmen, die darüber hinausgehende, interne oder branchenspezifische Compliance-Regeln erfüllen müssen, können ihre Daten mit SharePoint Server auf eigener Hardware hosten.
    Mit den nachfolgenden Maßnahmen können Unternehmen die Sicherheit bei der Nutzung von SharePoint-Ressourcen zusätzlich erhöhen:
    • Identitätsprüfung und Authentifizierung mit Systemen wie Microsoft Microsoft Entra ID oder gleichwertig
    • Verwendung aktueller, sicherer Browser für den SharePoint-Zugriff sowohl aus dem Intranet, als auch über das Internet
    • Durchgehende Verschlüsselung zwischen den Endpunkten bei jeglicher Kommunikation
    • Nutzung von Zwei-Faktor-Authentifizierung für das Anmelden an allen SharePoint-Zugriffspunkten und Endgeräten
    • Verwendung sicherer VPN-Verbindungen bei der Einwahl aus dem Homeoffice oder beim mobilen Arbeiten
    Ein Mann mit Kapuze sitzt vor einer Tastatur, im Vordergrund grüne Viren- und Datensymbole

    Risikofreies Cloud-Computing: Vodafone Total Cloud Security

    Immer mehr DDoS-Attacken, professionellere Hacker-Angriffe, gestiegene Compliance-Anforderungen – nie war es wichtiger, Ihre Infrastruktur vor Risiken zu schützen als heute.

    Unser DDoS Mitigation Service analysiert einlaufenden Traffic und alarmiert Sie automatisch bei drohenden Attacken. Mit Managed Firewall bekommen Sie umfassenden hardware-dedizierten Schutz vor IT-Gefahren. Außerdem verfügen wir über die ISO 27001-Zertifizierung für Cloud & Hosting Services und für Rechenzentrums-Dienstleister in Deutschland.

    Mehr zu Vodafone Total Cloud Security

    SharePoint unter Office 365 in Kürze

    • SharePoint ist ein webbasiertes Unified-Communications-Werkzeug sowie eine Datenplattform für die Bereitstellung, Verarbeitung und Auswertung von Unternehmensdaten.
    • SharePoint ist weitgehend in Microsoft 365, das frühere Office 365, integriert, sodass Anwender:innen viele Dokumente unter SharePoint direkt mit der passenden Anwendung aus Microsoft 365 bearbeiten können.
    • Während SharePoint Server auch auf einer unternehmenseigenen Cloud installiert werden kann, wird SharePoint Online direkt in der Microsoft-Cloud bereitgestellt.
    • SharePoint-Inhalte können im Browser aufgerufen und direkt mit dem passenden Programm online bearbeitet werden, beispielsweise Word 365 oder Excel 365.
    • Auch das Herunterladen und lokale Bearbeiten von SharePoint-Dokumenten ist grundsätzlich möglich. Die Software bietet Werkzeuge, damit sich Arbeitsgruppen hierfür entsprechend koordinieren können.
    • Mithilfe von Power Automate können viele Standardaufgaben in SharePoint automatisiert werden.
    • Mithilfe von Copilot und den integrierten Business-Intelligence-Funktionen von SharePoint lassen sich sehr einfach Analysen, Projektionen und Zusammenfassungen aus den vorliegenden Geschäftsdaten erstellen.
    Portrait von Dr. Lorenz SteinkeLorenz Steinke
    28.05.2025
      # Tags:OfficeMicrosoft 365TippsBusiness Basics
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