Security

Datenschutz und Datensicherheit – das sollten Sie darüber wissen

Sie führen ein Unternehmen, das täglich mit digitalen Daten arbeitet – von Kund:innen, Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner:innen. Diese Daten sind wertvoll. Sie sind Grundlage für Entscheidungen, Prozesse und Innovationen. Doch sie sind auch angreifbar. Cyberangriffe, Datenlecks und rechtliche Verstöße treffen nicht nur die großen „Player“. Sie bedrohen Mittelstand, Start-ups und Konzerne gleichermaßen – oft dort, wo niemand damit rechnet.

Die Bedrohungslage wächst. Hacker:innen entwickeln immer raffiniertere Methoden. Ransomware legt ganze Produktionslinien lahm. Fehlkonfigurationen in der IT öffnen Tür und Tor für Datenmissbrauch. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an den Datenschutz. Beispielsweise verlangt die DSGVO lückenlose Transparenz, rechtliche Klarheit und technische Absicherung. Verstöße kosten nicht nur Geld – sie gefährden Vertrauen, Reputation und Geschäftsgrundlagen.

Als Unternehmensführung tragen Sie Verantwortung. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Unternehmen nicht nur gesetzeskonform handelt, sondern auch resilient gegenüber digitalen Risiken ist. Datenschutz und Datensicherheit sind keine Aufgaben für die IT-Abteilung allein. Sie gehören in die Chefetage. Sie betreffen Strategie, Kultur und Führung.

Dieser Text zeigt Ihnen, worauf es ankommt. Denn: Datenschutz und Datensicherheit sind kein Luxus. Sie sind Pflicht und Überlebensstrategie gleichermaßen.

Inhaltsverzeichnis

Was ist der Unterschied zwischen Datensicherheit und Datenschutz?

Datenschutz und Datensicherheit sind zwei Begriffe, die Expert:innen häufig synonym verwenden – dabei beschreiben sie unterschiedliche Absichten. Für Sie und Ihr Team ist es essenziell, diese Unterscheidung zu kennen, um rechtliche Anforderungen korrekt umzusetzen und technische Maßnahmen gezielt einzusetzen.
Datenschutz bezieht sich auf den Schutz personenbezogener Daten. Ziel ist es, die Privatsphäre von natürlichen Personen zu wahren und deren Grundrechte zu schützen. Die rechtliche Grundlage bildet die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Datenschutz beantwortet die Frage: Darf ich bestimmte Daten zu einem bestimmten Zweck verarbeiten?
Datensicherheit hingegen umfasst alle Maßnahmen, die Daten vor Verlust, Manipulation oder unbefugtem Zugriff schützen – unabhängig davon, ob sie personenbezogen sind oder nicht. Sie betrifft also auch Unternehmensdaten wie etwa Finanzdaten, Geschäftsgeheimnisse oder technische Dokumentationen. Datensicherheit erklären Sie am besten mit der Frage: Wie schütze ich die Daten, die ich erhoben habe?
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Was ist der Unterschied zwischen Datenschutzdaten und Sicherheitsdaten?

Datenschutzdaten sind personenbezogene Informationen, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu zählen Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Gesundheitsdaten, biometrische Daten und vieles mehr. Diese Daten unterliegen strengen gesetzlichen Regelungen, insbesondere der DSGVO.
Sicherheitsdaten hingegen sind technische oder organisatorische Informationen, die zur Absicherung von Systemen und Prozessen dienen. Dazu gehören etwa:
  • Zugangsdaten (z.B. Passwörter, Token)
  • Protokolldaten (z.B. Logfiles)
  • Konfigurationsdaten von Firewalls oder VPNs
  • Back-up-Informationen
  • Verschlüsselungsschlüssel
Diese Daten sind nicht zwangsläufig personenbezogen, aber sie sind für die Integrität und Verfügbarkeit von IT-Systemen entscheidend. Ihr Schutz fällt unter die Datensicherheit und ist Teil eines umfassenden Informationssicherheitsmanagements.

Datenschutz und Datensicherheit im Unternehmen

In Ihrem Unternehmen sind Datenschutz und Datensicherheit keine isolierten Aufgabenbereiche, sondern integrale Bestandteile der Unternehmensführung. Sie betreffen nahezu alle Abteilungen – von der Personalabteilung über das Marketing bis zur IT. Daraus resultieren für Sie bestimmte verpflichtenden Maßnahmen.

Rechtliche Verpflichtungen

Sobald Sie personenbezogene Daten verarbeiten, gelten die Vorgaben des BDSG und der DSGVO. Das betrifft nicht nur Daten von Kund:innen, sondern auch von Mitarbeiter:innen. Die wichtigsten Grundsätze sind:
  • Zweckbindung: Sie dürfen Daten nur für den angegebenen Zweck verwenden.
  • Datenminimierung: Sie dürfen nur die Daten erheben, die für den Zweck notwendig sind.
  • Transparenz: Sie müssen Betroffene über die Datenverarbeitung informieren.
  • Einwilligung: Die Verarbeitung muss auf einer rechtlichen Grundlage beruhen – meist auf einer informierten Einwilligung.
  • Rechte der Betroffenen: Dazu gehören Auskunftsrecht, Recht auf Löschung, Berichtigung und Widerspruch.

Organisatorische Maßnahmen

  • Bestellen Sie eine:n Datenschutzbeauftragte:n, wenn mehr als neun Personen regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten.
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen regelmäßig.
  • Dokumentieren Sie alle Datenverarbeitungsprozesse.
  • Führen Sie ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
  • Implementieren Sie eine Datenschutzrichtlinie, die für alle Beschäftigten verständlich und verbindlich ist.
  • Halten Sie Notfallpläne bereit, wenn der Ernstfall eintritt.

Technische Maßnahmen

  • Verschlüsseln Sie sensible Daten.
  • Nutzen Sie sichere Kommunikationskanäle.
  • Bauen Sie Zugriffskontrollen ein.
  • Führen Sie regelmäßige Back-ups durch.
  • Verwenden Sie aktuelle Antiviren- und Firewall-Systeme.
  • Nutzen Sie Multi-Faktor-Authentisierung.
  • Verwenden Sie Token-basierte Identifizierung.
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DSGVO: Regeln & Compliance zu Datenschutz und Datensicherheit

Die DSGVO ist seit Mai 2018 in Kraft und gilt für alle Unternehmen, die auf dem Boden der EU personenbezogene Daten von EU-Bürger:innen verarbeiten – unabhängig davon, ob das Unternehmen seinen Sitz in der EU hat. Die EU-Datenschutzverordnung enthält eine Reihe verpflichtender Grundsätze für den Umgang mit (nicht nur sensiblen) Daten:

Grundsätze der DSGVO

  • Rechtmäßigkeit, Transparenz
  • Zweckbindung
  • Datenminimierung
  • Richtigkeit
  • Speicherbegrenzung (Aufbewahrungsdauer)
  • Integrität und Vertraulichkeit
  • Rechenschaftspflicht
Um die Grundsätze zu wahren, beziehungsweise in Ihrem Unternehmen effektiv umsetzen zu können, müssen Sie eine Reihe von Compliance-Maßnahmen ergreifen. Welche das sind, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Compliance-Maßnahmen

  1. Info-Audit: Dokumentieren Sie, welche Daten Sie verarbeiten, zu welchem Zweck, wer Zugriff hat und wie Ihr Unternehmen die Daten schützt.
  2. Rechtsgrundlage prüfen: Die Verarbeitung ist nur erlaubt, wenn eine der sechs Voraussetzungen erfüllt ist (z.B. Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, lebenswichtige Interessen, öffentliches Interesse und berechtigtes Interesse).
  3. Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA): Bei hohem Risiko für die Rechte der Betroffenen ist eine DPIA verpflichtend.
  4. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs): Dazu gehören Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates.
  5. 72-Stunden-Meldepflicht: Datenschutzverletzungen müssen Sie innerhalb von 72 Stunden melden.
  6. Betroffenenrechte: Sie müssen Anfragen zur Auskunft, Berichtigung, Löschung etc. innerhalb eines Monats beantworten.
  7. Verträge mit Dienstleistern: Schließen Sie Auftragsverarbeitungsverträge mit allen externen Dienstleistern, die personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten.
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Schwachstellen & Sicherheitsmaßnahmen

Typische Schwachstellen

  • Unsichere Passwörter: Kurze, einfache oder mehrfach verwendete Passwörter bergen ein hohes Risiko.
  • Offene Arbeitsplätze: Nicht gesperrte Geräte ermöglichen unbefugten Zugriff.
  • Veraltete Software: Cyberkriminelle nutzen Sicherheitslücken in alten Versionen gezielt aus.
  • Fehlende Zugriffskontrollen: Es herrscht Unklarheit darüber, wer auf welche Daten zugreifen darf.
  • Unzureichende Schulung: Beschäftigte sind sich der Risiken oft nicht bewusst.
  • Fehlende Verschlüsselung: Daten werden ungesichert übertragen oder gespeichert.
  • Unkontrollierte Nutzung privater Geräte (BYOD): Ohne zentrale Verwaltung von Endgeräten entstehen Sicherheitslücken.
  • Unzureichende Back-up-Strategien: Es kommt zu Datenverlust durch technische Defekte oder Angriffe.
  • Mangelhafte Protokollierung: Sicherheitsvorfälle im Unternehmen bleiben unentdeckt.
  • Keine Notfallpläne: Im Ernstfall fehlt ein klarer Handlungsrahmen für alle Mitarbeiter:innen.

Sicherheitsmaßnahmen

Es ist daher für Ihr Unternehmen essenziell, dass Sie mit angemessenen Maßnahmen gegensteuern. Dazu gehören:
  • Passwortrichtlinien: Setzen Sie komplexe Passwörter und regelmäßige Änderungen durch.
  • Clean-Desk-Policy: Sensible Informationen dürfen nicht offen am Arbeitsplatz sichtbar sein.
  • Software-Updates: Halten Sie alle Systeme auf dem neuesten Stand.
  • Zugriffsmanagement: Nutzen Sie eine rollenbasierte Rechtevergabe.
  • Awareness-Schulungen: Sensibilisieren Sie Ihre Belegschaft regelmäßig.
  • Verschlüsselung: Nutzen Sie moderne Verschlüsselungstechnologien.
  • Monitoring: Überwachen Sie Ihre Systeme kontinuierlich.
  • Notfallmanagement: Erstellen Sie Notfall- und Wiederherstellungspläne und testen Sie diese regelmäßig.

Das Wichtigste zu Datenschutz und Datensicherheit in Kürze

  • Datenschutz bezieht sich auf personenbezogene Daten, während Datensicherheit sich um alle Daten dreht – und den Schutz vor technischen Risiken wie Verlust oder unbefugtem Zugriff.
  • Datenschutzdaten sind rechtlich geschützte Informationen über Personen, Sicherheitsdaten dienen dem Schutz von IT-Systemen.
  • Unternehmen müssen organisatorische und technische Maßnahmen umsetzen, um Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten.
  • Die DSGVO verlangt klare Regeln zur Datenverarbeitung, inklusive Einwilligungen, Dokumentation und Schutzmaßnahmen.
  • Häufige Schwachstellen wie unsichere Passwörter oder veraltete Software lassen sich durch gezielte Sicherheitsstrategien vermeiden.
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