Security

Back-up-Strategie

Der perfekte Plan für die Datensicherung in Ihrem Unternehmen

Eine robuste Back-up-Strategie ist der wichtigste Schutz vor Datenverlust. Sie muss gesetzeskonform („compliant“) und skalierbar sein. Erfahren Sie hier, wie Sie die perfekte Back-up-Strategie entwickeln und welche Methoden sich für Sie eignen – damit Ihr Unternehmen auch im Notfall arbeitsfähig ist.

Inhaltsverzeichnis

Back-up-Strategie: Das Wichtigste in Kürze

  • Eine gute Back-up-Strategie muss bestimmte Kriterien erfüllen: klare Definition der Wiederherstellungsziele, Automatisierung, Datenverschlüsselung, Auswahl von Speicherlösungen (z.B. automatisierte Cloud-Back-ups), Sicherheitstechnologien, kontinuierliche Überwachung und regelmäßige Tests.
  • Das Ziel einer Back-up-Strategie besteht darin, Daten schnell, compliant, unverändert und überprüfbar wiederherzustellen.
  • Relevant für die Wahl der passenden Strategie ist auch die Effizienz der gewählten Back-up-Methode(n) – sowohl für das Erstellen von Back-ups als auch für das Wiederherstellen von Daten.
  • Back-up-Strategien basieren häufig auf bewährten Standards wie der 3-2-1-Regel (manchmal erweitert auf 3-2-1-1-0) und der 4-3-2-Methode.
  • Welche Back-up-Strategie für welches Unternehmen passt, ist individuell unterschiedlich. Best Practices bieten Orientierungshilfen für das Entwickeln Ihrer eigenen Strategie.
  • Back-ups sind für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie schützen vor Ausfällen, beispielsweise nach Cyberangriffen, sowie vor den Folgen von menschlichen Fehlern wie versehentlichem Löschen, Systemabstürzen und Katastrophen.
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Was ist eine Back-up-Strategie und warum ist sie für Unternehmen unverzichtbar?

Eine Back-up-Strategie ist ein dokumentierter Plan, der festlegt, wie, wann, wo und wie lange Daten gesichert und im Schadensfall wiederhergestellt werden sollen. Im Fall von Datenverlusten sind Back-ups für Unternehmen meist der letzte Rettungsanker.
Im Arbeitsalltag fallen immer mehr Daten an. Unternehmen können die Komplexität der Datensicherung – und gegebenenfalls ihre Wiederherstellung – nur mit einer gut durchdachten Back-up-Strategie bewältigen.
Ist die Komplexität der Datensituation gering, reichen oft die vorhandenen Ressourcen Ihrer bestehenden IT für Back-ups aus. Aber auch dann benötigen Sie einen sinnvollen Zeitplan und ein strukturiertes Management der gesetzlichen Anforderungen. Dazu gehören die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die Grundsätze für die ordnungsgemäße Verwaltung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie für den Datenzugriff (GoBD).
Wenn es um Ihre Back-ups geht, bedeutet der Schutz personenbezogener Daten beispielsweise: Sie müssen sicherstellen, dass nicht alle Mitarbeitenden Zugriff auf Ihre vollständigen Back-ups haben.
In komplexeren Anwendungsfällen ist eine spezielle Back-up-Software erforderlich.
Außerdem sind weitere Überlegungen notwendig: beispielsweise die Berechnung, wie viel Speicherplatz Ihre Back-ups benötigen und über welchen Zeitraum. Beispiel: Ihr aktuelles Datenvolumen, das Sie regelmäßig sichern möchten, beträgt 100 GB und wächst täglich um 1 GB. Welche Speicherlösung benötigen Sie, um das ganze Jahr über wöchentliche Back-ups durchzuführen (einschließlich der Möglichkeit, alte Daten zu überschreiben)?
Wenn Sie den Speicherbedarf für Back-ups planen, lohnt sich der Einsatz digitaler Back-up-Kapazitätsrechner. Die Tools helfen dabei, die nötige Speicherkapazität unter Berücksichtigung der eingesetzten Technologien genau zu ermitteln – passend zu Ihrer Infrastruktur etwa für physische Server, virtuelle Umgebungen oder hybride Lösungen. Wenn Sie im Umgang damit nicht sicher sind, greifen Sie besser auf professionelle Beratung zurück. Vereinbaren Sie z.B. einen Rückruf von den Expert:innen bei Vodafone.
In Zeiten zunehmender Risiken im Cyberspace zielt eine moderne Back-up-Strategie in Unternehmen nicht nur darauf ab, regelmäßige Back-ups zu erstellen, sondern diese auch effizient vor internen und externen Bedrohungen zu schützen. Denn es gibt bereits Ransomware-Angriffe, die sich darauf spezialisiert haben, Back-up-Kopien zu kompromittieren.
Dementsprechend sollten Sie den Zugriff auf Ihre Back-ups – auch innerhalb des Unternehmens – strengstens beschränken, basierend auf den Prinzipien von Zero Trust.

Eine zeitgemäße Back-up-Strategie bietet Schutz vor folgenden Risiken:

  • Cyberrisiken: Robuste, isolierte Sicherungskopien schützen Ihre Daten vor unerwünschtem Zugriff oder Manipulationen, beispielsweise durch spezialisierte Ransomware.
  • Betriebsrisiken: Geeignete Back-ups bieten Schutz vor Risiken wie Hardware-Defekten, Software-Fehlern, Strom- oder Klimaproblemen (z.B. übermäßige Hitze) und Naturkatastrophen.
  • Menschliches Versagen: Auch Bedienungsfehler oder versehentliches Löschen gehören zu den abgesicherten Risiken.
  • Compliance: Eine Back-up-Strategie muss die Einhaltung aller für das Unternehmen relevanten gesetzlichen Vorschriften gewährleisten (Compliance). Das gilt z.B. für die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
  • Geschäftskontinuität (Business Continuity, BC): Im Fall von Störungen oder Krisen schützen Back-ups vor dem Risiko einer eingeschränkten Geschäftskontinuität. Zumindest sorgen sie dafür, dass die Wiederaufnahme des Betriebs danach so einfach und effizient wie möglich erfolgt.
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Ziele und Anforderungen einer professionellen Unternehmens-Back-up-Strategie

Heutzutage ist es notwendiger denn je, Back-up- und Archivdaten sorgfältig zu behandeln. Dies bedeutet auch, dass Unternehmen den Zugriff auf diese Daten so weit wie möglich beschränken müssen. Der Grund dafür ist die hohe Sensibilität vieler gesicherter Informationen, beispielsweise Finanzdaten, Kundendaten, Personaldaten oder frühere Projekte.
Darüber hinaus sind Back-up-Daten entscheidend für die Geschäftskontinuität. Sie bilden im Falle eines Ausfalls oder einer Krise die Grundlage für eine schnelle Wiederherstellung.

Wichtige Kriterien für die Entwicklung einer passenden Back-up-Strategie

Eine optimale Back-up-Strategie muss die folgenden Punkte umfassen:
  • Strategische Ziele
  • Operative Ziele
  • Art der Speichermethode
  • Speicherlösungen und -standorte
  • Aufbewahrung und Fristen
  • Zeitpunkte & Intervalle
  • Prozesse und Tools
  • Integrität der Daten
  • Sicherheitstechnologien
  • Verantwortlichkeiten
  • Zeitaufwand und Kosten
  • Kontrolle
  • Verbesserungszyklen
Die Wahl der Speichertechnologie unterliegt strategischen Zielen, die Sie mit Ihren operativen Anforderungen in Einklang bringen müssen.
Weitere konkrete Informationen zu den einzelnen Punkten finden Sie im Folgenden sowie im Kapitel „Best Practices“.
Strategische Ziele:
  • Schnelles, zuverlässiges Wiederherstellen: egal ob für einzelne Dateien, komplette Systeme, Anwendungen oder ganze Standorte
  • Datenintegrität: nachweislich unveränderte Daten, überprüfbar durch Mechanismen wie den Prüfsummencheck (HashCheck)
  • Resilienz: Schutz vor Angriffen durch Ransomware oder interne Sabotage (z.B. durch Zwei-Faktor-Authentifizierung, auch Multi-Faktor-Authentifizierung, MFA), rollenbasierte Zugriffskontrolle (Role-Based Access Control, RBAC), Zero-Trust-Architekturen
  • Compliance & Nachvollziehbarkeit: z.B. Anforderungen an Protokollierung, Aufbewahrungsrichtlinien, Löschkonzepte
  • Kosteneffizienz & Skalierbarkeit: Wirtschaftlichkeit der Back-up-Methoden und Skalierbarkeit bei schwankenden Datenmengen (z.B. Kombination aus Cloud- und lokalen Lösungen)
Operative Anforderungen:
  • Automatisierung: z.B. von geplanten Sicherungskopien, Verwaltung von Aufbewahrungsfristen, kontinuierliche Überwachung von Fehlern oder Manipulationen an Back-ups mithilfe künstlicher Intelligenz, automatische Fehlerkorrektur bei Bedarf
  • Verschlüsselung: sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung – mit entsprechender Schlüsselverwaltung und ggf. spezieller Hardware für die Schlüsselaufbewahrung
  • Datenisolation: physische oder logische Isolation sensibler Informationen (Datentrennung) in unterschiedlichen Partitionen oder mittels Multi-Tenant-Infrastrukturen in der Cloud
  • Kontrollierbarkeit: regelmäßige Restore-Tests bis zur Applikationsebene
  • Dokumentation: leicht dokumentierbare Prozesse, Richtlinien, Notfallpläne und Verantwortlichkeiten
  • Plattformabdeckung: sollte alle Plattformen, Server, Datenbanken und Cloud-Dienste umfassen
Wie oft sind Back-ups nötig?

Die Häufigkeit hängt von Ihren Prozessen und Datenmengen ab.

  • Kleine Betriebe: monatlich
  • KMU mit Online-Shop: wöchentlich bis täglich
  • Cloud & Digital Workplace: automatisiert, mehrmals täglich

Tipp: Analysieren Sie, welche Ihrer Daten (besonders) kritisch sind und wie oft sie sich ändern. Inventarisieren Sie Ihre Systeme und wählen Sie daraufhin die passende Back-up-Methode.

Die 3-2-1-Regel der Datensicherung einfach erklärt

Seit vielen Jahren ist die sogenannte 3-2-1-Regel ein bewährter Standard für die Datensicherung. Diese Lösung ist sehr praktisch – auch im Zeitalter der Cloud.
Sie kombiniert unterschiedliche Speichermedien wie NAS-Systeme und sichere Cloud-Speicher wie Microsoft Azure (Cloud Storage).
Die Regel basiert auf einem einfachen, aber sehr wirkungsvollen Prinzip.
  • Sie erstellen stets 3 Kopien Ihrer wichtigen Daten,
  • speichern 2 Kopien auf unterschiedlichen Medientypen
  • und lagern 1 Kopie an einem externen Standort.
Dadurch schützen Sie Ihr Unternehmen effektiv vor Datenverlusten aufgrund häufiger Risiken wie Hardware-Schäden, Katastrophen oder Cyberkriminalität.
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Erweiterte Modelle: 4-3-2- und 3-2-1-1-0-Strategie im Vergleich

Als Alternative zur 3-2-1-Regel haben sich zwei weitere Methoden zur Datensicherung etabliert, die jeweils ihre eigenen Vor- und Nachteile haben.

3‑2‑1‑1‑0-Strategie

Noch besseren Schutz vor modernen Bedrohungen als die 3-2-1-Umsetzung bietet deren technische Weiterentwicklung: Back-ups nach der 3-2-1-1-0-Regel integrieren weitere Technologien für eine noch bessere Resistenz gegen Manipulation. Außerdem lassen sich diese Back-ups besser testen, automatisieren und bieten optimierte Restore-Möglichkeiten. So funktioniert es:
  • Sie erstellen stets 3 Kopien Ihrer wichtigen Daten,
  • speichern 2 Kopien auf unterschiedlichen Medientypen,
  • lagern 1 Kopie an einem externen Standort,
  • bewahren 1 Offline-Kopie auf und
  • stellen sicher, dass eine der Kopien 0 Fehler aufweist.
Vorteil: Die Methode bietet ein solides Fundament für die Datensicherung mit erhöhter Sicherheitsstufe. Sie schützt auch vor ausgeklügelten Ransomware-Angriffen, bei denen Kriminelle gezielt Back-ups verschlüsseln.
Nachteil: Die Erstellung, Verwaltung und Überwachung von Back-upsnach der 3‑2‑1‑1‑0-Methode ist aufwendiger, was zu höheren Kosten führt. Auch die Kosten für Speicherplatz, Cloud-Dienste und isolierte Zugriffsrechte können steigen.

4‑3‑2-Methode

In besonders anspruchsvollen Anwendungsfällen wie kritischen Infrastrukturen (KRITIS) und im Finanzwesen hat sich die 4-3-2-Regel als abgewandelte und erweiterte Sicherungsstrategie etabliert:
  • Sie erstellen jeweils 4 Kopien Ihrer wichtigen Daten,
  • speichern 3 Kopien auf unterschiedlichen Medientypen
  • und lagern 2 Kopien an mindestens einem externen Standort.
Vorteil: Diese Methode ist selbst bei großflächigen Störungen äußerst resilient. Die höhere Anzahl der Kopien, Medientypen und Standorte erhöht den Schutz vor Datenverlust erheblich. Sie beinhaltet einen besonderen Schutz für Katastrophenszenarien, also falls ein gesamter Back-up-Standort ausfällt.
Nachteil: Die 4-3-2-Methode ist sehr komplex und mit hohen Kosten verbunden.
Übrigens: Auch in einer Microsoft-365-Umgebung sollten Sie Ihre Back-up-Strategie im Unternehmen anwenden. Manche Betriebe meinen, Microsoft sichere alle Daten automatisch in der Cloud, doch dies ist nicht korrekt. Sie benötigen hierfür einen gesonderten Vertrag für Microsoft 365 Back-up Services.
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Best Practices: So entwickeln Sie die richtige Back-up-Strategie für Ihr Unternehmen

Jede gute Back-up-Strategie beginnt mit einer klaren Analyse der Anforderungen. Unternehmen müssen wissen, welche Systeme und Daten besonders kritisch sind und wie schnell sie im Notfall wieder verfügbar sein müssen.
Wichtig ist auch, die Aufbewahrungsfristen genau festzulegen – sowohl für den täglichen Betrieb als auch für rechtliche und forensische Anforderungen im Rahmen eines Data Governance Frameworks.
Tipp: Cloud-Anbieter wie Microsoft Azure bieten eigene Back-up-Services an, die einfacher und kostengünstiger sein können als eine interne Lösung. Azure-Back-ups sind leicht skalierbar, bieten modernste Schutztechnologie, unterstützen hybriden Speicher (lokal und in der Cloud) und ermöglichen eine schnelle Datenwiederherstellung.
Dieser Leitfaden kann Sie dabei unterstützen, Ihre optimale Back-up-Strategie zu entwickeln:
  1. Geschäftliche Anforderungen klären: Definieren Sie, welche Systeme für Sie besonders wichtig sind, und priorisieren Sie diese. Legen Sie fest, wie viel Datenverlust akzeptabel wäre und wie schnell eine Wiederherstellung möglich sein muss. Legen Sie außerdem unter Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen fest, wie lange Daten aufbewahrt werden sollen.
  2. Daten klassifizieren und Schutzstufen definieren: Unterscheiden Sie zwischen sensiblen Daten (etwa Kundendaten oder Finanzinformationen) und weniger kritischen Daten. Für besonders sensible Informationen sind stärkere Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und eingeschränkte Zugriffsrechte nötig.
  3. Back-up-Arten und -Zyklen festlegen: Entscheiden Sie, ob Sie vollständige, inkrementelle oder differenzielle Back-ups nutzen wollen. Eine bewährte Praxis ist ein wöchentliches Voll-Back-up kombiniert mit täglichen inkrementellen Sicherungen. Für sehr kurze Wiederherstellungszeiten kann eine kontinuierliche Datensicherung sinnvoll sein.
  4. Speicherlösung finden: Besonders praktikabel ist eine hybride Lösung – lokaler Speicher für schnelle Wiederherstellungen und externer oder Cloud-Speicher für zusätzliche Sicherheit. Für die langfristige Aufbewahrung ideal: Archivspeicher und Cloud Tiering (eine Methode für das effiziente Speichern von Daten auf zwei Speicherebenen in der Cloud, z.B. in Azure).
  5. Verschlüsselungstechnologie etablieren: Back-ups sollten verschlüsselt sein und durch klare Rollen und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) geschützt werden. Unveränderbare Kopien und eine physische oder logische Trennung der Back-up-Systeme erhöhen die Sicherheit zusätzlich.
  6. Tests und Überwachung: Prüfen Sie regelmäßig, ob sich Daten tatsächlich wiederherstellen lassen. Dokumentieren Sie alle Tests und überwachen Sie die Back-up-Prozesse kontinuierlich, um Probleme frühzeitig zu erkennen.
  7. Verantwortlichkeiten und Prozesse dokumentieren: Definieren Sie klare Rollen für die Verwaltung und Wiederherstellung von Back-ups. Halten Sie alle Abläufe in Handbüchern und Notfallplänen fest.
  8. Kosten optimieren: Nutzen Sie Funktionen wie Deduplizierung und Komprimierung, um Speicherplatz zu sparen (z.B. die Windows-Server-Deduplizierung über den Azure-Back-up-Server einrichten). Planen Sie die Datenlebenszyklen so, dass ältere Daten automatisch auf günstigere Speicher verschoben werden.
  9. Besondere Anforderungen berücksichtigen: Manche Datenbanken, virtuelle Maschinen, Cloud-Dienste oder Endgeräte benötigen spezielle Back-up-Lösungen. Prüfen Sie, ob Ihre Back-up-Strategie alle diese Bereiche abdeckt.
  10. Dokumentierte Back-up-Policy: Erstellen Sie eine klare Richtlinie, die alle wichtigen Punkte Ihrer Back-up-Strategie festhält, etwa Back-up-Frequenz, Speicherorte, Sicherheitsmaßnahmen und Testintervalle.
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Unser Fazit: Eine geeignete Back-up-Strategie sollte Teil Ihrer Firmen-DNA sein

Eine zuverlässige Back-up-Strategie ist keine optionale Zusatzmaßnahme, sondern eine grundlegende Voraussetzung dafür, dass ein Unternehmen im Notfall betriebsfähig bleibt – und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Die bekannte 3-2-1-Regel gilt nach wie vor als bewährter Standard. Heute wird sie häufig durch die 3-2-1-1-0-Regel ergänzt, die zusätzlich eine unveränderbare Kopie und genaues Überprüfen der Daten vorsieht.
Wichtig ist, dass Ihre Back-up-Strategie Ihre Ziele hinsichtlich Datenverlustvermeidung und Wiederherstellungszeit realistisch erfüllt.
Automatisieren Sie Back-ups, schützen Sie sie vor Angriffen und testen Sie die Wiederherstellung regelmäßig. Nur dann kann die Datensicherung zu einer echten Wiederherstellungsfähigkeit Ihrer Originaldaten führen – schnell, zuverlässig und nachweisbar.
Gut gelaunter Mann mit einem Headset vor einem Notebook.

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Back-up-Strategie für Unternehmen: Häufig gestellte Fragen (FAQ)

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