Security

Die 10 Gebote des Datenschutzes: Ihr Leitfaden für sichere Digitalisierung

Die Digitalisierung verändert die Geschäftswelt grundlegend und bietet Unternehmen neue Chancen für Wachstum und Effizienz. Gleichzeitig entstehen jedoch auch neue Verantwortlichkeiten im Umgang mit personenbezogenen Daten. Eine Studie des Digitalverbands Bitkom zeigt, dass 84 % der deutschen Unternehmen bereits Opfer von Cyberangriffen geworden sind – und Hacker:innen dabei möglicherweise Zugang zu genau solchen personenbezogenen Daten erlangen konnten.

Dagegen können Sie etwas tun. Unsere 10 Gebote des Datenschutzes sind der erste Schritt. Sie bieten Ihnen einen strukturierten Rahmen, um Ihr Unternehmen erfolgreich und rechtskonform zu digitalisieren. Diese bewährten Grundsätze helfen Ihnen dabei, das Vertrauen Ihrer Kund:innen in Sie und Ihr Unternehmen zu stärken – und gleichzeitig von den Vorteilen moderner Technologien zu profitieren.

Inhaltsverzeichnis

Warum die 10 Gebote des Datenschutzes für Ihr Unternehmen wichtig sind

Die 10 Gebote des Datenschutzes stellen eine praxisnahe Interpretation der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dar. Sie helfen Ihnen dabei, komplexe rechtliche Anforderungen in konkrete Handlungsschritte zu übersetzen. Diese Grundsätze schaffen Rechtssicherheit und ermöglichen es Ihnen, Wettbewerbsvorteile zu entwickeln.
Moderne Digitalisierungsprojekte – von Cloud-Lösungen über IoT-Anwendungen bis hin zu Unified Communications – verarbeiten täglich große Mengen personenbezogener Daten. Mit den 10 Geboten des Datenschutzes schaffen Sie eine solide Basis für alle diese Technologien und können gleichzeitig innovative Geschäftsmodelle entwickeln.
Unternehmen, die Datenschutz von Anfang an mitdenken, profitieren von effizienteren Prozessen, geringeren Compliance-Kosten und einem besseren Ruf bei Kund:innen und Geschäftspartner:innen. In datenschutzkonforme Systeme zu investieren, kann sich langfristig auszahlen: durch reduzierte Risiken und in der Folge durch erhöhte Kundenloyalität.
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Gebot 1: Rechtmäßigkeit und Transparenz als Fundament

Das erste der 10 Gebote des Datenschutzes fordert eine rechtmäßige und transparente Datenverarbeitung. Für jede Verarbeitung personenbezogener Daten benötigen Sie eine gültige Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO. Das kann eine Einwilligung, ein Vertrag, eine rechtliche Verpflichtung oder ein berechtigtes Interesse Ihres Unternehmens sein.
Was bedeutet „berechtigtes Interesse”?

Ein berechtigtes Interesse liegt vor, wenn ein Unternehmen Daten verarbeiten möchte, weil es für seine sachlichen oder rechtlichen Ziele erforderlich ist. Das gilt allerdings nur, wenn dabei die Grundrechte und Interessen der betroffenen Personen nicht überwiegen. Beispiel: Ein Online-Shop darf Kund:innen nach einem Kauf eine E-Mail mit Bitte um Bewertung schicken. Das dient dem berechtigten Interesse des Shops an Qualitätsverbesserung – solange Kund:innen vorher informiert wurden und der Zusendung einer solchen E-Mail nicht widersprochen haben.

Transparenz bedeutet, dass Sie Ihre Kund:innen klar und verständlich darüber informieren, welche Daten Sie zu welchem Zweck verarbeiten. Eine gut gestaltete Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite oder in Ihren Apps schafft Vertrauen und erfüllt gleichzeitig die gesetzlichen Informationspflichten.
Praktisch umsetzen können Sie dieses Gebot durch Privacy-by-Design-Ansätze in Ihren IT-Systemen. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten bei Gebot 9. Moderne Cloud-Lösungen, wie sie auch Vodafone anbietet, haben integrierte Funktionen für Einwilligungsmanagement und automatisierte Datenschutzerklärungen. So können Sie Compliance-Anforderungen erfüllen, ohne Ihre Geschäftsprozesse zu verlangsamen.
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Gebot 2: Zweckbindung – Daten nur für definierte Ziele nutzen

Die Zweckbindung gehört zu den zentralen Prinzipien der 10 Gebote des Datenschutzes. Sie dürfen personenbezogene Daten nur für die Zwecke verwenden, für die Sie diese Daten ursprünglich erhoben haben. Eine nachträgliche Zweckänderung erfordert entweder eine neue Rechtsgrundlage – oder der neue Zweck muss eng mit dem ursprünglichen zusammenhängen.
Für Ihr Unternehmen bedeutet das konkret: Wenn Sie Kundendaten für die Rechnungsstellung erheben, dürfen Sie diese nicht automatisch für Marketingzwecke nutzen. Möchten Sie die Daten für weitere Zwecke verwenden, benötigen Sie eine separate Einwilligung oder müssen prüfen, ob ein berechtigtes Interesse vorliegt.
Moderne CRM-Systeme (Customer-Relationship-Management) und Marketing-Automation-Tools unterstützen Sie dabei, verschiedene Datenverwendungszwecke zu verwalten und zu dokumentieren. Durch entsprechende Konfiguration können Sie sicherstellen, dass Daten nur für die jeweils erlaubten Zwecke verwendet werden.

Gebot 3: Datenminimierung – weniger ist mehr

Das Prinzip der Datenminimierung besagt, dass Sie nur die Daten erheben und verarbeiten sollten, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich erforderlich sind. Dieses dritte der 10 Gebote des Datenschutzes hilft Ihnen dabei, Risiken zu reduzieren und gleichzeitig effizienter zu arbeiten.
Weniger Daten bedeuten weniger Verwaltungsaufwand, geringere Speicherkosten und reduzierte Sicherheitsrisiken. Gleichzeitig erleichtern Sie Ihren Kund:innen die Entscheidung, Ihnen ihre Daten anzuvertrauen: Wenn diese erkennen, dass Sie nur die wirklich notwendigen Informationen abfragen, steigt das Vertrauen in Sie und Ihre Firma.
In der Praxis können Sie Datenminimierung durch intelligente Formulare und progressives Profiling umsetzen. Statt alle Informationen auf einmal abzufragen, sammeln Sie hierbei nur die Daten, die Sie für den aktuellen Geschäftsprozess benötigen. Anschließend können Sie schrittweise weitere Daten erfragen, wenn sie für weitere Prozesse notwendig sind. Cloudbasierte Formularlösungen bieten hierfür bereits vorgefertigte Templates und Workflows.

Gebot 4: Richtigkeit der Daten gewährleisten

Korrekte und aktuelle Daten bilden die Grundlage für erfolgreiche Geschäftsprozesse. Das vierte der 10 Gebote des Datenschutzes verpflichtet Sie dazu, unrichtige Daten unverzüglich zu berichtigen oder zu löschen. Gleichzeitig profitiert Ihr Unternehmen von besseren Entscheidungsgrundlagen und effizienteren Prozessen.
Automatisierte Datenvalidierung hilft Ihnen dabei, bereits bei der Eingabe Fehler zu vermeiden. Moderne CRM-Systeme bieten Funktionen wie Adressvalidierung, Dublettenprüfung und automatische Aktualisierung von Unternehmensdaten über externe Datenquellen.
Regelmäßige Datenbereinigungsaktionen sollten Teil Ihrer Datenstrategie werden. Viele Cloud-Anbieter stellen Tools zur Verfügung, mit denen Sie systematisch veraltete oder fehlerhafte Datensätze identifizieren und korrigieren können. So verbessern Sie nicht nur Ihre Compliance, sondern auch die Qualität Ihrer Geschäftsentscheidungen.
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Gebot 5: Speicherbegrenzung beachten

Die Speicherbegrenzung fordert, dass Sie personenbezogene Daten nur so lange aufbewahren, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist. Dieses Prinzip der 10 Gebote des Datenschutzes hilft Ihnen, Ordnung in Ihren Datenbeständen zu schaffen und gleichzeitig rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
Entwickeln Sie ein Löschkonzept, das verschiedene Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Datenarten definiert. Während Sie z.B. Rechnungsdaten aufgrund steuerlicher Vorschriften 8 Jahre aufbewahren müssen, müssen Sie personengebundene Daten löschen, wenn eines der folgenden Szenarien eintritt:
  • bei Wegfall des ursprünglichen Zwecks, etwa bei Vertragskündigung
  • bei einem Widerruf der Einwilligung
  • bei einem Widerspruch gegen die Verarbeitung
  • bei unrechtmäßiger Verarbeitung
  • bei Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
Automatisierte Löschprozesse in Cloud-Systemen erleichtern Ihnen die Umsetzung erheblich. Sie können Regeln definieren, nach denen bestimmte Datenarten automatisch nach Ablauf definierter Fristen gelöscht oder anonymisiert werden. Das reduziert Compliance-Risiken und Speicherkosten.

Gebot 6: Integrität und Vertraulichkeit sicherstellen

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) schützen Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung. Dieses sechste der 10 Gebote des Datenschutzes verbindet Compliance-Anforderungen mit praktischen Sicherheitsmaßnahmen.
Verschlüsselung spielt eine zentrale Rolle beim Schutz sensibler Daten. Moderne Cloud-Lösungen bieten Verschlüsselung sowohl für gespeicherte Daten als auch für die Datenübertragung. Zusätzlich können Sie durch Zugriffskontrollen und Benutzerrechte-Management sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Informationen zugreifen können.
Back-up-Strategien und Wiederherstellungspläne schützen Sie vor Datenverlust und gewährleisten die Verfügbarkeit Ihrer Systeme. Cloudbasierte Back-up-Lösungen bieten automatisierte, geografisch verteilte Datensicherungen und ermöglichen es Ihnen, im Notfall schnell den Geschäftsbetrieb wieder aufzunehmen.
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Gebot 7: Rechenschaftspflicht erfüllen

Die Rechenschaftspflicht (Accountability) verlangt von Ihnen, die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze nachweisen zu können. Dieses siebte der 10 Gebote des Datenschutzes macht aus reaktiver Compliance eine proaktive Aufgabe.
Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert alle Datenverarbeitungsprozesse in Ihrem Unternehmen. Moderne Datenschutz-Management-Tools automatisieren die Erstellung und Pflege dieser Dokumentation und integrieren sich nahtlos in Ihre bestehenden IT-Systeme.
Regelmäßige Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) helfen Ihnen dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Schutzmaßnahmen zu implementieren. Viele Cloud-Anbieter stellen vorgefertigte DSFA-Templates für ihre Services zur Verfügung, die Sie an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können.
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Gebot 8: Betroffenenrechte respektieren

Die DSGVO gewährt betroffenen Personen umfassende Rechte bezüglich ihrer personenbezogenen Daten. Das achte der 10 Gebote des Datenschutzes fordert Sie auf, diese Rechte nicht als Belastung, sondern als Chance für bessere Kundenbeziehungen zu verstehen.
Auskunftsrechte, Berichtigungsansprüche und das Recht auf Löschung können Sie durch Self-Service-Portale effizient abwickeln. Kund:innen schätzen die Möglichkeit, ihre Daten selbst einsehen und verwalten zu können. Gleichzeitig reduzieren Sie mit solchen Portalen den manuellen Aufwand in Ihrem Unternehmen.
Datenportabilität ermöglicht es Ihren Kund:innen, ihre Daten in einem strukturierten Format zu erhalten. Moderne CRM- und Cloud-Systeme bieten integrierte Export-Funktionen, die diese Anforderung automatisch erfüllen. So können Sie Kundenanfragen schnell und professionell bearbeiten.

Gebot 9: Datenschutz durch Technikgestaltung

Privacy by Design und Privacy by Default gehören zu den innovativsten Konzepten der 10 Gebote des Datenschutzes. Es geht darum, Datenschutz bereits bei der Entwicklung und Konfiguration von IT-Systemen mitzudenken, statt entsprechende Maßnahmen nachträglich hinzuzufügen.
Bei der Auswahl neuer Software oder Cloud-Services sollten Sie gezielt nach Lösungen suchen, die Datenschutzfunktionen bereits integriert haben. Viele moderne Business-Anwendungen bieten beispielsweise eingebaute Einwilligungsmanagement-Systeme, automatische Datenklassifizierung oder integrierte Verschlüsselung.
Konfigurieren Sie neue Systeme standardmäßig mit den datenschutzfreundlichsten Einstellungen. Das bedeutet beispielsweise, dass nur notwendige Datenfelder als Pflichtfelder definiert werden oder dass Tracking-Funktionen standardmäßig deaktiviert sind, bis Nutzer:innen explizit zustimmen.

Gebot 10: Kontinuierliche Verbesserung und Schulung

Das zehnte und letzte der 10 Gebote des Datenschutzes betont die Bedeutung kontinuierlicher Weiterentwicklung. Datenschutz entwickelt sich ständig weiter – durch neue Technologien, veränderte Rechtsprechung und sich wandelnde Kundenerwartungen.
Regelmäßige Schulungen Ihrer Belegschaft schaffen Bewusstsein für Datenschutzthemen und reduzieren das Risiko menschlicher Fehler. Online-Schulungsplattformen ermöglichen es Ihnen, Datenschutz-Trainings effizient und kostengünstig durchzuführen. Viele Anbieter stellen branchenspezifische Inhalte zur Verfügung.
Etablieren Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess für Ihren Datenschutz. Regelmäßige Audits, Mitarbeiterfeedback und die Analyse von Datenschutzanfragen helfen Ihnen dabei, Schwachstellen zu identifizieren und Ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren.
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Praktische Umsetzung der 10 Gebote des Datenschutzes

Die erfolgreiche Implementierung der 10 Gebote des Datenschutzes erfordert eine systematische Herangehensweise und die richtigen technischen Hilfsmittel. Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Datenverarbeitungsprozesse und identifizieren Sie die Bereiche mit dem größten Verbesserungspotenzial.
Cloudbasierte Datenschutz-Management-Plattformen unterstützen Sie dabei, alle Aspekte der 10 Gebote des Datenschutzes zentral zu verwalten. Diese Systeme bieten typischerweise Funktionen für Einwilligungsmanagement, Betroffenenrechte-Verwaltung, Risikobewertung und Compliance-Monitoring.
Integrieren Sie Datenschutz in Ihre bestehenden Geschäftsprozesse, anstatt ihn als separaten Bereich zu behandeln. Moderne Systeme für ERP(Enterprise Resource Planning) und CRM bieten umfangreiche Datenschutzfunktionen, die Sie aktivieren und an Ihre Anforderungen anpassen können. So schaffen Sie Synergien zwischen Compliance und operativer Effizienz.
Die Zusammenarbeit mit erfahrenen IT-Dienstleistern kann Ihnen dabei helfen, die 10 Gebote des Datenschutzes schneller und kostengünstiger umzusetzen, als es Ihnen vielleicht allein möglich wäre. Viele Anbieter haben datenschutzkonforme Standardlösungen entwickelt, die Sie als Basis für Ihre individuellen Anforderungen nutzen können.

Die 10 Gebote des Datenschutzes: Das Wichtigste in Kürze

  • Die 10 Gebote des Datenschutzes bieten einen strukturierten Rahmen für die rechtskonforme Digitalisierung Ihres Unternehmens und schaffen gleichzeitig Wettbewerbsvorteile.
  • Rechtmäßigkeit und Transparenz bilden das Fundament für alle Datenverarbeitungsprozesse und stärken das Vertrauen Ihrer Kund:innen.
  • Zweckbindung und Datenminimierung helfen Ihnen dabei, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig Risiken zu reduzieren.
  • Die Gewährleistung von Datenrichtigkeit und die Beachtung von Speicherbegrenzungen verbessern sowohl Compliance als auch Geschäftsprozesse.
  • Technische und organisatorische Maßnahmen schützen Ihre Daten und stärken die gesamte IT-Sicherheit Ihres Unternehmens.
  • Die Rechenschaftspflicht macht aus reaktivem Datenschutz eine proaktive Management-Aufgabe.
  • Die Respektierung von Betroffenenrechten kann durch Self-Service-Lösungen zur Verbesserung der Kundenbeziehungen beitragen.
  • Privacy by Design und Privacy by Default sowie kontinuierliche Verbesserung sorgen dafür, dass Ihr Datenschutz mit den technologischen Entwicklungen Schritt hält.
  • Cloudbasierte Lösungen und spezialisierte Datenschutz-Management-Tools erleichtern die praktische Umsetzung der 10 Gebote des Datenschutzes erheblich.
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